¿Pierden validez las certificaciones digitales cuando se imprimen?

Tanto el Registro Civil como el Registro Nacional brindan ahora el servicio de entrega de certificaciones digitales mediante correo electrónico. En el caso del Registro Nacional se trata de certificaciones generadas por un sistema automatizado donde se encuentra la información registral asociada por medio de identificadores que rescatan la información requerida, y en el caso del Registro Civil son certificaciones que requieren de un estudio especial en las bases de datos registrales, consultas en tomos, así como el análisis integral de la información por parte de un funcionario. Estos documentos son remitidos y enviados directamente a las cuentas de correo electrónico de los interesados.

Nos han estado consultando qué pasa cuando los Notarios imprimen estas certificaciones digitales para adjuntarlas a sus expedientes de actividad judicial no contenciosa. ¿Pierden su validez en el momento de ser impresas en formato papel?

Al respecto, agradecemos mucho la opinión experta que nos brinda el colega David Segura Villalobos, quien en otras oportunidades ha colaborado con otros interesantes artículos para este blog.

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«En relación a los documentos electrónicos es importante conocer los principios regulados en el artículo 3 y el artículo 9 de la Ley 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.

El artículo 3 establece el “Principio de Equivalencia Funcional” de todo documento electrónico, se encuentre o no firmado digitalmente, lo que quiere decir que un documento electrónico se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos. Este principio es muy importante, porque la equivalencia de los documentos electrónicos se equipara a la de los documentos físicos y no viceversa.

Un ejemplo del empleo de este principio son las certificaciones que se adquieren directamente en www.rnpdigital.com del Registro Nacional. Dichas certificaciones no se encuentran firmadas digitalmente, sino que son emitidas de manera automática. La forma correcta de validarlas es consultando el código que les es asignado en la aplicación informática que el Registro Nacional tiene habilitada para ese efecto: (Ver imágenes a continuación)

Al ingresar el código en estos Sistemas de Verificación dentro de su plazo de vigencia, se despliega la información certificada, de manera que, si el documento electrónico o la impresión física que aporta el interesado, no corresponden exactamente a lo que aparece en pantalla, se puede restarles validez y eficacia.

Por su parte, el artículo 9 de la Ley 8454 establece el “Principio de Valor Equivalente”, específico para los documentos firmados digitalmente, los cuales se tienen por jurídicamente equivalentes a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos. Este es el caso de las certificaciones literales que el TSE remite directamente por correo electrónico a los interesados y en las que claramente se aprecia la firma digital del funcionario certificador.

El hecho de estar firmadas digitalmente implica que una persona física respalda lo certificado, es decir que la información contenida en el documento electrónico, fue verificada por el signatario. Al poseer la firma digital certificada de esa persona, se tiene garantía tanto de la integridad y autenticidad del documento, como de la información que contiene, todo lo cual le da validez al documento por sí mismo, sin necesidad de tener que ser verificado en alguna plataforma o sistema de consulta, como sucede con las certificaciones automáticamente generadas del Registro Nacional, sin embargo el TSE también posee un sistema de verificación de estos documentos al que se accede por medio del siguiente enlace https://www.consulta.tse.go.cr/appcdi#/verificador como se visualiza en la imagen.

Es importante comprender que en ambos casos, estamos ante certificaciones con pleno valor legal. Solo que mientras el documento electrónico automáticamente generado y sin firma digital debe ser validado en algún sistema informático de verificación, el documento electrónico firmado digitalmente, tiene valor por sí mismo, equiparándose en ese sentido con un original.

Ahora bien, ¿qué pasa con la impresión física o reproducción digital de un documento electrónico? Es equivalente a una reproducción simple. La certificación digital que se imprime para ser agregada por ejemplo al expediente de un proceso sucesorio, se considerará una reproducción simple, que no permite validar la autenticidad e integridad del documento. Por ello, la incorporación de esos documentos es de mero respaldo. Lo importante en estos casos es la verificación que realiza el Notario de la información contenida en ellos, misma que dentro de los distintos procesos a su cargo, le permite imprimir la fe pública a sus actuaciones para que puedan tener valor legal.

El hecho que se encuentre una reproducción simple de un documento electrónico para respaldo dentro de un expediente no conlleva la existencia de falsedad en la información. Pero lo que sí resulta de suma importancia es que el Notario cuente con mecanismos adecuados de conservación de los documentos electrónicos y no solo de los físicos, para en caso de ser necesario validar la información, exhibir el documento electrónico como garantía de la autenticidad e integridad del documento agregado al expediente. No estaría de más agregarle una leyenda a la reproducción simple adicionada al expediente, indicando que fue debidamente confrontada con su original.»