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Uso de papel de seguridad en los índices notariales

A partir del próximo 22 de enero entrarán a regir las reformas introducidas por el Decreto No. 36246-C al Reglamento para la Presentación de Indices; entre ellas, la obligación de utilizar papel notarial.

Nos permitimos resumir a continuación la respuesta que atentamente nos brindó la Lic. Ana Lucía Jiménez, Directora del Archivo Notarial, en relación con este nuevo requisito de seguridad.

En primer lugar, señala doña Ana Lucía, es importante destacar que los índices son documentos con un alto valor legal, probatorio, administrativo e histórico, por lo que se hace necesario implementar medidas de seguridad que resguarden la autenticidad de la información suministrada en ellos, y en especial, que garanticen la identidad del notario que los remite.   En una reciente valoración del riesgo que se hiciera del procedimiento de recepción de índices en ventanilla así como de los que se remiten por correo postal, se detectó que los índices que se presentan en formato papel no cuentan con elementos que aseguren la identidad del notario que los remite, pues si bien,  deben suscribirse, no existe en el Archivo Notarial, un registro de firmas que les permita confirmar las rúbricas.   Por consiguiente, el que se exija el papel de seguridad es un elemento de seguridad para el propio notario.

En segundo lugar, el artículo 76 del Código Notarial señala que los documentos notariales deben expedirse en papel tamaño oficio que contenga mecanismos de seguridad que garanticen la autenticidad y pertenencia al notario autorizante, lo cual, en el caso de los índices de instrumentos públicos, únicamente puede cumplirse con la utilización de papel de seguridad.

PRESENTACION DE INDICES EN FORMATO ELECTRÓNICO

En relación con las inquietudes manifestadas sobre la limitación para remitir por correo electrónico el índice quincenal a alguna dirección que el Archivo Notarial habilite al efecto, o a algún número de fax,  explica doña Ana Lucía que no sería admisible una presentación de ese tipo por la imposibilidad de garantizar la identidad del notario remitente. Los índices que se remiten digitalmente, requieren que el notario introduzca un nombre de usuario y una clave, elementos que de conformidad con el propio Reglamento de Presentación de Indices, sustituyen su firma y sello blanco.   Precisamente, fue la constatación de que mientras los índices digitales sí permitían asegurar la identidad del notario remitente, los presentados en formato papel no ofrecían esa misma garantía.  Por ello se exigirá a partir del próximo 22 de enero, la presentación física de índices en papel de seguridad notarial.

Finalmente, recalca que conforme con lo regulado por el artículo 27 del Código Notarial, existen tres medios para la presentación de índices:  en ventanilla, por correo certificado y por Internet.  Cada notario es libre de elegir el medio de su preferencia.   El que los índices que se presentan por Internet, lo sean a través de una empresa privada obedece a un Convenio suscrito por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y Master Lex.  Este mismo Convenio podría ser suscrito con cualquier otra empresa que cumpla con los requerimientos tecnológicos exigidos, especialmente de seguridad.  La Junta Administrativa suscribió el Convenio con Master Lex al no contar con los recursos humanos y financieros para diseñar e implementar un sistema que permitiera la presentación de los índices por Internet; sin embargo, el día que pueda administrar un sistema similar, igualmente cobrará por su utilización, dada la necesidad de cubrir los gastos de operación y funcionamiento que lógicamente representará el mantenimiendo de una plataforma de este tipo, todo al amparo de los dispuesto en el artículo 20 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y 19 de su Reglamento.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

14 de 14 Comentarios

  1. LIC. JOSE MANUEL HIDALGO BARRANTES • 20 enero, 2011

    Quisiera comentar sobre la impresión de escrituras en las hojas de protocolo… No se cómo haran mis colegas, pero tuve que comprar una impresora del tiempo de «uuupe» porque las modernas arrollan el papel… sé que hay otras de impresió de tinta pero no las he podido conseguir… También se que algunos colegas mandan a recortar uno o dos milímetros el tomo a una imprenta, y nadie se ha dado cuenta,…. pero ese camino sin consultar a la DNN, me parece peligroso…. ¿Sería posibl que a través de nuestro muy «glorioso» Colegio de Abogados (que de paso su presupuesto supera los MIL MILLONES DE COLONES) o de nuestros estimables amigos de Master Lex… que pudiéramos obtener la bendición de la DNN, para que la imprenta que construye los tomos, los entregue a una medida estandar a las impresoras modernas? Es una disminución milimétrica…

  2. Lic. Osvaldo Muñoz • 06 enero, 2011

    En cuanto a la práctica notarial en sí, esta nueva ‘modalidad’ de entrega del índice me parece totalmente válida, teniendo pleno conocimiento de la custodia y uso de este documento base de nuestro trabajo profesional. Buena iniciativa. La calidad siempre debe prevalecer.

  3. Marco Zamora • 27 diciembre, 2010

    COMPAÑEROS POR FAVOR, SOMOS ABOGADOS Y NO DEBERIAMOS PERMITIR QUE SE NOS ATROPELLE A NOSOTROS NI, POR EFECTO, A NUESTROS CLIENTES, POR MECANISMOS QUE A LA LARGA PARECIERA MAS BIEN QUE VAN EN BUSCA DE SATISFACER OTROS INTERESES.
    ANTES EN NINGUN MOMENTO SE PENSO EN UNA OPCION ASI, AHORA QUE AUMENTARON EL COSTO DEL PAPEL DE SEGURIDAD, USTEDES SE HAN PUESTO A PENSAR EN EL INGRESO QUE GENERARA AL FABRCANTE DE DICHO PAPEL UNA REFORMA DE ESTE TIPO. INMAGINENSE NADA MAS QUE, ADEMAS DE UTILIZAR EL PAPEL DE SEGURIDAD EN LAS ESCRITURAS Y DEMAS ACTOS NOTARIALES OTORGADOS, TODOS LOS NOTARIOS INCORPORADOS DE ESTE PAIS DEBAMOS ESTAR UTILIZANDO QUINCENALMENTE 1 O MAS HOJAS DE SEGURIDAD PARA NUESTROS INDICES. ¿Y NUESTRA FIRMA? ¿Y EL SELLO BLANCO? ¿Y LA PRESUNCION DE AUTENTICIDAD DE UN DOCUMENTO HASTA QUE NO SE DEMUESTRE LO CONTRARIO?
    HABRA QUE ANALIZAR A FONDO SI VERDADERAMENTE EL SUSTENTO LEGAL SOBRE EL CUAL SE FUNDAMENTO ESTE REQUERIMIENTO TIENE ASIDERO, SINO, SENCILLAMENTE, COMO ABOGADOS QUE SOMOS, EJERZAMOS NUESTRAS PROFESION Y CONCORDEMOS LOS FUNDAMENTOS LEGALES CON LOS CUALES PODAMOS DEMOSTRAR LA IMPROCEDENCIA DE ESTA REFORMA.

  4. Roberto Sossa Sandi • 23 diciembre, 2010

    Creo que implementar el envió electrónico ha sido una herramienta válida, no solo para quienes se ubican fuera del Gran Area Metropolitana, sino para quienes andamos siempre en diferentes actividades y el tiempo es el peor enemigo. Considero a la vez, que la utilización de papel de seguridad, es una más de tantas ocurrencias que hemos tenido que afrontar los notarios en este país, en el cual nadie nos reconoce que somos además recaudadores de impuestos, función por la cual obviamente no se nos remunera.

  5. Orlando Baltodano V. • 16 diciembre, 2010

    El índice quincenal no es un documento público. Por supuesto que su contenido debe ser en un todo fehaciente reflejo de lo cartulado y tanto su presentación como su contenido conlleva un deber legal del notario cuyo incumplimiento apareja la apertura de causa disciplinaria. No obstante su «alto valor legal, probatorio, administrativo e histórico», no deja de ser un documento meramente informativo. Por ningún lado el Código Notarial le otorga el carácter de público, ni tampoco obliga a su confección en papel de seguridad.

  6. Lic. Saúl González V. • 14 diciembre, 2010

    Los argumentos para solicitar este nuevo requisito (uno más dentro de la burocracia que ahoga a este país y a los notarios igualmente) no se sostienen por sí mismos:

    1. Falta de registro de firmas. ¿Por qué no exigen a los notarios registrar sus firmas como han hecho el registro y la dirección de notariado?

    2. Documentos públicos deben constar en papel de seguridad: El índice señores, no es un documento público, ya que el notario no está autorizando ningún acto ni actuando en ocasión de sus funciones como Notario Pùblico, de lo contrario deberían pedir que no se utilicen dígitos o no se dejen espacios, etc. El indice es un simple informe.

    Esto solo contribuye a incrementar costos ahora que el papel de seguridad subió de precio AL DOBLE.

    Saludos.

  7. Luis Sáenz • 14 diciembre, 2010

    simple y sencillamente más plata para la empresa que hace el papel y además el tan cacareado sello blanco demuestra una vez más su inutilidad como medio de seguridad. Pero en un País que no defiende su soberanía, que está más preocupado por lo que pueda ocurrir en El Chinamo, esto en realidad no es nada…

  8. Geovana Vargas • 14 diciembre, 2010

    Sería interesante conocer los números que maneja el Archivo Notarial, para saber cuántas veces se han presentado índices sin que el Notario tuviera control de la información, porque si de falsear datos se trata, habrá quien no tenga miramientos en hacerlo usando papel de seguridad. Es molesto sentir la desconfianza de las instituciones, como si todos, sin excepción fuéramos potenciales falsificadores.

  9. JOSE ENRIQUE SEUEIRA SEGURA • 13 diciembre, 2010

    ME PARECE QUE NO ES VÁLIDO NI RAZONABLE EL MOTIVO QUE SE DA PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS ÍNDICES EN PAPEL DE SEGURIDAD. SE DICE POR UNA PARTE QUE NO CUENTAN CON UN REGISTRO DE NUESTRA FIRMA, Y POR OTRO, QUE EL CÓDIGO NOTARIAL EXIGE QUE LOS DOCUMENTOS QUE EXPIDAMOS DEBEN HACERSE EN PAPEL DE SEGURIDAD. REITERO QUE ESTA FORMA DE PROCEDER NO TIENE SUSTENTO LEGAL ALGUNO Y VIENE A ENCARECER EL EJERCICIO PROFESIONAL.-

  10. Lic. Mario A. Villalobos C • 13 diciembre, 2010

    No comparto la desición de obligarnos a presentar los indices notariales en papel de seguridad. Estas medidas, no solo no logran alcanzar sus objetivos de seguridad con éstas medidas sino que incrementan innecesariamente los costos.

  11. GUILLERMO FRANCISCO • 13 diciembre, 2010

    Me parece muy positivo y digno de reconocer todos los esfuerzos pùblicos, en este caso del Departamento de Archivo Notarial del Archivo Nacional, como tambien privados, realizados por parte de la empresa Maste Lex, en la implementaciòn del programa para enviò del Indice vìa internet, el cual fue desarrollado e implementado desde hace ya algunoso años atràs. De esta manera, quienes desarrollamos nuestra profesion fundamentalmente fuera de San Josè, contar con tan importante herramienta tecnologica para el envio seguro y oportuno en el enviò del indice notarial por medio de Internet. Yo soy del criterio, que hoy en dia debemos de ir de la mano de la tecnologia, con seguridad y eficiencia.

  12. Licda. Linneth Sanabria • 13 diciembre, 2010

    A mi me parece excelente poder remitirlos vía electrónica, sobre todo las personas que estamos alejadas de la capital. Espero tambien que algún día exista la posibilidad vía electrónica de accesar a los indices en general de todos los notarios a fin de verificar poderes, escrituras, etc.

  13. Rafael A. García Salas • 13 diciembre, 2010

    Después de 33 años de ejercer el notariado con estricto apego a la legalidad y la honestidad, desde que se abrió la Dirección de Notariado siento que los notarios somos considerados delincuentes hasta que demostremos lo contrario. Muchos de los llamados «mecanismos de seguridad» son ocurrencias burocráticas que nada añaden al correcto ejercicio del servicio. La solución a este problema, como a tantos otros, está en la educación. Mientras no se promuevan los valores desde la infancia, ningún mecanismo de seguridad cumplirá su cometido pues siempre habrá un inescrupuloso que encuentra la forma de burlarlo.

  14. Heylen Zamora Jiménez • 13 diciembre, 2010

    Todos los cambios que se hagan tendientes a garantizar seguridad, bienvenidos; pero recordemos que nada es infalible.. excepto nuestra formación y conciencia al respecto… y si hoy todo esto nos afecta económicamente (costo del papel de seguridad, etc.) se debe a actuaciones de algunas personas, al margen de la ley, lo que ha obligado a nuestras autoridades a hacer los cambios, y ni aún así se controla el asunto…..