Se publicó en La Gaceta del pasado viernes, la respuesta que el Consejo Superior Notarial brindó a la Dirección Jurídica del Banco Nacional de Costa Rica sobre varios temas relacionados con el Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en Soporte Electrónico que entró a regir el 15 de junio del 2022.    (Puede leer más al respecto de este Reglamento en nuestra nota en este mismo blog.)

Transcribimos a continuación literalmente:

Sesión ordinaria N° 7, celebrada por el Consejo Superior Notarial el 12 de abril de 2023

ACUERDO 7.
a) Tener por recibidos los insumos DNN -UAJ-C-0003-2023-2023 del 13 de enero de 2023, emitido por la Unidad de Asesoría Jurídica, así como el oficio DNN-DE-OF-110-2023 del 27 de febrero de 2023, emitido por la Dirección Ejecutiva, en relación con la consulta interpuesta por la Dirección Jurídica del Banco Nacional de Costa Rica.

b) Evacuar la consulta interpuesta por dicha oficina según documento D.J. 3541-2022, la cual se transcribe a la presente acta para los efectos correspondientes:

1.- Sobre la primera consulta: ¿Cuáles de los requisitos formales que establecen los artículos 73 y 76 del Código Notarial sobre “requisitos formales de escritura y forma de los documentos” así como el “uso de papel de tamaño oficio” entre otros, deben de cumplirse según establece la ley y cuales pueden obviarse en la utilización de los formatos electrónicos de conformidad con el reglamento? Respuesta: Indicar que, de conformidad con el artículo 9 del Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en Soporte Electrónico, se entiende que un documento notarial extraprotocolar en soporte electrónico con la firma digital válidamente emitida con un certificado vigente y el correspondiente sellado de tiempo de un notario público habilitado, cumple con los requisitos formales contenidos en los párrafos primero, segundo y tercero del ordinal 73 así como lo dispuesto en el numeral 76 del Código Notarial. Adicionalmente, le resultan aplicables al documento electrónico notarial las disposiciones referentes a la escritura en forma continua -sin dejar espacios-, el tamaño mínimo de la letra y la cantidad de líneas por página, estos dos últimos aspectos regulados a partir de los artículos 11 y 30 de los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial. En cuanto al párrafo cuarto del ordinal 73 de la Ley 7764, en materia de documentos notariales extraprotocolares en soporte electrónico, debe referirse a los reglamentos, especificaciones técnicas y condiciones de uso del servicio Ventanilla Digital que haya emitido el Registro Nacional.

2.- Sobre la segunda consulta: ¿Cuál es el aspecto técnico y formato oficial que debe cumplir y validar el Notario Público con relación a la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos del Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones? Respuesta: Aclarar que el formato oficial que debe cumplirse en materia de documentos notariales extraprotocolares en soporte electrónico, está referido a las características de la firma digital certificada a utilizar por parte del notario, quien debe actuar al amparo de un certificado oficial, válido y vigente de la jerarquía de confianza del Sistema Nacional de Certificación Digital. Por tanto, además de las formalidades notariales, ha de observarse los siguientes aspectos técnicos:

i. Utilizar un tipo de archivo que soporte la firma digital certificada y estampado de tiempo (ej. documentos de ofimática, formatos de documento portable o “PDF”, u otros ficheros electrónicos que contengan texto).

ii Que el fichero electrónico firmado sea compatible con los mecanismos oficiales de validación de documentos firmados digitalmente (ej. Central directo).

iii. Que el documento notarial electrónico, al ser verificado por dichos mecanismos oficiales, cuente con las garantías de integridad y autenticidad (el documento no ha sido modificado después de ser firmado, y las firmas fueron realizadas con certificados digitales de la jerarquía nacional); así como con la garantía de validez en el tiempo (el documento contiene todos los elementos que aseguran la validez de las firmas a través del tiempo).

v. Que el certificado utilizado por el firmante corresponda al notario público que autoriza el acto, quien debe estar habilitado para ejercer la función notarial al momento de plasmar la firma digital certificada (lo cual se confirma mediante la consulta pública oficial que ofrece esta Dirección en su sitio web institucional utilizando el número de cédula que retorne de la validación de firma del documento).

3.- Sobre la tercera consulta: ¿Cómo se realiza el manejo del archivo de referencias en relación con los documentos en formato digital; cuáles documentos se deben respaldar en relación con la validación de las firmas digitales que se presentan ante la notaría; y cuál es el medio digital que debe utilizar el notario público para resguardar los documentos “originales” con firma digital para que no se pierda la integridad del documento y su firma digital? Respuesta: Aclarar en cuanto al manejo de documentos en formato digital y el medio para resguardar documentos originales para que no se pierda la integridad del documento, el Notario debe adherirse a los Lineamientos con las disposiciones de carácter obligatorio para todos los notarios que opten por llevar sus archivos de referencia en soporte digital, aprobados por Acuerdo N° 2015-003-003 adoptado en sesión ordinaria celebrada el 14 de enero de 2015, y publicado en Diario Oficial La Gaceta N° 112 del 11 de junio de 2015; o bien, la disposición que eventualmente la sustituya.

En cuanto a los documentos a respaldar en relación con la validación de las firmas digitales, por regla general solo se requiere respaldar el documento que contenga la firma digital, en tanto éste debe contar con mecanismos oficiales para la verificación de su validez en cualquier momento en el tiempo; y para su conservación, no debe ser impresos ni tampoco conservado mediante capturas de imagen, de pantalla o cualquier forma de copia simple sin firma digital asociada del mismo archivo, por cuanto una impresión o captura de imagen de un documento electrónico firmado digitalmente no cuenta con la misma validez y efectos legales de su original, e impediría la posibilidad de verificar su validez en cualquier tiempo. De forma optativa, el notario puede conservar cualquier otra documentación con carácter complementario y que a su criterio le merezca confianza de haber efectuado la verificación completa tanto de la firma digital certificada, como de la condición de notario habilitado que ostente el firmante, cuando corresponda.

Sobre la última consulta: ¿Cuál es el proceso para que la DNN “revise” y “autentique” la firma digital certificada del notario público, así como si es necesario en todos los casos acudir a la DNN para que se verifique la validez de la firma del notario público? Respuesta: Aclarar que el procedimiento de autenticación de firma de notario público está dispuesto para efectos de apostillamiento, siendo de momento el único caso en el que resulta necesario verificar la validez de la firma del notario público por parte de esta Dirección, en la forma dispuesta por los Requisitos para los trámites y procesos ante la Dirección Nacional de Notariado, aprobados por este Consejo mediante el Acuerdo N° 2011-14-002 y sus reformas (dicho trámite se realiza únicamente sobre documentos en soporte físico hasta tanto se cuente con la posibilidad de obtener un servicio de apostillado electrónico por parte de las autoridades de Cancillería). Sin perjuicio de lo anterior, en caso de requerirse la autenticación de su firma digital certificada para cualquier otro efecto, el notario interesado podrá solicitarlo ante esta Dirección para lo cual se estará emitiendo la actualización de los requisitos que resulten aplicables a este nuevo soporte.

c) Comunicar lo aquí dispuesto a la Dirección Jurídica del Banco Nacional, e igualmente disponer la comunicación inmediata de este acuerdo por los distintos medios institucionales, el cual rige a partir de su publicación en Diario Oficial La Gaceta.

ACUERDO UNÁNIME DECLARADO FIRME.—Gastón Ulett Martínez, Presidente Consejo Superior Notarial.