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Sobre las razones de autenticación de firmas y huellas

La Dirección Nacional de Notariado realiza varias recomendaciones en relación con los actos notariales de autenticación de firmas y de huellas digitales.   Especialmente importantes de ser tomadas en cuenta cuando los documentos requieran ser sometidos al trámite de autenticación de firma del notario ante dicha entidad.

Así por ejemplo se sugieren las siguientes leyendas de autenticación:

El suscrito Notario Público (NOMBRE Y APELLIDOS DEL NOTARIO) AUTENTICO la firma que antecede.  DOY FE que la misma fue puesta y estampada en mi inmediata y física presencia y en forma voluntaria de su puño y letra por (NOMBRE, APELLIDOS E IDENTIFICACIÓN DEL FIRMANTE CONSIGNADA EN LETRAS).   (Ciudad, a las … horas del … de … del año dos mil catorce.)   (FIRMA Y SELLO BLANCO DEL NOTARIO) 

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El suscrito Notario Público (NOMBRE Y APELLIDOS DEL NOTARIO) AUTENTICO la huella dactilar que antecede.  DOY FE que la misma fue puesta y estampada en mi inmediata y física presencia y en forma voluntaria por (NOMBRE, APELLIDOS E IDENTIFICACIÓN DEL FIRMANTE CONSIGNADA EN LETRAS).  La huella digital corresponde a la de su dedo (indicar cuál) de su mano (indicar cuál).  (Ciudad, a las … horas del … de … del año dos mil catorce.)    (FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO)

Muy importante nos parece el recordatorio de la DNN en cuanto a que las razones de autenticación deben ir en forma completa en el propio documento que contiene las firmas o huellas.  En caso de que no exista suficiente espacio, el Notario debe utilizar un folio de seguridad para consignar allí la razón correspondiente, folio que deberá quedar debidamente adherido al documento correspondiente.

Por lo anterior, no es admisible cuando los notarios pretenden autenticar firmas o huellas estampadas en formularios o plantillas preimpresas en las cuales solamente existe un pequeño campo con el término:   «AUTENTICA»

Si la autenticación de dichos formularios es NOTARIAL deberá adherirse necesariamente un papel de seguridad con la leyenda de autenticación completa.    Si la autenticación la realiza más bien un profesional de Derecho en su condición de ABOGADO, no de Notario, (acto que se encuentra en estudio en el Colegio de Abogados en cuanto a su procedencia legal) será suficiente con la firma del abogado en el pequeño espacio establecido en el formulario para la autenticación.  Obviamente, en este caso, no deberá aparecer estampado el sello blanco notarial.

Nos permitimos enumerar a continuación otros requisitos que deberán tener en cuenta los notarios cuando los documentos autenticados deban someterse además al trámite de autenticación de firma notarial por parte de la DNN:

1) El notario debe estar al día tanto en la presentación de sus índices notariales como en el pago de las cuotas del fondo notarial.  De lo contrario la DNN no gestionará el trámite.

2) El nombre y apellidos del notario deben aparecer consignados exactamente en la misma forma como se encuentran reportados en el Registro Nacional de Notarios.

3) Si el documento autenticado estuviera en otro idioma distinto al español, deberá proporcionarse una sucinta descripción de su contenido.

4) Deberá indicarse el lugar, hora y fecha en que se llevó a cabo el acto de autenticación, seguido de la firma y el sello blanco del notario, sin dejar espacios en blanco.

5) Pago de timbres: ¢125 timbre fiscal por la autenticación de la DNN.  ¢125 timbre fiscal  por reintegro del papel si corresponde. ¢125 por cada poder en su caso. ¢250 de timbre de Colegio de Abogados por cada firma o huella autenticadas.   Adicionalmente,  el contrato o acto contenidos en el documento deberá contar con la demostración del pago de los tributos que correspondan o bien, la DACION DE FE del notario, en forma expresa y bajo su responsabilidad, en cuanto a que éstos han sido pagados a satisfacción del Fisco o bien que se trata de un acto exento.

Recuerde que puede encontrar estos formatos de autenticación de firmas y huellas en la base de datos denominada FORMULARIOS PARA CARTULAR dentro de su sistemas MASTER LEX.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

9 de 22 Comentarios

  1. OFELIA Z. • 24 marzo, 2020

    Buenos días doña Silvia, cuando se realiza una escritura en la que la parte compareciente no firma, pero coloca su huella, es dentro de la escritura en la que se debe colocar el párrafo indicado, o es en el engrose, donde se especifican las firmas?. Saludos.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 24 marzo, 2020

      Estimada doña Ofelia, Un gusto saludarla. De acuerdo con el art. 92 del Código Notarial, en el cierre de las escrituras, los notarios deben establecer la constancia de que firma el notario público, los testigos instrumentales, los de conocimiento y los intérpretes en su caso, así como los comparecientes o el motivo por el cual estos no firman. Nos parece entonces que sería en la propia escritura donde debe quedar consignado cuando una persona va a estampar su huella digital en lugar de la firma y con indicación de a cuál dedo y extremidad corresponde.

      Responder
  2. Daniel López Solís • 02 enero, 2017

    Buenas tardes, podría por favor aclararme lo siguiente:

    » Si la autenticación la realiza más bien un profesional de Derecho en su condición de ABOGADO, no de Notario, (acto que se encuentra en estudio en el Colegio de Abogados en cuanto a su procedencia legal) será suficiente con la firma del abogado en el pequeño espacio establecido en el formulario para la autenticación»

    ¿A cual formulario se refiere? ¿O quiere decir que únicamente se requiere la firma del abogado en el documento donde consta la firma que autentica sin necesidad de anotar razón alguna? Gracias

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 02 enero, 2017

      Estimado don Daniel, Cuando el abogado es quien realiza el acto de autenticación no se requiere de ninguna razón especial, suficiente con que firme e indique su número de carné profesional. Ni siquiera se requiere de un sello. Efectivamente sería suficiente para el abogado firmar en el pequeño campo que en muchos formularios se reserva para la autenticación de firma. Diferente el caso si fuera exigido que quien realice la autenticación de firma sea un notario, pues tendría necesariamente que utilizar papel de seguridad para imprimir la razón notarial respectiva, y para firmar y estampar el sello blanco, todos requisitos indispensables en la actuación notarial.

      Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 02 enero, 2017

      Omití aclarar que cuando mencionamos la existencia de «formularios» nos referíamos en términos generales, a cualquier plantilla o fórmula preimpresa en la que se requiere la autenticación de la firma de la persona que realiza la gestión, sin especificarse que la misma deba ser necesariamente notarial. En estos casos, efectivamente, será suficiente con que el abogado firme y anote su número de carné. Si por el contrario, alguna de esas fórmulas exigiera la autenticación notarial, pues habría que adherirle con goma, un folio de seguridad en el que conste la razón de autenticación, la firma del notario y el sello blanco.

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  3. jose carlos • 16 mayo, 2015

    Excelente comentario el de don José María Oreamuno, debería preocuparse la DNN por el correcto manejo del idioma en los documentos notariales. A manera de ejemplo es típico leer: «yo el suscrito Notario «aquí
    se combinan de forma incorrecta la primera persona: yo, y la tercera persona el suscrito Notario, y el verbo que inmediatamente le sigue, escrito con una conjugación de primera persona, «el suscrito Notario doy fe»para citar un ejemplo consuetudinario. Y coincido plenamente con sus observaciones respecto de la forma como está redactada la autenticación de la DNN. Gracias.

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  4. CENTINELA • 16 mayo, 2015

    Con este comentario Alfonso Murillo, si es Notario, está quedando en evidencia que no lee el Código Notarial ni los Lineamientos, que son los que rigen la actuación notarial y no los dimes y diretes. El artículo 111 del Código Notarial literalmente dice «…debe hacer constar que son auténticas.», y el artículo 27 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control Notarial dicen que «El notario debe dar fe que la firma o huella fueron estampadas en su presencia», es decir, el lenguaje a utilizar está clarísimo, entonces el Notario como no puede hacer lo que se le antoja como ha sido la tónica en muchos, porque su actuación se rige por el principio de LEGALIDAD y solo puede y debe hacer lo que expresamente le está autorizado, ese es el lenguaje mínimo básico que DEBE usar en la autenticación NOTARIAL. Si la DNN le aceptó días antes una razón de autenticación diferente, hubo error de la DNN y eso no le crea derecho al Notario, por por el contrario, debería poner atención porque aquella autenticación entonces esta MAL HECHA. Creo y entiendo que la DNN realiza dos tipos de fiscalización, una llamada ordinaria y otra fiscalización natural. La ordinaria es cuando le llegan al notario, de oficio o por la razón que sea pues es su competencia y parte de la potestad de imperio que legalmente le asiste. La natural es la que la DNN ejerce constante y permanentemente, hasta en lo que no pareciera que lo hagan, por ejemplo, cuando hacen consultas a la DNN en la que el Notario denota falta de estudio o desconocimiento elemental lo que produce afectación al deber de asesoría, o cada vez que llega a la DNN un documento para autenticación, he sabido que el Notario está siendo fiscalizado, y si la DNN detecta alguna irregularidad, aunque le devuelva el trámite realizado o aunque se evacúe la consulta, trasladará al Juzgado Notarial o a la instancia Penal, para el trámite respectivo si detecta que hay defectuosa asesoría o el documento es notarialmente irregular, por ejemplo, aquellos que contengan actuación sospechosa con menores de edad o actuación notarial para el exterior que no se trate de poderes, donde la competencia del notario no le asiste. Entonces, hay que tener cuidado MUCHO CUIDADO en no quedar en evidencia que no estamos leyendo o estudiando y que no estamos usando lo que literalmente ordena la normativa notarial, o que hacemos las cosas porque así se ha hecho siempre o porque así lo hice la otra vez. LEAMOS BIEN EL CÓDIGO, «ZAPATERO A SUS ZAPATOS», La estricta NATURALEZA JURÍDICA DE LA DNN no le otorga carácter de órgano académico ni consultivo aunque el Consejo dice el Código que tiene la obligación de evacuar consultas sobre la función notarial Y NO SOBRE CASOS CONCRETOS; la DNN es órgano fiscalizador, sancionador, regulador, etc. entonces no puede y MAL HARÍAN SUS JERARCAS EN GASTAR DIRECTA O INDIRECTAMENTE RECURSOS PÚBLICOS en asuntos que no son de su estricta competencia legal.

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  5. Alfonso Murillo • 15 mayo, 2015

    La Direcciòn de Notariado, no respeta (en algunos casos), la redacción de la autenticación de firmas que aquí se recomienda. El día de hoy se me rechazo ad portas la solicitud de legalización de mi firma como notario publico, aduciendo que la redacción DEBE indicar «Las firmas son autènticas» y no solamente decir que «….Autentica (o) las firmas que anteceden….»

    Sin embargo, curiosamente una solicitud en similar situación, si me fuè aceptada cuatro días atrás..

    Este tipo de contradicciones, considera nos coloca en una incómoda situación, pues al parecer, depende de la persona que reciba el documento, la petición serà aceptada o nò con la redacción que aquí se dice recomendada por la Direcciòn Nacional de Notariado.

    No sè si alguno de los colegas sabe a quien debe uno dirigir una nota de inconformidad con este actuar.

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