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Sobre las razones de autenticación de firmas y huellas

La Dirección Nacional de Notariado realiza varias recomendaciones en relación con los actos notariales de autenticación de firmas y de huellas digitales.   Especialmente importantes de ser tomadas en cuenta cuando los documentos requieran ser sometidos al trámite de autenticación de firma del notario ante dicha entidad.

Así por ejemplo se sugieren las siguientes leyendas de autenticación:

El suscrito Notario Público (NOMBRE Y APELLIDOS DEL NOTARIO) AUTENTICO la firma que antecede.  DOY FE que la misma fue puesta y estampada en mi inmediata y física presencia y en forma voluntaria de su puño y letra por (NOMBRE, APELLIDOS E IDENTIFICACIÓN DEL FIRMANTE CONSIGNADA EN LETRAS).   (Ciudad, a las … horas del … de … del año dos mil catorce.)   (FIRMA Y SELLO BLANCO DEL NOTARIO) 

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El suscrito Notario Público (NOMBRE Y APELLIDOS DEL NOTARIO) AUTENTICO la huella dactilar que antecede.  DOY FE que la misma fue puesta y estampada en mi inmediata y física presencia y en forma voluntaria por (NOMBRE, APELLIDOS E IDENTIFICACIÓN DEL FIRMANTE CONSIGNADA EN LETRAS).  La huella digital corresponde a la de su dedo (indicar cuál) de su mano (indicar cuál).  (Ciudad, a las … horas del … de … del año dos mil catorce.)    (FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO)

Muy importante nos parece el recordatorio de la DNN en cuanto a que las razones de autenticación deben ir en forma completa en el propio documento que contiene las firmas o huellas.  En caso de que no exista suficiente espacio, el Notario debe utilizar un folio de seguridad para consignar allí la razón correspondiente, folio que deberá quedar debidamente adherido al documento correspondiente.

Por lo anterior, no es admisible cuando los notarios pretenden autenticar firmas o huellas estampadas en formularios o plantillas preimpresas en las cuales solamente existe un pequeño campo con el término:   «AUTENTICA»

Si la autenticación de dichos formularios es NOTARIAL deberá adherirse necesariamente un papel de seguridad con la leyenda de autenticación completa.    Si la autenticación la realiza más bien un profesional de Derecho en su condición de ABOGADO, no de Notario, (acto que se encuentra en estudio en el Colegio de Abogados en cuanto a su procedencia legal) será suficiente con la firma del abogado en el pequeño espacio establecido en el formulario para la autenticación.  Obviamente, en este caso, no deberá aparecer estampado el sello blanco notarial.

Nos permitimos enumerar a continuación otros requisitos que deberán tener en cuenta los notarios cuando los documentos autenticados deban someterse además al trámite de autenticación de firma notarial por parte de la DNN:

1) El notario debe estar al día tanto en la presentación de sus índices notariales como en el pago de las cuotas del fondo notarial.  De lo contrario la DNN no gestionará el trámite.

2) El nombre y apellidos del notario deben aparecer consignados exactamente en la misma forma como se encuentran reportados en el Registro Nacional de Notarios.

3) Si el documento autenticado estuviera en otro idioma distinto al español, deberá proporcionarse una sucinta descripción de su contenido.

4) Deberá indicarse el lugar, hora y fecha en que se llevó a cabo el acto de autenticación, seguido de la firma y el sello blanco del notario, sin dejar espacios en blanco.

5) Pago de timbres: ¢125 timbre fiscal por la autenticación de la DNN.  ¢125 timbre fiscal  por reintegro del papel si corresponde. ¢125 por cada poder en su caso. ¢250 de timbre de Colegio de Abogados por cada firma o huella autenticadas.   Adicionalmente,  el contrato o acto contenidos en el documento deberá contar con la demostración del pago de los tributos que correspondan o bien, la DACION DE FE del notario, en forma expresa y bajo su responsabilidad, en cuanto a que éstos han sido pagados a satisfacción del Fisco o bien que se trata de un acto exento.

Recuerde que puede encontrar estos formatos de autenticación de firmas y huellas en la base de datos denominada FORMULARIOS PARA CARTULAR dentro de su sistemas MASTER LEX.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

13 de 22 Comentarios

  1. Eduardo A Segura • 16 enero, 2015

    Me aclaran por favor ? ¿ Es lícito que un notario, autentique una firma que ha sido estapada EN OTRO documento Y NO EN EL QUE ÉL (EL NOTARIO) ESTÁ FIRMANDO? y además, en un documento simple (no papel de seguridad) ?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 enero, 2015

      El notario debe ahora imprimir y firmar la razón de autenticación de firma necesariamente en papel de seguridad notarial. No lo puede hacer en papel simple. Por este motivo deberá adherir con pegamento el folio de seguridad al documento donde conste la firma de la o las personas que está autenticando. Es importante que en la razón notarial de autenticación se exprese con claridad de quién es la firma que se está autenticando, y mejor aún decir incluso en qué lugar del documento se ubica .. por ejemplo … al final del folio cuatro o firma que aparece donde concluye la declaración o el contrato .. etc. Consultamos a la DNN y nos indicaron que si el notario lo prefiere puede incluso imprimir en su totalidad el documento privado, o carta, o contrato, donde constan las firmas que requieren de su autenticación en papel de seguridad. Así no tendrá que estar luego adhiriendo con goma el folio de seguridad con la correspondiente razón de autenticación. Evidentemente implicará un costo mayor el tener que utilizar más folios de papel de seguridad en la gestión pero hay muchos colegas que ya lo están haciendo así.

      Responder
  2. Lic. Marcelo Vega Acuña. • 07 marzo, 2014

    Una pregunta y por favor perdone no mi ignorancia, sino mi enredo que se me hizo en el cerebro de tanto pensar, pero ¿esas razones que aquí ustedes indican se deben usar sólo si los documentos requieran ser sometidos al trámite de autenticación de firma del notario ante la Dirección Nacional de Notariado o «es en todos los casos».
    Pregunto, porque mi forma de autenticar firmas es: «La firma que antecede es auténtica, por haber sido puesta en mi presencia por la firmante. LIC. …………………. CARNÉ ……….».
    Agradecido de antemano por su respuesta.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 07 marzo, 2014

      Estimado don Marcelo, como usted bien lo señala, las razones de autenticación de firma y huella que la DNN sugiere utilizar y que se comentan en esta nota se encuentran incluidas dentro del instructivo de esa entidad denominado: RAZON DE AUTENTICACIÓN DE FIRMA O HUELLA PARA TRAMITAR AUTENTICACIONES ANTE LA DNN. Aunque la redacción propuesta es apenas una sugerencia, como lo ha señalado el propio Director de Notariado, sí conviene tomar en cuenta aquellos aspectos que de acuerdo con la legislación deben estar presentes en todo acto de autenticación, como el hecho de que el notario debe dar fe que la firma o huella fueron puestas en su presencia, y en el caso de la huella digital, consignar expresamente a cuál dedo y extremidad corresponde. Ver al respecto art.111 del Código Notarial y art.27 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial. La razón que usted utiliza nos parece perfectamente ajustada a lo que dispone la legislación indicada.

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  3. José María Oreamuno L. • 05 marzo, 2014

    Me parecen muy desafortunadas las sugerencias de la DNN.

    Además de rebuscado, decir que una firma o huella dactilar ha sido «puesta y estampada» es incorrecto. Yo creo que una «firma estampada» (por ejemplo, con un sello de hule), no puede ser autenticada. Acepciones de estampar, según la Real Academia:

    1. tr. Imprimir, sacar en estampas algo; como las letras, las imágenes o dibujos contenidos en un molde. U. t. c. intr.
    2. tr. Dar forma a una plancha metálica por percusión entre dos matrices, una fija al yunque y la otra al martinete, de modo que forme relieve por un lado y quede hundida por otro.
    3. tr. Señalar o imprimir algo en otra cosa. Estampar el pie en la arena.
    4. tr. Imprimir algo en el ánimo.
    5. tr. coloq. Arrojar a alguien o algo haciéndolo chocar contra algo. Estampó una botella contra la pared.

    También es redundante decir que la firma o huella su pusieron «en mi inmediata y física presencia». La presencia por antonomasia es la física que, precisamente por ello, no requiere los calificativos de física e inmediata. Pertenece al sentido natural de la palabra presencia el que sea física e inmediata, de modo que sólo aquellas presencias que no sean físicas requieren de un calificativo que las explique: presencia en el recuerdo, presencia con el deseo, presencia histórica, etc. La presencia telemática, espiritual, y cualquier otra distinta de la física que se me pueda ocurrir, no permite dar fe.

    Aunque la firma o huella pretenden expresar asentimiento libre, opino que el notario no puede dar fe de que una firma o huella fueron puestas «en forma voluntaria», porque no conoce las presiones o coacción a que pudo verse expuesta la parte y que no necesariamente tienen manifestación externa en el momento de poner firma o huella. Puede constarle por señales exteriores la involuntariedad, en cuyo caso no puede autenticar, pero no veo cómo le puede constar la voluntariedad.

    Por otra parte, la sintaxis de las frases propuestas es muy deficiente:
    – O «yo autentico» o «el suscrito notario autentica», pero no «el suscrito notario autentico».
    – «Doy fe que la misma fue puesta…», en lugar de «doy fe de que fue puesta…». En la primera frase falta «de» y sobra «la misma».

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  4. Danilo Loaiza Bolandi • 04 marzo, 2014

    A todos los colegas les informo que meses atrás había presentado un proceso Contencioso Administrativo para dejar sin efecto el Reglamento y disposiciones que aplicaba el Registro Nacional y que impedían que se inscribieran los traspasos de vehículos e inmueble de una S.A. morosa a favor de un tercero, a partir de esta sentencia ya esa circunstancia no puede impedir el traspaso, mi correo loaizabolandi@gmail.com para quienes deseen le remita la sentencia, adjunto el POR TANTO de dicha resolución POR TANTO Se rechaza las excepciones de falta de interés y parcialmente la de falta de
    derecho. Se declara con lugar la demanda intentada en relación con la Junta Administrativa del Registro Nacional, en los siguientes términos: se anula por ilegal el artículo 10 del Reglamento para la Aplicación de la Ley del Impuesto de las Personas Jurídicas aprobado y emitido por la Junta Administrativa del Registro Nacional en al sesión No. 13-2012 celebrada el veintiséis de marzo de dos mil doce. Se declara la nulidad parcial de la Circular No. DGRN-0003-2012 emitida por la Dirección General del Registro Nacional el 13 de abril de 2012, únicamente en cuanto señala: «De conformidad con el artículo 10 del reglamento aprobado por la Junta Administrativa y para la aplicación de la ley comentado, se deberá entender que no se inscribirá documento referente a los contribuyentes que no
    estén al día en su pago y se procederá a cancelar el asiento de presentación de los documentos correspondientes a sociedades morosas o decretar el abandono de la solicitud». Se anula la resolución administrativa No. SD-BM-020-2010 «Calificación al Documento presentado bajo el Asiento 232029, Tomo 2012 (placa 430459)» correspondiente a la calificación formal al documento presentado bajo el
    asiento 232029 tomo 2012. Dichas declaratorias de nulidad se emiten sobre los actos administrativos indicados, por resultar abiertamente ilegales al amparo de lo dispuesto por el artículo 5 de la ley No. 9024, declaratoria que se hace con efecto retroactivo a la fecha de entrada en vigencia de dichas disposiciones, quedando a salvo de esta declaratoria los derechos subjetivos y las situaciones jurídicas consolidadas al amparo de la misma, mientras se mantuvo vigente la norma y lasdisposiciones administrativas aquí anuladas. Proceda el Registro Nacional a la inscripción del instrumento público presentado al Diario del Registro de Vehículos bajo las citas Tomo 2012, Asiento 232029; siempre y cuando no exista otra causa que impida su inscripción. Son ambas costas de esta acción, a cargo de la Junta Administrativa del Registro Nacional. En cuanto al Estado, se acoge la excepción de falta de derecho, se declara sin lugar la demanda y se resuelve este asunto sin especial condenatoria en costas. Notifíquese.-

    Responder
    • 007 • 04 marzo, 2014

      SR. BOLANDI. PODRIA HACER FAVOR DE CITAR EL NUMERO DE VOTO, HORA Y FECHA Y TRIBUNAL. GRACIAS.

      Responder
      • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 05 marzo, 2014

        El Lic. Bolandi gentilmente nos remitió ayer copia de esta importante sentencia que menciona. Hoy la pondremos en conocimiento de todos a través de una pequeña nota en este mismo blog.

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  5. Jacqueline Salas • 04 marzo, 2014

    En cuanto a la dación de fe, que se menciona anterior, creo que sí procede, en el caso en el que el notario público es contratado para todo el proceso de apostillado, por ejemplo. Entonces es el mismo notario quien realiza el trámite ante la DNN y por lo tanto puede dar fe del pago del entero de los timbres que corresponden a la autenticación de firma notarial que hace la DNN.

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  6. Douglas Alvarado Castro • 04 marzo, 2014

    Me parece inadecuado solicitar al Notario lo siguiente y cito:

    «Adicionalmente, el contrato o acto contenidos en el documento deberá contar con la demostración del pago de los tributos que correspondan o bien, la DACION DE FE del notario, en forma expresa y bajo su responsabilidad, en cuanto a que éstos han sido pagados a satisfacción del Fisco o bien que se trata de un acto exento.»

    Me parece que no es función del Notario determinar si los comparecientes han cumplido con sus deberes fiscales en una autenticación, ya que la labor del notario sería dar fe de firmas, no de validación de si el documento ya pagó o no las especies fiscales apropiadas. Eso es distinto de que uno como notario cancele los timbres por la autenticación. Se trata de dos cosas diferentes, la primera no es propia del notario, la segunda sí.

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    • Lic. Rolando Brenes Vindas • 04 marzo, 2014

      Código Fiscal:

      Artículo 268.- El funcionario público que por razón de su oficio actúe, cartule o expida documentos en papel de menor valor que el indicado por la ley, y que no haya sido reintegrado oportunamente conforme con lo dicho en el capítulo anterior, o que atendiere gestiones, o que en lo civil reconociere la validez de documentos en los cuales se ha defraudado el impuesto de papel sellado, conforme con las disposiciones de esta ley, incurrirá en favor del fisco en una multa equivalente a diez veces el impuesto defraudado.

      Artículo 276- Todo funcionario público que expida testimonio o certificación de documentos o instrumentos públicos o que autorice poderes, fianzas o certificaciones apud acta, pondrá constancia de la suma a que monta el valor del impuesto y de quedar pagado en la forma legal. Mientras el timbre no esté pegado, el funcionario no debe autorizar el documento, a menos que se trate de casos que no devengan timbre y que tal exención quede advertida.

      Artículo 285- Todo sello de timbre que se adhiera en pago de impuesto, debe ser cancelado a fin de inutilizarlo para otro uso fiscal. Los timbres se cancelan firmando sobre ellos o sellándolos, según el caso.
      Corresponde hacer la cancelación del timbre:
      1º- En todo documento sujeto a registro, a la oficina que lo recibe para inscribirlo;
      2º- […]
      3º- En todo documento que no haya sido timbrado en la fecha de su expedición u otorgamiento, al funcionario que hace o ante quien se hace la fijación del timbre. Esto en cuanto a documentos no sujetos a registro;
      4º- En los documentos o instrumentos públicos no sujetos a registro, al funcionario que los autoriza;
      5º- En los documentos privados de contrato, a cualquiera de los contratantes; en los vales o pagarés, al deudor o al fiador; en las letras, al librador o al girado, y en los demás documentos privados, a cualquiera de los obligados. Cuando quien debe cancelar no sabe firmar, hará la cancelación la persona que en su nombre hubiere suscrito el documento.
      6º- […]; y
      7º- […].
      Las oficinas, establecimientos, comerciantes, funcionarios y particulares que usen sello, podrán estamparlo en vez de su firma de cancelación.

      —*—

      Al menos el artículo del centro sí continuaría en vigencia. Los otros dos parece que refuerzan la relación del cartulario con la verificación en el pago del timbre fiscal. Claro que esta obligación legal es muy compleja; y se relaciona con el papel del notario como mero autenticador, o como asesor de obligada intervención en todo documento que autentique.

      Responder
  7. Lic. Gustavo Arroyo • 04 marzo, 2014

    ¿Cómo se imprime una huella digital de puño y LETRA? Evidente error en la razón para autenticación de huellas digitales propuesta.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 04 marzo, 2014

      Tiene razón don Gustavo. El error está en la transcripción que esta edición realizó de la leyenda propuesta por la DNN. En la versión de ellos lo que se establece es lo siguiente: «El suscrito Notario Público (NOMBRE Y APELLIDOS DEL NOTARIO) AUTENTICO la huella dactilar que antecede. DOY FE que la misma fue puesta y estampada en mi inmediata y física presencia y en forma voluntaria por (NOMBRE, APELLIDOS E IDENTIFICACIÓN DEL FIRMANTE CONSIGNADA EN LETRAS). La huella digital corresponde a la de su dedo (indicar cuál) de su mano (indicar cuál). (Ciudad, a las … horas del … de … del año dos mil catorce.) (FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO) nos permitimos indicarle que en el texto propuesto por la DNN de la razón de autenticación de huella no se señala que deba ser … de su puño y letra.» Vamos a corregirlo de inmediato en la nota publicada en este blog. Le agradecemos que nos lo hiciera saber y rogamos disculpas por la imprecisión.

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