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Sobre las inspecciones de la DNN

El Dr. Herman Mora Vargas nos remite  nuevamente un tema muy  importante  para la reflexión de la comunidad notarial del  país.    Lo transcribimos a continuación:

«La función notarial es controlada y calificada por operadores del Derecho, tales como jueces notariales, fiscalizadores de la D. N. N.   registradores etc.   Aunque hay de todo en la viña del Señor, por lo general siempre he considerado que son funcionarios de altísima calidad profesional y que desempeñan su  labor de manera satisfactoria.

Dentro de las potestades fiscalizadoras de la Dirección Nacional del Notariado, está  la posibilidad de nombrar precisamente inspectores o fiscalizadores del orden y ejercicio Notarial.
Actualmente se desempeñan fiscalizadores con un gran acervo del conocimiento de su quehacer. No viene al caso que categoricemos cuan  rigurosos o estrictos  estos fiscalizadores son. Ellos cumplen la misión encomendada.

Conviene, sin embargo,  recordar que entre otros aspectos, verifican los siguientes:

I. PROTOCOLO

1. Validez y eficacia de los instrumentos públicos

Al respecto es menester detenerse para acusar algunos aspectos importantes.

Siendo que el artículo  126, inciso a, comanda lo siguiente:

ARTÍCULO 126.– Nulidad absoluta:

Sin perjuicio de las nulidades que procedan conforme a la ley, en atención al cumplimiento de requisitos o condiciones relativos a las personas, los actos o contratos, serán absolutamente nulos y no valdrán como instrumentos públicos: a) Los no extendidos en protocolo o que no hayan sido firmados por el notario, alguno de los otorgantes sin indicar el motivo de la omisión, los intérpretes o los testigos instrumentales o de conocimiento, cuando su asistencia sea obligatoria.  Se exceptúa lo previsto en el segundo párrafo del artículo 94. En cuanto al requisito de las firmas, queda a salvo lo dispuesto por el Código Civil para los testamentos.

Lo anterior significa que el no firmar el instrumento por parte del Notario, podría acarrear la nulidad del mismo, con las catastróficas consecuencias que se podrían intuir.  A mi juicio, la nulidad es un instituto procesal que deviene de una declaratoria judicial. Lo que conlleva   que un fiscal no puede declarar sobre la nulidad  del instrumento, solo porque si, ya que  una declaratoria de nulidad como tal requiere la resolución judicial.  Sin embargo  es cierto que no conviene exponernos a una sanción que podría acarrear una omisión semejante.

2.     Custodia, conservación y adecuado recaudo del protocolo en la oficina Notarial. (artículos 92,93 y 126   del C.N.)

3.     Notas marginales firmadas por quienes debieron de hacerlo. (artículos 96 y 97 del C.N.)

4.     Escrituras relacionadas con el índice de instrumentos públicos. (artículo 97 delC.N.)

5.     Copias de instrumentos matrices, relacionadas con el archivo de referencia.

II. USO, CUSTODIA Y RECAUDO  DEL PAPEL NOTARIAL, BOLETAS DE SEGURIDAD ETC.

III. ARCHIVO DE REFERENCIA.

1.     Foliatura corrida.

2.     Relacionada con copia del protocolo.

3.     Firmado y Sellado.

III. CERTIFICACIONES.

1.     Que sean consecutivas.

2.     Archivo de referencia con documentos donde se  soporte  la información certificada.

IV. ÍNDICES

1.     Al día con su presentación.

2.     Relacionada con el protocolo.

3.     Acompañados de copia del testamento en el caso que corresponda. ( y con copia de  la ficha respectiva entregada al Archivo Notarial)

V. EN CUANTO A LA OFICINA NOTARIAL.

1.     Que la oficina cuente con acceso efectivo (138 C.N. Ley 7600) y tenga facilidades mínimas para atender a los usuarios.

2.     Identificación (externa) credenciales (196 LECSN)

3.     Que cuente con los medios tecnológicos mínimos. Computadora, fax, correo electrónico, un  archivo seguro donde guardar los documentos notariales, así como papel, boletas de seguridad y protocolo. Etc.
La anterior lista no excluye otras atenciones  que el Notario deba resguardar a la hora de ser fiscalizado.    Deseo subrayar además que actualmente algunos fiscalizadores acuden al Archivo Notarial a fin de inspeccionar Protocolos ya depositados.

Atiendo un caso en el que se ha denunciado a una notaria por faltas observadas en su protocolo ya  depositado. Algunas de estas faltas, leves a mi juicio,  me llaman la atención y requieren análisis. Tratándose de correcciones de la escritura de aspectos no relevantes o nimios, soy de la opinión, lo cual advierto, es una tesis solitaria en este país, que  el notario es soberano de estas correcciones.  El es el arquitecto del instrumento y aspectos donde se corrige  una simple minucia no deberían provocar más que una advertencia de la Autoridad a fin de prevenir ese  descuido que a todas luces es muy pequeño.  Aclarando por supuesto que la Procuraduría General de la República cuenta con otro criterio totalmente adverso, considero que el notario es soberano para reparar  aspectos leves del instrumento  que no provoquen conflicto o pongan en duda la manifestación de voluntad de las partes, por lo que debería poder firmar dichas correcciones aunque sea a destiempo.

Otro aspecto medular a considerar es que el inspector notarial, es eso, un fiscalizador de la función del Notario; su labor no es proceder a calificar el instrumento. Para ello están los registradores.

Acusa la Dirección a esta colega por no indicar al inicio del instrumento el lugar donde actúa, o la comunidad  donde se encuentra, cuando no es en su oficina.  En mi opinión, este aspecto  escapa de la competencia y conocimiento del inspector, quien repito no es un registrador. Además dicho reproche es  erróneo. Nuestra legislación señala en su artículo 92, inciso d, que el lugar deberá ser consignado en la sección correspondiente, es decir en la  autorización del instrumento: (d) El lugar, la hora, el día, mes y año en que se autoriza la escritura. La práctica de  indicar al inicio de la escritura dónde se actúa o si se está de paso por alguna localidad, no es más que eso, una práctica.  Lo correcto es precisamente señalarlo a la hora de la autorización final del documento.

En este caso en particular se comente  además el error de denunciar a la notaria al omitir la dación de fe de la representación  del compareciente, actuante como funcionario de un Instituto. Lo cual es un error ya que el compareciente actúa como encargado de una oficina, o departamento, sin representación alguna, por lo que no es menester exigir la dación de fe de un apoderamiento que en todo caso no existe.

En cuanto otro aspecto denunciado hay que afirmar que la modificación de la fecha del instrumento es POTESTATIVO DEL NOTARIO, YA QUE ESTE ES EL DIRECTOR DEL ACTO NOTARIAL, NO LAS PARTES, QUIENES A LO SUMO OTORGAN SU VOLUNTAD (de allí la palabra otorgantes) Es el Notario y no las partes quienes deben  firmar una nota de ese tipo, ya que como se ha explicado, se trata del acto comandado por el Notario.  No expresan su voluntad las partes al indicar la hora:  Caso contrario sería, por ejemplo alguna corrección relativa a la cabida de un inmueble o una nota relativa a una suma de dinero, donde la voluntad deber ser expresada de manera inequívoca y debe ser suscrita por los otorgantes.  Pero como dije, es una tesis peregrina sostenida por el suscrito.  Finalmente debe quedar claro que TODA, ABSOLUTAMENTE TODA actividad humana, puede provocar errores. Existe toda una teoría del error notarial y consecuentemente, cómo corregirlo.  Es donde debemos prestar atención.»

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 21 Comentarios

  1. RODOLFO CORRALES • 10 febrero, 2013

    Ahora para el Dr. Hernan Mora, no soy notario publico en ejercicio, estiduante de la especialidad en la Universidad Latina, le agradeceria se modifique lo referente al Indice, a la tabla de aranceles y lo de la fiscalizacion que se de una vez presentado en protocolo en el Archivo, que el notario en su entrega con uno o dos fiscalizadores, revisen el arancel, las firmas y demas requisitos para la entrega y para la tributacion directa. Ademas hay que corregir lo del Notario Institucional, que su nombramiento en un banco lo sea por atestados o por un periodo de solo un año.

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  2. Herman Mora • 02 febrero, 2013

    Estimados

    Nuevamente gracias por los comentarios realizados. Otra vez siento un claras manifestaciones de seriedad y responsabilidad de las personas que escriben. Y como que además a todos nos queda la sensación de una abrumadora cuota de deberes para el notario artesano. Y poca persecución para los grandes peces infractores Todos los días hay notarios que transgreden de manera industrial la fe pública por medio de emisión de testimonios falsos entre otras acciones, inspecciones eficaces y preventivas ayudarían a que no se sigan cometiendo falsedades como estas, labor más encomiable que inspeccionar nimios detalles. Saludos

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  3. Cristian Zamora • 01 febrero, 2013

    Estoy totalmente de acuerdo con la fiscalización que debe hacer la DNN, pues los Notarios honestos no tenemos por qué preocuparnos si llevamos nuestros asuntos en orden. Sin embargo, al igual que la mayoría, opino que la DNN podría fiscalizar el asunto de los honorarios. Se me ocurre a mí, cuánto tiempo tardaría un fiscalizador en pedirle a un Notario que le preste su talonario de facturas (porque debemos estar registrados en Tributación) y el correspondiente Protocolo para la verificación de los honorarios de cada factura???

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  4. Vilma Camacho • 01 febrero, 2013

    Al licenciado German Mora: Gracias por su permanente preocupación por darle a nuestra profesión el lugar que le corresponde y aprovecho para ofrecerle mi colaboración si en algún momento puedo ser útil en tan noble misión.

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  5. Herman Mora • 01 febrero, 2013

    Hola. Agradezco mucho los comentarios vertidos. Me alegra especialmente los trazos de preocupación expresados, que es la génesis de un cambio. Querer cambiar las cosas. Darse cuenta del problema tomar conciencia de el.
    Estimados si se dan cuenta muchas, casi todas las observaciones, no las emprendemos contra las instituciones sino contra los mismos colegas, como desprecian la profesión, como denigran los honorarios, y no dignifican tan compleja e importante función. La masificación de notarios posiblemente sea la raíz del mal funcionamiento. bueno mil cosas podrían decir .. consuelo a los colegas diciendo que. Coordino una comisión en la Asamblea Legislativa que pretende cambiar las cosas. Veremos que pasa estoy para servirles. Saludos Herman Mora

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  6. argo • 31 enero, 2013

    La competencia desleal es cosa diaria, en San Ramón hay varios notarios inescrupulosos que cobran 15 mil por cada traspaso de vehículo y los verás con filas de taxistas, autos y porteadores esperando ser atendidos. Nadie hace nada. También hemos oído de colegas que cobran 25 por cualquier escritura, y a los que cobramos lo establecido en el Arancel nos tratan de ladrones! No sí definitivamente da vergüenza la calidad de algunos profesionales que manchan el nombre de los demás.

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  7. Licda. Ma. Eugenia Rodríguez. • 31 enero, 2013

    Comparto los comentarios de los respetables y honorables colegas Notarios. Me apego a la tabla de honorarios para cualquier actividad notarial y gracias a que soy pensionada puedo tener oficina abierta, de lo contrario con la deslealtad que hay en esta profesión es difícil sobrevivir económicamente.

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