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Sobre las inspecciones de la DNN

El Dr. Herman Mora Vargas nos remite  nuevamente un tema muy  importante  para la reflexión de la comunidad notarial del  país.    Lo transcribimos a continuación:

«La función notarial es controlada y calificada por operadores del Derecho, tales como jueces notariales, fiscalizadores de la D. N. N.   registradores etc.   Aunque hay de todo en la viña del Señor, por lo general siempre he considerado que son funcionarios de altísima calidad profesional y que desempeñan su  labor de manera satisfactoria.

Dentro de las potestades fiscalizadoras de la Dirección Nacional del Notariado, está  la posibilidad de nombrar precisamente inspectores o fiscalizadores del orden y ejercicio Notarial.
Actualmente se desempeñan fiscalizadores con un gran acervo del conocimiento de su quehacer. No viene al caso que categoricemos cuan  rigurosos o estrictos  estos fiscalizadores son. Ellos cumplen la misión encomendada.

Conviene, sin embargo,  recordar que entre otros aspectos, verifican los siguientes:

I. PROTOCOLO

1. Validez y eficacia de los instrumentos públicos

Al respecto es menester detenerse para acusar algunos aspectos importantes.

Siendo que el artículo  126, inciso a, comanda lo siguiente:

ARTÍCULO 126.– Nulidad absoluta:

Sin perjuicio de las nulidades que procedan conforme a la ley, en atención al cumplimiento de requisitos o condiciones relativos a las personas, los actos o contratos, serán absolutamente nulos y no valdrán como instrumentos públicos: a) Los no extendidos en protocolo o que no hayan sido firmados por el notario, alguno de los otorgantes sin indicar el motivo de la omisión, los intérpretes o los testigos instrumentales o de conocimiento, cuando su asistencia sea obligatoria.  Se exceptúa lo previsto en el segundo párrafo del artículo 94. En cuanto al requisito de las firmas, queda a salvo lo dispuesto por el Código Civil para los testamentos.

Lo anterior significa que el no firmar el instrumento por parte del Notario, podría acarrear la nulidad del mismo, con las catastróficas consecuencias que se podrían intuir.  A mi juicio, la nulidad es un instituto procesal que deviene de una declaratoria judicial. Lo que conlleva   que un fiscal no puede declarar sobre la nulidad  del instrumento, solo porque si, ya que  una declaratoria de nulidad como tal requiere la resolución judicial.  Sin embargo  es cierto que no conviene exponernos a una sanción que podría acarrear una omisión semejante.

2.     Custodia, conservación y adecuado recaudo del protocolo en la oficina Notarial. (artículos 92,93 y 126   del C.N.)

3.     Notas marginales firmadas por quienes debieron de hacerlo. (artículos 96 y 97 del C.N.)

4.     Escrituras relacionadas con el índice de instrumentos públicos. (artículo 97 delC.N.)

5.     Copias de instrumentos matrices, relacionadas con el archivo de referencia.

II. USO, CUSTODIA Y RECAUDO  DEL PAPEL NOTARIAL, BOLETAS DE SEGURIDAD ETC.

III. ARCHIVO DE REFERENCIA.

1.     Foliatura corrida.

2.     Relacionada con copia del protocolo.

3.     Firmado y Sellado.

III. CERTIFICACIONES.

1.     Que sean consecutivas.

2.     Archivo de referencia con documentos donde se  soporte  la información certificada.

IV. ÍNDICES

1.     Al día con su presentación.

2.     Relacionada con el protocolo.

3.     Acompañados de copia del testamento en el caso que corresponda. ( y con copia de  la ficha respectiva entregada al Archivo Notarial)

V. EN CUANTO A LA OFICINA NOTARIAL.

1.     Que la oficina cuente con acceso efectivo (138 C.N. Ley 7600) y tenga facilidades mínimas para atender a los usuarios.

2.     Identificación (externa) credenciales (196 LECSN)

3.     Que cuente con los medios tecnológicos mínimos. Computadora, fax, correo electrónico, un  archivo seguro donde guardar los documentos notariales, así como papel, boletas de seguridad y protocolo. Etc.
La anterior lista no excluye otras atenciones  que el Notario deba resguardar a la hora de ser fiscalizado.    Deseo subrayar además que actualmente algunos fiscalizadores acuden al Archivo Notarial a fin de inspeccionar Protocolos ya depositados.

Atiendo un caso en el que se ha denunciado a una notaria por faltas observadas en su protocolo ya  depositado. Algunas de estas faltas, leves a mi juicio,  me llaman la atención y requieren análisis. Tratándose de correcciones de la escritura de aspectos no relevantes o nimios, soy de la opinión, lo cual advierto, es una tesis solitaria en este país, que  el notario es soberano de estas correcciones.  El es el arquitecto del instrumento y aspectos donde se corrige  una simple minucia no deberían provocar más que una advertencia de la Autoridad a fin de prevenir ese  descuido que a todas luces es muy pequeño.  Aclarando por supuesto que la Procuraduría General de la República cuenta con otro criterio totalmente adverso, considero que el notario es soberano para reparar  aspectos leves del instrumento  que no provoquen conflicto o pongan en duda la manifestación de voluntad de las partes, por lo que debería poder firmar dichas correcciones aunque sea a destiempo.

Otro aspecto medular a considerar es que el inspector notarial, es eso, un fiscalizador de la función del Notario; su labor no es proceder a calificar el instrumento. Para ello están los registradores.

Acusa la Dirección a esta colega por no indicar al inicio del instrumento el lugar donde actúa, o la comunidad  donde se encuentra, cuando no es en su oficina.  En mi opinión, este aspecto  escapa de la competencia y conocimiento del inspector, quien repito no es un registrador. Además dicho reproche es  erróneo. Nuestra legislación señala en su artículo 92, inciso d, que el lugar deberá ser consignado en la sección correspondiente, es decir en la  autorización del instrumento: (d) El lugar, la hora, el día, mes y año en que se autoriza la escritura. La práctica de  indicar al inicio de la escritura dónde se actúa o si se está de paso por alguna localidad, no es más que eso, una práctica.  Lo correcto es precisamente señalarlo a la hora de la autorización final del documento.

En este caso en particular se comente  además el error de denunciar a la notaria al omitir la dación de fe de la representación  del compareciente, actuante como funcionario de un Instituto. Lo cual es un error ya que el compareciente actúa como encargado de una oficina, o departamento, sin representación alguna, por lo que no es menester exigir la dación de fe de un apoderamiento que en todo caso no existe.

En cuanto otro aspecto denunciado hay que afirmar que la modificación de la fecha del instrumento es POTESTATIVO DEL NOTARIO, YA QUE ESTE ES EL DIRECTOR DEL ACTO NOTARIAL, NO LAS PARTES, QUIENES A LO SUMO OTORGAN SU VOLUNTAD (de allí la palabra otorgantes) Es el Notario y no las partes quienes deben  firmar una nota de ese tipo, ya que como se ha explicado, se trata del acto comandado por el Notario.  No expresan su voluntad las partes al indicar la hora:  Caso contrario sería, por ejemplo alguna corrección relativa a la cabida de un inmueble o una nota relativa a una suma de dinero, donde la voluntad deber ser expresada de manera inequívoca y debe ser suscrita por los otorgantes.  Pero como dije, es una tesis peregrina sostenida por el suscrito.  Finalmente debe quedar claro que TODA, ABSOLUTAMENTE TODA actividad humana, puede provocar errores. Existe toda una teoría del error notarial y consecuentemente, cómo corregirlo.  Es donde debemos prestar atención.»

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 21 Comentarios

  1. RAUL ALBERTO ESPINOZA ORTEGA • 31 enero, 2013

    En buena hora el comentario del Doctor Hernan Mora Vargas, y de hecho que considero que es muy atinada la apreciación en cuanto a la función que debieran realizar los funcionarios nombrados al efecto, de la Fiscalización, de todos nosotros los Notarios. Si bien es cierto no se puede dejar que el mar de profesionales que habemos en este momento transcurramos solos por este país, unos haciendo lo que nuestra buena fe y costumbres nos tienen ya demarcado ni lo otros entremos a determinar cuál ha de ser nuestra actuación según la conveniencia, ello en virtud de lo que señala el señor Doctor de que hay unos de buena fe y otros menos, al hacer referencia de que «de todo hay en la Viña del Señor» . Considera este humilde servidor que los colegas Fiscalizadores, probablemente no sean los culpables de sus actuaciones, ello en virtud de que quien hizo los nombramientos debieron a priori haber determinado sus funciones, y objetivos, los cuales como dice el señor Doctor Mora Vargas, riñe totalmente con nuestra Autonomía, a parte de que invaden terrenos que les está vedado por ley. Ojalá y ese yerro que cometen tales funcionarios en contra de la estimada Colega pueda ser corregido y se enfoquen los señores fiscales únicamente a realizar la labor para la que fueron contratados, y concatenadamente que la Dirección de Notariado antes de proseguir ese camino de error se enfoque a realizar una labor fiscalizadora de la labor moral de los notarios que es la que en realidad podría eventualmente estar minando la fe que tienen los civiles en nosotros los notarios.

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  2. LIC. FABRICIO JOSE QUIROS CORALES • 31 enero, 2013

    BUENAS A TODOS, EN CUANTO AL ARCHIVO DE REFERENCIA DE MATRICES, CREO QUE ESTA OBLIGACION, HOY EN DIA DEBE DE CAMBIAR A LLEVAR TAL ARCHIVO DE MANERA DIGITAL, POR CUANTO CONOZCO ABOGADOS AMIGOS QUE SON NOTARIOS DE VARIOS BANCOS QUE EN SUS OFICINAS YA NO CABEN NI ELLOS DE TANTOS ARCHIVOS. ADEMAS, CON LA IMPLEMENTACION DEL GOBIERNO DIGITAL AYUDAMOS EN MUCHO A ELIMINAR PAPEL Y A CONTRIBUIR CON EL MEDIO AMBIENTE.

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  3. RODOLFO CORRALES • 30 enero, 2013

    Excelente informacion, que gusta como lo desarrollo el expositor, gracias por la informacion.
    REspecto a lo de la nulidad absoluta, estoy en total acuerdo debe ser por orden o sentencia judicial no por un fiscal, se debe hacer una reforma al articulo del Codigo Notarial.

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  4. Guillermo Bermúdez • 30 enero, 2013

    Definitivamente el problema grave es precisamente el cobro de honorarios, pues como dicen los colegas, el cliente practicamente le pone precio al acto, en virtud de los cobros de aquellos que por malos notarios cobran sumas irrisorias y es realmente lo que se debe perseguir. Turrialba, es puñalada por bollo de pan. Además, hoy por hoy, los Abogados que no son notarios, toman casos de este nivel y tiene Notarios, que facilitan sus protocolos hasta por diez mil colones y se agrava el problema. en mi caso, tampoco me bajo de la tarifa, gracias a Dios, soy jubilado, le saco el jugo a una finquita que tengo, de lo contrario sería dificial sobrevivir económicamente, con esa garrotera. la DNN, debe hacer halgo al respecto.

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  5. 007 • 30 enero, 2013

    Es curioso, llama la atención en la mayoría de los comentarios, que pareciera que lo que interesa es la plata, el dinero, los honorarios? Acaso esa es la razón de ser del notariado? No debería ser más bien el tema de legitimidad, autenticidad, seguridad jurídica, interés público, legalidad, validez y eficacia? No debería ser más bien la función notarial un HONOR y no un negocio? No es el Estado mismo el que delegó esa función propia del Estado, en el notario, sea el Estado mismo brindando el servicio por medio del notario? Entonces por qué y para qué LUCRAR con ese servicio estatal? No debería ser una TARIFA ÚNICA para el servicio notarial y no por los actos o contratos, en cuya fijación no intervenga ni el Colegio de Abogados ni la DNN, sino, tal vez de la ARESEP.?? Bueno, pero no será acaso los mismos redactores del Código Notarial los que tienen la mayor cuota de responsabilidad por no haber procedido con mayores sanciones y coercitividad contra los notarios previendo dispositivos coercitivos eficientes y eficaces? No son los mismos redactores del Código Notarial los que escribieron en el artículo 23 inciso g) que la DNN no puede inspeccionar las oficinas notariales sino es con AVISO PREVIO? Muy conveniente la norma: Si al infractor se le avisa, cuando la autoridad llega, no pasa nada. Pareciera que el Código Notarial requiere modificación, pero la modificación NO PUEDE ESTAR A CARGO DE QUIENES EJERCEN EL NOTARIADO, porque allí empieza el mayor inconveniente por el conflicto de intereses que implica. Que tal si se cierra la inscripción de nuevos notarios durante unos VEINTE AÑOS??. Que tal si la comunidad notarial le exige a la DNN clausurar oficinas notariales y ejecutar medidas coercitivas eficaces y eficientes inmediatas?? Ahhhh se me olvidaba, los redactores del Código Notarial no lo tomaron en cuenta al redactar la ley !!!!! «Otra tesis peregrina». «Otra tesis solitaria».

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  6. Vilma Camacho • 30 enero, 2013

    Comparto los comentarios de los anteriores colegas y creo que la DNN y el Colegio deben hacer algo para que nuestra profesión se vea con respeto, lo cual lamentablemente no se da precisamente por los profesionales inescrupulosos que en efecto, cobran «honorarios» ridículos, lo que he experimentado recientemente cuando un cliente me solicitó mis servicios y al darle el monto, me dijo que otra notaria se lo hacía por la tercera parte, ante lo cual le dije que recurriera a esa profesional pues yo respeto el decreto que fija los honorarios y que hacer lo contrario me convertiría en deshonesta y desleal con el gremio, y que ese no es mi estilo. Así le ha ocurrido con mucha frecuencia a varios colegas según me han comentado. Y creo que el control es fácil, es sólo exigir a los notarios que en los recibos consignen el número de escritura otorgada y a los abogados el acto que motiva el recibo, y de ahí se sacan las conclusiones.

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  7. willy • 30 enero, 2013

    Estoy de acuerdo con todos los comentarios de los estimables colegas, en especial con el tema referido a la deslealtad y a los «colegas peseteros»; es en eso realmente que debería ocuparse la DNN y no andar, para asi justificar su insuficiente labor, urgando en las oficinas de los notarios que si cumplen su gran funciòn notarial.- SAludos…

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