El Dr. Herman Mora Vargas nos remite  nuevamente un tema muy  importante  para la reflexión de la comunidad notarial del  país.    Lo transcribimos a continuación:

«La función notarial es controlada y calificada por operadores del Derecho, tales como jueces notariales, fiscalizadores de la D. N. N.   registradores etc.   Aunque hay de todo en la viña del Señor, por lo general siempre he considerado que son funcionarios de altísima calidad profesional y que desempeñan su  labor de manera satisfactoria.

Dentro de las potestades fiscalizadoras de la Dirección Nacional del Notariado, está  la posibilidad de nombrar precisamente inspectores o fiscalizadores del orden y ejercicio Notarial.
Actualmente se desempeñan fiscalizadores con un gran acervo del conocimiento de su quehacer. No viene al caso que categoricemos cuan  rigurosos o estrictos  estos fiscalizadores son. Ellos cumplen la misión encomendada.

Conviene, sin embargo,  recordar que entre otros aspectos, verifican los siguientes:

I. PROTOCOLO

1. Validez y eficacia de los instrumentos públicos

Al respecto es menester detenerse para acusar algunos aspectos importantes.

Siendo que el artículo  126, inciso a, comanda lo siguiente:

ARTÍCULO 126.– Nulidad absoluta:

Sin perjuicio de las nulidades que procedan conforme a la ley, en atención al cumplimiento de requisitos o condiciones relativos a las personas, los actos o contratos, serán absolutamente nulos y no valdrán como instrumentos públicos: a) Los no extendidos en protocolo o que no hayan sido firmados por el notario, alguno de los otorgantes sin indicar el motivo de la omisión, los intérpretes o los testigos instrumentales o de conocimiento, cuando su asistencia sea obligatoria.  Se exceptúa lo previsto en el segundo párrafo del artículo 94. En cuanto al requisito de las firmas, queda a salvo lo dispuesto por el Código Civil para los testamentos.

Lo anterior significa que el no firmar el instrumento por parte del Notario, podría acarrear la nulidad del mismo, con las catastróficas consecuencias que se podrían intuir.  A mi juicio, la nulidad es un instituto procesal que deviene de una declaratoria judicial. Lo que conlleva   que un fiscal no puede declarar sobre la nulidad  del instrumento, solo porque si, ya que  una declaratoria de nulidad como tal requiere la resolución judicial.  Sin embargo  es cierto que no conviene exponernos a una sanción que podría acarrear una omisión semejante.

2.     Custodia, conservación y adecuado recaudo del protocolo en la oficina Notarial. (artículos 92,93 y 126   del C.N.)

3.     Notas marginales firmadas por quienes debieron de hacerlo. (artículos 96 y 97 del C.N.)

4.     Escrituras relacionadas con el índice de instrumentos públicos. (artículo 97 delC.N.)

5.     Copias de instrumentos matrices, relacionadas con el archivo de referencia.

II. USO, CUSTODIA Y RECAUDO  DEL PAPEL NOTARIAL, BOLETAS DE SEGURIDAD ETC.

III. ARCHIVO DE REFERENCIA.

1.     Foliatura corrida.

2.     Relacionada con copia del protocolo.

3.     Firmado y Sellado.

III. CERTIFICACIONES.

1.     Que sean consecutivas.

2.     Archivo de referencia con documentos donde se  soporte  la información certificada.

IV. ÍNDICES

1.     Al día con su presentación.

2.     Relacionada con el protocolo.

3.     Acompañados de copia del testamento en el caso que corresponda. ( y con copia de  la ficha respectiva entregada al Archivo Notarial)

V. EN CUANTO A LA OFICINA NOTARIAL.

1.     Que la oficina cuente con acceso efectivo (138 C.N. Ley 7600) y tenga facilidades mínimas para atender a los usuarios.

2.     Identificación (externa) credenciales (196 LECSN)

3.     Que cuente con los medios tecnológicos mínimos. Computadora, fax, correo electrónico, un  archivo seguro donde guardar los documentos notariales, así como papel, boletas de seguridad y protocolo. Etc.
La anterior lista no excluye otras atenciones  que el Notario deba resguardar a la hora de ser fiscalizado.    Deseo subrayar además que actualmente algunos fiscalizadores acuden al Archivo Notarial a fin de inspeccionar Protocolos ya depositados.

Atiendo un caso en el que se ha denunciado a una notaria por faltas observadas en su protocolo ya  depositado. Algunas de estas faltas, leves a mi juicio,  me llaman la atención y requieren análisis. Tratándose de correcciones de la escritura de aspectos no relevantes o nimios, soy de la opinión, lo cual advierto, es una tesis solitaria en este país, que  el notario es soberano de estas correcciones.  El es el arquitecto del instrumento y aspectos donde se corrige  una simple minucia no deberían provocar más que una advertencia de la Autoridad a fin de prevenir ese  descuido que a todas luces es muy pequeño.  Aclarando por supuesto que la Procuraduría General de la República cuenta con otro criterio totalmente adverso, considero que el notario es soberano para reparar  aspectos leves del instrumento  que no provoquen conflicto o pongan en duda la manifestación de voluntad de las partes, por lo que debería poder firmar dichas correcciones aunque sea a destiempo.

Otro aspecto medular a considerar es que el inspector notarial, es eso, un fiscalizador de la función del Notario; su labor no es proceder a calificar el instrumento. Para ello están los registradores.

Acusa la Dirección a esta colega por no indicar al inicio del instrumento el lugar donde actúa, o la comunidad  donde se encuentra, cuando no es en su oficina.  En mi opinión, este aspecto  escapa de la competencia y conocimiento del inspector, quien repito no es un registrador. Además dicho reproche es  erróneo. Nuestra legislación señala en su artículo 92, inciso d, que el lugar deberá ser consignado en la sección correspondiente, es decir en la  autorización del instrumento: (d) El lugar, la hora, el día, mes y año en que se autoriza la escritura. La práctica de  indicar al inicio de la escritura dónde se actúa o si se está de paso por alguna localidad, no es más que eso, una práctica.  Lo correcto es precisamente señalarlo a la hora de la autorización final del documento.

En este caso en particular se comente  además el error de denunciar a la notaria al omitir la dación de fe de la representación  del compareciente, actuante como funcionario de un Instituto. Lo cual es un error ya que el compareciente actúa como encargado de una oficina, o departamento, sin representación alguna, por lo que no es menester exigir la dación de fe de un apoderamiento que en todo caso no existe.

En cuanto otro aspecto denunciado hay que afirmar que la modificación de la fecha del instrumento es POTESTATIVO DEL NOTARIO, YA QUE ESTE ES EL DIRECTOR DEL ACTO NOTARIAL, NO LAS PARTES, QUIENES A LO SUMO OTORGAN SU VOLUNTAD (de allí la palabra otorgantes) Es el Notario y no las partes quienes deben  firmar una nota de ese tipo, ya que como se ha explicado, se trata del acto comandado por el Notario.  No expresan su voluntad las partes al indicar la hora:  Caso contrario sería, por ejemplo alguna corrección relativa a la cabida de un inmueble o una nota relativa a una suma de dinero, donde la voluntad deber ser expresada de manera inequívoca y debe ser suscrita por los otorgantes.  Pero como dije, es una tesis peregrina sostenida por el suscrito.  Finalmente debe quedar claro que TODA, ABSOLUTAMENTE TODA actividad humana, puede provocar errores. Existe toda una teoría del error notarial y consecuentemente, cómo corregirlo.  Es donde debemos prestar atención.»