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Sobre la posibilidad de refilar los protocolos

Frecuentemente nos consultan sobre la directriz o circular que autoriza a los notarios a ajustar el tamaño de los folios de sus protocolos para poderlos utilizar en  la mayoría de  impresoras que no admiten el grosor original de los mismos.

Tanto en la Dirección Nacional de Notariado como en el Archivo Nacional, que como sabemos es la entidad encargada de la custodia definitiva de protocolos, nos confirmaron que no existe una autorización escrita para esta práctica.

Telefónicamente nos señalaron en la DNN que por conveniencia, razonabilidad y oportunidad, los notarios pueden, bajo su entera responsabilidad, refilar sus protocolos.   Si bien existe efectivamente un riesgo, el hecho de que las medidas de los protocolos se encuentre establecidas en el Código Fiscal y que su reducción solamente  sea posible a través de una reforma normativa,  obliga al fedatario a  acoplarse a la tecnología pues lo cierto es que el papel del protocolo no cabe en el 99% de las impresoras.

En la biblioteca de la Asamblea Legislativa solamente logramos encontrar un proyecto de ley que en 1998 planteó la eliminación del art. 238 del Código Fiscal, responsable de definir las dimensiones de los protocolos notariales.

Sin embargo, el proyecto planteaba también la eliminación por completo del papel sellado y del timbre fiscal.   Evidentemente el Ministerio de Hacienda rechazó la propuesta, al pretenderse la eliminación de estas importantes fuentes de ingreso para el Estado.

El Dr. Herman Mora, quien tiene a cargo, junto con un grupo de colegas, la reforma del Código Notarial, nos expresó lo siguiente:

«Me da la impresión de que los primeros artículos el Código Civil, son como la segunda parte de la Constitución Política. Y aunque aquéllos fueron redactados con  mucha anterioridad a ésta, me resultan incluso más actuales. Particularmente llama mi atención el artículo 10 del C.C.  que se refiere al sentido de las palabras y forma de interpretación de las normas. Pienso que bien empleado, puede ayudar a dar solución a algunas oscuridades legislativas. Claro, si buscamos el espíritu de las Normas, caemos en la razón que la norma puede tener muchos espíritus; todo depende del interpretador. Sin embargo, haciendo uso de este artículo (así como del 12 del mismo cuerpo legal y 229 de la Ley General de la Administración Publica) podríamos dilucidar este minúsculo, pero complejo tema del refilado del protocolo, con la finalidad de darle las dimensiones adecuadas que por lo general tienen la mayoría de  las impresoras actuales. Digo minúsculo, ya que es una discusión que no tiene más de un centímetro de ancho. (Al respecto vale la pena citar la jurisprudencia  número 2007/00990. De las 9:10 del 17 de setiembre del 2007.   De la Sala Tercera de la Corte Suprema de Justicia)

Siendo así, cabe razonar lo irrazonable, es decir:  ¿Cómo nos cuesta adoptar una medida tan minúscula? Que por otro lado cambia en nada la forma, y operatividad del protocolo, ni el costo de éste, sino solamente de manera muy pequeñita sus dimensiones.

Nuevamente haciendo uso de la Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, No 8220 es que podemos justificar jurídicamente, como aplicadores del Derecho, la posibilidad de alterar el protocolo, lo que de todos modos se hace cotidianamente.  ¿Quién no ha acudido  a los alrededores de la U.C.R. en busca de una  fotocopiadora que refile su  protocolo?

          El proyecto del Código  Notarial, prevé una solución a lo señalado, sin embargo, es eso; un proyecto. Mientras tanto debemos ser prácticos, sin desentender a legalidad. Es decir se pueden tomar medidas sensatas, de suerte que no alteran el espíritu de la ley ya que el protocolo como  soporte instrumental del reservorio cartular, debe  estar seguro, y bien resguardado, no alterando en lo más mínimo que mida un centímetro más o menos.»

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

5 de 7 Comentarios

  1. jose luis paez • 10 diciembre, 2014

    Sin comentarios, a veces una se queda putrefacto, viendo como las nuevas generaciones se devanan los sesos en esto o en aquello, buscando volver racional lo irracional en moral lo que no es, etc, etc, y luego se pierde tanto el tiempo que igualmente se termina perdiendo el sentido común. Desgraciadamente en esta área del conocimiento, como hace falta, cuando se es estudiante, impartir cursos de redaxión y hortografía, de oratoria y de lójica.

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  2. Danilo Loaiza Bolandi • 10 diciembre, 2014

    Considero que refilar el protocolo en el margen izquierdo no causa problema e incluso es imperceptible, también pasa un problema, hace muchos años la Corte emitió una directriz para que se utilizara solo papel tamaño carta y así uniformar el tamaño de los expedientes, todavía hoy a esos expedientes se agregan certificaciones notariales en papel de seguridad que es de tamaño oficio, por lo que sus extremos se salen y se dañan, yo trato de que la certificación quede tal cual el papel de seguridad fuese de tamaño carta y sin cortarlo le doblo el margen superior y así no se sobresale del resto de expedientes, sería bueno aprovechar la coyuntura para bastantear la posibilidad de que se expida papel de seguridad en tamaño carta que es el de uso común en el continente americano pues en Europa se ha puesto de moda el papel tamaño A4.

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  3. Marta Jara Castro • 10 diciembre, 2014

    Señores De la Dirección Nacional de Notariado, por este medio les suplico, no se los pido, les suplico, pongan fin a este problema. La mayor parte de los que ejercemos esta profesión, no debemos de asumir la responsabilidad por refilar el protocolo. Deben actuar en razón de la función de su cargo, para resolver problemas tan pequeños como este. A esta altura no he refilado ninguno de mis protocolos y todos los días que cartulo ruego para que no se me descomponga la única impresora que me queda, una Epson Stylus C40. Como estoy segura de que por más fervor que ponga, la máquina está pronta a perecer, he decidido cambiar el sujeto destinatario de mis ruegos a ustedes. De antemano, muchas gracias.

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  4. 007CENTINELA • 09 diciembre, 2014

    IGNOMINIA, MAJADERÍA Y NECEDAD DE JURISCONSULTOS, MEJOR DICHO DE ASESORES JURÍDICOS, AL FINAL DE CUENTAS, AUSENCIA DE DETERMINACIÓN Y VOLUNTAD DE LAS PERSONAS FÍSICAS ENCARGADAS Y NO DE LAS INSTITUCIONES, REPITO, DE LAS PERSONAS FÍSICAS A CARGO DE DECIDIR Y RESOLVER Y QUE NO LO HACEN Y EN UN MERO PALANGANEO SE LA PASAN PIDIENDO OPINIÓN Y ESTUDIOS DE UNO Y OTRO Y NOMBRANDO COMISIONES PARA CUALQUIER COSA, PERO NUNCA DECIDEN; ACABA DE REFORMARSE 2 VECES SEGUIDAS EL CODIGO NOTARIAL, LOS ARTS. 96 Y 166, Y POR QUÉ NO APROVECHARON EL MOMENTO? POR FALTA DE DETERMINACIÓN Y VOLUNTAD. EL MUY VIEJITO PERO «SABIO» CÓDIGO CIVIL NO CONTEXTUALIZA PUNTUALMENTE QUE EL DERECHO SE DEBE AJUSTAR A LOS TIEMPOS Y NO A LA INVERSA. PEORES SON LAS BARBARIES QUE SE LE HACEN AL PROTOCOLO, O ES QUE NUNCA HAN IDO AL ARCHIVO A VER EJEMPLOS DE EJEMPLOS DE LAS COCHINADAS QUE HACEN LOS NOTARIOS CON EL PROTOCOLO, Y NO ME REFIERO AL CONTENIDO, SINO A LA CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO. EL PROTOCOLO ES SOLO UN MANOJO DE 200 FOLIO DE PAPEL DE OFICIO, Y SOLO ES PROTOCOLO CUANDO ES AUTORIZADO POR LA DNN, ANTE ES SOLO UN CUMULO DE PAPEL DE OFICIO. SOLO HAY QUE LLEVARLO A REFILAR, SI LO ECHAN A PERDER SE CAMBIA POR OTRO Y NO PASÓ NADA, SI LO REFILAN BIEN, SE LLEVA A LA DNN A AUTORIZAR, Y PUNTO; NO PUEDO IMAGINAR QUE LA DNN PONGA OBSTÁCULO POR 3 O 5 MILÍMETROS QUE ES LO QUE SE OCUPA REFILAR, Y NO UN CENTÍMETROS COMO SE HA DICHO QUE ESO SI ES DEMASIADO.

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  5. Hilda Porras • 09 diciembre, 2014

    Lo que me parece inconcebible es que después de tantos años de existir este problema la Dirección de Notariado no tome una medida como emitir una directriz al proveedor para que ajuste las dimensiones de las hojas de Protocolo y que la respuesta a esa falta de acción sea pasar
    la responsabilidad al Notario sobre un elemento físico para el ejercicio de su función pública, elemento sobre el cual no tiene ningún poder de decisión ni disposición.

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