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Notarios consignarán en sus documentos incumplimiento del Registro de Accionistas

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Con mucho alivio se ha recibido la aclaración por parte del Ministerio de Hacienda en cuanto a la posibilidad para las sociedades de cumplir con la declaración de accionistas a más tardar el 31 de enero del próximo año sin la imposición de multas.

En realidad así lo encontramos establecido en el último párrafo del art. 18 de la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, publicada el pasado 4 de abril:

«Para efectos de aplicar lo dispuesto en el artículo 84 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios se tendrán por posibles incumplidores los sujetos obligados que al 31 de enero de 2020 no hayan realizado la respectiva declaración o no sea posible determinar los beneficiarios finales. Una vez definida la lista de incumplidores se pondrá a disposición de las autoridades respectivas.»

La inquietud surgía en virtud de la existencia de un CALENDARIO con la distribución de las sociedades según el número de finalización de su cédula jurídica, correspondiéndole cumplir este mes de setiembre, a las terminadas en 0 y en 1.

El Ministerio de Hacienda ha indicado que este calendario se estableció por cuestiones de orden, pero ahora queda claro que si las sociedades no pueden cumplir con la obligación en el mes correspondiente,  contarán con plazo a más tardar el 31 de enero del 2020 para hacerlo.

Igual conviene que las sociedades presenten sus declaraciones de accionistas tan pronto como les sea posible, incluso antes del mes que según el calendario les corresponda,  lo cual la plataforma está permitiendo hacer.   Sobre todo aquéllas cuyos accionistas sean sociedades extranjeras, requiriéndose la obtención de documentos probatorios de la propiedad accionaria, algunas veces difíciles de conseguir y de someter a todo el proceso de apostillado, traducción, etc para su validez en Costa Rica.

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Pero el tema que nos interesa recordar hoy es la obligación que tendrán los Notarios de consignar en cualquier documento que emitan a favor de una sociedad, los casos de aquéllas que hayan incumplido con el Registro de Accionistas.

Así lo encontramos establecido en el art. 25 del Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, Decreto Ejecutivo No. 41040-H:

«Los Notarios Públicos cuando emitan documentos a los sujetos obligados indicados en el artículo 3 de este reglamento, deben verificar la lista de incumplidores y en caso de estar incluido debe consignarlo en el documento. El acceso a la lista de incumplidores se realizará por medio de un certificado válido de firma digital para personas físicas perteneciente a la jerarquía nacional de certificadores registrados.

Para verificar la condición de Notario Público al momento de la consulta, la Dirección Nacional de Notariado proveerá una consulta automática de acuerdo a los requerimientos técnicos definidos por el Banco Central de Costa Rica, de manera que el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales pueda determinar, en tiempo real, si el consultante es un notario público facultado para ejercer.» 

Vemos que para que los Notarios puedan acceder a la «Lista de incumplidores»  requerirán  un certificado válido de firma digital.  Otra razón más para que aquéllos que aún no la han obtenido, procedan a hacerlo de inmediato.

El sistema que permitirá esta constatación en línea del status de cumplimiento de cada sociedad aún no ha sido liberado, y pareciera claro que hasta febrero de 2020 que se contará con dicho listado.

Importante tomar nota que para que los Notarios puedan tener acceso  a la «Lista de incumplidores» el sistema Central Directo consultará automáticamente a la DNN si el fedatario se encuentra o no facultado para ejercer.  De lo contrario, no podrá ese colega obtener la información y por ende se encontrará imposibilitado de constatar si una sociedad ha incumplido con el Registro de Accionistas.

Desconocemos el grado de avance por parte de la DNN de esta «consulta automática» de los notarios activos, y si por ejemplo, condición para ello será el encontrarse al día en la presentación de los índices de instrumentos públicos o en el pago de las cuotas del Fondo Notarial.   Trataremos de obtener información al respecto para informarles.

Confiemos que estos sistemas y plataformas informáticas que los notarios tendrán que empezar a utilizar funcionen de manera correcta y amigable, y que no se conviertan en un obstáculo al ejercicio ágil y seguro de la profesión.

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

27 de 27 Comentarios

  1. Luis • 13 diciembre, 2019

    Hola,
    Pregunto, una sociedad que tiene moroso el impuesto a las sociedades puede hacer registro de accionistas o debe pagar primero el impuesto??
    Se sabe si el sistema permite la declaración?
    Tengo una sociedad pero no tengo el dinero aún para pagar el impuesto, entonces me surge esa duda

  2. Esteban Salazar Blanco • 07 noviembre, 2019

    Buenos días, tengo una duda con respecto a una sociedad que en estos momentos está en trámite de disolución. El trámite ya está en proceso y quedaría en firme en estos primeros días de Nov, pero nos llegó una notificación de que se debe hacer el registro de accionistas, entonces mi duda es que si se hace el registro después de haber quedado en firme la disolución, como la plataforma va a poder confirmar los datos si ya no existiera dicha sociedad inscrita?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 08 noviembre, 2019

      Efectivamente pareciera que las sociedades en vías de disolución no tienen que cumplir con la presentación de la declaración de accionistas. EStamos tratando de obtener la confirmación por parte del Ministerio de Hacienda para informarles.

  3. Milton Arias Castrillo • 25 octubre, 2019

    Debemos tomar en cuenta que ese artículo 84 bis. dice que «No obstante, de previo, deberá apercibir a los obligador a cumplir su deber de suministrar o actualizar la información , según corresponda, para lo cual se le concederá un plazo de tres días hábiles, prorrogable por un plazo igual, a solicitud debidamente motivada de la parte, previa aprobación de la Administración Tributaria.». En mi opinión, en tanto una entidad no sea apercibida, no corre la sanción pecuniaria, y para apercibir a una S.A. inactiva costará más, por falta de información.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 octubre, 2019

      Exactamente, nosotros también entendemos que para que la sanción pecuniaria se imponga, de previo tienen que haberle avisado al contribuyente y dado un plazo de tres días para cumplir.

  4. Luis Aguirre • 24 octubre, 2019

    Buenos dias, en el caso de las sociedades en las cuales la totalidad de los beneficiarios no alcancen a tener Una participación sustantiva (osea todos son menores a un 15% del capital social) me nacen las siguientes dudas:
    Se debe o no se debe presentar el registro de accionistas?
    Si no se debe presentar entonces se podría presumir que en todos los casos en los que las sociedades no la presenten es porque se encuentran en esa situación?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 24 octubre, 2019

      Efectivamente hace unos días unas colegas nos indicaron que Hacienda les había señalado que cuando ninguno de los accionistas de la sociedad alcanza el 15% de participación en el capital social, no debe dicha sociedad cumplir con la Declaración del todo, pero con solo que uno de los socios complete el 15% será necesario informar sobre los demás accionsitas con menos de esa participación. Aparentemente se trata de una limitación técnica del sistema pues al momento de informar de una accionista con el 15% , la plataforma obliga a indicar quiénes son los dueños del restante 85% pues de lo contrario no logra «cerrar» los números y la declaración no puede ser enviada. Sin embargo, en estricto acatamiento de lo que la Ley establece, no tendrían que informarse el nombre de esos accionistas con menos del 15%. Esperemos que en una próxima versión del sistema se permita declarar UNICAMENTE cuando los accionistas tienen el 15% o más el capital social.

      • Luis Aguirre • 24 octubre, 2019

        Pero entonces de ser así hacienda no podría sancionar a ninguna sociedad que omita presentar el registro de accionistas ya que no tiene la posibilidad de corroborar dicha información y la ley da paso a presumir que no son obligados a presentar la lista de los beneficiarios.
        Es esto un vacío legal inmenso o posteriormente hacienda va a solicitar nuevos requisitos!? Porque en ese caso y desde mi punto de vista bastaría con una declaración jurada del obligado de que no les corresponde presentar la declaración puesto que ningún Accionista alcanza una participación sustantiva.
        Otra duda que tengo es si se debe presentar nuevamente el registro en abril del 2020
        Gracias de antemano no solo por estas respuestas sino por el blog en general

        • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 24 octubre, 2019

          Lamentablemente existen muchos interrogantes que esperamos se vayan aclarando en la marcha. Como usted bien lo señala, lo ideal sería quizás que el sistema le permita al representante legal emitir una declaración jurada estableciendo que ninguno de los accionistas ostenta el 15% o más del capital social. Claro que estas sociedades, como cualquier otra, podrán ser auditadas debiendo demostrar con documentación fehaciente que el capital social se encontraba repartido en cuotas menores al 15% Sí señor, en abril del próximo año y de todos los siguientes años, será obligatorio para las sociedades realizar estas declaraciones de accionistas en forma ordinaria, aún cuando la distribución del capital social no hubiere variado respecto del año anterior.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 24 octubre, 2019

      Estamos tratando de obtener por escrito la respuesta de Hacienda para estar 100% seguros de que la información que nos brindaron las colegas sobre este particular es correcta.

  5. raul • 14 octubre, 2019

    Las sociedades disueltas por vencimiento del plazo deben inscribirse en el registro único de accionistas?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 octubre, 2019

      Solamente las sociedades con plazo vigente deben cumplir con la declaración de accionistas.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 octubre, 2019

      Las sociedades que no tienen el plazo vigente no deben cumplir con el Registro de Accionistas. De hecho la plataforma Central Directo se «comunica automáticamente» con la del REgistro de Personas Jurídicas, y si una sociedad ya fue disuelta, no habrá forma de presentar la declaración de accionistas para esa persona jurídica, pues ni siquiera va a poder ser «jalada» la información de la misma en Central Directo.

  6. ROBERTO YGLESIAS MORA • 02 octubre, 2019

    Lo más relevante y sustantivo es que se informe sobre el efecto jurídico legal que se supone tendría para el acto notarial de que se trate, el incumplimiento de alguna de las partes con lo dispuesto por la nueva legislación sobre transparencia y beneficiarios finales..

  7. ROBERTO YGLESIAS MORA • 02 octubre, 2019

    Lo más relevante es que se informe sobre el efecto jurídico legal que se supone tendría para el acto notarial de que se trate, el incumplimiento de alguna de las partes con lo dispuesto por la nueva legislación sobre transparencia y beneficiarios finales..

  8. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZ • 30 septiembre, 2019

    Buenas tardes, doña Silvia, entre pasillos se dice que no corre las multas, sino hasta enero 2020 para quienes no hagan el tramite de declaracion de socios. Sabe usted si existe un comunicado oficial. Gracias y buenas tardes.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 01 octubre, 2019

      Hola María Lourdes.- Efectivamente las multas pecuniarias aplicarán para las sociedades que no hayan presentado la declaración de accionistas y beneficiarios finales a más tardar el 31 de enero de 2020. Así se encuentra establecido en el art. 18 de la REsolución Conjunta que emitieron Hacienda y el ICD en abril pasado. La inquietud que subsiste es en cuanto a otro tipo de sanciones no pecuniarias, como por ejemplo, la no inscripción de documentos por parte del Registro Nacional para estas sociedades morosas. No conocemos de ningún pronunciamiento al respecto.

      A continuación transcribimos lo señalado en el art. 18 antes indicado:

      «Para efectos de aplicar lo dispuesto en el artículo 84 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios se tendrán por posibles incumplidores los sujetos obligados que al 31 de enero de 2020 no hayan realizado la respectiva declaración o no sea posible determinar los beneficiarios finales. Una vez definida la lista de incumplidores se pondrá a disposición de las autoridades respectivas.»

  9. Alberto Rivera • 30 septiembre, 2019

    Siguiendo todo el desarrollo de la actividad notarial como «controladores fiscales» parecería lo más lógico que, habiendo determinado un notario el incumplimiento de una Sociedad, se vea inhibido de realizar el acto notarial.

  10. Ana • 29 septiembre, 2019

    Y que pasa con las personerías e inscripción de documentos?, se van a emitir o inscribir pasado el mes que corresponda, por que el artículo solo menciona la sanción del art. 84, no esas otras dos consecuencias.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 septiembre, 2019

      Efectivamente existe la duda si serán solamente las sanciones pecuniarias las que no se aplicarán a las sociedades que incumplan con el Registro de Accionistas, o si se pospone igualmente la obligación para el Registro de no inscribir documentos o expedir certificaciones de sociedades incumplidoras. Al respecto no ha existido ningún pronunciamiento formal por parte de ninguna autoridad.

  11. Heylen • 27 septiembre, 2019

    Buenas tardes.
    Como siempre, el trabajo que obligatoriamente debe ser de la administración, se lo trasladan a los Notarios.

  12. Lic. Mario A. Calvo • 27 septiembre, 2019

    Pueden ustedes hacer una gestion urgente ante Hacienda para confirmar que esa interpretación de la norma de que las multas correran hasta despues del 31 de enero de 2020 para la presentacion de las declaraciones de accionistas es corrrecta, ya que aparentemente, los alto funcionarios de Hacienda expresan en privado tener dudas de que esa es la interpretación correcta.

  13. Edgar Arroyo • 27 septiembre, 2019

    Buenos días. Existe algún comunicado oficial de Tributación del que tengan conocimiento? He visto opiniones contradictorias de funcionarios de esa Dirección. Saludos

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 septiembre, 2019

      No tenemos conocimiento de un comunicado oficial de Tributación sobre la no aplicación de multas por incumplimiento del REgistro de Accionistas. Sin embargo, en nuestra opinión resulta muy claro lo dispuesto en el art. 18 de la Resolución conjunta emitida en abril pasado por Hacienda y por el ICE. El párrafo en cuestión dispone: «Para efectos de aplicar lo dispuesto en el artículo 84 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios se tendrán por posibles incumplidores los sujetos obligados que al 31 de enero de 2020 no hayan realizado la respectiva declaración o no sea posible determinar los beneficiarios finales. Una vez definida la lista de incumplidores se pondrá a disposición de las autoridades respectivas.»

  14. Daniel Martinez Espinoza • 27 septiembre, 2019

    Estimada colega, un placer saludarla.
    En este nuevo trámite a realizar por parte de los notarios, cuáles son los pasos para el trámite de registro de accionistas, iniciando los que contamos con firma digital.

    Saludos y bendiciones.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 septiembre, 2019

      Estimado don Daniel, todavía no tenemos claridad cómo será ese proceso mediante el cual los Notarios al momento de expedir cualquier documento notarial de una persona jurídica tendremos que confirmar que se encuentre al día en la presentación de la declaración de accionistas, para en caso de encontrarse morosa, establecerlo así en el documento (sea una escritura pública, una certificación, etc.) Lo único que sabemos es que el Notario que quiera hacer esta consulta de la «Lista de incumplidores» deberá contar con firma digital. Esperamos que Hacienda o la DNN emitan algún tipo de guía sobre los pasos a seguir , pero seguramente será a partir de febrero del próximo año que será cuando ya se pueda determinar qué sociedades incumplieron con el Registro de Accionistas.