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Sobre el trámite de autenticación de firmas por la DNN

Por: Lic. Silvia Pacheco A.

Mediante resolución 2012-023-008, el Consejo Superior Notarial acuerda que  la Dirección Nacional de Notariado no entrará a calificar el contenido de los documentos que le sean presentados para  autenticación de firma de los notarios.

La decisión se toma como consecuencia de la consulta planteada por el Lic. Fernán Pacheco, a quien se le denegara dicho trámite al considerar la DNN que el documento debía ser otorgado en escritura pública y no en documento privado.

Según nos indicó el Licenciado Pacheco, el contenido del documento destinado al exterior fue sugerido expresamente por abogados del país destinatario, de manera que él solamente se limitó a autenticar la firma de la parte interesada.   Sin embargo, en la  DNN denegaron autenticar su firma notarial con base en varios argumentos referentes al contenido del documento.

Agradecemos al Dr. Carlos Manuel Rodríguez Jiménez, Director Ejecutivo de la DNN, el ponernos siempre al tanto de estas importantes directrices del Consejo Superior Notarial.

Relacionado con este tema, nos parece importante transcribir lo que se establece en el último folio de los «Requisitos para los trámites y procesos ante la Dirección Nacional de Notariado» en cuanto a la confección de documentos privados por parte de los notarios:

«En los documentos privados, el notario no puede dar fe alguna, pues su actuación se limita a la autenticación de firmas o huellas digitales. La razón de autenticación debe contener:  1. Nombre completo y apellidos del notario.  2. Su condición de notario público. 3. Lugar de su oficina.  4. Que la autenticación es notarial.  5. El nombre completo de la persona o personas a quienes les autentica la firma o huella digital y que las mismas fueron puestas en su presencia.  6. En caso de huella, deberá indicar de cuál `dedo y extremidad se trata.  7. Su sello blanco y firma, con indicación que ambos corresponden a los registrados en el Registro Nacional de Notarios.  8. Lugar, hora y fecha de expedición.  9. País donde se hará valer el documento.  10. Si el documento privado se encuentra redactado en un idioma distinto al español, el notario bajo su responsabilidad, deberá traducir el mismo, o bien, hacer una breve referencia del contenido del mismo.  11. Si la razón de autenticación de firma o huella digital no puede consignarse en el mismo documento, deberá hacerse en papel notarial de seguridad.  12. Satisfacer las especies fiscales: a) timbre fiscal ¢125,00 (por la autenticación) si se trata de un poder especial, deben cancelarse ¢125,00 adicionales por cada poder, y b) timbre del Colegio de Abogados ¢250,00.» (El subrayado no es del original)

Pareciera entonces desprenderse de este texto que efectivamente la autenticación de firmas que realizan los notarios en los documentos privados no los compromete tampoco en cuanto a la corrección o no del contenido, limitándose su actuación exclusivamente a hacer constar la autenticidad de la firma de la persona que suscribe el documento en su presencia.  Vamos a formular la consulta directamente ante la DNN pues siempre habíamos entendido la existencia de un deber de asesoría por parte de los notarios hacia las personas que requieren sus servicios.

De momento lo que tenemos claro es que en lo que se refiere a las autenticaciones que la DNN realiza de la firma de los notarios, dicho órgano no se responsabiliza de su contenido, por lo que no entrará más a calificar la forma o fondo de los documentos que le sean presentado con esta finalidad.

Si desea conocer el texto de la resolución en comentario, descárguelo a continuación: RESOLUCION DE LA DNN SOBRE AUTENTICACION DE FIRMAS NOTARIALES

 

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

5 de 5 Comentarios

  1. LSV • 23 noviembre, 2012

    En el caso de autenticaciones de firmas en documentos privados, la DNN estudiaba el contenido del mismo y si ellos lo «consideraban» se rechazaba la gestión, y de inmediato iniciaba una denuncia contra el Notario en el Juzgado Notarial. Es decir, no solamente se rechazaba la gestión, si no también, se presentaba la denuncia…. Hay muchos de estos casos pendientes de resolución en dicho Juzgado.

  2. fernan pacheco • 22 noviembre, 2012

    Mi parecer es que tanto en las autenticaciones como notario, como abogado, de la DNN y del propio Ministerio de Relaciones Exteriores, quien autentica no es responsable del contenido del documento; unicamente responde por el hecho de que la firma es de quien dice ser. Igualmente si lo que se presenta es una certificación o una escritura pública ante la DNN, es claro que el notario es responsable de su contenido, pero tampoco tiene que entrar la DNN a calificar el documento sino limitarse a autenticar la firma del notario. De lo contrario la DNN se tendría que convertir en una especie de «super registro» que pueda valorar todos los documentos incluyendo los que tendrán efectos en el extranjero. Como dicen, «que cada palo aguante su vela».

  3. Laura Alcázar • 22 noviembre, 2012

    Lo anterior refiere únicamente a los documentos privados y en los que el notario esté limitandose a la autenticación de firma. Lo que no hace referencia en el caso de que sea emitido en documento extraprotocolar como por ejemplo es el caso de una certificación, qué sucede en esos casos la DNN sí debe entrar a conocer y calificar el contenido? porque el servicio que se le está solicitando a la DNN es que autentique la firma del notario para que el documento tenga relevancia legal en otro país, no que si etá bien o no el documento emitido.

    Se tendría la misma situación con las traducciones, existe hoy diferencia de criterio entre la DNN y algunos notarios al respecto, ya que la DNN dice que los notarios no pueden traducir del español a otro idioma, que únicamente pueden traducir bajo su responsabilidad y conocimiento un documento que esté en otro idoma al español, y que no hay sustento legal para que se le autorice a hacer traducción del español a otro idioma. Me gustaría saber sus comentarios al respecto.

  4. RODOLFO CORRALES • 21 noviembre, 2012

    Excelente, gracias por la informacion, saludos.

  5. Dennis Aguiluz • 21 noviembre, 2012

    Buenos días. La función Notarial cada vez se vuelve más compleja, en especial por el grado de responsabilidad que se nos exige, sin embargo es cuestión de acoplarse. La resolución que Silvia nos envía, resuelve la responsabilidad de la DNN, pero no la nuestra. Desde hace tiempo he pensado que nosotros mismos debemos salvar nuestra responsabilidad y consignar la advertencia en el documento, tal y como lo hacen notarios en todo Latinoamérica. Los escribanos (notarios) argentinos, suelen consignar en los poderes autorizados por ellos para surtir efecto fuera de ese país, frases como “el infrascrito escribano no se hace responsable por el contenido del mandato aquí estipulado” o “el infrascrito advierte que el contenido de este mandato no tiene validez en la República Argentina”. Y claro que lo consigan cuando el mandato tendrá efectos en Costa Rica -por ejemplo-, porque uno como abogado le exige al otorgante, que lo haga de conformidad con el Código Civil (sea cual sea el tipo de poder, señalando el artículo mil doscientos cuenta y tantos), ley que el escribano no conoce. Igual he visto leyendas en sellos (muchos notarios latinos autentican firmas con simples sellos, sólo a nosotros se nos exige consignar en hoja de seguridad una gran leyenda que no cabría en un sello), advirtiendo que no se hacen responsables por el contenido del documento, salvo por la firma que es auténtica. Me parece que vamos hacia eso, de todos modos las razones de certificación son extensas, agregar una frase más no sería complicado, y puede ayudarnos a salvar responsabilidad. He tratado llamar a la DNN, pero imposible. Saludos y gracias Silvia por tenernos siempre informados.