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Sobre el archivo de referencias tanto en soporte papel como en formato digital

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12 Comentarios
El artículo 47 del Código Notarial establece que los notarios tienen que llevar un archivo de referencias con los documentos o comprobantes referidos en las escrituras matrices. Por su parte el artículo 21 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial establece que los notarios podrán compilar la documentación de referencia tanto en […]

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

12 de 12 Comentarios

  1. Séfora Barquero. • 08 noviembre, 2020

    Buenas, espero se encuentre muy bien.
    Mi pregunta es, puedo imprimir estudios regístrales, Cosevi y demás, 4 horas antes de realizar la escritura? Ejemplo, firman la escritura a las 10 am y yo imprimí los estudios a las 6 am? Esta práctica está bien o no se puede? Quisiera me aclararan este tema.

  2. CENTINELA • 29 junio, 2015

    A SUSANA WATERHOUSE. Cómo haría su modelo de clasificación con un documento del Archivo de Referencias con un documento que NO está vinculado al Protocolo. Recordemos que Archivo de Referencias no solo conserva y almacena asuntos Protocolares sino además ExtraProtocoloares??

    • Susana Waterhouse • 02 julio, 2015

      Hola CENTINELA: gracias por tu excelente observación. El modelo que yo utilizo lamentablemente es solo para asuntos protocolares, ya que al incluir por ejemplo una certificación, ésta no podría guardarse con el formato de escrituras, en razón de su incompatibilidad. En ese caso específico habría que hacerlo de acuerdo a los lineamientos oficiales para referencias digitales, es decir hacer una doble función, y no podría utilizarse el que aplico. En lo personal, yo llevo un sistema de certificaciones y documentos extra protocolares aparte pero con el mismo sistema que el de escrituras. Si bien es cierto, de esta forma no estoy cumpliendo parcialmente con lo que obliga la DNN, no obstante el sistema que uso es más fácil de llegarle al documento extra protocolar que buscarlo de entre las numerosas escrituras del archivo de referencias digital, que sí llevan un orden cronológico, consecutivo e irrepetible.
      Me gustaría saber si algún colega tiene otras ideas que nos ayuden a unificar el sistema de archivo digital.

  3. carlos • 09 junio, 2015

    Impulsará la DNN alguna programa o bien empresa para realizar estos procesos de digitalización.

    • Silvia Pacheco • 10 junio, 2015

      Nos parece que la DNN no cuenta con una lista de empresas o software sugeridos para estos procesos de digitalización. Sin embargo, vamos a hacer la consulta y les informaremos por este medio.

  4. carlos • 09 junio, 2015

    Cómo se lograría en la práctica en el respaldo digital integrar el

    Artículo 8. A cada documento por digitalizar se le asignará un número consecutivo que en el ámbito electrónico será el equivalente al número de folio, que garantizará su consecutividad en forma permanente. (esto sería el nombre de cada imagen escaneada)

    Y el Artículo 9. Los expedientes digitalizados deberán de disponer de un índice electrónico que permitirá referenciar los documentos que los integran, que contendrá al menos los identificadores:
    a) Número de tomo.
    b) Número de instrumento público referido en los expedientes.
    c) Cualquier otro que sirva como identificador de asociación a las escrituras.
    (Esto sería al convertir el documento en un formato .pdf y crearle allí un índice, al PDF creado)

    Se puede utilizar el formato PDF como medio de almacenamiento?

    La DNN recomendará algún software libre para poder realizar esta labor de respaldo del archivo se referencias?

    • carlos • 09 junio, 2015

      Desde el punto de vista técnico se ha mencionado un formato digital estandar para estos documentos, por ejemplo .PDF para evitar su modificación y poder ser firmados digitalmente por el notario propietario de los mismos.

      Programas como xolido sign que son gratuitos permite el firmado de diversos formatos (imagenes, excel, word, pdf.)

      Es importante que se unifique en un formato estandar.

      • Silvia Pacheco • 10 junio, 2015

        Se debería poder utilizar cualquier formato de archivo, no únicamente PDF. Si el notario tiene firma digital lo ideal sería que firmara cada archivo. En el caso de MASTERLEX, si el cliente está suscrito al servicio de Gestor Notarial, el cual es un sistema en la nube que permite (entre otras funcionalidades) la impresión en el protocolo y adjuntar los documentos que servirán de base para el Archivo de Referencias. En este momento se están realizando los ajustes para cumplir con los lineamientos establecidos por la DNN, y estará disponible para todos nuestros clientes suscritos a este sistema, sin ningún costo adicional.

    • Silvia Pacheco • 10 junio, 2015

      Estimado don Carlos, Respecto a cómo lograr el respaldo digital, es nuestra opinión que pueden haber varias maneras, que comentamos a continuación:

      1) Estructura de Carpetas y archivos: teniendo el cuidado de crear una estructura de carpetas y subcarpetas que incluyan los identificadores mínimos (# de tomo, # de instrumento, nombre de la referencia)

      2) Sistema de Información estructurado: esta sería la manera más segura y confiable, internamente el sistema manejaría los identificadores mínimos, y además garantizaría integridad del Archivo de Referencia, incluso generando una carátula resumen, y generando copia respaldo de los documentos.

    • Susana Waterhouse • 25 junio, 2015

      Hola colega. Esta es la segunda vez que trato de enviar el comentario, pero no se porque razón no sale.

      Esta vez lo haré breve, y se trata precisamente de tu inquietud digital, y que al leer los lineamientos para el archivo de referencias digital, el procedimiento descrito en los lineamientos nos obliga a tener que hacer todo doble, es decir, primero tenemos que hacerlo en la forma tradicional y luego hacerlo digitalmente, provocando tener que gastar papel y costosa tinta para luego botar esos papeles, y de lo que se trata debería ser no gastar tanto papel ni tinta, sino escanear los documentos desde el equipo de escaneo o desde el escanner del celular.

      En lo particular desde que leí los lineamientos para archivo digital, yo llevo mi referencias digitales en formato JPG de la siguiente forma pero archivado en WORD y que deseo compartir con la comunidad notarial, quedando sujeta a comentarios que nos ayuden a unificar un procedimiento seguro, ágil y fácil de utilizar.

      Ejemplo: tomo 1, escritura #1, con 5 archivos de referencias, quedando así:

      1-001-001
      1-001-002
      1-001-003
      1-001-004
      1-001-005

      ahora pasemos a la escritura #2 del mismo tomo con 3 archivos de referencias:

      1-002-006
      1-002-007
      1-002-008

      Como pueden observar, se crea un sistema de citas único e irrepetible, como el que se aplica en los Diarios del Registro Nacional.

      También lo tengo guardado en carpetas a como lo indica la Licenciada Pacheco, como en la forma que lo expliqué.

      OJala podamos llegar a un sistema o formato único para todos los notarios, como bien lo indica el colega Carlos.

      Quedo sujeta a comentarios.

  5. CENTINELA • 04 junio, 2015

    Disculpen, no sé que ustedes opinan, pero este documento viniendo redactado del Consejo Superior Notarial es vergonzoso. Se le pide al Notario redactar bien y el Consejo Superior Notarial elabora un documento confuso que revuelve conceptos que están bien separados por el Código Notarial y además incompleto o con referencias inexistentes. No sé ustedes, pero esto nos va a ocasionar problemas a los Notarios.

  6. JORGE SANABRIA MASÍS. • 03 junio, 2015

    Creo que el sistema de archivo de referencia en formato digital es lo ideal, quizá resulte un tanto engorroso estar convirtiendo documentos con soporte papel en ficheros electrónicos, por lo demás resulta a mi criterio excelente, pues siempre tendremos a mano la información que requiramos de nuestra actividad notarial. No nos ocupa espacio físico y es mucho más seguro si contamos con los respaldos respectivos