Estimada María Lourdes, en nuestra humilde opinión no existe ninguna disposición normativa que impida que un sucesorio iniciado con un notario termine ante otra notaría. Debería operar como con los expedientes judiciales, el notario “saliente” debería indicar que no se le adeuda suma alguna y que no tiene objeción en que la dirección legal la asuma otro colega.

No se debe Confundir la formalidad, con la naturaleza de un acto y sus

Efectos, con lo sustancial. Todo testamento por ejemplo, es fiel esclavo de una forma, so sensible pena de nulidad, pero los hay en escritura pública y en documento privado. Siempre son solemnes, pero el tener jerarquía de instrumento público para su validez, no esta solo comprometida la forma, sino además lo sustancial del acto.

Es por lo cual una vez mas hay que señalar a mi juicio como lo explica la doctrina, unánimemente es la diferencia entre la escritura y el acta. “Entre todos los instrumentos públicos protocolares que autoriza el escribano hay una diferencia sustancial que si bien parece incipiente … la doctrina ha desarrollado profundamente y que tiene una relevancia trascendental.

Se trata de distinción entre las escrituras públicas en que las partes concurren

para otorgar un acto o negocio jurídico, donde la voluntad para declarar, modificar, transferir derechos y obligaciones es sustancial, y en las actas en que el requerimiento se formula con relación a la comprobación documental de hechos que el escribano percibe por sus sentidos, … (Rubén Augusto Lamber La Escritura Pública, Tomo I página 132)

La escritura pública ofrece una gama innegable de beneficios. Me resulta sorprendente, en este foro tener que mencionar los beneficios del documento protocolar concretamente de la escritura pública, pero la circunstancia lo amerita.

Tiene efectos ejecutivos. Es plena prueba en un proceso (en detrimento de prueba testimonial, inclusive hay jurisprudencia al respecto).

Veamos el Código Procesal Civil;

Artículo 370.- Valor probatorio.

Los documentos o instrumentos públicos, mientras no sean argüidos de falsos, hacen

plena prueba de la existencia material de los hechos que el oficial público afirme en ellos haber realizado él mismo, …

Además el instrumento público nos da el beneficio de la fecha cierta, que es la certeza de la existencia jurídica de un documento en un momento dado. Si posibilidad de alterar su datación, elemento indispensable en un proceso.

Artículo 380.- Fecha cierta.

La fecha cierta de un documento privado no se contará respecto de terceros, sino

desde que se verifique uno de los hechos siguientes:

1)…

2)…

3) La presentación del documento ante un notario, a fin de que se autentique la fecha

en que se presenta.

Un documento extra protocolar no cuenta con esta virtud, la de fecha cierta. No tiene efectos ejecutivos, no es plena prueba, no tiene implícita, como en la escritura pública la garantía asesora del Notario, su compromiso profesional, sin mencionar lo oficial y simple que puede ser su reproductibilidad en caso de extravió o deterioro. Todo lo anterior, resulta medular en la atención de un proceso, como es el sucesorio, especialmente en su inicio, donde a mi modo de ver las cosas hay daciones de voluntad, declaración de situaciones jurídicas etc.

Como mencioné en el acta el Notario narra algo que ocurrió, un hecho, suceso, o acontecimiento. Por otro lado en la escritura se realiza la declaración, extinción, cancelación, modificación, nacimiento, de derechos obligaciones, o situaciones jurídicas. En la Escritura Pública donde se inicia un proceso sucesorio hay actos constitutivos, y repito daciones de voluntad que requieren asesoría y compromiso del fedatario. Lo que podría ser, por ejemplo el nombramiento del albacea; ¿cómo se podría nombrar tratándose de un acta?

Es lo cierto que debemos procurar guardar un paralelismo, hasta donde sea posible del proceso sucesorio notarial al judicial. Sin embargo eso no se queda en la materialidad del expediente. Si la carátula es de cartulina o si se requiere o no que sea amarrado. Lo importante verdaderamente es conocer la ley Procesal y Civil y saber aplicarla a nuestro proceso. Por poner unos ejemplos, saber a quién le corresponde ser albacea, que tipo de poder se requiere para aceptar la herencia, los límites a la libertad testamentaria, ofrecer una adecuada asesoría en cuanto a los órdenes sucesorios en la sucesión legítima, etc. Ya que vemos demasiado la forma y no atendemos el fondo, va más allá que una meramente físico. Es como creer que si por ponernos un traje de torero ya por eso somos matadores.

Ya de por si nuestra función, es complicada y angustiosa. Ser notario provoca vértigo y da paranoia. Ahora más que nunca, los notarios de Costa Rica, tenemos que créenosla, saber vender las bondades de nuestro producto y cobrar dignamente por él. Ejercer la función lo mejor posible y que así sea reconocido. Este es el verdadero error, no saber asumir dignamente la función, no ofrecer los beneficio de la investidura y no saber cobrar por ello. Por eso, no creo que no sea un problema de mera formalidad, ni que sea un asunto tan simple.

Gracias.

Como lo indiqué en mi primer comentario del foro anterior, las confusiones han sido fomentadas por la propia DNN, por cuanto en diferentes momentos, ha emitido el criterio que las actuaciones en este tipo de procesos, “pueden” ser protocolares y extraprotocolares, tal y como actualmente lo establece el artículo 62 de los Lineamientos, que literalmente dice:
“Artículo 62. Forma de las actuaciones. Las actuaciones podrán ser protocolares o extraprotocolares, sin embargo, cuando la ley o los requerimientos establecidos por las oficinas públicas exijan determinada actuación en forma protocolar, el notario no podrá obviar ese requisito. Igual criterio se aplicará para las intervenciones formuladas por las partes o terceros.”

Parece, pertinente solicitar a don Melvin, gestionar ante el Consejo, la reforma de ese artículo para que se ajuste a lo dispuesto por el artículo 130 y de esa forma, acabar de una vez por todas con cualquier tipo de confusión.

Comparto lo manifestado por Don Roberto, lamentablemente el señor Mora da un matiz narcisista en sus comentarios.

SALUDOS.
Al señor Roberto Mata, favor leer cuidadosamente el comentario aquí publicado junto con los artículos 130 del Código Notarial y 62 de los Lineamientos actuales y vigentes, y encontrará la respuesta justamente dentro de las excepciones a la regla.
Por otra parte, la actuación puede, repito puede, ser protocolar, pero no debe serlo, excepto, repito, excepto, en los casos de excepción que la misma normativa notarial vigente estipula, entre ellos, por ejemplo, el que usted señala.

Perdón: Es “EXACERBACIONES”‘