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Posición de la DNN sobre acto de apertura de sucesorios notariales

En relación con la polémica en cuanto a si el acto inicial en los procesos sucesorios notariales debe otorgarse en escritura pública o mediante acta, así como otras inquietudes planteadas por estimados suscriptores en este blog, nos permitimos transcribir a continuación la explicación que gentilmente nos remitió el Lic. Melvin Rojas Ugalde,  Director Ejecutivo a.i. de la Dirección Nacional de Notariado.

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«En mi condición de Director Ejecutivo (ad ínterim) de la Dirección Nacional de Notariado, y observando la tergiversación y confusión que sobre este asunto tan sencillo se está haciendo, y que incide en la función fiscalizadora que por reserva legal le corresponde al Director Ejecutivo de la DNN (Artículo 23 inciso g) Código Notarial), y considerando que la comunidad notarial debe conocer cuál es mi postura, misma que observarán los Fiscales al ejecutar las inspecciones notariales, estimo imperativo intervenir sucintamente en procura de poner punto final a este asunto y brindar tranquilidad y certeza a los Notarios.

En primer lugar la postura del señor Mora para efectos de fiscalización notarial no está autorizada. Lo relevante es la existencia de rogación, ante la imposibilidad de que la actuación del notario sea de carácter oficiosa.  La norma y principio general sobre la rogación que observamos en el numeral 36 del Código Notarial no dispone solemnidad ni formalidad especial, norma que entonces se debe contextualizar con el artículo 130 ibídem.  La normativa del CPC comentada en este blog se refiere a otra modalidad de proceso sucesorio notarial que antecede al Código Notarial.

No cabe hacer diferencia donde la Ley no lo hace.  La norma (art. 36 del Código Notarial) alude a ACTA, a secas, no refiere a acta notarial, que claramente está regulada en otro apartado, y que evidentemente sí constituye un instrumento público. El legislador conoce perfectamente qué es y qué significa una escritura pública.  Cuando el legislador ha estimado que esta solemnidad deba ser utilizada para algún acto o contrato, así lo ha dicho expresamente.  Al respecto, sobran los ejemplos en el ordenamiento jurídico tales como el poder especial para asuntos inscribibles, los poderes generales o generalísimos, la donación de ciertos bienes muebles, la donación de inmuebles, las actuaciones inscribibles, las reserva de nombre y prioridad, etc. etc. Si el legislador hubiera querido esta especial y particular solemnidad protocolar respecto del acto o acta de rogación escrita que da inicio al procedimiento sucesorio notarial, el legislador entonces habría sido claro y expreso en exigirlo.

Lo relevante es que exista la rogación; es inadmisible que por vía de interpretación o postura académica se pueda o pretenda exigir la solemnidad de escritura pública, pues lo más favorable para el usuario del servicio público notarial (potestad pública del Estado delegada en particulares), es la modalidad extraprotocolar, como bien estipula la misma norma 130 del Código Notarial. Si se equivocaron al redactar el Código Notarial, no es desde la academia ni por interpretación que se pueda crear tal requisito o solemnidad.

En otro orden, el notario DEBE utilizar en todas las actuaciones su papel de seguridad notarial, con las únicas excepciones que estipula la normativa vigente. Los exhorto a revisar los Lineamientos actuales y vigentes desde el 05 de junio del 2013, en particular los artículos 58, 62 y 65.

La solemnidad o formalidad de que la rogación conste en escritura no será exigida, eso sí, la rogación escrita sí debe existir como también debe existir materialmente el expediente confeccionado, “armado” al día, en forma cuidadosa, limpia, ordenada, con carátulas o tapas de cartulina gruesa, foliado, amarrado, cronológicamente conformado, con el contenido sustantivo y procedimental completo, etc., tal cual si fuera un expediente de un proceso sucesorio judicial.  No debe estar desordenado, con la informalidad de tener los papeles sueltos en un folder y no es sino hasta que sean requerido por el Fiscal que se procede a ordenarlo, acomodarlo y completarlo (nadie llega al Poder Judicial a ver un expediente de proceso sucesorio y justo en ese momento lo confeccionan y ordenan).

A todo lo anterior, le debemos sumar el texto y contexto de la Ley 8220; si tal solemnidad o formalidad de escritura pública no está prevista en forma expresa en una Ley o Reglamento, no cabe su exigencia.

Finalmente la actuación notarial bajo la modalidad de pluralidad de notarios o CONOTARIADO, está reservada para la actuación PROTOCOLAR, no así para la extraprotocolar (Artículos 20 y 123 del Código Notarial, y 50 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial). ESPERO LES RESULTE DE UTILIDAD Y TRANQUILIDAD ESTE LIGERO Y SUCINTO APORTE.»  (Comentario del Lic. Melvin Rojas Ugalde, Director Ejecutivo a.i. de la  Dirección Nacional de Notariado)

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

3 de 13 Comentarios

  1. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZ • 29 noviembre, 2016

    Mi estimada licenciada Pacheco, una consulta. Un proceso sucesorio notarial puede iniciar con un notario y terminar con otro, esto por cuanto se da una cesión de derechos sucesorios. Muchas gracias

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 noviembre, 2016

      Estimada María Lourdes, en nuestra humilde opinión no existe ninguna disposición normativa que impida que un sucesorio iniciado con un notario termine ante otra notaría. Debería operar como con los expedientes judiciales, el notario “saliente” debería indicar que no se le adeuda suma alguna y que no tiene objeción en que la dirección legal la asuma otro colega.

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  2. HERMAN MORA VARGAS • 24 septiembre, 2013

    Pese a la simpatía que me genera don Melvin, Director Nacional del Notariado interino, no puedo dejar pasar por alto sus afirmaciones, en relación al tema de la apertura de los sucesorios. No busco eternizar la discusión, (con esto termino) por lo que seré muy concreto en señalar mi opinión en cuanto a la forma que debe seguir la apertura de un sucesorio. Es claro que no emito una posición oficial, eso le corresponde a Don Melvin como él ha dicho. Es decir, él es el que manda. Yo cumplo con expresar mi criterio. Por otro lado si el tema fuera tan sencillo no ameritaría la larga respuesta que don Melvin se esmeró en ofrecer. Al revés, creo que el error es verlo simplistamente.

    No se debe Confundir la formalidad, con la naturaleza de un acto y sus

    Efectos, con lo sustancial. Todo testamento por ejemplo, es fiel esclavo de una forma, so sensible pena de nulidad, pero los hay en escritura pública y en documento privado. Siempre son solemnes, pero el tener jerarquía de instrumento público para su validez, no esta solo comprometida la forma, sino además lo sustancial del acto.

    Es por lo cual una vez mas hay que señalar a mi juicio como lo explica la doctrina, unánimemente es la diferencia entre la escritura y el acta. “Entre todos los instrumentos públicos protocolares que autoriza el escribano hay una diferencia sustancial que si bien parece incipiente … la doctrina ha desarrollado profundamente y que tiene una relevancia trascendental.

    Se trata de distinción entre las escrituras públicas en que las partes concurren

    para otorgar un acto o negocio jurídico, donde la voluntad para declarar, modificar, transferir derechos y obligaciones es sustancial, y en las actas en que el requerimiento se formula con relación a la comprobación documental de hechos que el escribano percibe por sus sentidos, … (Rubén Augusto Lamber La Escritura Pública, Tomo I página 132)

    La escritura pública ofrece una gama innegable de beneficios. Me resulta sorprendente, en este foro tener que mencionar los beneficios del documento protocolar concretamente de la escritura pública, pero la circunstancia lo amerita.

    Tiene efectos ejecutivos. Es plena prueba en un proceso (en detrimento de prueba testimonial, inclusive hay jurisprudencia al respecto).

    Veamos el Código Procesal Civil;

    Artículo 370.- Valor probatorio.

    Los documentos o instrumentos públicos, mientras no sean argüidos de falsos, hacen

    plena prueba de la existencia material de los hechos que el oficial público afirme en ellos haber realizado él mismo, …

    Además el instrumento público nos da el beneficio de la fecha cierta, que es la certeza de la existencia jurídica de un documento en un momento dado. Si posibilidad de alterar su datación, elemento indispensable en un proceso.

    Artículo 380.- Fecha cierta.

    La fecha cierta de un documento privado no se contará respecto de terceros, sino

    desde que se verifique uno de los hechos siguientes:

    1)…

    2)…

    3) La presentación del documento ante un notario, a fin de que se autentique la fecha

    en que se presenta.

    Un documento extra protocolar no cuenta con esta virtud, la de fecha cierta. No tiene efectos ejecutivos, no es plena prueba, no tiene implícita, como en la escritura pública la garantía asesora del Notario, su compromiso profesional, sin mencionar lo oficial y simple que puede ser su reproductibilidad en caso de extravió o deterioro. Todo lo anterior, resulta medular en la atención de un proceso, como es el sucesorio, especialmente en su inicio, donde a mi modo de ver las cosas hay daciones de voluntad, declaración de situaciones jurídicas etc.

    Como mencioné en el acta el Notario narra algo que ocurrió, un hecho, suceso, o acontecimiento. Por otro lado en la escritura se realiza la declaración, extinción, cancelación, modificación, nacimiento, de derechos obligaciones, o situaciones jurídicas. En la Escritura Pública donde se inicia un proceso sucesorio hay actos constitutivos, y repito daciones de voluntad que requieren asesoría y compromiso del fedatario. Lo que podría ser, por ejemplo el nombramiento del albacea; ¿cómo se podría nombrar tratándose de un acta?

    Es lo cierto que debemos procurar guardar un paralelismo, hasta donde sea posible del proceso sucesorio notarial al judicial. Sin embargo eso no se queda en la materialidad del expediente. Si la carátula es de cartulina o si se requiere o no que sea amarrado. Lo importante verdaderamente es conocer la ley Procesal y Civil y saber aplicarla a nuestro proceso. Por poner unos ejemplos, saber a quién le corresponde ser albacea, que tipo de poder se requiere para aceptar la herencia, los límites a la libertad testamentaria, ofrecer una adecuada asesoría en cuanto a los órdenes sucesorios en la sucesión legítima, etc. Ya que vemos demasiado la forma y no atendemos el fondo, va más allá que una meramente físico. Es como creer que si por ponernos un traje de torero ya por eso somos matadores.

    Ya de por si nuestra función, es complicada y angustiosa. Ser notario provoca vértigo y da paranoia. Ahora más que nunca, los notarios de Costa Rica, tenemos que créenosla, saber vender las bondades de nuestro producto y cobrar dignamente por él. Ejercer la función lo mejor posible y que así sea reconocido. Este es el verdadero error, no saber asumir dignamente la función, no ofrecer los beneficio de la investidura y no saber cobrar por ello. Por eso, no creo que no sea un problema de mera formalidad, ni que sea un asunto tan simple.

    Gracias.

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