En relación con la polémica en cuanto a si el acto inicial en los procesos sucesorios notariales debe otorgarse en escritura pública o mediante acta, así como otras inquietudes planteadas por estimados suscriptores en este blog, nos permitimos transcribir a continuación la explicación que gentilmente nos remitió el Lic. Melvin Rojas Ugalde,  Director Ejecutivo a.i. de la Dirección Nacional de Notariado.

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«En mi condición de Director Ejecutivo (ad ínterim) de la Dirección Nacional de Notariado, y observando la tergiversación y confusión que sobre este asunto tan sencillo se está haciendo, y que incide en la función fiscalizadora que por reserva legal le corresponde al Director Ejecutivo de la DNN (Artículo 23 inciso g) Código Notarial), y considerando que la comunidad notarial debe conocer cuál es mi postura, misma que observarán los Fiscales al ejecutar las inspecciones notariales, estimo imperativo intervenir sucintamente en procura de poner punto final a este asunto y brindar tranquilidad y certeza a los Notarios.

En primer lugar la postura del señor Mora para efectos de fiscalización notarial no está autorizada. Lo relevante es la existencia de rogación, ante la imposibilidad de que la actuación del notario sea de carácter oficiosa.  La norma y principio general sobre la rogación que observamos en el numeral 36 del Código Notarial no dispone solemnidad ni formalidad especial, norma que entonces se debe contextualizar con el artículo 130 ibídem.  La normativa del CPC comentada en este blog se refiere a otra modalidad de proceso sucesorio notarial que antecede al Código Notarial.

No cabe hacer diferencia donde la Ley no lo hace.  La norma (art. 36 del Código Notarial) alude a ACTA, a secas, no refiere a acta notarial, que claramente está regulada en otro apartado, y que evidentemente sí constituye un instrumento público. El legislador conoce perfectamente qué es y qué significa una escritura pública.  Cuando el legislador ha estimado que esta solemnidad deba ser utilizada para algún acto o contrato, así lo ha dicho expresamente.  Al respecto, sobran los ejemplos en el ordenamiento jurídico tales como el poder especial para asuntos inscribibles, los poderes generales o generalísimos, la donación de ciertos bienes muebles, la donación de inmuebles, las actuaciones inscribibles, las reserva de nombre y prioridad, etc. etc. Si el legislador hubiera querido esta especial y particular solemnidad protocolar respecto del acto o acta de rogación escrita que da inicio al procedimiento sucesorio notarial, el legislador entonces habría sido claro y expreso en exigirlo.

Lo relevante es que exista la rogación; es inadmisible que por vía de interpretación o postura académica se pueda o pretenda exigir la solemnidad de escritura pública, pues lo más favorable para el usuario del servicio público notarial (potestad pública del Estado delegada en particulares), es la modalidad extraprotocolar, como bien estipula la misma norma 130 del Código Notarial. Si se equivocaron al redactar el Código Notarial, no es desde la academia ni por interpretación que se pueda crear tal requisito o solemnidad.

En otro orden, el notario DEBE utilizar en todas las actuaciones su papel de seguridad notarial, con las únicas excepciones que estipula la normativa vigente. Los exhorto a revisar los Lineamientos actuales y vigentes desde el 05 de junio del 2013, en particular los artículos 58, 62 y 65.

La solemnidad o formalidad de que la rogación conste en escritura no será exigida, eso sí, la rogación escrita sí debe existir como también debe existir materialmente el expediente confeccionado, “armado” al día, en forma cuidadosa, limpia, ordenada, con carátulas o tapas de cartulina gruesa, foliado, amarrado, cronológicamente conformado, con el contenido sustantivo y procedimental completo, etc., tal cual si fuera un expediente de un proceso sucesorio judicial.  No debe estar desordenado, con la informalidad de tener los papeles sueltos en un folder y no es sino hasta que sean requerido por el Fiscal que se procede a ordenarlo, acomodarlo y completarlo (nadie llega al Poder Judicial a ver un expediente de proceso sucesorio y justo en ese momento lo confeccionan y ordenan).

A todo lo anterior, le debemos sumar el texto y contexto de la Ley 8220; si tal solemnidad o formalidad de escritura pública no está prevista en forma expresa en una Ley o Reglamento, no cabe su exigencia.

Finalmente la actuación notarial bajo la modalidad de pluralidad de notarios o CONOTARIADO, está reservada para la actuación PROTOCOLAR, no así para la extraprotocolar (Artículos 20 y 123 del Código Notarial, y 50 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial). ESPERO LES RESULTE DE UTILIDAD Y TRANQUILIDAD ESTE LIGERO Y SUCINTO APORTE.»  (Comentario del Lic. Melvin Rojas Ugalde, Director Ejecutivo a.i. de la  Dirección Nacional de Notariado)