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Responsabilidad notarial por tramitación de documentos privados

Muy interesante información nos compartió el Lic. Rolando Brenes Vindas sobre el tema de la referencia.    Nos explicaba don Rolando que fue contratado para la formalización de un contrato de prenda.  Expresamente le solicitó su cliente confeccionarlo en documento privado a fin de que los honorarios se limitaran a la suma de ¢15,000 por  la  autenticación de firma de la  parte deudora. Sabiendo que el documento requeriría ser impreso en su papel de seguridad así como de una boleta de seguridad notarial, prefirió consultar al Consejo Superior Notarial sobre la extensión de su responsabilidad notarial.

Fueron sus cuestionamientos los siguientes:

1. ¿Asume el notario público responsabilidad notarial por el contenido del documento cuando aparte de autenticar imprime el contrato privado, acto o solicitud en su papel de seguridad sin que medie asesoría sobre el contenido del acto o contrato?

2. ¿Asume el notario público responsabilidad notarial por la no inscripción de un acto o contrato privado, o el rechazo de una solicitud, impresos en su papel de seguridad y haciendo uso de su boleta de seguridad, ante defectos de contenido que presenten, aunque el notario público manifieste que no participó en la redacción del documento?

3. ¿Existe una presunción legal iuris et de jure de que si se hizo uso del papel de seguridad del notario público, éste participó en la redacción del contrato?

4. Si los servicios notariales son solicitados en razón de que debe hacerse uso del papel y boleta de seguridad del notario como única forma en que un ciudadano pueda acceder a un registro público, ¿Debe el notario público pasar a asesorar sobre el contenido del documento privado, o el uso de los dos mecanismos de seguridad dichos deben tenerse como accesorios y necesarios en la autenticación de las firmas sin que se implique responsabilidad notarial alguna respecto del contenido u objetivo final del ciudadano?

A solicitud del Consejo Superior Notarial, la Dirección Nacional de Notariado emitió el oficio DE-DNN- 0475  el pasado 21 de junio.

Transcribimos a continuación parte de la respuesta brindada.  Si desea conocer el texto completo del oficio indicado haga clic a continuación:  DE-DNN-0475:

«El notario público debe plasmar contratos o actos en su papel de seguridad cuando los mismos sean producto de su actuación notarial.  El uso del papel de seguridad es personalísimo y por consiguiente el notario no puede facilitarlo para que terceros plasmen allí actos o contratos para su posterior autenticación, a menos que sean redactados y elaborados por el mismo notario, en cuyo caso asume la responsabilidad por su contenido.

Si la actuación notarial es un documento privado se limita a la autenticación de las firmas de las partes, así debe consignarse expresamente en la razón de autenticación.

El notario debe inscribir los documentos que autorice y sean inscribibles. La actuación notarial en los documentos no inscribibles, el notario debe limitar expresamente a qué consiste su actuación y servicio respecto del usuario o administrado.

En razón del fin social que cumple la función notarial, así como en atención a su deber de excusa ante causa justa, moral o legal, el notario público debe hacer una valoración del documento que se le presenta, a fin de que con su actuación de autenticación de firmas no se materialice un documento cuyo contenido resulte evidente y manifiestamente inválido, ilegal, ineficaz o contrario a la moral.

El Registro Nacional posee autorización legal (Artículo 29 Ley 3883) para determinar los mecanismos de seguridad que deben usar los notarios o usuarios en los trámites registrales por lo que esta Dirección como entidad administrativa, por respeto a la jerarquía de las normas, no puede incidir en esa autodeterminación que dispuso el legislador al Registro Nacional mediante ley especial registral.» (Tomado textual del oficio DE-DNN-0475 de la DNN)

Considera el Licenciado Brenes que si bien la respuesta de la DNN atendió varios de los puntos cuestionados, surgen a partir de la respuesta brindada,  nuevas inquietudes que será necesario formular a los órganos respectivos:

1. Si el notario debe siempre asesorar respecto del documento en el cual autentica firmas, ¿cómo cobra?, ¿por hora, o fracción de hora? (Habrá que consultar a la Comisión de Aranceles del Colegio de Abogados.)

2. Pareciera que no existe, entonces, la mera autenticación, es decir, sin asesoría. En los casos en que se indica que en la razón de autenticación puede incluirse una referencia a que no se redactó el documento porque viene en papel diferente al notarial (porque no es requerido por autoridad pública o privada), ¿de qué forma exime esta razón en cuanto a responsabilidad?, ¿o únicamente tiene por consecuencia una forma diferente de cobrar? (asesoría por hora más costo de la autenticación si el documento va en papel no notarial; y la tabla con sus mínimos en el cobro de la redacción de contratos privados en caso de ir en papel notarial, caso en el cual desconozco si se podría cobrar la autenticación o esta va implícita al cobrarse por la redacción –al igual como ocurre con una escritura, donde no se cobra por la autenticación, o más bien, autorización. ).

3. Si el documento es registrable o con efectos específicos en una oficina pública, ¿tiene el notario igual responsabilidad ya sea que el documento vaya en papel notarial o en papel común (con autenticación notarial en ambos casos)? Esto porque se indica en la respuesta de la DNN que el notario siempre debe revisar la legalidad y la eficacia (sinónimo de registrable) del documento, lo cual requiere conocer claramente la estructura administrativa, los requisitos no siempre unificados de la oficina en específico, dejando de lado la imposibilidad real para el notario de conocer los requisitos técnicos de determinadas peticiones especializadas (donde surge de nuevo la vieja pero inconclusa discusión sobre si entonces se actúa como notario o como abogado).

Agradecemos a don Rolando esta importante información que puso en nuestro conocimiento.   Trataremos de dar seguimiento a estos cuestionamientos para informarles tan pronto obtengamos respuesta de los entes respectivos.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

4 de 4 Comentarios

  1. Analive Matamoros • 24 octubre, 2013

    Estoy de acuerdo con los dos comentarios anteriores ya que me parece que el deber de asesoría es sumamente importante, si un usuario nos pide «hacer un papelito» y ese «papelito» no se ajusta a la legalidad, estaríamos incumpliendo lo establecido por el inciso d) del Artículo 7 del Código Notarial. Yo en mi caso particular, me negaría a hacer ese documento, pues el día de mañana hay problemas entre las partes contratantes y nos podemos ver envueltos en ese problema, simplemente por hacer lo que el usuario dice. Recordemos que siempre nos echan la culpa de todo a los notarios y eso es muy común en el usuario. Para evitar, lo mejor es cumplir con nuestro deber que es explicar el por qué no es conveniente hacer un documento que no cumpla con lo que la ley establece, que lo correcto es hacerlo en escritura pública e inscribirlo en el Registro. Por otra parte, es cierto que la DNN ha cambiado de actitud y ahora están más amables, antes uno llamaba y lo que recibía era la regañada pues a mí me pasó, y cuando insistí pues me precisaba el consejo, lo que me contestaron fue: «usted es notaria y tiene que saberlo y si no, haga la consulta por escrito y le tardará x cantidad de días». Yo también felicito a la DNN por el cambio de actitud ya que hace poco hice una consulta y me fue aclarada de excelente manera.

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  2. michelle garcia • 24 octubre, 2013

    Excelente aclaración por parte de la DNN, quiero felicitar como siempre lo he hecho a Master Lex a la Lic. Pacheco por este espacio tan importante, y ,muy especialmente al Licenciado Melvin Rojas, porque vemos el interés en evacuar nuestras dudas, y las ganas de hacer bien las cosas(lástima que su nombramiento es interino), situación que antes no se daba, en el pasado hice una consulta, lejos de evacuarla, porque no me ayudaron, me regañaron indicándome que un notario debía saber, obvio, pero hay dudas razonables como la que tenia el Lic, Brenes, que quien mejor que nuestra Dirección para evacuarlas. felicitaciones,.

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  3. lic. michel salim semaan khachab. • 23 octubre, 2013

    ESTIMADOS LECTORES.
    EN RELACION A LO QUE EXPONE EL COLEGA EN ESTE SITIO Y LA RESPUESTA DADA AL RESPECTO, CREO IMPORTANTE INSISTIR EN QUE EL PAPEL DEL NOTARIO CONSISTE TAMBIEN EN ASESORAR AL CLIENTE Y EXPLICARLE QUE NO TENDRA EFECTOS REGISTRALES UNA PRENDA CONSTITUIDA MEDIANTE DOCUMENTO PRIVADO.
    PREGUNTO YO, PODRIA O DEBERIA EL NOTARIO RECHAZAR LA PETICION DE REALIZAR DICHO TRABAJO? CONSIDERO QUE SI , PORQUE LA RESPONSABILIDAD DEL NOTARIO ES EFECTUAR UN TRABAJO QUE TENGA VALOR LEGAL EN FORMA COMPLETA YA QUE LA PERSONA QUE SOLICITA EL CONTRATO ES UNA PERSONA DESCONOCEDORA DEL DERECHO Y ACUDE ANTE UN NOTARIO EN BUSCA DE AYUDA PROFESIONAL.
    AQUI VIENE EL PAPEL DEL PROFESIONAL QUIEN DEBERA SER FIRME Y EXPLICARLE AL CLIENTE LA IMPOSIBILIDAD DE EFECTUAR TAL CONTRATO DE ESTA O OTRA MANERA.
    GRACIAS.

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    • Lic. Rolando Brenes Vindas • 24 octubre, 2013

      El artículo 537 del Código de comercio permite que se constituya prenda en documento privado para los casos que ahí se indican. El punto estaría en lo siguiente: ¿ese documento privado puede otorgarlo la parte y el notario únicamente autentica una firma?, ¿o el documento privado debe redactarlo el notario? Este es el punto que aclara la DNN. En entendible que la relación entre la Administración Pública y el ciudadano se busque sea lo más directa y fluida posible, y por ello únicamente en algunos casos se solicita la intervención puntual de un notario o un abogado. Esto también queda aclarado en cuanto a que la intervención de un notario no puede ser tan puntual, y encontes la relación de la Administración con el administrado requiere en unos casos que intervenga el notario. En algunos registros del Nacional se nota que la intervención del notario ha sido más informal, por decirlo de alguna forma, en tanto que en otros su intervención es plena (como el inmobiliario).

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