Admisibilidad de Documentos Ventanilla Digital: nuevos requisitos

Aparece hoy la publicación en La Gaceta No. 93 de la Circular Administrativa DGL-0007-2023 dirigida a todos los Registros así como a la Dirección de Servicios del Registro Nacional denominada: Admisibilidad de los documentos tramitados mediante la plataforma de “Ventanilla Digital” con el «propósito de mantener unificados y actualizados los criterios de calificación e inscripción entorno a los documentos presentados por esa vía.»

En los CONSIDERANDOS de la Circular se establece que la entrada en vigencia del Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en Soporte Electrónico  del Consejo Superior Notarial, así como la reforma reciente del artículo 11 de los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial,  y el incremento en la utilización de la “Ventanilla Digital”   hacen necesaria la emisión de estas regulaciones, las cuales serán exigibles a partir del día de su publicación en el diario oficial.

No cabe duda que a partir de hoy deberán los notarios cumplir, entre otros, con los mínimos en los tamaños y los tipos de letra autorizados en los testimonios y documentos que tramiten ante el Registro Nacional so pena de que les sean devueltos con el correspondiente defecto. En otros casos, como se establece en la Circular en comentario, la sanción al incumplimiento de estas disposiciones será la cancelación al Diario de los documentos presentados.

Transcribimos textualmente a continuación:   (Si desea ver el contenido completo de la Circular descárguela aquí.)

I.—Sobre la Admisibilidad Documentos por Medio de Ventanilla Digital.

1. Instrumentos Públicos: En los testimonios tramitados mediante el servicio de “Ventanilla Digital”, necesariamente debe darse una completa desmaterialización, para dar paso a un archivo digital en formato PDF que contenga la reproducción de la escritura matriz, junto con su correspondiente engrose debidamente firmado digitalmente por el notario autorizante. La presentación de estos testimonios debe ajustarse a lo establecido en el artículo 11 de los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial, modificado mediante acuerdo N° 7 de la sesión ordinaria N° 6 del Consejo Superior Notarial, a saber:

“Artículo 11.—Papel a utilizar. Tamaño de letra.
En la expedición de cualquier documento notarial extraprotocolar en soporte físico, el notario utilizará su papel de seguridad. El uso de documentos notariales extraprotocolares en soporte electrónico está permitido, para lo cual deberá referirse el notario a la normativa al efecto dispuesta por el Consejo Superior Notarial, que determina las características de seguridad que debe cumplir. En la elaboración de documentos notariales protocolares se utilizarán caracteres respetando un tamaño mínimo de letra diez, y en los documentos notariales extraprotocolares indistintamente del soporte utilizado se deberá respetar un tamaño mínimo de letra doce. El Notario deberá respetar el uso de un tipo de letra estándar cuando se utilicen medios mecánicos o electrónicos, pudiendo optar por utilizar Arial, Times New Roman, Verdana o Calibri, con el fin de garantizar que el contenido sea legible.” (La negrita no responde al original)

2. Documentos Privados Autenticados: Los títulos sujetos a inscripción que no se configuren en un instrumento público, pero que sí requieran de autenticación notarial, podrán ser escaneados para ser tramitados mediante el sistema de ventanilla digital, y la autenticación de la firma del solicitante deberá realizarse de conformidad con lo que establecen los artículos 11, 12 y 14 del “Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en Soportes Electrónicos” emitido por la Dirección Nacional de Notariado.

3. Documentos Judiciales y Administrativos Inscribibles:
Resulta improcedente la presentación de documentos físicos escaneados judiciales y administrativos inscribibles en el sistema de “Ventanilla Digital”. Toda información que conste en este tipo de documentos queda excluida del marco jurídico de calificación registral en este sistema.

4. Documentos Complementarios: Procederá adjuntar a solicitudes o testimonios en formato digital, la imagen de documentos en formato físico que, debido a su naturaleza, sean imprescindibles para concretar una determinada inscripción, siempre y cuando estos, no alberguen en sí mismos la rogación u ordenanza aportada, debiendo conformarse en un solo archivo bajo la firma digital del notario público que presenta el documento.

5. Documentos Adicionales: Para efectos de que la relación de asientos pueda ser hecha de manera efectiva por los anotadores del Diario en el caso de documentos adicionales, el Notario Público debe hacer una manifestación clara en ese sentido dentro del archivo PDF con el que incluye la escritura adicional, indicando las citas del documento principal. Se recomienda que la indicación se haga en la primera página del archivo, incluso antes del texto del testimonio de la escritura adicional.

II.—Sobre las Consecuencias del Incumplimiento de las Anteriores Disposiciones.

En caso de incumplimiento de las anteriores disposiciones deberá procederse a:

A. Cancelar al Diario la Presentación cuando:

a. Se presenten imágenes, escaneos, fotos, copias o constancias de testimonios de instrumentos públicos impresos físicamente, o cualquier documento que no pueda ser considerado como un testimonio digital desmaterializado.

b. Se presenten imágenes escaneadas de documentos judiciales o administrativos que contengan ordenanzas o solicitudes con efectos inscribibles, aún y cuando sean expedidos por los funcionarios competentes.

c. Se presenten documentos privados que no se ajusten a los supuestos de admisibilidad establecidos en la presente circular.

d. Se presenten actos o convenios relacionados al derecho de familia, tales como resoluciones judiciales o laudos extrajudiciales ejecutables, capitulaciones matrimoniales y cualquier otro similar.

B. Consignar el respectivo defecto cuando:

a. Se presenten de manera adjunta, documentos físicos escaneados expedidos por funcionarios judiciales o administrativos que contengan ordenanzas o solicitudes con efectos inscribibles. En cuyo caso, la subsanación se realizaría a través de la presentación física de ese documento adjunto de modo erróneo a la presentación principal, el cual, al tenor del artículo 9 de la Ley de Creación del Registro Nacional, se inscribiría con un código prioritario, bajo el supuesto de que el único defecto o documento pendiente de inscripción, es el testimonio presentado en “Ventanilla Digital”.

b. Se ingresen a “Ventanilla Digital”, imágenes de documentos complementarios físicos escaneados que, aunque imprescindibles para concretar una determinada inscripción al corregir defectos en presentaciones tramitadas por esa vía; se incluyan sin adjuntar la debida escritura adicional o razón notarial firmada digitalmente según sea el caso, necesaria para su admisión.

c. Se presenten testimonios que incumplan el tipo de letra y tamaño indicados en el artículo 11 de los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial; en cuyo caso el documento no será calificado en espera que se subsane el defecto mediante un nuevo testimonio digital que cumpla con las formalidades dispuestas por el Consejo Superior Notarial.

Se deroga la Circular DGL-0016-2020, publicada en La Gaceta Digital del 15 de julio de 2020 y sus reformas.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial