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Tramitación digital de testimonios en el Registro ya es una alternativa

«En plena congruencia con la política país de “Gobierno Digital”, la cual, básicamente tiene por objetivo, procurar la simplificación de trámites administrativos mediante el uso de técnicas digitales.»  (…)  El Registro Nacional «... ha puesto en marcha el servicio “Ventanilla Digital”, cuya finalidad es, implementar el trámite de documentos, mediante la presentación y recepción en formato digital de actos o contratos sujetos a inscripción, en los cuales medie la intervención de un Notario Público ante los Registros de Bienes Muebles, Inmobiliario y de Personas Jurídicas …»   (Tomado de la exposición de motivos de la Circular Administrativa DGL-0016-2019 publicada en La Gaceta 216 13-Nov-2019)

Expresamente se señala que la utilización de este  novedoso mecanismo de presentación implica la desmaterialización del testimonio físico de escritura que emite el Notario Público, para dar paso a un archivo digital en formato PDF que contenga la reproducción de la escritura matriz más su correspondiente engrose.   No se trata por lo tanto de escanear el testimonio impreso de una escritura pública sino que el archivo de texto conteniendo la transcripción de la matriz con su respectivo engrose es firmado digitalmente por el Notario  y tramitado en esta nueva Ventanilla Digital.   

En la página web del Registro Nacional (www.rnpdigital.com) aparece ahora una nueva cejilla denominada: Ventanilla Digital   con el resumen de los requisitos técnicos necesarios para que los Notarios Públicos que lo deseen, que se encuentren inscritos ante la DNN y que cuenten con firma digital, puedan acceder a este novedoso mecanismo de tramitación electrónica de documentos.

Ante la consulta que ya nos han estado haciendo colegas en cuanto a la obligatoriedad de esta Ventanilla Digital, tenemos que decir que por lo menos de momento se presenta nada más como una alternativa a la tramitación en papel de los testimonios de escrituras públicas.  Es decir que será optativo para los Notarios y no obligatorio como sí es el caso de la constitución de sociedades mercantiles en el sistema CrearEmpresa.

De lo que hasta ahora hemos podido conocer de la Ventanilla Digital, nos permitimos resumir  los siguientes aspectos:

  • Se elimina el uso de papel de seguridad notarial y de la boleta de seguridad
  • La constancia del pago de los timbres e impuestos respectivos deberá hacerla el Notario necesariamente mediante razón con vista en el entero pagado, no pudiendo «pegarse»  los respectivos comprobantes de pago en el BCR.
  • El sello blanco y la firma autógrafa del Notario son reemplazados por su firma digital.
  • Unicamente los notarios autorizantes de las respectivas escrituras podrán ser quienes tramiten digitalmente la inscripción. de las mismas.  (Estamos consultando en caso de existir conotariado si se exige que sea el Notario en cuyo protocolo se autorizó la escritura quien realice la tramitación digital o si podrá hacerlo indistintamente cualquiera de los notarios intervinientes en el acto).
  • El archivo de texto debe guardarse en formato PDF y en papel de oficio, utilizando tipo de letra Arial 12, con 30 líneas por página, y ser firmado digitalmente.
  • Los defectos que sean señalados por los registradores a cargo de cada documento podrán ser subsanados mediante razones notariales o mediante escrituras adicionales que igualmente serán tramitadas de manera digital.
  • La presentación de documentos deberá realizarse en un horario de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. de Lunes a Viernes

Se señala en la Circular DGL-0016-2019 en comentario que partiendo de los resultados que se obtengan en esta primera etapa, así como de las posibilidades técnicas y recursos disponibles, la Administración irá ampliando o excluyendo los documentos, trámites, actos o contratos susceptibles de presentación por esta vía digital.   No encontramos que se establezca algún listado de esos documentos que sí serán admitidos a partir de este momento.  Intentaremos obtener más información al respecto para ampliar esta nota tan pronto nos sea posible.  En principio, cualquier acto o contrato podrá ser tramitado de esta forma.

En cuanto a los traspasos de vehículos,  nos explicaron vía chat  que el Registro Nacional habilitó para atender consultas sobre este tema, que una vez que los documentos queden inscritos se brinda un código alfanumérico que los interesados deberán presentar en cualquier sede del Registro a fin de obtener el respectivo título de propiedad.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

34 de 34 Comentarios

  1. Roberto Monestel • 18 julio, 2020

    Correcto ya que el envió de los testimonios en formato .PDF y firmado digitalmente funciona con el horario del diario único del Registro Nacional. Osea de 8:00 a 15:00 hrs. se indica en la aceptación de términos y condiciones de la página web.

  2. Lic. Carlos Riba • 07 febrero, 2020

    Qué proceso debe seguirse si necesito presentar una escritura adicional a otra previamente presentada en la ventanilla digital? O por ejemplo, cómo se presentaría un retiro sin inscribir en caso de ser necesario?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 09 febrero, 2020

      Ingresamos a la plataforma y no vemos contemplada la posibilidad de presentar escrituras adicionales, ni pareciera estar previsto el retiro sin inscribir de documentos en trámite. Vamos a consultar directamente a los encargados del sistema para poderles informar.

  3. Lic. Alberto Rivera • 28 noviembre, 2019

    Al incluir por razón notarial la constancia del pago de impuestos y timbres se ha de poner el número de entero o el número de tasación.

  4. Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

    Indicaciones sobre Servicio Ventanilla Digital del RN por Normalización Técnica del RN:

    Solo para recordarles algunos aspectos del servicio de Ventanilla Digital:

    El servicio es exclusivo para Notarios Públicos.
    El horario del servicio será de lunes a viernes de 8 am a 3 pm.
    Para utilizar el servicio el notario debe matricularse en la interfaz.
    La manera de autenticarse es por medio del certificado de firma digital.
    El notario debe estar habilitado por la Dirección Nacional de Notariado.
    El notario debe mantener actualizados sus datos personales (teléfono y correo electrónico).
    No requiere presentar los documentos en papel de seguridad.
    No debe adjuntar boleta de seguridad.
    El testimonio se debe transformar del procesador de texto a un archivo PDF y se firma digitalmente.
    El archivo no podrá exceder de 2.5 MB (mega bytes).
    Por página deben incluirse 30 líneas, letra tipo ARIAL 12, espacio interlineado.
    Debe incluirse el Engrose del Testimonio.
    Favor hacer referencia mediante razón notarial el pago de derechos y timbres.
    En documentos de Bienes Muebles procederá el escaneo de archivos privados en formato físico únicamente en aquellos casos en los cuales, debido a su naturaleza, estos sean imprescindibles para concretar una determinada inscripción (RTV, Marchamos, entre otros).
    Lo que se presenta en forma digital debe concluir por esta vía, De igual forma, aquellos documentos presentados en formato físico no podrán ingresar con posterioridad por medio de “Ventanilla Digital”.
    Por las especificaciones técnicas del servicio “Ventanilla Digital”, las escrituras adicionales deberán ser otorgadas ante el mismo Notario Público que autorizó la presentación de la escritura principal.
    Cuando corresponda, el edicto que debe ser publicado para tramitación de documentos relacionados con asociaciones, deberá ser retirado por el interesado en el Departamento de Reconstrucción y Actualización de la Información del Registro de Personas Jurídicas.

    • MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZ • 28 noviembre, 2019

      Excelente explicación Colega Monestel Solo una duda, cualquier windows es compatible, o hay alguno en especifico que no sea compatible. gracias

      • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 noviembre, 2019

        Vemos que en la página web con la información sobre esta «Ventanilla Digital» se indica lo siguiente : Puede accederse en cualquier computadora con sistema operativo de Microsoft compatible con Java 8 y con los controladores de Firma Digital.

  5. Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

    ¿En qué horario puedo presentar documentos en Ventanilla Digital?
    Usted puede ingresar y navegar en cualquier momento en el Servicio de Ventanilla Digital, únicamente la presentación de documentos está limitada en un horario de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. de lunes a viernes, conforme al artículo 29 del Reglamento del Registro Nacional respetando el Principio de Prioridad Registral.

  6. Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

    Puede realizar la consulta al servicio del chat en linea del Registro Nacional, o bien en la sección

    PREGUNTAS FRECUENTES DE LA PAGINA DEL SERVICIO DONDE INDICA:

    ¿Para el caso de Bienes Muebles, como obtengo el título de propiedad del bien?
    Si el trámite solicitado debe generar título de propiedad, al inscribir el documento se le enviará al correo electrónico registrado un código alfanumérico, el cual puede presentar en cualquier Sede del Registro Nacional para cajearlo por el título de propiedad correspondiente. Ejemplos: traspasos, inscripciones o cambios de características. El Notario es el único responsable del uso que se haga con el código que se remitió, puede delegar su canje a cualquier otra persona sin necesidad de autorización.

  7. Erika Castro Arguello • 27 noviembre, 2019

    Buenas tardes licenciada, primero darle las gracias por mantenernos al día tan eficientemente, a manera de aclaración el testimonio que se envía es de igual forma que en Crearempresa PDF firmado digital, pero se menciona «El archivo de texto debe guardarse en formato PDF y en papel de oficio, utilizando tipo de letra Arial 12, con 30 líneas por página» en papel de oficio se entiende en nuestro protocolo de referencia?. gracias

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 28 noviembre, 2019

      La escritura debe imprimirse y autorizarse como siempre en el protocolo del Notario. La diferencia es que ya no va a requerir imprimir el testimonio de ese instrumento público en papel, sino que el archivo de texto en su computadora es convertido a PDF y firmado por usted digitalmente. Ese archivo electrónico es el que se sube a la plataforma Ventanilla Digital. El documento en ese archivo PDF debe tener letra Arial 12 y constar de 30 líneas, tamaño de papel oficio e incluir al final el respectivo engrose. En CrearEmpresa en realidad lo que se llena es una plantilla con los datos de la sociedad que se está constituyendo. En la Ventanilla Digital no se tiene que llenar esa plantilla sino que lo que se envía es el texto completo del testimonio de la escritura en formato PDF y firmado digitalmente.

    • Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

      Ver en los términos y condiciones de aceptación del servicio. Allí detalla las reglas del mismo.

      Importante Leer y comprender con atención.

  8. Lic. Alberto Rivera • 26 noviembre, 2019

    Según las reglas para utilizar la ventanilla Digital ya no es necesaria la boleta de seguridad, pero al tratar de llenar la D-121 me la sigue pidiendo y no me permite continuar, como haremos en ese caso.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 noviembre, 2019

      Estimado don Alberto, ya elevamos la consulta a la Secretaría de la Dirección General del Registro sobre este importante tema que usted nos comenta.

  9. Lic. Alberto Rivera • 25 noviembre, 2019

    Buenas tardes.

    Tengo otra duda, seguirá funcionando Crearempresa para la inscripción de Sociedades o también se inscribirán en la Ventanilla Digital.

    • Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

      Si seguirá funcionando.

      Debido a que el servicio de Crear Empresas está regulado por una normativa especifica y un proceso diferente. Art 14. decreto N°37596-JP-Minae-Mag-Meic-S
      No aplicaría presentarlas por este medio.

      El nuevo servicio del RN es para facilitar la presentación y trámite, sin desplazarse físicamente.

  10. Analive Azofeifa Monge • 25 noviembre, 2019

    Me surge la pregunta: para efectos de las razones notariales ya que en crear empresa es por medio de volver a la plantilla y corregir el error y enviarlo de nuevo, pero en este caso se hace la razón y se envía como PDF, como lo notifican?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 noviembre, 2019

      Las notificaciones sobre el documento en trámite se reciben dentro de la misma plataforma del Registro. El Notario se da cuenta de inmediato cuando se le notifica la existencia de algún defecto en el documento.

    • Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

      Leer con atención los Términos y Condiciones del servicio en el punto 11. en las razones notariales y documentos adicional solamente se adjunta la razón notarial / o bien la el documento adicional + razón del entero, SIN ENVIAR DE NUEVO EL TESTIMONIO ORIGINAL / NI CORRECCIONES SOBRE EL MISMO.

  11. Lic. Alberto Rivera • 22 noviembre, 2019

    Buenas tardes.
    El códigos alfanumérico para el retiro del titulo de propiedad del vehículo lo podrá retirar el notario o solo el propietario ?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 23 noviembre, 2019

      Es una excelente pregunta. Vamos a tratar de averiguar al respecto para poderle responder. Nos parece que tanto el Notario como el Propietario deberían poder retirar el código Alfanumérico pero mejor confirmamos, así como la ventanilla en la que tendrían que pedir el documento.

      • Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

        Puede realizar la consulta al servicio del chat en linea del Registro Nacional, o bien en la sección

        PREGUNTAS FRECUENTES DE LA PAGINA DEL SERVICIO DONDE INDICA:

        ¿Para el caso de Bienes Muebles, como obtengo el título de propiedad del bien?
        Si el trámite solicitado debe generar título de propiedad, al inscribir el documento se le enviará al correo electrónico registrado un código alfanumérico, el cual puede presentar en cualquier Sede del Registro Nacional para cajearlo por el título de propiedad correspondiente. Ejemplos: traspasos, inscripciones o cambios de características. El Notario es el único responsable del uso que se haga con el código que se remitió, puede delegar su canje a cualquier otra persona sin necesidad de autorización.

    • Roberto Monestel • 18 julio, 2020

      Puede realizar la consulta al servicio del chat en linea del Registro Nacional, o bien en la sección

      PREGUNTAS FRECUENTES DE LA PAGINA DEL SERVICIO DONDE INDICA:

      ¿Para el caso de Bienes Muebles, como obtengo el título de propiedad del bien?
      Si el trámite solicitado debe generar título de propiedad, al inscribir el documento se le enviará al correo electrónico registrado un código alfanumérico, el cual puede presentar en cualquier Sede del Registro Nacional para cajearlo por el título de propiedad correspondiente. Ejemplos: traspasos, inscripciones o cambios de características. El Notario es el único responsable del uso que se haga con el código que se remitió, puede delegar su canje a cualquier otra persona sin necesidad de autorización.

  12. Eduardo Marquez Fernandez • 18 noviembre, 2019

    Sería bueno saber si por este medio se podría presentar escrituras como alternativa a crearempresa

    • Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

      Debido a que el servicio de Crear Empresas está regulado por una normativa especifica y un proceso diferente. Art 14. decreto N°37596-JP-Minae-Mag-Meic-S
      No aplicaría presentarlas por este medio.

      El nuevo servicio del RN es para facilitar la presentación y trámite,

  13. Plenitud Notarial • 16 noviembre, 2019

    Un gran salto, esperamos que sea sostenible en el tiempo. Importante paso para la simplificación de trámites y para la seguridad jurídica. Ahora lo que sigue es el Protocolo Digital. Poco a poco se va cerrando la brecha para los Notarios inescrupulosos y perversos que no atienden el deber de cuidado en el uso, conservación y custodia de los mecanismos de seguridad, y que se dicen haber sido suplantados. Con la firma digital, la tarjeta chip, la clave y dispositivos conexos, ahora qué excusa van a inventar? Felicidades Registro Nacional.

  14. JOSE GUILLERMO BOLAÑOS HIDALGO • 15 noviembre, 2019

    Estoy feliz con este novedoso sistema ya presente dos escritura al Registro y es más fácil que el programa de crear empresa ya que lo único que hay que hacer es un testimonio en PDF con firma digital avanzada se envía y de forma automática el Registro asigna tomo y asiento de presentación que envía al correo el comprobante. Insto a todos los Notarios del país a dar este paso tan lindo de lo digital y con cero papel.

    • Maricruz Porras Cascante • 27 agosto, 2020

      Si realice una presentación por primera vez de manera presencial,puedo realizar la segunda presentación en ventanilla digital

      • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 agosto, 2020

        No es posible. Si el testimonio se presentó en formato papel en el Diario del Registro, deberá continuar su trámite de esa forma. De igual manera, los testimonios presentados a través de la Ventanilla Digital, deberán concluir su tramitación en formato electrónico.

  15. RAUL ESPINOZA ORTEGA • 15 noviembre, 2019

    A raìz de esta mejora en el servicio, me nace la indquietud de que sucedera si yo tengo que atender un cliente a las ocho de la noche para un traspaso, no podre hacerlo y debo de esperar al dìa siguiente?

    • Roberto Monestel • 18 julio, 2020

      Correcto ya que el envió de los testimonios en formato .PDF y firmado digitalmente funciona con el horario del diario único del Registro Nacional. Osea de 8:00 a 15:00 hrs. se indica en la aceptación de términos y condiciones de la página web.

  16. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZ • 15 noviembre, 2019

    Buen dia Licenciada. Que existo este procedimiento, digo exito porque si es tan eficiente como los poquísimo trámite que puede hacerse en «crear empresas», esto es una novedad que todos los Notarios hemos estado esperando. PREGUNTO: 1.) A partir de cuendo se puede realizar con el uso de la ventanilla digital. 2.) El tramite ante crear empresa desaparece?

  17. ROY ALBERTO CASTRO ASTÚA • 15 noviembre, 2019

    Una excelente alternativa, hay que considerar que en muchos lugares del país no existen oficinas del Registro Nacional y ésta herramienta vendrá a agilizar el tramite y minimizará los costos que muchos debemos asumir para poder gestionar ante el Registro Nacional.