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Exigen especificar fecha y hora de en el engrose de los testimonios registrales

Varios estimados usuarios de nuestro sistema Gestor Notarial nos han estado llamando para comentarnos sobre el defecto que les anotaron en sus testimonios tramitados en Ventanilla Digital.  En dos casos,  incluso les fue cancelada totalmente la presentación al Diario. Aparentemente la razón de ello fue la omisión de establecer en el engrose, la hora y fecha exactas de expedición del testimonio.

Sabemos que tradicionalmente lo que  se ha estilado  indicar es que se trata de un primer testimonio, expedido en el mismo acto de otorgarse la matriz.

Estamos tratando de obtener información directamente en el Registro Nacional sobre alguna circular o directriz en la que se detallen las razones de esta posible nueva exigencia.

Algunos colegas consideran que como ahora quedan claramente evidenciados dentro de la «firma digital»  con la que el notario autoriza los testimonios electrónicos, la hora y día exactos de su expedición,   los registradores tienen la posibilidad de confirmar si en efecto coinciden con la hora y fecha de otorgamiento de la escritura matriz.

Al respecto leemos lo siguiente en el art. 115 del Código Notarial:  «El engrose debe hacer constar que se reproduce el instrumento matriz, identificándolo con su número, la página donde se inicia y el tomo del protocolo donde consta; la conformidad de la confrontación con el original; además, si se trata del primer testimonio o del ulterior y en qué momento se expide, así como el lugar, la hora y la fecha, si se extiende con posterioridad a la autorización de la matriz. En la reproducción parcial debe expresarse esta circunstancia.»  (Lo subrayado no es del original)

Siempre hemos entendido que la obligación de indicar la hora y fecha de expedición de los testimonios solamente aplica tratándose de «ulteriores testimonios»; no así cuando lo que se tramita es el primer testimonio.   

Registralmente,  estos datos son importantes a fin de que los señores registradores puedan verificar que el notario se encontraba debidamente habilitado para ejercer el notariado tanto en el momento de otorgarse la matriz como con la expedición del testimonio. 

Apenas tengamos más información al respecto, se las compartiremos por este medio.   Estamos pensando también elevar la consulta a la Dirección Nacional de Notariado para que puedan ayudarnos a interpretar debidamente el art. 115 antes indicado.

De momento, estimados usuarios de nuestro sistema Gestor Notarial que deseen establecer la hora y fecha exacta de expedición de sus testimonios  deben ingresar a la cejilla de CONFIGURACIÓN y allí elegir MARGENES  e ingresar donde aparece el término ENGROSE en el margen superior como aparece en la siguiente imagen:

 

 

 

 

Allí el sistema le permitirá editar el texto que se desee introducir en el engrose.

 

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 37 Comentarios

  1. MIGUEL ANGEL SANTAMARIA • 01 agosto, 2021

    Buenas tardes. Se ha hecho alguna modificción por parte del Registro en cuanto al señalamiemto de este defecto????

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 03 agosto, 2021

      Estamos tratando de confirmar esta semana si existe algún tipo de directriz o circular sobre el tema. Apenas tengamos la información, les avisaremos por este medio.

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      • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 04 agosto, 2021

        De manera extraoficial, una colega muy conocedor de asuntos registrales nos comentó ayer que este tema del engrose sigue siendo tratado de distinto modo por los registradores, sin que exista un criterio unificado. En el caso de los testimonios que se tramitan en formato papel, algunos exigen que en el engrose se indique siempre el momento o fecha específicos de expedición del testimonio, otros sí siguen admitiendo la afirmación de que se emitió “en el momento de firmar la matriz”. Lo que definitivamente no es correcto es la indicación que algunos están señalando en sus engroses en cuanto a que se expide DENTRO DEL TÉRMINO DE LEY. En estos casos se cancela la presentación al Diario.
        Tratándose de documentos tramitados en VENTANILLA DIGITAL, pareciera que por lo menos en lo que se refiere al Registro Inmobiliario, el Coordinador general les instruyó de tomar en cuenta lo indicado en el engrose sino únicamente utilizar la hora y fecha que quedan estampadas en la firma digital. El problema estaría si el notario indica en el que engrose que se expidió en un momento totalmente distinto de la hora y fecha de la firma digital.

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  2. Bernal Rios Robles • 08 julio, 2021

    Por practica, indico -en caso de primero testimonio- que expide dentro del plazo de Ley. Por consiguiente, si el Código Notarial dispone:
    ARTÍCULO 117.- …. Los primeros son los expedidos al firmarse la escritura original o dentro de los diez días hábiles siguientes y serán firmados por el notario y las partes cuando estas lo deseen.
    Al firmarlo digital, lo validaba o calificable es que la hora y fecha estampada en la firma digital este dentro los 10 días hábiles siguientes. Según la literalidad de la norma el control de legalidad de calificación registra NO puede objetar el testimonio que es expedido conforme a la norma y dentro del plazo de ley.

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  3. Analive Matamoros López • 07 julio, 2021

    Leyendo los últimos comentarios y sobre todo el de la colega a la que le consignaron el mismo defecto en dos escrituras, y que en una le fue revocado y en la otra no, ambos conocidos por la misma Coordinadora, eso refleja claramente que el Registro está legislando a puro criterio de quienes a su cargo tienen el deber de revisión. Esperemos que a la Licda. Pacheco le evacúen su consulta pronto pues no es de recibo para nosotros los notarios públicos que estén tratando de integrar por decirlo de alguna manera, la utilización de la firma digital al artículo 115 del C.N., firma digital que POR SUPUESTO tiene que ir con fecha posterior a la del engrose de la escritura pública que se haga.

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