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Exigen especificar fecha y hora de en el engrose de los testimonios registrales

D.2021, f.Junio

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Varios estimados usuarios de nuestro sistema Gestor Notarial nos han estado llamando para comentarnos sobre el defecto que les anotaron en sus testimonios tramitados en Ventanilla Digital.  En dos casos,  incluso les fue cancelada totalmente la presentación al Diario. Aparentemente la razón de ello fue la omisión de establecer en el engrose, la hora y fecha exactas de expedición del testimonio.

Sabemos que tradicionalmente lo que  se ha estilado  indicar es que se trata de un primer testimonio, expedido en el mismo acto de otorgarse la matriz.

Estamos tratando de obtener información directamente en el Registro Nacional sobre alguna circular o directriz en la que se detallen las razones de esta posible nueva exigencia.

Algunos colegas consideran que como ahora quedan claramente evidenciados dentro de la «firma digital»  con la que el notario autoriza los testimonios electrónicos, la hora y día exactos de su expedición,   los registradores tienen la posibilidad de confirmar si en efecto coinciden con la hora y fecha de otorgamiento de la escritura matriz.

Al respecto leemos lo siguiente en el art. 115 del Código Notarial:  «El engrose debe hacer constar que se reproduce el instrumento matriz, identificándolo con su número, la página donde se inicia y el tomo del protocolo donde consta; la conformidad de la confrontación con el original; además, si se trata del primer testimonio o del ulterior y en qué momento se expide, así como el lugar, la hora y la fecha, si se extiende con posterioridad a la autorización de la matriz. En la reproducción parcial debe expresarse esta circunstancia.»  (Lo subrayado no es del original)

Siempre hemos entendido que la obligación de indicar la hora y fecha de expedición de los testimonios solamente aplica tratándose de «ulteriores testimonios»; no así cuando lo que se tramita es el primer testimonio.   

Registralmente,  estos datos son importantes a fin de que los señores registradores puedan verificar que el notario se encontraba debidamente habilitado para ejercer el notariado tanto en el momento de otorgarse la matriz como con la expedición del testimonio. 

Apenas tengamos más información al respecto, se las compartiremos por este medio.   Estamos pensando también elevar la consulta a la Dirección Nacional de Notariado para que puedan ayudarnos a interpretar debidamente el art. 115 antes indicado.

De momento, estimados usuarios de nuestro sistema Gestor Notarial que deseen establecer la hora y fecha exacta de expedición de sus testimonios  deben ingresar a la cejilla de CONFIGURACIÓN y allí elegir MARGENES  e ingresar donde aparece el término ENGROSE en el margen superior como aparece en la siguiente imagen:

 

 

 

 

Allí el sistema le permitirá editar el texto que se desee introducir en el engrose.

 

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

39 de 39 Comentarios

  1. Kathia Marcela Garro M • 10 enero, 2022

    Buenas noches licenciada. Hay alguna novedad sobre este tema?
    Saludos

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 11 enero, 2022

      No se ha producido Circular o Directriz alguna sobre el tema en ninguno de los Registros (inmobiliario, muebles, personas jurídicas … ) Según nos han indicado estimados colegas, no han vuelto a tener problema en las escrituras que tramitan en formato papel, ni en formato electrónico con la leyenda en el engrose que establece que; «Se expidió el testimonio en el mismo acto de otorgarse la matriz.» como siempre se había aceptado.

  2. MIGUEL ANGEL SANTAMARIA • 01 agosto, 2021

    Buenas tardes. Se ha hecho alguna modificción por parte del Registro en cuanto al señalamiemto de este defecto????

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 03 agosto, 2021

      Estamos tratando de confirmar esta semana si existe algún tipo de directriz o circular sobre el tema. Apenas tengamos la información, les avisaremos por este medio.

      • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 04 agosto, 2021

        De manera extraoficial, una colega muy conocedor de asuntos registrales nos comentó ayer que este tema del engrose sigue siendo tratado de distinto modo por los registradores, sin que exista un criterio unificado. En el caso de los testimonios que se tramitan en formato papel, algunos exigen que en el engrose se indique siempre el momento o fecha específicos de expedición del testimonio, otros sí siguen admitiendo la afirmación de que se emitió “en el momento de firmar la matriz”. Lo que definitivamente no es correcto es la indicación que algunos están señalando en sus engroses en cuanto a que se expide DENTRO DEL TÉRMINO DE LEY. En estos casos se cancela la presentación al Diario.
        Tratándose de documentos tramitados en VENTANILLA DIGITAL, pareciera que por lo menos en lo que se refiere al Registro Inmobiliario, el Coordinador general les instruyó de tomar en cuenta lo indicado en el engrose sino únicamente utilizar la hora y fecha que quedan estampadas en la firma digital. El problema estaría si el notario indica en el que engrose que se expidió en un momento totalmente distinto de la hora y fecha de la firma digital.

  3. Bernal Rios Robles • 08 julio, 2021

    Por practica, indico -en caso de primero testimonio- que expide dentro del plazo de Ley. Por consiguiente, si el Código Notarial dispone:
    ARTÍCULO 117.- …. Los primeros son los expedidos al firmarse la escritura original o dentro de los diez días hábiles siguientes y serán firmados por el notario y las partes cuando estas lo deseen.
    Al firmarlo digital, lo validaba o calificable es que la hora y fecha estampada en la firma digital este dentro los 10 días hábiles siguientes. Según la literalidad de la norma el control de legalidad de calificación registra NO puede objetar el testimonio que es expedido conforme a la norma y dentro del plazo de ley.

  4. Analive Matamoros López • 07 julio, 2021

    Leyendo los últimos comentarios y sobre todo el de la colega a la que le consignaron el mismo defecto en dos escrituras, y que en una le fue revocado y en la otra no, ambos conocidos por la misma Coordinadora, eso refleja claramente que el Registro está legislando a puro criterio de quienes a su cargo tienen el deber de revisión. Esperemos que a la Licda. Pacheco le evacúen su consulta pronto pues no es de recibo para nosotros los notarios públicos que estén tratando de integrar por decirlo de alguna manera, la utilización de la firma digital al artículo 115 del C.N., firma digital que POR SUPUESTO tiene que ir con fecha posterior a la del engrose de la escritura pública que se haga.

  5. Jessica • 06 julio, 2021

    Pues este tema esta rayando lo absurdo… Por esta situación me han devuelto solo 2 escrituras, en una el defecto consignado fue: EN ENGROSE DEBE INDICARSE EXPRESAMENTE LUGAR Y HORA DE EXPEDICION. (ART.115 CODIGO NOTARIAL) usando yo el engrose que he utilizado todo mi ejercicio para primeros testimonios (SE EXPIDE COMO UN PRIMER TESTIMONIO EN EL ACTO DE OTORGARSE LA MATRIZ), envio un correo para que se revoque el defecto alegando que mi engrose cumple a cabalidad lo solicitado por el 115 del Codigo Notarial, y que si el problema es que la fecha del otorgamiento de la matriz y de la firma digital no coinciden, el articulo 115 indica que el testimonio debe ser firmado, pero en ninguna parte que esta firma deba ser inmediata:» El notario deberá firmar el testimonio e imprimir al lado o al pie su sello», en fin era para ver que me decian, y pues me revocaron el defecto curiosamente.

    A pues la otra escritura con el mismo formato de engrose, me consigno el siguiente defecto:

    -DEBE ACLARAR EN CUANTO A LA FECHA DE LA FIRMA DIGITAL LA CUAL DIFIERE A LA FECHA INDICADA EN EL ENGROSE COMO PRIMER TESTIMONIO DE OTORGAMIENTO DE LA MATRIZ ART 114, 115 Y 126 COD. NOTARIAL..
    -DEBE CORREGIR LA FECHA DE EXPEDICIÓN EN EL ENGROSE, LA MISMA DEBE SER COINCIDENTE CON LA FECHA DE LA FIRMA DIGITAL.

    Al igual que con la escritura anterior, que tiene la misma situación, la firme digitalmente un dia diferente del que fue otorgada, y que basicamente tiene el mismo defecto con otras palabras, tambien le envio un correo pidiendo que se revoque el defecto, y adivenen, me confirmo el defecto, no me lo revoco, alegando yo exactamente lo mismo que con la escritura anterior y ante el mismo panorama practicamente, que no es necesario que coincidan porque la ley no exige que yo deba firmar inmediatamente, en este caso la coordinadora me agrego como fundamento la circular DGL-17-2018

    Y lo mas curioso, la misma coordinadora registral me contesto ambos correos. Es de agarrarse el pelo.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 07 julio, 2021

      Muchas gracias Jessica, por compartir en forma tan completa estas situaciones que ha enfrentado en la tramitación de sus escrituras. La semana pasada presentamos en la Dirección Nacional de Notariado, la consulta sobre la correcta interpretación que debe darse al art. 115 del Código Notarial. Esperamos que muy pronto el Consejo Superior Notarial nos notifique su criterio al respecto. Siendo la Autoridad en materia notarial nos parece que el Registro Nacional deberá acoger las directrices que en definitiva se den sobre este tema que está causando no pocos dolores de cabeza a los colegas. Los mantendremos informados.

  6. Jorge William Avila O • 05 julio, 2021

    Saludos cordiales.

    Yo lo que hago es lo siguiente: Indico que: «Expediré un primer testimonio dentro del término de ley»

    Y se me han inscrito los documentos.

  7. PLENITUD NOTARIAL • 01 julio, 2021

    Por qué un tema tan claro y sencillo en la ley, en la doctrina, en la jurisprudencia y en la academia, se ha tornado tan complicado, tan trivial y tan falto de sentido común? Quién o quiénes habrán ideado complicar la función notarial y registral enarbolando diferentes aristas sobre este tema; acaso no es contrario al interés público esta disposición al entorpecer la inscripción, o que, al ser aplicada, ocasiona tal efecto (Párrafo final del Art.1 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público). No basta con tener certeza del momento o fecha de expedición del testimonio físico (cuando no se expide en el acto de otorgar la matriz -Art.115 Código Notarial), o, de la fecha de la firma digital para el testimonio en ventanilla digital, independientemente del lenguaje o redacción del documento (Art.4 Ley Sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público?

  8. Analive Matamoros López • 01 julio, 2021

    Estimada Licda Silvia, acabo de leer su comentario al respecto que llegó a mi correo. Será que no entiendo pero el defecto que se me consignó fue Fecha de «firma digital es POSTERIOR a la expedición del presente testimonio». Para mí, por supuesto que tiene que ser posterior. Ahora bien, esta fue la respuesta que me dio en ese momento el coordinardor: «Usted indica en el engrose que emite el testimonio el mismo acto de otorgamiento de la matriz. Si así fuera el testimonio estaría firmado ese mismo 10 de junio. Si no hay firma, no hay emisión del testimonio. El testimonio no se “guarda sin firma”. Se expide y se firma al momento de su expedición conforme al artículo 115 del Código Notarial». Será que el Registro ya cambió de parecer y ahora rectificaron? O repito, estoy ofuscada y no entiendo?. Agradezco si me aclara.Gracias

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 01 julio, 2021

      Por lo menos en el Registro Inmobiliario, lo que nos indicaron de manera extraoficial fue que se había producido efectivamente un cambio de criterio. Ya no van a solicitar que los engroses en los testimonios que se tramitan en Ventanilla Digital contengan una hora y fecha de expedición. La instrucción para los registradores en estos casos de testimonios electrónicos es partir de la hora y fecha establecidas en el estampado de firma digital.

  9. Karla Villalobos • 01 julio, 2021

    Completamente deacuerdo. No es del agrado la calificación registral por muchos coodinadores y registradores, por medio de la ventanilla digital, por lo tanto considero muy acertado su comentario al respecto.

    E indiscutible la necesidad de legislar del Registro a los profesionales en ejercicio del notariado.

  10. Carlos Alberto Valverde Bonilla • 30 junio, 2021

    Buenas tardes licenciada directora de este medio: pregunto con el debido respeto a la Dirección del Registro de Automotores del Registro Nacional ¿ ya que son tan puntillosos con nosotros los notarios, les cuesta mucho mandar un machote a este medio, así ahorramos tiempo y trabajo.?
    Atte. Lic. Carlos Alberto Valverde Bonilla

  11. Analive Matamoros López • 28 junio, 2021

    Perfecto Licda. Silvia, esperamos qué le responde el Registro acerca de la propuesta del Colega.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 01 julio, 2021

      Solamente obtuvimos la información que un amigo del Registro Inmobiliario logró brindarnos, pero lamentablemente no se trata de alguna respuesta oficial. Igualmente la compartimos por acá para lo que pueda servir. Lo que nos indicaron fue que solo se está solicitando consignar la fecha y hora de expedición del engrose en los documentos que se tramitan en formato papel. En los testimonios que se tramitan en la Ventanilla Digital, al constar en el estampado de firma digital, la hora y fecha exactas, la instrucción para los registradores es que utilicen esos datos para verificar que el notario se encontrara efectivamente habilitado para ejercer el notariado en el momento de expedición del testimonio, aún cuando no coincidan con los del otorgamiento de la matriz, y a pesar de haber establecido el notario, en el engrose, que se expedía en el mismo acto de otorgarse la matriz.

      Apenas tengamos más información, la pondremos en conocimiento de todos por este medio.

      • Jorge William Avila O • 05 julio, 2021

        Saludos cordiales. Pienso que la solución es indicar que «se expedirá un primer testimonio dentro del término de ley». Recordemos que los Testimonios son Primeros o Ulteriores, siendo que los Primeros corresponden a los expedidos el mismo día o dentro de los 10 días. Esto da margen para utilizar la Firma Digital.

  12. Fernando Falcon • 28 junio, 2021

    El registro hace bien consignando como defecto el NO indicar “el lugar “de expedición, por cuanto esa información NO consta en el certificado de firma digital, pero la hora y la fecha la determina la firma digital al expedir el testimonio y jamás va a coincidir con la matriz, por lo que pedir semejante cosa es un anacronismo.

  13. Carlos Alberto Valverde Bonilla • 27 junio, 2021

    (fs) ILEGIBLE – ILEGIBLE – ……. Lo anterior es copia fiel y exacta de la escritura número … visible a folio ….del tomo …. de mi protocolo, confrontada con su original resultó conforme y la expido como un primer testimonio en el mismo acto de firmarse la matriz. —
    Humildemente pregunto: asi han sido todos mis testimonios , Hay algo malo en el?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 28 junio, 2021

      Efectivamente, esta redacción ha sido en «engrose» que tradicionalmente los notarios hemos incluido en nuestros testimonios de escritura pública. El asunto es que el Registro, o por lo menos, algunos registradores pareciera que están pidiendo ahora que el notario establezca una hora y fecha exactas de expedición del testimonio. Es decir que no están aceptando esa leyenda de «la expido como primer testimonio en el mismo acto de firmarse la matriz.»

      La razón para ello pensamos que es por cuanto en el estampado de la firma digital queda evidenciada una hora y fecha que probablemente no coincidan con la hora y fecha de la matriz.

      Lamentablemente en el Registro no han podido proporcionarnos con una circular o una directriz en la que se indique con claridad cuál es la redacción del engrose que se espera a partir de ahora que los notarios consignemos.

  14. Lorena Ma. Montes de Oca Monge • 25 junio, 2021

    Buenas tardes. Recientemente me indicaron como defecto lo que aquí se señala. Incluso, tratando de cumplir con lo pedido, resulta dificilísimo, pues debe consignar hora y fecha y correr a firmar,, si suena el teléfono, si falla la computadora, si no ingresa con facilidad la tarjeta de la firma, en fin ,mil y un cosas puedes interrumpir la firma, ya no queda exacta y en consecuencia, probablemente volverán a señalar el error.

    Qué tal si como dice el art. 115, consignamos en lugar de «en el mismo acto de su otorgamiento», «con posterioridad a su otorgamiento» ??

    Además la directriz que mencionan con el defecto tiene que ver con la habilitación del Notario y no con la fecha de expedición, según mi humilde entender.

    Agradezco sus valiosos comentarios.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 28 junio, 2021

      La razón de que indiquen como sustento del defecto esa directriz que usted menciona relativa a la «habitación notarial» pensamos que tiene que ver con el hecho de que los registradores están obligados a verificar que el notario estuviera debidamente habilitado para ejercer el notariado tanto al momento del otorgamiento de la matriz como al momento de expedición del testimonio. Por este motivo, nos parece entender que el Registro está solicitando ahora que se establezca con claridad la fecha y hora en el engrose, no aceptando ya lo que siempre habíamos establecido en cuanto a que el testimonio se otorga en «el mismo acto de otorgarse la matriz.» Solo con esos datos le será posible a los registradores corroborar que el notario efectivamente estuviera habilitado en ambos momentos : otorgamiento matriz + expedición testimonio.

      Se trata sin embargo de meras suposiciones pues en la Biblioteca del Registro Nacional, si bien trataron de ayudarnos con alguna directriz o circular aclarando la razón de ser de estos nuevos requerimientos en los testimonios, no lograron aún obtener información directamente de los Registros (Inmobiliario, Personas, Muebles, etc…)

      Quedaron en avisarnos apenas tuvieras alguna información al respecto.

      De momento pareciera que lo más conveniente es que los notarios incluyan en el engrose una hora y fecha exactas de expedición, en lugar de : «Se expide el presente testimonio en el mismo acto de otorgarse la matriz.»

      • Karla Villalobos • 01 julio, 2021

        Buenas

        Yo solicite a coordinación la directriz y no lo hay, eso me contestaron, es una analogía a mi criterio de los dispuesto en el código notarial, pero recordemos que el código no contempla la firma digital solo la rubrica por lo tanto me parece que el Registro, busca legislar a la fuerza en cuanto a ello, debido a la ausencia de la norma en cuanto a la firma digital por lo que si no es por medio del reglamento de ventanilla digital debería de abstenerse de ello,
        Ahora bien, la interpretación al articulo 117 de hora, fecha y lugar, es para ulteriores testimonios, pero parece que volvemos a que la interpretación registral se tome como norma, y o lo mas preocupante es que ni siquiera es unificada.
        Hay una imposibilidad tecnológica, para poner con exactitud la hora con la de la firma digital, pues primero conviertes el documento en pdf y luego firmas, hay que realizar un calculo a ver si le calza, y de no ser exacta consigna defecto.
        Nuestra función siempre se ve en perjuicio debido a que estas interpretaciones subjetivas del Registro comprometen la debida inscripción oportuna de nuestros documentos causando perjuicio a nuestros clientes.
        Creo que sobrepasan las potestades, y la ausencia de la DNN como ente es completamente evidente,

  15. Guido Soto • 23 junio, 2021

    Se confirma mi tesis de que el Registro parte de una premisa negativa (y contraria a la publicidad registran): «Ninguna escritura debe registrarse a menos que se demuestre lo contrario.» Ya encontraron otra excusa para aplicar ese principio. Esto es hilar muy delgado y es contrario al sentido común y la lógica.

  16. Javier Cerdas • 23 junio, 2021

    Una palabra: burocracia.

    ¿Qué fin sustantivo cumple esto?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 28 junio, 2021

      Creemos que la razón de ser de este requerimiento tiene por objeto que los registradores pueda verificar que el notario se encontraba habilitado para ejercer el notariado tanto en el momento de otorgarse la matriz como al momento de expedir el testimonio respectivo. Es por este motivo que a muchos colegas al momento de consignarles el defecto se les reporta como sustento el criterio Registral DGL-017-2018, mediante el cual se reestableció la obligación de los registradores de verificar esta habilitación notarial.

  17. Lic. Luis Garino • 22 junio, 2021

    Como es común en los últimos tiempos, en Registro Nacional, se estan dando nuevas interpretaciones, como ejemplo lo de los poderes especiales de sociedades, los cuales no se aceptan cuando provienen de una protocolización. Ahora bien, según entiendo, el argumento de Registro se fundamenta en que al indicarse en el engrose que el testimonio se expide al momento de la firma de la matriz, el día de la Firma Digital debe coincidir con el día de la matriz, NO se esta indicando que deba coincidir la hora, sino el mismo día.

    • Rosibel • 22 junio, 2021

      Prácticamente imposible que el notario pueda consignar como hora de expedición del testimonio j la exacta misma hora de la matriz! Tendría que tener la impresora lista para imprimir la escritura en el protocolo, de inmediato solicitarle a las partes que firmen la matriz para poder entonces expedir el testimonio y firmarlo digitalmente! Será que en efecto lo único que los registradores van a controlar es que el día de expedición del testimonio coincida con el día de la matriz? Dónde podremos confirmar cuál es exactamente el requisito a cumplir?

  18. Marvin Madrigal • 22 junio, 2021

    Respecto al tema, a un compañero de oficina le señalan en el Registro Inmobiliario «Firma digital es posterior a la expedición del testimonio Art. 115 del Código Notarial y Criterio DGL-17-2018»
    El fundamento legal del defecto causa confusión, porque es evidente que la firma digital tiene que ser posterior a la expedición del testimonio, y el criterio indicado hace referencia a la obligatoriedad de verificar que el notario se encuentre habilitado al momento del otorgamiento de la escritura matriz y la expedición del testimonio.

    • Analive Matamoros López • 23 junio, 2021

      Yo fui una de las notarias a las que se me consignó ese defecto y lleva razón el Lic. Madrigal, pues causa confusión. Recordemos también que hay que consignar una nota con el pago del entero de los derechos y timbres. Será que también van a tener que ver con ello en el Registro?. Siento que nos están limitando el derecho al uso de la ventanilla digital que se supone vino a aparecer para agilizar la función registral. Casos y cosas de la vida. El registro cada día legisla más.

      • Yisley Rosales Godoy • 25 junio, 2021

        Licenciada Analive y como se corrige dicho defecto, ya que si consigno que doy fe que el testimonio se expidió misma fecha y hora de la firma del mismo, es mentira, ya que en mi caso, estaba de paso por otro lugar al de donde esta ubicada mi oficina, lo que implica que el mismo día no podía pagar timbres y firmarla. Y exactamente es el mismo defecto incluso con la confusión de si es que no estoy habilitada al momento de otorgar la escritura.

        • Analive Matamoros López • 25 junio, 2021

          Estimada colega. En este momento estoy con esa escritura defectuosa y haciéndole cabeza a ver cómo arreglo el engrose para corregir este defecto. Sinceramente y como lo comenté siento que nos están limitando el derecho a la ventanilla digital. Estos últimos días he presentado los testimonios en ventanilla única para evitar más devoluciones.

          • Mauricio Alvarez • 28 junio, 2021

            Licenciada, pregunto yo tratando de buscarle solución al penoso defecto, será válido indicar «confrontada con su original resultó conforme y la expido como un primer testimonio en San José, a la fecha y hora indicadas en el estampado de tiempo de mi firma digital»?

            • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 28 junio, 2021

              Es una interesante sugerencia. Vamos a tratar de validarla en el Registro y les informamos por acá.

            • Lorena Ma. Montes de Oca Monge • 28 junio, 2021

              Excelente propuesta. Esperemos respuesta por medio de doña Silvia.

            • Lic Vargas • 29 junio, 2021

              Yo las mías les indico así:
              “(fs) Ilegible la de Vargas Zúñiga, Ilegible la de Campos Ledezma, Ilegible la del Notario”. Expido un PRIMER TESTIMONIO en Alajuela, a las _____ horas ____ minutos del ____ de marzo del dos mil veintiuno, que es copia fiel y exacta a la Escritura número: NOVENTA, visible al Folio: OCHENTA FRENTE, del Tomo: TREINTA Y UNO, del protocolo del suscrito Notario, que confrontada con la matriz resulta conforme.

              trato de que esa hora y fecha sea coincidente con la de la firma digital

              sin embargo me ha pasado en vehículos que aun enviando la razón de engrose de esa manera que me la indican defectuosa preguntando cual es la fecha de otorgamiento real pues lo consideran confuso.

              y pues la fecha de otorgamiento es la que obviamente firman los clientes en el protocolo. pero bueno, es un azar