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Exigen especificar fecha y hora de en el engrose de los testimonios registrales

Varios estimados usuarios de nuestro sistema Gestor Notarial nos han estado llamando para comentarnos sobre el defecto que les anotaron en sus testimonios tramitados en Ventanilla Digital.  En dos casos,  incluso les fue cancelada totalmente la presentación al Diario. Aparentemente la razón de ello fue la omisión de establecer en el engrose, la hora y fecha exactas de expedición del testimonio.

Sabemos que tradicionalmente lo que  se ha estilado  indicar es que se trata de un primer testimonio, expedido en el mismo acto de otorgarse la matriz.

Estamos tratando de obtener información directamente en el Registro Nacional sobre alguna circular o directriz en la que se detallen las razones de esta posible nueva exigencia.

Algunos colegas consideran que como ahora quedan claramente evidenciados dentro de la «firma digital»  con la que el notario autoriza los testimonios electrónicos, la hora y día exactos de su expedición,   los registradores tienen la posibilidad de confirmar si en efecto coinciden con la hora y fecha de otorgamiento de la escritura matriz.

Al respecto leemos lo siguiente en el art. 115 del Código Notarial:  «El engrose debe hacer constar que se reproduce el instrumento matriz, identificándolo con su número, la página donde se inicia y el tomo del protocolo donde consta; la conformidad de la confrontación con el original; además, si se trata del primer testimonio o del ulterior y en qué momento se expide, así como el lugar, la hora y la fecha, si se extiende con posterioridad a la autorización de la matriz. En la reproducción parcial debe expresarse esta circunstancia.»  (Lo subrayado no es del original)

Siempre hemos entendido que la obligación de indicar la hora y fecha de expedición de los testimonios solamente aplica tratándose de «ulteriores testimonios»; no así cuando lo que se tramita es el primer testimonio.   

Registralmente,  estos datos son importantes a fin de que los señores registradores puedan verificar que el notario se encontraba debidamente habilitado para ejercer el notariado tanto en el momento de otorgarse la matriz como con la expedición del testimonio. 

Apenas tengamos más información al respecto, se las compartiremos por este medio.   Estamos pensando también elevar la consulta a la Dirección Nacional de Notariado para que puedan ayudarnos a interpretar debidamente el art. 115 antes indicado.

De momento, estimados usuarios de nuestro sistema Gestor Notarial que deseen establecer la hora y fecha exacta de expedición de sus testimonios  deben ingresar a la cejilla de CONFIGURACIÓN y allí elegir MARGENES  e ingresar donde aparece el término ENGROSE en el margen superior como aparece en la siguiente imagen:

 

 

 

 

Allí el sistema le permitirá editar el texto que se desee introducir en el engrose.

 

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

11 de 37 Comentarios

  1. Jessica • 06 julio, 2021

    Pues este tema esta rayando lo absurdo… Por esta situación me han devuelto solo 2 escrituras, en una el defecto consignado fue: EN ENGROSE DEBE INDICARSE EXPRESAMENTE LUGAR Y HORA DE EXPEDICION. (ART.115 CODIGO NOTARIAL) usando yo el engrose que he utilizado todo mi ejercicio para primeros testimonios (SE EXPIDE COMO UN PRIMER TESTIMONIO EN EL ACTO DE OTORGARSE LA MATRIZ), envio un correo para que se revoque el defecto alegando que mi engrose cumple a cabalidad lo solicitado por el 115 del Codigo Notarial, y que si el problema es que la fecha del otorgamiento de la matriz y de la firma digital no coinciden, el articulo 115 indica que el testimonio debe ser firmado, pero en ninguna parte que esta firma deba ser inmediata:» El notario deberá firmar el testimonio e imprimir al lado o al pie su sello», en fin era para ver que me decian, y pues me revocaron el defecto curiosamente.

    A pues la otra escritura con el mismo formato de engrose, me consigno el siguiente defecto:

    -DEBE ACLARAR EN CUANTO A LA FECHA DE LA FIRMA DIGITAL LA CUAL DIFIERE A LA FECHA INDICADA EN EL ENGROSE COMO PRIMER TESTIMONIO DE OTORGAMIENTO DE LA MATRIZ ART 114, 115 Y 126 COD. NOTARIAL..
    -DEBE CORREGIR LA FECHA DE EXPEDICIÓN EN EL ENGROSE, LA MISMA DEBE SER COINCIDENTE CON LA FECHA DE LA FIRMA DIGITAL.

    Al igual que con la escritura anterior, que tiene la misma situación, la firme digitalmente un dia diferente del que fue otorgada, y que basicamente tiene el mismo defecto con otras palabras, tambien le envio un correo pidiendo que se revoque el defecto, y adivenen, me confirmo el defecto, no me lo revoco, alegando yo exactamente lo mismo que con la escritura anterior y ante el mismo panorama practicamente, que no es necesario que coincidan porque la ley no exige que yo deba firmar inmediatamente, en este caso la coordinadora me agrego como fundamento la circular DGL-17-2018

    Y lo mas curioso, la misma coordinadora registral me contesto ambos correos. Es de agarrarse el pelo.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 07 julio, 2021

      Muchas gracias Jessica, por compartir en forma tan completa estas situaciones que ha enfrentado en la tramitación de sus escrituras. La semana pasada presentamos en la Dirección Nacional de Notariado, la consulta sobre la correcta interpretación que debe darse al art. 115 del Código Notarial. Esperamos que muy pronto el Consejo Superior Notarial nos notifique su criterio al respecto. Siendo la Autoridad en materia notarial nos parece que el Registro Nacional deberá acoger las directrices que en definitiva se den sobre este tema que está causando no pocos dolores de cabeza a los colegas. Los mantendremos informados.

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  2. Jorge William Avila O • 05 julio, 2021

    Saludos cordiales.

    Yo lo que hago es lo siguiente: Indico que: «Expediré un primer testimonio dentro del término de ley»

    Y se me han inscrito los documentos.

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  3. PLENITUD NOTARIAL • 01 julio, 2021

    Por qué un tema tan claro y sencillo en la ley, en la doctrina, en la jurisprudencia y en la academia, se ha tornado tan complicado, tan trivial y tan falto de sentido común? Quién o quiénes habrán ideado complicar la función notarial y registral enarbolando diferentes aristas sobre este tema; acaso no es contrario al interés público esta disposición al entorpecer la inscripción, o que, al ser aplicada, ocasiona tal efecto (Párrafo final del Art.1 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público). No basta con tener certeza del momento o fecha de expedición del testimonio físico (cuando no se expide en el acto de otorgar la matriz -Art.115 Código Notarial), o, de la fecha de la firma digital para el testimonio en ventanilla digital, independientemente del lenguaje o redacción del documento (Art.4 Ley Sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público?

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  4. Analive Matamoros López • 01 julio, 2021

    Estimada Licda Silvia, acabo de leer su comentario al respecto que llegó a mi correo. Será que no entiendo pero el defecto que se me consignó fue Fecha de «firma digital es POSTERIOR a la expedición del presente testimonio». Para mí, por supuesto que tiene que ser posterior. Ahora bien, esta fue la respuesta que me dio en ese momento el coordinardor: «Usted indica en el engrose que emite el testimonio el mismo acto de otorgamiento de la matriz. Si así fuera el testimonio estaría firmado ese mismo 10 de junio. Si no hay firma, no hay emisión del testimonio. El testimonio no se “guarda sin firma”. Se expide y se firma al momento de su expedición conforme al artículo 115 del Código Notarial». Será que el Registro ya cambió de parecer y ahora rectificaron? O repito, estoy ofuscada y no entiendo?. Agradezco si me aclara.Gracias

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 01 julio, 2021

      Por lo menos en el Registro Inmobiliario, lo que nos indicaron de manera extraoficial fue que se había producido efectivamente un cambio de criterio. Ya no van a solicitar que los engroses en los testimonios que se tramitan en Ventanilla Digital contengan una hora y fecha de expedición. La instrucción para los registradores en estos casos de testimonios electrónicos es partir de la hora y fecha establecidas en el estampado de firma digital.

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  5. Karla Villalobos • 01 julio, 2021

    Completamente deacuerdo. No es del agrado la calificación registral por muchos coodinadores y registradores, por medio de la ventanilla digital, por lo tanto considero muy acertado su comentario al respecto.

    E indiscutible la necesidad de legislar del Registro a los profesionales en ejercicio del notariado.

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  6. Carlos Alberto Valverde Bonilla • 30 junio, 2021

    Buenas tardes licenciada directora de este medio: pregunto con el debido respeto a la Dirección del Registro de Automotores del Registro Nacional ¿ ya que son tan puntillosos con nosotros los notarios, les cuesta mucho mandar un machote a este medio, así ahorramos tiempo y trabajo.?
    Atte. Lic. Carlos Alberto Valverde Bonilla

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  7. Analive Matamoros López • 28 junio, 2021

    Perfecto Licda. Silvia, esperamos qué le responde el Registro acerca de la propuesta del Colega.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 01 julio, 2021

      Solamente obtuvimos la información que un amigo del Registro Inmobiliario logró brindarnos, pero lamentablemente no se trata de alguna respuesta oficial. Igualmente la compartimos por acá para lo que pueda servir. Lo que nos indicaron fue que solo se está solicitando consignar la fecha y hora de expedición del engrose en los documentos que se tramitan en formato papel. En los testimonios que se tramitan en la Ventanilla Digital, al constar en el estampado de firma digital, la hora y fecha exactas, la instrucción para los registradores es que utilicen esos datos para verificar que el notario se encontrara efectivamente habilitado para ejercer el notariado en el momento de expedición del testimonio, aún cuando no coincidan con los del otorgamiento de la matriz, y a pesar de haber establecido el notario, en el engrose, que se expedía en el mismo acto de otorgarse la matriz.

      Apenas tengamos más información, la pondremos en conocimiento de todos por este medio.

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      • Jorge William Avila O • 05 julio, 2021

        Saludos cordiales. Pienso que la solución es indicar que «se expedirá un primer testimonio dentro del término de ley». Recordemos que los Testimonios son Primeros o Ulteriores, siendo que los Primeros corresponden a los expedidos el mismo día o dentro de los 10 días. Esto da margen para utilizar la Firma Digital.

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