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Registro Nacional emite reglamento para tramitación digital de escrituras

Se publicó ayer en La Gaceta, el Reglamento Operativo para la Tramitación de Formularios Electrónicos y documentos adjuntos.  

Este nuevo reglamento tiene por objeto establecer los mecanismos para la tramitación electrónica de escrituras públicas en los Registros de Bienes Muebles, Inmobiliario y de Personas Jurídicas a fin simplificar y acelerar los trámites tanto de recepción como de inscripción de documentos, salvaguardando siempre la seguridad registral.

Para conocer su texto completo haga clic a continuación:   DESCARGAR REGLAMENTO

El Código Notarial autoriza expresamente en su artículo 122  el uso de formularios como medio para presentar a la corriente registral, los actos y contratos otorgados por las partes ante el fedatario público para su correspondiente inscripción.

Los formularios electrónicos serán previamente predefinidos, según cada acto o contrato, por el Registro Nacional en coordinación con la Dirección Nacional de Notariado.  Los notarios deberán completar dichos formularios y en documento adjunto, acompañar en formato PDF, la reproducción de los instrumentos públicos base del acto o contrato, así como cualquier otro documento necesario para la inscripción.

La autenticidad e integridad de tanto los formularios en trámite como de los documentos adjuntos se garantizará mediante la firma digital del notario autorizante.

Los registradores verificarán que la información contenida en los documentos adjuntos concuerde con  los datos digitados en el formulario electrónico así como en el engrose. De existir diferencias entre ambos, se procederá a consignar el defecto respectivo.  Será responsabilidad de los notarios verificar que los documentos adjuntos se ajusten en un todo al contenido de la matriz. El notario deberá dar fe que los datos extractados por él de la matriz e incorporados al formulario electrónico son fieles y exactos al original.

La copia de los instrumentos públicos contenidos en dichos documentos adjuntos se almacenarán mediante un proceso automático en el Sistema de Imágenes Unificadas del Registro Nacional y constituirá un medio auxiliar de la publicidad registral, garantizándose así el principio de literalidad.

Si bien se establece la  vigencia de este nuevo Reglamento a partir de su publicación el día de ayer, estamos tratando de confirmar con el Registro Nacional cuándo estará lista la plataforma que  permitirá esta tramitación electrónica de escrituras.   También quisiéramos saber de qué forma se realizará la cancelación de los timbres e impuestos que correspondan en cada caso y si existirán cargos adicionales para los notarios que opten por realizar la inscripción digital de sus instrumentos públicos.

 Esperamos poderles ampliar sobre este importante tema en los próximos días.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

11 de 30 Comentarios

  1. Danilo Loaiza Bolandi • 14 diciembre, 2016

    Cómo sabemos la DNN está facultada para cobrar por los servicios que presta, pero la DNN estirando el concepto cobra por cada folio de papel de seguridad cuando a tales efectos no presta servicio alguno en tanto la confección de dicho papel está encomendada a la empresa de derecho privado a la que se le adjudicó su emisión; siempre me he cuestionado que la DNN cobre un monto por cada papel emitido pues realmente la DNN en cuanto a la emisión del papel de seguridad no presta servicio alguno y lo que está haciendo es imponiendo administrativamente un tributo, aspecto que, como sabemos, es Reserva de Ley; al respecto me gustaría oír la opinión de los colegas duchos en materia tributaria. Otro aspecto que me gustaría conocer es cómo la DNN le facilita espacio físico a la empresa que produce y expende el papel de seguridad, quién arrienda el piso y quién lo paga, por cierto, se supone que la DNN debe estar asentada en la Ciudad de San José pero se ubica en San Pedro de Montes de Oca y hasta da asueto el día de San Pedro.

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    • Hugo • 27 abril, 2017

      Facil responder: de frente a la acidia de los notarios la DNN hace lo que le da la gana. Yo me preguntado para qué sirve un representante de los notarios ahi, en la DNN, una mancuerna entre la DNN y el Archivo Nacional. Vean ustedes que No es dificil ver funcionarios pasándose de un lado para otro.

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  2. Jose Salas • 05 octubre, 2016

    Surge la consulta sobre una vez asentada en la matriz el documento que se debe escanear es por lógica el testimonio de escritura, en el respectivo papel de seguridad, el cual al final del proceso será el que entregaremos al usuario final. conforme al LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO Y CONTROL DEL SERVICIO NOTARIAL
    CAPÍTULO V MECANISMOS DE SEGURIDAD Artículo 30. Uso de papel de seguridad.
    Las actuaciones notariales que reproducen el contenido protocolar -testimonios de escritura- y los emitidos en virtud de la potestad certificadora depositada en el notario, deben plasmarse en papel de seguridad notarial, salvo norma o disposición en contrario. Su uso es personalísimo y obligatorio. Solo se le autorizará y entregará papel de seguridad notarial al igual que los otros mecanismos de seguridad, al Notario que se encuentre al día en todos sus deberes funcionales. (Así reformado según Acuerdo del Consejo Superior Notarial 2014-003-007, del 12 de febrero del 2014, publicado en La Gaceta #51 del 13 de marzo del 2014).
    Podrías por favor hacer esta consulta doña Silvia Pacheco.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 05 octubre, 2016

      Estimado don José.- Su consulta es muy interesante. Vemos que en Reglamento emitido por el Registro para regular esta tramitación de formularios electrónicos se establece lo siguiente en relación a los «documentos adjuntos» que necesariamente deberán acompañarse a la plantilla electrónica que los notarios completarán para la respectiva inscripción registral: Artículo 8.- Características del documento adjunto.
      Cada documento que se adjunte debe ser en formato PDF, y estar firmado digitalmente por el notario autorizante o funcionario autorizado por ley. En el caso de actos notariales protocolares o extraprotocolares, el documento adjunto deberá cumplir con los requisitos definidos por el Código Notarial y los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Notariado para los documentos físicos que se encuentren debidamente publicados.
      Pareciera que efectivamente se exigirá la impresión de los testimonios en papel de seguridad. Sin embargo, intentaremos confirmar el dato para responderles por este medio.

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      • Jose Salas • 14 diciembre, 2016

        Si colocan un monto para compensar el no uso del papel de seguridad de la DNN, pareciere que al usuario igualmente se podría enviar el testimonio de escritura firmado digitalmente por el notario autorizante, claro en caso de defectos relacionados a la forma o fondo del documento deberá el profesional realizar los cambios respectivos y enviar la versión final que se inscribe en el RN al usuario.
        Sería importante elevar la consulta a la DNN para conocer el correcto proceder en esta innovación en la materia de presentación y tramitación de documentos notariales / registrales

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  3. Antonio • 19 septiembre, 2016

    Ojalá que esta nueva plataforma sea amigable con el usuario, me parece importante, para no andar buscando asesorías por todo lado, osa que atrasa nuestra labor.

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  4. Erika • 19 septiembre, 2016

    Corrigiendo mi comentario anterior, el costo del sistema informático siempre será inferior al de los mensajeros o tramitadores con los que lidiamos los que no vivimos cerca del Registro.

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  5. Erika • 19 septiembre, 2016

    Buen día, doña Silvia, cuéntenos saben algo del avance de esta propuesta?? Porque para muchos notarios que vivimos fuera de San José, esto es lo mejor que nos puede pasar, el costo de estar enviando documentos con mensajeros siempre será inferior a cualquier cargo que nos cobren por el uso del sistema.
    Estoy deseando que entre a funcionar!!
    Y lo que me parece que es vital es que se debe enviar el documento escaneado, algo que a mi juicio es un fallo de Crearempresa para el caso de las Sociedades Mercantiles, donde al Registro no le queda copia del testimonio, y si alguien ocupa obtener los estatutos debe buscar al Notario para obtener copia del protocolo.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 19 septiembre, 2016

      Estimada doña Erika, hemos intentado obtener más información de parte del Registro Nacional, pero no lo hemos logrado. Alguien nos mencionó que se esperar lograr salir este mismo año al menos con la posibilidad de tramitar algunas de las escrituras más comunes en el tráfico notarial, como traspasos, hipotecas, etc pero hasta que no haya un comunicado oficial por parte del Registro, no podremos estar seguros. Sin duda, esta posibilidad de tramitación electrónica facilitará enormemente la gestión notarial, y como usted bien lo señala, el hecho de tenerse que adjuntar copia del protocolo garantizará la publicidad registral de las transacciones tan importante para la seguridad jurídica de todos los involucrados.

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  6. Bernal Ríos Robles, Ctdm • 12 julio, 2016

    Mis felicitaciones al Registro Nacional. Es una iniciativa hecha realidad y que desde hace muchos años esperamos. Las tecnología esta disponible y no lograba entender el por qué tanta dilación en este proceso. Excelente que se pida en PDF el instrumento notarial (matriz) ya que este forma parte del Principio de Certeza Registral ya que el formulario es eso un resumen o minuta de inscripción, sin embargo existen detalles que se consignan en los instrumentos que son útiles a las partes y terceros. Sigamos progresando con sabiduría sin olvidar la naturaleza del Derecho Notarial.

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  7. Hugo Rodriguez Coronado • 05 julio, 2016

    Sin duda Silvia: un notición nos acabas de dar. Enrohabuena.

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