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Registro Nacional emite reglamento para tramitación digital de escrituras

g.Julio, J. 2016, Notarios, Noticias Tirant

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Se publicó ayer en La Gaceta, el Reglamento Operativo para la Tramitación de Formularios Electrónicos y documentos adjuntos.   Este nuevo reglamento tiene por objeto establecer los mecanismos para la tramitación electrónica de escrituras públicas en los Registros de Bienes Muebles, Inmobiliario y de Personas Jurídicas a fin simplificar y acelerar los trámites tanto de recepción […]

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Encargada de la administración y actualización de Tirant Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

30 de 30 Comentarios

  1. Danilo Loaiza Bolandi • 14 diciembre, 2016

    Cómo sabemos la DNN está facultada para cobrar por los servicios que presta, pero la DNN estirando el concepto cobra por cada folio de papel de seguridad cuando a tales efectos no presta servicio alguno en tanto la confección de dicho papel está encomendada a la empresa de derecho privado a la que se le adjudicó su emisión; siempre me he cuestionado que la DNN cobre un monto por cada papel emitido pues realmente la DNN en cuanto a la emisión del papel de seguridad no presta servicio alguno y lo que está haciendo es imponiendo administrativamente un tributo, aspecto que, como sabemos, es Reserva de Ley; al respecto me gustaría oír la opinión de los colegas duchos en materia tributaria. Otro aspecto que me gustaría conocer es cómo la DNN le facilita espacio físico a la empresa que produce y expende el papel de seguridad, quién arrienda el piso y quién lo paga, por cierto, se supone que la DNN debe estar asentada en la Ciudad de San José pero se ubica en San Pedro de Montes de Oca y hasta da asueto el día de San Pedro.

    • Hugo • 27 abril, 2017

      Facil responder: de frente a la acidia de los notarios la DNN hace lo que le da la gana. Yo me preguntado para qué sirve un representante de los notarios ahi, en la DNN, una mancuerna entre la DNN y el Archivo Nacional. Vean ustedes que No es dificil ver funcionarios pasándose de un lado para otro.

  2. Jose Salas • 05 octubre, 2016

    Surge la consulta sobre una vez asentada en la matriz el documento que se debe escanear es por lógica el testimonio de escritura, en el respectivo papel de seguridad, el cual al final del proceso será el que entregaremos al usuario final. conforme al LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO Y CONTROL DEL SERVICIO NOTARIAL
    CAPÍTULO V MECANISMOS DE SEGURIDAD Artículo 30. Uso de papel de seguridad.
    Las actuaciones notariales que reproducen el contenido protocolar -testimonios de escritura- y los emitidos en virtud de la potestad certificadora depositada en el notario, deben plasmarse en papel de seguridad notarial, salvo norma o disposición en contrario. Su uso es personalísimo y obligatorio. Solo se le autorizará y entregará papel de seguridad notarial al igual que los otros mecanismos de seguridad, al Notario que se encuentre al día en todos sus deberes funcionales. (Así reformado según Acuerdo del Consejo Superior Notarial 2014-003-007, del 12 de febrero del 2014, publicado en La Gaceta #51 del 13 de marzo del 2014).
    Podrías por favor hacer esta consulta doña Silvia Pacheco.

    • Silvia Pacheco • 05 octubre, 2016

      Estimado don José.- Su consulta es muy interesante. Vemos que en Reglamento emitido por el Registro para regular esta tramitación de formularios electrónicos se establece lo siguiente en relación a los “documentos adjuntos” que necesariamente deberán acompañarse a la plantilla electrónica que los notarios completarán para la respectiva inscripción registral: Artículo 8.- Características del documento adjunto.
      Cada documento que se adjunte debe ser en formato PDF, y estar firmado digitalmente por el notario autorizante o funcionario autorizado por ley. En el caso de actos notariales protocolares o extraprotocolares, el documento adjunto deberá cumplir con los requisitos definidos por el Código Notarial y los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Notariado para los documentos físicos que se encuentren debidamente publicados.       Pareciera que efectivamente se exigirá la impresión de los testimonios en papel de seguridad. Sin embargo, intentaremos confirmar el dato para responderles por este medio.

      • Jose Salas • 14 diciembre, 2016

        Si colocan un monto para compensar el no uso del papel de seguridad de la DNN, pareciere que al usuario igualmente se podría enviar el testimonio de escritura firmado digitalmente por el notario autorizante, claro en caso de defectos relacionados a la forma o fondo del documento deberá el profesional realizar los cambios respectivos y enviar la versión final que se inscribe en el RN al usuario.
        Sería importante elevar la consulta a la DNN para conocer el correcto proceder en esta innovación en la materia de presentación y tramitación de documentos notariales / registrales

  3. Antonio • 19 septiembre, 2016

    Ojalá que esta nueva plataforma sea amigable con el usuario, me parece importante, para no andar buscando asesorías por todo lado, osa que atrasa nuestra labor.

  4. Erika • 19 septiembre, 2016

    Corrigiendo mi comentario anterior, el costo del sistema informático siempre será inferior al de los mensajeros o tramitadores con los que lidiamos los que no vivimos cerca del Registro.

  5. Erika • 19 septiembre, 2016

    Buen día, doña Silvia, cuéntenos saben algo del avance de esta propuesta?? Porque para muchos notarios que vivimos fuera de San José, esto es lo mejor que nos puede pasar, el costo de estar enviando documentos con mensajeros siempre será inferior a cualquier cargo que nos cobren por el uso del sistema.
    Estoy deseando que entre a funcionar!!
    Y lo que me parece que es vital es que se debe enviar el documento escaneado, algo que a mi juicio es un fallo de Crearempresa para el caso de las Sociedades Mercantiles, donde al Registro no le queda copia del testimonio, y si alguien ocupa obtener los estatutos debe buscar al Notario para obtener copia del protocolo.

    • Silvia Pacheco • 19 septiembre, 2016

      Estimada doña Erika, hemos intentado obtener más información de parte del Registro Nacional, pero no lo hemos logrado. Alguien nos mencionó que se esperar lograr salir este mismo año al menos con la posibilidad de tramitar algunas de las escrituras más comunes en el tráfico notarial, como traspasos, hipotecas, etc pero hasta que no haya un comunicado oficial por parte del Registro, no podremos estar seguros. Sin duda, esta posibilidad de tramitación electrónica facilitará enormemente la gestión notarial, y como usted bien lo señala, el hecho de tenerse que adjuntar copia del protocolo garantizará la publicidad registral de las transacciones tan importante para la seguridad jurídica de todos los involucrados.

  6. Bernal Ríos Robles, Ctdm • 12 julio, 2016

    Mis felicitaciones al Registro Nacional. Es una iniciativa hecha realidad y que desde hace muchos años esperamos. Las tecnología esta disponible y no lograba entender el por qué tanta dilación en este proceso. Excelente que se pida en PDF el instrumento notarial (matriz) ya que este forma parte del Principio de Certeza Registral ya que el formulario es eso un resumen o minuta de inscripción, sin embargo existen detalles que se consignan en los instrumentos que son útiles a las partes y terceros. Sigamos progresando con sabiduría sin olvidar la naturaleza del Derecho Notarial.

  7. Hugo Rodriguez Coronado • 05 julio, 2016

    Sin duda Silvia: un notición nos acabas de dar. Enrohabuena.

  8. Victorino J R • 05 julio, 2016

    Excelente. Espero no aparezcan pronto recurso en la Sala Constitucional, de las personas que se niegan a progresar

  9. Danilo Loaiza Bolandi • 04 julio, 2016

    La cereza que coronaría el pastel sería que los Notarios (me refieron también a las estimables damas) tengamos acceso a la cuenta cedular electrónica y a los datos de los ciudadanos extranjeros que cuentan con cédula de residencia. incluso contar con lectores de cédulas de identidad, cédulas de residencia y por qué no de huellas digitales para adjuntarlas a los documentos digitalizados.

  10. Danilo Loaiza Bolandi • 04 julio, 2016

    Otro aspecto a considerar es que el sistema esté habilitado 24/7 y no depender de horarios del BCR, pues con la inscripción de las sociedades anónimas solo se puede pagar en horario de oficina lo que limita mucho su uso, también facilitarle a los Notarios la apertura de cuentas para esos menesteres, sería genial que fuese obligatorio el depósito de los honorarios pues así terminaría la competencia desleal y para evitar embargo que los montos depositados para pagar impuestos y derechos de registro que se depositen en las cuentas de los notarios sean inembargables .

  11. Danilo Loaiza Bolandi • 04 julio, 2016

    Me parece que la noticia es excelente pues la sociedad va encaminada a la digitalización global, el costo de la plataforma, que no sabemos cuál será, se vería compensada al no tener que gastar en papel de seguridad, el no tenerse que trasladar hasta las oficinas del RN, pagar pasajes, combustible o parqueos, también ese tipo de plataformas viene en abono de la seguridad registral y se terminará las mafias que falsifican papeles de notarios o hacen testimonios sin matriz, también los notarios y los ciudadanos se beneficiarán con mayor agilidad y rapidez en la inscripción de los actos jurìdicos; ahora, considero que el RN debe ver cómo masifica el uso de la firma digital para ayudar a los colegas que no la tienen, lo anterior mediante convenios con Bancos, Cooperativas y las propias oficinas del RN.

    • Alvaro Arguedas • 05 julio, 2016

      Coincido con usted Don Danilo, esperemos realmente que se logren eliminar esas mafias que ya todos conocemos y que causan tanto daño a las personas y a la imagen de esta profesión. Saludos cordiales.

  12. Ana • 04 julio, 2016

    Buenas Tardes Licenciada.
    Con respeto a dicho servicio, se va a cobrar el trámite como tal, ya que CREAREMPRESA cobra por el mismo, eso haría más caro el costo para el usuario. Gracias.

    • Silvia Pacheco • 04 julio, 2016

      Estimada Ana, Muy buena su consulta. La elevamos a los señores del Registro pero todavía no nos han contestado. Casi estamos seguros, que al igual que en Crearempresa, la opción de utilizar los formularios electrónicos tendrá un cargo extra. El desarrollo de estas plataformas tiene un costo elevado que de alguna manera los usuarios deben ayudar a pagar. Sin embargo, podremos confirmarle nuestra suposición tan pronto obtengamos una respuesta por parte de las autoridades registrales.

  13. MARIA LOURDES • 04 julio, 2016

    Buen dia. la mejor noticia ya me parecia que era hora de que se implementara estos procedeimientos, toda vez que me parecia demasiado caro el costo de la firma diital solo para inscripcion de sociedades- Ademas pregunto a la lic. Pacheco para cuando estará habilitada la plataforma para varios tramites.-

    • Silvia Pacheco • 04 julio, 2016

      Estimada María Lourdes. Todavía no existe una fecha exacta del lanzamiento del sistema que permitirá realizar la inscripción digital de estas escrituras. La publicación del Reglamento fue uno de los pasos tendientes a tal meta. Según nos indicó el Lic. Agustín Meléndez, Director a.i. del REgistro Nacional (transcribimos textualmente) “La Visión del Registro Nacional es ser una institución líder en la prestación de servicios registrales y geoespaciales de calidad, por lo que bajo dicha línea de pensamiento y en el marco de la mejora regulatoria, durante los últimos años hemos realizado notables esfuerzos en facilitar a nuestros usuarios el acceso ágil y oportuno a nuestros servicios, lo cual se ha logrado mediante la implementación de mejoras sustanciales en los procedimientos, el uso eficiente de las tecnologías de la información y el fortalecimiento de las competencias de nuestros colaboradores, que son el principal y más valioso recurso de esta institución.
      El uso del formulario electrónico será un nuevo paso en la mejora de nuestros servicios, bajo un esquema cero papel que significará un gran ahorro en tiempos y costos globales para todas las partes involucradas. Los formularios estarán disponibles a través de nuestro portal de servicios http://www.rnpdigital.com y el pago de derechos, timbres y demás costos asociados se realizarán en línea.
      La publicación del “Reglamento Operativo para la Tramitación de Formularios Electrónicos y documentos adjuntos” es uno de los eslabones de la cadena que nos permitirá en un corto plazo implementar la tramitación digital de ciertos actos y contratos como el traspaso de bienes muebles e inmuebles, la constitución y cancelación de garantías prendarias o hipotecarias, entre otros.”

  14. JOSE GUILLERMO GUILLERMO BOLAÑOS HIDALGO • 04 julio, 2016

    Me parece muy bien y al igual que muchos colegas tengo años esperanto esta nueva plataforma, sin embargo revisando el regalmento me parece que no es necesario aportar los documento adjuntos de escritura en un archivo PDF, pues al igual que crearempres la inscripción de sociedaes resulta genial y se aplica el mismo prinicipio registral de de la fe Publica del Notario, que en caso de comprobarlse lo contrario, estaría teniendo las responsabilidades disciplinarias y penales. Las propiedades y vehículos deben inscribirsen al igual que las sociedades. Espero que este sistema entre en vigencia pronto.

  15. Antonio • 04 julio, 2016

    Gracias, Silvia, le agradezco su información

  16. Antonio • 02 julio, 2016

    Publican reglamento para la tramitación digital de documentos pero no explican cómo se procede para conectarse al Registro. Deberían dar una dirección o página para hacer los trámites.

    • Silvia Pacheco • 02 julio, 2016

      Estimado don Antonio. Nos indican en el Registro que esté reglamento es el primero de varios pasos que deben tomarse para la liberación del sistema que permitirá la inscripción electrónica de escrituras. Los formularios electrónicos estarán disponibles en un corto plazo en el sitio http://www.rnpdigital.com

  17. Lic. carlos alberto valverde bonilla • 01 julio, 2016

    Lida. Pacheco:
    Me surge una duda y por eso con el debido respeto se la formulo: Sabe Usted si la medida tomada y su correspondiente reglamento es excluyente, o sea que solo ese medio será el permitido o puede coexistir con el tradicional trámite de escrituras que se presentan al Registro.
    De antemano le agradezo la atención a la presente nota y le doy las gracias por la atención dispensada.

    • Silvia Pacheco • 01 julio, 2016

      Estimado Licenciado Valverde. Si bien el Reglamento en estudio no señala expresamente que la tramitación electrónica de escrituras sea una opción más con la que contarán los notarios que así lo decidan, subsistiendo la posibilidad de tramitar los testimonios por el tradicional medio físico, estamos seguros que así será, por cuanto la DNN ha sido muy clara al repudiar en el caso de CrearEmpresa, la obligatoriedad en el uso de tal plataforma como único mecanismo para la constitución de sociedades mercantiles. Puede leer más sobre el particular en nuestra nota: http://www.puntojuridico.com/posicion-de-la-dnn-en-relacion-con-crearempresa/ Para su mejor conocimiento nos permitimos transcribir parte del acuerdo tomado por la DNN en relación con la obligatoriedad de CrearEmpresa: b) Favorecer la presentación de documentos mediante el uso de formularios digitales, con firma digital, siempre y cuando se permita la opción de la presentación en documento físico, que contiene total o parcialmente el texto del acto o contrato estipulado en la escritura pública

  18. ARG ABOGADOS • 01 julio, 2016

    Muy oportuno, tomando en cuenta que los que buscamos ser mas eficientes y dar un mejor servicio podremos brindar mayor confianza y limpiar el nombre por los Notarios que no aprecian la bendición de tener trabajo digno y bien remunerado.

  19. JOSE RAFAEL ORTIZ CARVAJAL • 01 julio, 2016

    ES UN PASO MUY IMPORTANTE EN LA DIGITALIZACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS QUE BUENO QUE AVANCEMOS EN ESTE CAMPO

  20. Vilma Camacho • 01 julio, 2016

    Excelente noticia! Esto facilitará el trámite de documentos y ahorrará riempo a los notarios.

  21. kika • 01 julio, 2016

    Gracias por la información doña Silvia, esto lo vengo esperando hace años, y me parece genial que se obligue la entrega de una versión PDF del documento, cosa que no se hace con crearempresa y que me parece compromete la literalidad y la publicidad registran de los documentos que se inscriben en el Registro.
    Quedamos a la espera d de más información.