En el artículo 14 de la Resolución DGT-ICD-R-06-20 se establece que además del representante legal de la sociedad obligada a cumplir con la Declaración del RTBF, el suministro de la información podrá hacerse mediante un único apoderado, que deberá ser una persona física con facultades suficientes para ese efecto, lo que tendrá que acreditar por medio de un notario público. En caso que se acredite mediante un poder especial, este debe ser otorgado en escritura pública.

De acuerdo con lo que dispone el art. 107 del Código de Comercio, la protocolización de documentos privados no les da la condición de instrumentos públicos. Por ese motivo se ha indicado que poderes especiales otorgados “vía protocolización de acta” no cumplen con el requisito de constituir “escrituras públicas”.

Sabemos que en el Registro de Transparencia no se “califican” los documentos que los notarios suben a la plataforma al momento de autorizar a un apoderado especial para que pueda cumplir con las declaraciones, o sea, que por realizarse esa “acreditación” el apoderado puede ingresar a cumplir con la obligación sin problema. El riesgo sería que eventualmente pudieran las Autoridades en esta materia ponerse a revisar la documentación aportada, estableciéndose que no cumplía con los requisitos establecidos en la Ley.

Mil gracias por su pronta respuesta.

Con la emisión el año pasado por parte del Consejo Superior Notarial del Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en Formato Electrónico nos parece que ambas alternativas deberían ser aceptables, a saber: la imagen escaneada del testimonio del poder especial impreso en papel de seguridad con la firma del puño y letra del notario, o bien la emisión del testimonio en formato electrónico en papel corriente pero con el estampado de la firma digital del notario.

En cualquiera de los dos casos se exige que el archivo que se adjunta en la plataforma Central Directo como prueba del poder especial otorgado en escritura pública consista en un archivo PDF.

Estimado don Andrés. Con mucho gusto le daría mi opinión sobre este tema pero no soy especialista en la materia. Sé que muchos colegas han considerado que en efecto es válida esa opción de mencionar en el poder especial en forma expresa que se autoriza al apoderado a presentar las declaraciones del RTBF de varios períodos, por ejemplo, 2022, 2023, 2024, etc, de manera que cada año, el notario “sube” a la plataforma un testimonio en lo conducente, transcribiendo únicamente la mención del poder especial para ese período específico. Sabemos que desde el punto de vista técnico de la plataforma Central Directo, es suficiente que cada año el notario acredite dentro del sistema, el poder especial para que el mandatario pueda entrar a presentar la declaración. De momento no hemos escuchado que se estén “revisando” o “calificando” esos poderes especiales que sirven de base para la acreditación de mandatarios. Digamos que por realizada esa labor previa de acreditación del poder por parte del notario público, el sistema en forma automática permite al apoderado ingresar y cumplir con la tarea, aunque lo que se haya “subido” como base del poder sea un documento en blanco. El tema es si eventualmente se produjera una revisión de dichos mandatos, y en caso de determinarse que no cumplen con lo necesario, si darían inicio algún tipo de proceso para tener por no presentadas esas declaraciones del RTBF con las consecuencias que ello pueda traer para las personas jurídicas obligadas; así como procesos disciplinarios contra los notarios que autorizaron esos poderes especiales. Vemos el recordatorio que sobre esta responsabilidad notarial se hace en el Comunicado recibido esta semana vía correo electrónico: (transcribimos textualmente):

“Es responsabilidad de los notarios en el ejercicio de su función, acatar la normativa costarricense, seguir los lineamientos que dicte la Dirección Nacional de Notariados y el Consejo Superior Notarial y verificar el alcance, la validez y vigencia de los poderes, antes de registrarlos en la plataforma de Central Directo.”

Sería ideal contar con algunos criterios jurisprudenciales sobre este tema, pero a la fecha no hemos tenido conocimiento de que se hayan producido procesos judiciales por este motivo.