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RTBF: Autorizaciones otorgadas mediante poderes especiales

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El año pasado, faltando tan solo un día para que iniciara el período de presentación de declaraciones del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, muchas sociedades recibieron la notificación de que habían sido deshabilitados en forma automática dentro de la plataforma Central Directo, los poderes especiales que anteriormente habían servido para cumplir con esta obligación.

Según se indicó en el Comunicado de hace un año (ver nota al respecto en este mismo blog), el fundamento legal para esta disposición era el artículo 1256 del Código Civil:

“ARTÍCULO 1256. – El poder especial para determinado acto jurídico judicial y extrajudicial, solo facultará al mandatario para los actos especificados en el mandato, sin poder extenderse ni siquiera a los que se consideren consecuencia natural de los que el apoderado esté encargado de ejecutar.”

Mucha polémica generó dicho comunicado entre los colegas que consideraban que ese mismo numeral admitía la posibilidad de que un poder especial sirviera para la realización de varios actos (en plural) y aquéllos que aplaudieron la medida al estimar que en efecto este tipo de mandatos se agota con la primera actuación.

Lo cierto es que en algunos casos, los representantes legales de las sociedades obligadas corrieron a obtener su firma digital para poder presentar ellos mismos las declaraciones.  En otros,  otorgaron nuevamente poderes especiales,  admitiendo la posibilidad de que únicamente les servirían para cumplir con el período 2023.  Finalmente los hubo que suscribieron mandatos generalísimos limitados en muchos casos a la función específica de cumplir con el RTBF.  De esta manera consideraron que evitarían tener que repetir todos los años el otorgamiento de mandatos especiales con el costo que conlleva en honorarios de notario no solamente por la escritura pública sino también por la labor de acreditación de estos poderes dentro de la plataforma como paso previo para que los apoderados puedan cumplir con las declaraciones.

Sobre este mismo particular,  en esta semana, muchos han recibido por correo electrónico un aviso de parte del Ministerio de Hacienda, de Central Directo y del Instituto Costarricense sobre Drogas recordándoles lo siguiente:

AUTORIZACIONES OTORGADAS MEDIANTE PODERES ESPECIALES

Los sujetos obligados que deban presentar durante los meses de mayo y junio la declaración ordinaria del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales RTBF, correspondiente al período 2023, deben considerar lo siguiente:

a. Si declararon a través de una persona autorizada mediante un poder especial, de acuerdo con la normativa vigente (artículo del Código Civil), dicho poder quedó deshabilitado desde el momento en que se utilizó para confeccionar la declaración del período 2022. Esto debido a que por su naturaleza jurídica es válido por una única vez.

b. Si cuentan con un poder especial otorgado y registrado en el RTBF que no haya sido utilizado, pueden usarlo en la declaración ordinaria del período 2023.

Es responsabilidad de los notarios en el ejercicio de su función, acatar la normativa costarricense, seguir los lineamientos que dicte la Dirección Nacional de Notariados y el Consejo Superior Notarial y verificar el alcance, la validez y vigencia de los poderes, antes
de registrarlos en la plataforma de Central Directo.   (Ver aviso en formato original) 

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

8 de 8 Comentarios

  1. Al • 29 junio, 2023

    Se sabe algo sobre los poderes otorgados a favor del mismo notario? por ejemplo, una protocolización de una asamblea donde se autoriza al notario que protocoliza dicha asamblea que contiene el poder.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 30 junio, 2023

      En el artículo 14 de la Resolución DGT-ICD-R-06-20 se establece que además del representante legal de la sociedad obligada a cumplir con la Declaración del RTBF, el suministro de la información podrá hacerse mediante un único apoderado, que deberá ser una persona física con facultades suficientes para ese efecto, lo que tendrá que acreditar por medio de un notario público. En caso que se acredite mediante un poder especial, este debe ser otorgado en escritura pública.

      De acuerdo con lo que dispone el art. 107 del Código de Comercio, la protocolización de documentos privados no les da la condición de instrumentos públicos. Por ese motivo se ha indicado que poderes especiales otorgados «vía protocolización de acta» no cumplen con el requisito de constituir «escrituras públicas».

      Sabemos que en el Registro de Transparencia no se «califican» los documentos que los notarios suben a la plataforma al momento de autorizar a un apoderado especial para que pueda cumplir con las declaraciones, o sea, que por realizarse esa «acreditación» el apoderado puede ingresar a cumplir con la obligación sin problema. El riesgo sería que eventualmente pudieran las Autoridades en esta materia ponerse a revisar la documentación aportada, estableciéndose que no cumplía con los requisitos establecidos en la Ley.

  2. Alberto Rivera • 23 mayo, 2023

    El poder especial que se ha de presentar para la declaración RTBF, tiene que ser enviado en un papel de seguridad escaneado y firmado digitalmente o en papel corriente en PDF firmado digitalmente.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 23 mayo, 2023

      Con la emisión el año pasado por parte del Consejo Superior Notarial del Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en Formato Electrónico nos parece que ambas alternativas deberían ser aceptables, a saber: la imagen escaneada del testimonio del poder especial impreso en papel de seguridad con la firma del puño y letra del notario, o bien la emisión del testimonio en formato electrónico en papel corriente pero con el estampado de la firma digital del notario.

      En cualquiera de los dos casos se exige que el archivo que se adjunta en la plataforma Central Directo como prueba del poder especial otorgado en escritura pública consista en un archivo PDF.

      • Alberto Rivera • 23 mayo, 2023

        Mil gracias por su pronta respuesta.

  3. MARIA MORA • 11 mayo, 2023

    Buen dia estimados!
    ¿Hay algún pronunciamiento de este tema por parte de la DNN? ¿O no sé si habrá algo nuevo al respecto?
    Saludos,

  4. Andres Lanza • 20 abril, 2023

    Buenas Tardes Silvia: Usted estima que si un poder especial, se otorgo en escritura publica, para todos los periodos que estuviese vigente la obligacion de presentar la Declaracion de Beneficiarios Finales, se podria emitir un testimonio por cada año, Observe que existe una mala interpretacion, que el Poder Especial, es valido por una unica vez. ( Articulo 1256. – El poder especial …. , solo facultará al mandatario para los actos especificados en el mandato,) …….” Observe que el propio articulo citado refiera a «los actos especificados». , lo que se podria interpretar uno por año. Gracias de antemano, por su valioso aporte, Saludos cordiales

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 21 abril, 2023

      Estimado don Andrés. Con mucho gusto le daría mi opinión sobre este tema pero no soy especialista en la materia. Sé que muchos colegas han considerado que en efecto es válida esa opción de mencionar en el poder especial en forma expresa que se autoriza al apoderado a presentar las declaraciones del RTBF de varios períodos, por ejemplo, 2022, 2023, 2024, etc, de manera que cada año, el notario «sube» a la plataforma un testimonio en lo conducente, transcribiendo únicamente la mención del poder especial para ese período específico. Sabemos que desde el punto de vista técnico de la plataforma Central Directo, es suficiente que cada año el notario acredite dentro del sistema, el poder especial para que el mandatario pueda entrar a presentar la declaración. De momento no hemos escuchado que se estén «revisando» o «calificando» esos poderes especiales que sirven de base para la acreditación de mandatarios. Digamos que por realizada esa labor previa de acreditación del poder por parte del notario público, el sistema en forma automática permite al apoderado ingresar y cumplir con la tarea, aunque lo que se haya «subido» como base del poder sea un documento en blanco. El tema es si eventualmente se produjera una revisión de dichos mandatos, y en caso de determinarse que no cumplen con lo necesario, si darían inicio algún tipo de proceso para tener por no presentadas esas declaraciones del RTBF con las consecuencias que ello pueda traer para las personas jurídicas obligadas; así como procesos disciplinarios contra los notarios que autorizaron esos poderes especiales. Vemos el recordatorio que sobre esta responsabilidad notarial se hace en el Comunicado recibido esta semana vía correo electrónico: (transcribimos textualmente):

      «Es responsabilidad de los notarios en el ejercicio de su función, acatar la normativa costarricense, seguir los lineamientos que dicte la Dirección Nacional de Notariados y el Consejo Superior Notarial y verificar el alcance, la validez y vigencia de los poderes, antes de registrarlos en la plataforma de Central Directo.»

      Sería ideal contar con algunos criterios jurisprudenciales sobre este tema, pero a la fecha no hemos tenido conocimiento de que se hayan producido procesos judiciales por este motivo.