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Más sobre la obligación de adjuntar testimonios de constitución en CrearEmpresa a partir de enero

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Nos permitimos copiar a continuación el contenido de la circular que la Dirección de Personas Jurídicas dirigió a sus coordinadores y registradores sobre el nuevo requisito que a partir del próximo 9 de enero exigirá a todos los notarios que utilicen la plataforma CrearEmpresa para la constitución de sociedades anónimas y de responsabilidad limitada.

CIRCULAR D.P.J.-016-2016

DE: DIRECCION REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS.

PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORÍA TÉCNICA, COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES.

ASUNTO: Documento adjunto en formularios electrónicos.

FECHA:       14 de diciembre de 2016.

Con la finalidad de dar cumplimiento al Reglamento Operativo para la Tramitación de Formularios Electrónicos y Documentos Adjuntos, aprobado mediante el acuerdo firme N° 133-2016, de la Junta Administrativa del Registro Nacional en Sesión Ordinaria Nº 11- 2016,  celebrada el 21 de abril de 2016 y publicado en el Diario Oficial La Gaceta, N° 126, el 30 de junio de 2016, esta Dirección procede a comunicar lo siguiente:

Todos aquellos trámites de primera entrada presentados a partir del 9 de enero de 2017, mediante formularios electrónicos, deberán contener anexo como documento adjunto, copia del testimonio de la escritura que da origen al acto y por el cual se sustenta su tramitación. Dicho documento siempre debe estar firmado digitalmente por el notario autorizante.

El documento deberá venir adjunto cada vez que se reciba el formulario electrónico para su calificación, cuando se consigne algún defecto, al reenviar el formulario deberá adjuntarse nuevamente el documento.

Aunado a lo anterior, en cuanto a la revisión del testimonio, el registrador únicamente debe constatar que la información contenida en los datos de escritura del formulario electrónico, concuerde con el engrose, en caso de existir alguna diferencia entre la información, procederá a consignar el defecto respectivo.

Para tales efectos, se instruye a los registradores a tener en consideración lo estipulado en el Reglamento que se adjunta.

Favor proceder conforme a lo establecido a partir de la fecha indicada.

Atentamente»

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El Reglamento que acompaña la circular transcrita es el REGLAMENTO OPERATIVO PARA LA TRAMITACIÓN DE FORMULARIOS ELECTRÓNICOS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS.    Puede ver su contenido ingresando a su base de datos Master Lex o bien haciendo clic en el siguiente link:  VER REGLAMENTO

Gentilmente los representantes de CrearEmpresa nos enviaron además el siguiente resumen de las dudas más frecuentes que en estos días han formulado los notarios en relación con este nuevo requisito.

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1- Cuando se ordena adjuntar la copia en PDF del testimonio a partir del 9 de enero,  ¿Se está obligando a que se trate de la digitalización de la impresión del mismo en papel de seguridad notarial? es decir, ¿ O podría ser la copia en Word del testimonio firmada digitalmente?   

Se puede adjuntar la copia del testimonio o el testimonio digitalizado, ambos deben ser en formato PDF y firmado digitalmente por el Notario autorizante.

2.-  ¿Podrán los notarios consultar la información de esos documentos adjuntos?
Sí, lo podrán obtener físicamente en cualquiera de las sedes del Registro Nacional o digitalmente en el Portal Web, por compra directa a través de cualquier tarjeta de débito o crédito. No está disponible a través de los convenios con diferentes Instituciones que emiten certificaciones digitales.

3. ¿ En qué página podrán obtenerla?   www.rnpdigital.com

4. ¿Tendrá un un costo?
El mismo establecido por la Junta Administrativa del Registro Nacional. Las primeras cinco páginas, 3.400 colones sencillo y 3.700 colones certificado. Cada página adicional tiene un costo de 600 colones a partir de la quinta.

5.- ¿Lo podrá solicitar cualquiera?
Cualquier interesado lo puede solicitar con el tomo y asiento de presentación o inscripción.

6. ¿Cuándo esté defectuoso se volverá enviar el adjunto?
Cada vez se deba reenviar al Registro Nacional un formulario calificado defectuoso, se debe adjuntar la copia del testimonio en formato PDF firmado digitalmente.

7. ¿Sé subirán las razones notariales?
Las razones notariales se deberán adjuntar junto con la copia del testimonio en el mismo documento. Por lo tanto efectivamente estarán disponibles para la consulta,  las razones notariales cuando se consulte dicho documento adjuntado.

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

22 de 22 Comentarios

  1. Miguel Santamaria Boza • 19 enero, 2021

    Al menos las que yo he hecho siempre adjunto el testimonio en pdf y firmado digitalmente

  2. XIOMARA VIRGINIA QUESADA ROJAS • 15 enero, 2021

    Buenas tardes, me queda una duda, sobre la corrección del testimonio en crear empresa, la duda es respecto si debo incluir la razón notarial al final del testimonio que ya había enviado y volverlo a enviar o si debo subir la razón notarial en documento aparte y además el testimonio primero que subí con el error.
    Agradezco su atención y colaboración.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 19 enero, 2021

      Se debe introducir la corrección directamente en el texto del testimonio (no mediante razón notarial)y se vuelve a adjuntar.

  3. LYZETT CORDERO • 20 octubre, 2018

    aún a la fecha de hoy 20/10/2018 si el aporte del capital social se hace con bien mueble o inmueble o si en la escritura de constitución se otorgan poderes, no se deberá utilizar la plataforma CREAREMPRESA?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 20 octubre, 2018

      Efectivamente al día de hoy, las constituciones de sociedad que se realizan con aporte de bienes o en las que se otorgan poderes adicionales a los del órgano directivo, deben tramitarse en formato papel en el Diario del Registro.-

  4. Saúl González • 24 noviembre, 2017

    Estimada Licda Silvia.

    Entonces, cuando se hace aporte de capital mediante un bien mueble o inmueble, no se utiliza crearempresa ? en este caso, debe hacerse el trámite normal ante el Registro?

    Si me aclara por favor. Gracias.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 24 noviembre, 2017

      Efectivamente don Saúl, si la constitución de sociedad implica el aporte de un bien como pago del capital social, no es posible tramitarla en la plataforma CrearEmpresa. Deberá en ese caso recurrir al procedimiento tradicional en formato papel y presentación del testimonio en el Diario del Registro Nacional. Igualmente si en la escritura de constitución se otorgan poderes adicionales distintos de los asignados a los directores, deberá también tramitarse la constitución directamente en el REgistro Nacional.

  5. Miguel Angel Santamaria • 18 febrero, 2017

    Disculpas, quise decir que si en la constitución de una sociedad anonima se pueden aportar en pago del monto de las acciones bienes muebles no inscribibles.

  6. Miguel Angel Santamaria • 18 febrero, 2017

    En la constitución de una sociedad se pueden aportar bienes inmuebles no inscribibles en el Registro Público????

  7. Miguel Angel Santamaria • 12 enero, 2017

    Pues bien, me di a la tarea de instalar la aplicación que aparece en crearempresa para la firma de testimonios a enviar al Registro, por cierto me costo un ojo de la cara programarlo. Ahora la pregunta del millón, como se hace para probar si la aplicación funciona antes de realizar una escritura de sociedad. Alguien que lo haya hecho y que me pueda dar una luz. Gracias.

    • jotatajo • 16 enero, 2017

      Hola, todo funciona perfecto, lo que hice fue instalar la aplicación, luego tome el testimonio de world lo convertí a pdf por medio de una pagina de internet, luego segui los pasos para agregar la firma y hace unos minutos la adjunte en la pagina de creaempresa con el resto del formulario y estoy a la espera de la calificación, todo muy bien.

  8. Jose Salas • 11 enero, 2017

    https://helpx.adobe.com/es/acrobat/using/certificate-based-signatures.html

    como firmar con certificados digitales con adobe reader

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 11 enero, 2017

      Estimado don José: Según nuestro conocimiento, con Adobe Reader no es posible firmar digitalmente documentos. Sin embargo, le recomendamos mejor realizar la consulta directamente a su proveedor de Adobe.

  9. ROGER ANTONIO SANCHO RODRIGUEZ • 06 enero, 2017

    Muchas gracias a todos por sus valiosas sugerencias. feliz año 2017.

  10. Miguel • 06 enero, 2017

    Muchas gracias Licenciada. Ahora existe en la plataforma de crearemos alguna aplicación para enviar el testimonio firmado digitalmente porque lo que tengo entendido es que lo que se puede enviar por medio de esa plataforma lo que se puede enviar es el formulario que se llena en la misma

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 06 enero, 2017

      Efectivamente a partir de este próximo lunes 9 de enero, en las constituciones de sociedad que se tramiten a través de CrearEmpresa va a ser obligatorio que el notario adjunte copia del testimonio de la escritura. Todavía no hemos podido corroborar cómo va a funcionar esa nueva herramienta dentro de la plataforma pero según nos indicaron los encargados, va a ser muy sencillo su uso. Entonces, como usted bien lo señala, además de la plantilla con los datos de constitución, a partir del lunes, se enviará también la copia del testimonio respectivo.

  11. Miguel • 05 enero, 2017

    Me podrían aclarar, si fuera posible con un ejemplo, de que forma se deben cancelar las acciones para no presentar la Constitución de una sociedad por medio de ceearempresa

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 05 enero, 2017

      Para no tener que utilizar en forma obligatoria la plataforma de CrearEmpresa, las acciones tendrían que pagarse, aunque sea una parte, mediante el aporte de un bien inmueble o mueble a la sociedad. Es decir que en la escritura de constitución tendrían que brindarse los datos de ese bien, a fin de que el Registro respectivo, sea el de Muebles o el Inmobiliario, tomen nota de que el mismo pasa a pertenecer a dicha sociedad mercantil. Un ejemplo de como tendría que describirse este acto en la escritura de constitución podría ser: » Acuerdan los socios: i) Suscribir y pagar totalmente el capital social, de la siguiente manera: la socia …. suscribe y paga …. acciones, y el socio …., suscribe y paga …. acciones, lo cual hace en dinero efectivo, por su parte la socia … suscribe y paga sus acciones mediante el aporte firme y definitivo que en este acto hace de la finca que adelante se describe, la cual se aporta libre de gravámenes hipotecarios, al día en el pago de los impuestos nacionales y municipales, estimándola para dichos efectos, en la suma de … colones. La finca que se aporta se encuentra inscrita en el Registro Público de la Propiedad, Partido de …, matrícula NUMERO …., que es terreno para construir , sito en el distrito … del cantón … de la provincia de …., con una medida de … metros con … decímetros cuadrados, plano catastrado número …., y los siguientes linderos: norte. ….; sur, este y oeste: ….. «

  12. ROGER ANTONIO SANCHO RODRIGUEZ • 16 diciembre, 2016

    Solamente veo un problema, si fuera obligatorio en presentar el testimonio de seguridad, es que al escanearlo no sale todo, es decir la parte superior y la parte inferior, entonces se remite en un testimonio sencillo, pero en papel corriente?. Estoy en lo cierto o me pueden aclarar, por favor. Muchas gracias

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 19 diciembre, 2016

      De momento se establece la posibilidad de elegir entre la copia del documento en Word o cualquier otro procesador de palabras, o bien la copia digitalizada del testimonio impreso en papel de seguridad, ambas debidamente firmadas digitalmente por el notario autorizante de la escritura de constitución. No importaría en este momento si aparece visible o no la parte superior y la inferior del papel de seguridad. De establecerse tal exigencia, los notarios sí tendrían que utilizar un escáner que les permita utilizar folios en tamaño legal o de oficio.

    • Kimberly • 03 enero, 2017

      buenas tardes Lic,Roger, tal vez que se podría reducir, sacar una copia y escanearlo, podría ser una opción.

    • Kimberly Mesen J • 03 enero, 2017

      buenas tardes Lic,Roger Sancho Rodríguez, tal vez que se podría reducir, sacar una copia y escanearlo, podría ser una opción.