Incumplimiento del Registro de Accionistas y ejercicio notarial

De conformidad con el art. 25 del Reglamento de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), Decreto Ejecutivo No. 41040-H :

«Los Notarios Públicos cuando emitan documentos a los sujetos obligados indicados en el artículo 3 de este reglamento, deben verificar la lista de incumplidores y en caso de estar incluido debe consignarlo en el documento. El acceso a la lista de incumplidores se realizará por medio de un certificado válido de firma digital para personas físicas perteneciente a la jerarquía nacional de certificadores registrados.»

En virtud de la aprobación la semana pasada de la moratoria en la aplicación de las sanciones a las sociedades que no han cumplido con el Registro de Accionistas  (ver al respecto nuestra nota en este mismo blog) , surge la inquietud en cuanto si debe entenderse también «suspendida» la obligación de los Notarios de consignar dicha condición de incumplimiento en los documentos que emitan.

La norma no especifica en qué tipo de actos o contratos, protocolores o extraprotocolares,  deberán los notarios realizar esta anotación, por lo que tendríamos que entender que se trata de cualquier documento notarial emitido a favor de las personas jurídicas obligadas a cumplir con el Registro de Accionistas.

Ahora bien,  el art. 25 antes citado continúa señalando lo siguiente:

«Para verificar la condición de Notario Público al momento de la consulta, la Dirección Nacional de Notariado proveerá una consulta automática de acuerdo a los requerimientos técnicos definidos por el Banco Central de Costa Rica, de manera que el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales pueda determinar, en tiempo real, si el consultante es un notario público facultado para ejercer.» 

La semana pasada formulamos consulta a la Dirección Nacional de Notariado para conocer cuándo se pondrá en funcionamiento y de qué forma será esa herramienta que los Notarios tendrán que consultar cada vez que emitan documentos a favor de personas jurídicas obligadas a cumplir con el RTBF.

Nos parece que mientras exista plazo para el cumplimiento del Registro de Accionistas sin que apliquen las sanciones correspondientes, no podría exigirse a los notarios que cumplan con esta tarea de consignar dicho incumplimiento en sus actos notariales.    Además, resulta evidente que solamente cuando exista la herramienta de consulta, podrán los Notarios cumplir con esta nueva función.

PROHIBICIÓN DE AUTORIZAR ACTOS O CONTRATO INEFICACES

Ahora bien surge otro dilema que conviene aclarar antes de que inicie este nuevo deber notarial.

Según el Reglamento del Registro de Transferencia y Beneficiarios Finales:  «El Registro Nacional no podrá emitir certificaciones de personería jurídica o inscribir documentos a favor de los sujetos obligados que se encuentren en la lista de incumplidores del artículo 22 de este reglamento, salvo para el caso de inscripción de responsables del suministro de la información. «

Si el Registro no inscribirá actos de sociedades incumplidoras,  cabe preguntarse si  los Notarios deberán abstenerse del todo del otorgamiento de dichos actos, partiendo de lo dispuesto en el inciso d) del art. 7 del Código Notarial que establece como  prohibición :

«d) Autorizar actos o contratos contrarios a la ley, ineficaces o los que para ser ejecutados requieran autorización previa, mientras esta no se haya extendido, o cualquier otra actuación o requisito que impida inscribirlos en los registros públicos.»

Pareciera entonces que a pesar de que el Reglamento del Registro de Transferencia y Beneficiarios Finales establece como única obligación de los Notarios consignar el estado de  incumplimiento de las sociedades en los actos o contratos que autoricen,  es lo cierto que de acuerdo con este inciso d)  deberían más bien de abstenerse por completo de otorgar actos registrales por cuanto si el Registro Nacional no los inscribirá, serán actos ineficaces, respecto de los cuales existe prohibición para los Notarios de autorizar.

También elevamos consulta a la Dirección Nacional de Notariado sobre este punto.   Compartiremos su respuesta por este medio tan pronto nos la hagan saber.