A pocos días del inicio del Registro de Accionistas
Con toda la confusión y dudas generadas por la reforma fiscal que entró en vigencia en julio pasado, muchos han olvidado que a partir del próximo 1 de setiembre iniciará la obligación de cumplir con el Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales, cuyo incumplimiento podría conllevar multas de ¢1,338,000 hasta ¢44,600,000, aparte de otras sanciones no pecuniarias.
Tanto las sociedades activas como las inactivas con cédulas jurídicas terminadas en cero y en 1 contarán con el mes de setiembre para presentar en la plataforma Central Directo del BCCR, su declaración de accionistas y beneficiarios finales. En octubre, lo harán las sociedades terminadas en 2 y 3, y así sucesivamente, concluyendo en enero del 2020 con las que terminan en 8 y 9. Y casi de inmediato, durante el mes de abril del 2020, deberán nuevamente presentar su declaración de accionistas- ahora sí- todas las sociedades sin importar su número de cédula jurídica, en lo que se conoce como DECLARACIÓN ORDINARIA, la cual deberá seguirse realizando todos los años durante el mes de abril.
Por su parte, cuando alguno de los propietarios iguale o supere el 15% del total de las participaciones societarias mediante la compra o adquisición gratuita de acciones o cuotas, ya sean comunes, preferentes u otras, contarán con quince días hábiles para reportarlo al Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales. Esa es la DECLARACIÓN EXTRAORDINARIA.
La semana pasada, la firma Grant Thornton impartió un Seminario sobre este tema a un concurrido auditorio en el Colegio de Abogados. Nos recordaron a todos los presentes que el cumplimiento de esta nueva obligación conlleva ciertos cuidados y requisitos que ya se deberían estar tomando en consideración pues algunos podrían requerir de algún tiempo para su formallización. Nos permitimos el siguiente resumen:
1.- Firma digital: Deberán contar necesariamente con firma digital los representantes legales designados en forma expresa para cumplir con esta obligación en la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Final que en abril del presente año emitieron la DGT y el ICD.
2.- Nombramiento de apoderados y acreditación en el sistema Central Directo: En caso de que dichos representantes legales, por ejemplo el Presidente en las sociedades anónimas y el Gerente o subgerente en las sociedades de responsabilidad limitada, no puedan cumplir con esta obligación, podrán hacerlo otros apoderados – sean especiales o generalísimos distintos a los que indica la ley-que sean acreditados previamente en la plataforma Central Directo por un Notario Público, quienes deberán contar – evidentemente- con certificado de firma digital.
Es importante tomar en cuenta que si los representantes llamados a cumplir con la declaración de accionistas se encuentran fuera del país, lo cual sucede con bastante frecuencia en aquellas sociedades pertenecientes a extranjeros, y si dichos representantes no cuentan con firma digital, deberán concurrir ante un cónsul costarricense o bien ante un Notario que viaje a ese efecto, para que otorguen el mandato respectivo a favor de un tercero que pueda cumplir con la declaración de accionistas en el momento oportuno. Igualmente algunos colegas sostienen la posibilidad de que el poder sea otorgado mediante Asamblea de Accionistas o de Socios, a través de cartas poder o mediante la celebración virtual de Asambleas que hace unos meses fuera autorizada y que tendría que contemplarse expresamente en el pacto constitutivo de la sociedad. En este segundo caso, nos indicó el Lic. German Serrano que convendría elevar la consulta al Ministerio de Hacienda a fin de confirmar que efectivamente este otorgamiento de poder especial «vía protocolización de acta de Asamblea de Accionistas y Socios» sea aceptada toda vez que la norma lo que dispone es el otorgamiento de poder en escritura pública. Hasta tanto dicha circunstancia no esté aclarada, don German recomendó que los poderes que se otorguen de esta manera sean más bien de naturaleza generalísima a fin de que puedan ser inscritos en el Registro de Personas Jurídicas y que sea entonces con vista en dicha inscripción que los Notarios acrediten a ese mandatario dentro de la plataforma Central Directivo para cumplir con la declaración de accionistas y beneficiarios finales.
2.- Libros de Registro de Accionistas o de Socios: Es muy importante verificar con suficiente anticipación que las sociedades tengan a mano sus libros legales, especialmente el de Registro de Accionistas o de Socios, con asientos debidamente llenos, firmados por las personas llamadas a hacerlo y en los que aparezca además la fecha de cesión de las acciones o cuotas, pues son datos que serán exigidos al momento de presentar la declaración respectiva.
3.- Correo electrónico de revisión frecuente: El sistema exigirá al responsable de presentar la declaración de accionistas y beneficiarios finales, que indique un correo electrónico al cual enviará de forma automática el acuse de recibo. En caso de no obtenerse el acuse de recibo durante el día en que suministró la información, deberá considerarse como no presentada y procederse de nuevo a su presentación. Por este motivo es muy importante que la dirección de correo electrónico que se suministre en la plataforma exista y sea de consulta fácil y frecuente por el responsable. Sugerían en el Seminario de Grant Thornton crear «buzones» es decir direcciones de email que no llegan a una sola persona, sino a varias, de manera que pueda existir un mayor control de estas notificaciones tan relevantes.
4.- Persona jurídica extranjera: En caso de que las acciones o cuotas pertenezcan a personas jurídicas extranjeras deberá suministrarse no solo el resumen de la composición del capital social sino el detalle individualizado por participante de dicha persona jurídica extranjera hasta llegar a los beneficiarios finales. Conviene por lo tanto que con suficiente anticipación se soliciten a las Autoridades extranjeras correspondientes, los documentos que comprueben fehacientemente esa propiedad accionaria y que cuenten con el apostillado para su validez en el país así como la traducción al español en caso de ser otorgados en idioma extranjero.
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Continuaremos en un próximo comentario esta semana con otros temas relevantes sobre esta obligacion del Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales: apoderados especiales, módulo notarial para su acreditación, etc.
Yahaira Madrigal • 22 junio, 2020
Buenas noches Lic.Pacheco
Mi esposo y yo tenemos una pyme certificada con el MEIC ,no sabiamos nada sobre el certificado accionista las preguntas son 2
1-podemos hacer ese registro nosotros o debe ser un notario ?
2-Al realizar el registro de certificación de accionista debemos pagar de inmediato el atraso del registro?
Muchas gracias.