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Reforman Reglamento para la Presentación de Índices

Rige en dos meses

Indices deberán imprimirse en papel de seguridad
Nuevo procedimiento para corrección de errores
Usuarios de INDEX no se verán afectados

Con vigencia a partir del 22 de enero del 2011,  se publicó en el Diario Oficial La Gaceta, el Decreto Ejecutivo No. 36246-C, el cual introduce importantes reformas al Reglamento que regula los requisitos que deben cumplir los notarios cada quincena al momento de confeccionar y presentar en el Archivo Notarial, los índices de instrumentos públicos otorgados.  Las reformas afectan únicamente los índices que se presentan en formato papel, no así los que se remiten por Internet en formato digital.  En este sentido, los usuarios de INDEX pueden confiar que el sistema seguirá cumpliendo en un 100% las disposiciones legales que sobre envío de índices electrónicos se establecen en el Reglamento de Presentación de Indices, con la ventaja de que no verán incrementado el costo de envío de sus índices al quedar relevados de la utilización de papel notarial.

A continuación, un breve comentario sobre algunos de los cambios más relevantes:

CORRECCION DE ERRORES EN INDICES

Se diferencian en tres categorías, los posibles errores a ser cometidos en la confección de índices, estableciéndose para cada una, el procedimiento para su corrección:

1. Simples errores materiales

2. Omisión de escrituras

3. Otros errores

Los así llamados «SIMPLES ERRORES MATERIALES» son aquellos en los cuales el notario informa equivocadamente la quincena, el mes o año a que se refiere el índice, el número de tomo, de folio, de instrumento público, carné del Notario, nombre o apellidos del Notario o la consignación invertida de los apellidos de las partes.

Los errores materiales podrán corregirse de dos formas:

1) Mediante nota al pie del índice respectivo, que consignará y firmará el Notario.

2)  Mediante carta que remitirá el Notario al Archivo Notarial con clara indicación de la quincena que se corrige y la forma correcta en que deberán leerse los datos errados.

La OMISION DE ESCRITURAS se produce cuando el notario no reporta dentro de algún índice la totalidad de escrituras otorgadas en la quincena.  Para subsanar este problema, debe el notario presentar un índice adicional con los datos de las escrituras omitidas.   Además deberá emitir una declaración jurada haciendo constar la existencia y validez de los instrumentos omitidos. Por motivos de seguridad jurídica, únicamente se tendrá oportunidad para subsanar la omisión de escrituras dentro del plazo de presentación del índice de la quincena  inmediata siguiente a aquella en la que se dio la omisión.  Después de ese plazo, no podrá corregirse la omisión.

La corrección de OTROS ERRORES, entre estos, la hora, la fecha, el tipo de acto o contrato, nombres de las partes, existencia o datos de los conotarios; se verificará por medio de una declaración jurada en la que el Notario especificará claramente la información que se corrige y la forma como deberá leerse correctamente.

EN PAPEL DE SEGURIDAD NOTARIAL

Se adiciona como formalidad de los índices presentados en formato papel, conjuntamente con la obligación del notario de firmar y estampar su sello blanco, la impresión del índice en papel de seguridad notarial, siempre en forma horizontal, a máquina con letra de tamaño visible y sin borrones, tachaduras, enmiendas, ni entrerrenglonaduras.

Si desea conocer el texto completo del decreto de reforma al Reglamento de Presentación de Indices haga clic en el siguiente vínculo:

Descargar texto del Decreto Ejecutivo No. 36246-C

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

15 de 15 Comentarios

  1. Mario A. Rivera Campos • 13 enero, 2011

    Una consulta para la DNN, cuándo salieron en los periodicos anunciando la medida? Para que tienen las direcciones físicas y correos de los Notarios, si ni siquiera información importante nos pueden remitir. Atención, seguimos en el obscurantismo, si el Archivo Notarial tiene correo, porque no remitir la información directamente, no a traves de ninguna empresa, sino un formato general para todos los Notarios, o será otra cosa.

  2. Lic. Gonzalo Rodríguez Sabat • 09 diciembre, 2010

    El obligarnos a enviar los índices en papel de seguridad es otra de las ocurrencias que tienen los que están detrás de un escritorio pensando como joden más. En vez de emitir reglas que beneficien la función notarial, estorban. Así cuando pidieron que debíamos tener un sello blanco que dijese tan solo «notarios», como si se pudiese ser notario sin ser abogado.

  3. Lic. Gilbert Monge Aguirre. • 07 diciembre, 2010

    COLEGAS NO ES DE ESTRAÑAR EN ESTE PAIS CUALQUIER COSA PUEDE SUCEDER DE LA NOCHE A LA MAÑANA, COMO SUCEDE EN EL REGISTRO NACIONAL O EN LOS TRIBUNALES DE JUSTICIA O EN NUESTRA FRONTERA CON NICARAGUA. LO QUE HAY QUE HACER ES UNIRNOS Y PRESENTAR LAS ACCIONES LEGALES CONTRA DICHO DERECRETO PUES ES ARBITRARIO, DESPROPORCIONADO, INFUNDADO E INCONSTITUCIONAL EN RAZON DEL PRINCIPIO DE IGUALDAD ANTE LA LEY. HE LEIDO VARIOS COMENTARIOS Y LA MAYORIA TIENE RAZON, NO OBSTANTE HAY OTROS COMENTARIOS QUE DEJAN MUCHO QUE DESEAR DE UN PROFESIONAL EN DERECHO CUANDO MANIFIESTAN ESTAR DE ACUERDO CON DICHO DECRETO. CONSIDERO QUE HAY UN PRIVILEGIO A ESA EMPRESA Y DEBERIAN LAS AUTORIDADES JUDICIALES INVESTIGAR DE QUIEN FUE LA GRAN ESTUPIDES Y QUE RELACION TIENE CON DICHA EMPRESA CON RESPECTO A LA EMPRESA QUE VENDE EL PAPEL DE SEGURIDAD PUES ME SUENA QUE HAY GATO ENCERRADO .

  4. Andres Sibaja • 01 diciembre, 2010

    No parece justo. La DNN o el archivo deberia dar la opcion de enviar el indice electronicamente a los agremiados que pagamos nuestros impuestos y cuotas. No es mas que poner un servidor con software libre, las computadoras son para eso, no necesitan alguien recibiendo cada archivo. Ademas se supone q para eso pagamos nuestros impuestos y no enriquecer la empresa privada

  5. carlos • 28 noviembre, 2010

    No pongo en duda la capacidad y eficiencia del sistema de Index, sin embargo deja duda el proceder de la DNN ya que en las últimas semanas la DNN emitío una directriz sobre el aumento excesivo del pago en el papel notarial y ahora se inventan la presentación de indices con dicho papel….de todo! no le veo lógica a dicha directriz….

  6. Administración del blog • 26 noviembre, 2010

    Agradecemos a quienes han participado en el presente foro. En especial agradecemos la sinceridad de sus opiniones y nos permitimos tratar de brindar una respuesta a algunas de las inquietudes manifestadas.

    Se menciona la existencia de un “ trato preferencial y exclusivo”. No nos queda claro si hacia el grupo de usuarios de Index o hacia nuestra empresa Master Lex, la cual es en efecto, al día de hoy, la única que ha cumplido con las condiciones para ser autorizada por el Archivo Nacional para brindar el servicio de presentación de índices por Internet. Al respecto nos permitimos comentar lo siguiente:

    1. La presentación digital de índices a través de INDEX es una alternativa más a disposición de todos aquellos notarios que tengan a bien hacer uso del servicio. Claro que lo ideal sería que el propio Archivo Notarial hubiese contado y tuviera aún, suficientes recursos para desarrollar la plataforma informática, aportar la infraestructura necesaria, y el personal suficiente para brindar el soporte técnico a los usuarios. Sin embargo, el desarrollo de INDEX y su mantenemiento ha representado (y lo sigue haciendo) una elevada inversión y un costo de mantenimiento, que excede en mucho las capacidades presupuestarias del Archivo Nacional.

    2. Hace cinco años, fruto de una alianza entre dicha institución y Master Lex, se logró poner a disposición del medio notarial, la presentación de índices por Internet dentro de las alternativas con que se contaba hasta ese momento, a saber la presentación de índices en ventanilla en las propias oficinas del Archivo Notarial y el envío mediante correo postal certificado. Claro está que los costos de desarrollo y mantenimiento del sistema INDEX exigen el cobro de un precio, exactamente de la misma forma que el correo postal, obliga al interesado a pagar las tarifas respectivas. Este costo del sistema INDEX es una realidad que no cambiaría aún cuando el sistema fuera administrado por el Archivo Nacional. Al respecto conviene destacar que muchos servicios públicos ofrecidos por las propias instituciones de gobierno, son cobrados. INDEX es solo una alternativa más para quien tenga gusto en hacer uso de ella, no se trata de un servicio impuesto por el Archivo Nacional.

    3.Finalmente, en cuanto a Master Lex, es importante aclarar que no disfruta de ningún tipo de trato especial o privilegio. Cualquier empresa que desee prestar el servicio de envío de índices por Internet y que cumpla con las condiciones de seguridad mínimas establecidas, puede hacerlo. Sabemos de algunas compañías que en estos cinco años han estudiado la posibilidad de brindar el servicio, pero que ante la constatación de los altos costos de desarrollo y mantenimiento de la plataforma informática, sobre todo por las complicadas medidas de seguridad que deben acompañarla, han desistido en el intento. Pese a ello, la posibilidad y la invitación por parte del Archivo Nacional a las empresas desarrolladoras de software, sigue siempre abierta.

  7. Alberto • 26 noviembre, 2010

    Estoy de acuerdo con los colegas, me parece un exceso pedir el papel de seguridad, esto no esta regulado en el Codigo Notarial, si nos dejamos, mañanasera otro requisito y siga usted sumando costos y otros. Por mi parte me opondrè por ser lo màs justo,.

  8. Giovanni • 26 noviembre, 2010

    como lo que se requiere es seguridad para garantizar, los actos juridicos que realizamos, no es ningun problema que pidan papel de seguridad al menos así lo pienso yo, por el momento se ve contrapuesto a nuestra costumbre pero no genera dificultad alguna, lo que se cambia es el papel y todo sigue igual, al final las normas de seguridad en cualquier campo lo que persiguen es seguridad para todos los usuarios y todos somos asuarios en todo momento.

  9. Giovanni • 26 noviembre, 2010

    como lo que se requiere es seguridad para garnatizar, los actos juridicos que realizamos, no es ningun propblema que pidan papel de seguridad al menos ais lo pienso yo, por el momento se ve contrapuesto a nuestra costumbre pero no genera dificultad alguna lo que se cambia es el papel y todo sigue igual, al final las normas de seguridad en cualquier campo lo que persiguen es seguridad para todos los usuarios y todos somos asuarios en todo momento.

  10. Ana María Flores Garbanzo • 25 noviembre, 2010

    Soy usuaria de Index de master Lex desde que comenzó, no me quejo es un servicio excelente. y recalcó unos detalles importantes, el precio es muy cómodo, siempre me envían toda la información actualizada y clara, además me recuerdan el día de envío de presentación y como si fuera poco también me recuerdan los días de gracia. La verdad no dejaría de suscribirme aunque lo pudiera enviar simplemente por correo electronico, por todas las ventajas anteriormente comentadas por mí persona.

  11. JOSE ENRIQUE SEUEIRA SEGURA • 25 noviembre, 2010

    ME PARECE UN EXCESO QUE SE NOS OBLIGUE A PRESENTAR LOS ÍNDICES EN PAPEL DE SEGURIDAD. NO EXISTE NORMA ALGUNA EN EL CÓDIGO NOTARIAL QUE IMPONGA ESTE REQUISITO. CON ELLO PARECE QUE SE ESTÁ PONIENDO EN TELA DE DUDA NUESTRA FIRMA Y NUESTRO SELLO BLANCO, PUES EL «PAPEL DE SEGURIDAD» NO LE DA NINGÚN VALOR AGREGADO AL ÍNDICE.-

  12. maría isabel gonzalez rojas • 25 noviembre, 2010

    Cada día se inventan nuevas cosas, y este invento no tiene fundamento, primero porque si se les permite a unos hacerlo de un modo debe permitirsele a todos, y esto hago incapié en el hecho de que una empresa se encargue de enviar los indices a cambio de un pago, siendo que ese trámite deberia de ser abierto a todos los notarios, así como el uso de papel, es incosnstitucional hacer diferencias de esta naturaleza, y así debería analizarlo la DNN.

  13. Geovana Vargas • 25 noviembre, 2010

    Agradecería que alguien me explique la razón para usar papel de seguridad pues no le veo algún fin práctico.

  14. Kendall David Ruiz Jimenez • 24 noviembre, 2010

    Señores por mi parte con INDEX he encontrado muchisimos beneficios y no debo desplazarme hasta el archivo ni enviar a ningun personeroa realziar la gestión, además que lo puedo hacer a cualquier hora, si comparto el criterio del Licenciado Jose pq no poder enviarlo por fax o por correo?, debería abrirse esa oportunidad eventualmente.

    Saludos

  15. Jose Juan Sanchez Ch • 24 noviembre, 2010

    Si el Art. 1 de la Ley de Notificaciones/8687 dice que siempre que no exista norma especial en contrario, esta Ley sera aplicable a todos los organos de la administracion publica, porque no podemos enviar los indices por Fax o Correo Electronico???