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Redacción de las daciones de fe de firmas en las actas societarias

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10 Comentarios
De la parte dispositiva de la Circular DPJ-008-2025 del Registro de Personas Jurídicas  que mencionamos la semana pasada sobre las daciones de fe de las firmas en las actas societarias (ver Nota), nos permitimos resumir lo siguiente: SOCIEDADES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA 1.- Asambleas de cuotistas con convocatoria previa:  debe constar la fe notarial de las firmas […]

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Encargada de la administración y actualización de Tirant Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

10 de 10 Comentarios

  1. Silvia Gabriela Meza Navarro • 07 noviembre, 2025

    Licda Silvia mi consulta si no hay convocatoria previa solo firman los accionistas y si hay convocatoria previa firman presidente y secretario

    • Silvia Pacheco • 12 noviembre, 2025

      De conformidad con lo dispuesto en la Circular 008-2025 del Registro de Personas Jurídicas, en las protocolizaciones de actas de las sociedades anónimas cuando no hay convocatoria previa por estar reunida la totalidad de los socios según el artículo 158, debe constar fe notarial de la firma de todos los
      socios, y además de las firmas del presidente y secretario en la Asamblea.

      Cuando sí se produjo convocatoria previa a la Asamblea, en ese caso es suficiente con que firmen el presidente y secretario. No tienen que hacerlo los socios.

  2. Ana Gabriela Avila Morua • 29 agosto, 2025

    Muchas gracias Silvia, envié el correo indicando lo que la Directriz dice y me revocaron el defecto.
    Voy a tenerla a mano, pero espero no necesitarla de nuevo. Saludos.

    • Silvia Pacheco • 31 agosto, 2025

      Excelente. Gracias por ponernos al tanto.

  3. Ana Gabriela Avila Morua • 29 agosto, 2025

    Esta semana presenté una protocolización de acta, en la cual di fe, que literal decía: A)La suscrita Notario da fe de que lo transcrito es copia en lo conducente, del original del acta respectiva asentada en el libro legalizado de Actas de Asamblea General de accionistas que para tal efecto lleva la sociedad y que se encuentra firmado por quienes corresponde;
    y me acaba de llegar el correo indicando que hay defecto: • DEBE DAR FE DEBE QUE EL ACTA ESTA FIRMADA POR EL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA ADEMAS DE LOS SOCIOS. ART 174 C DE COMERCIO..
    Sería bueno que el Registro Nacional emitiera un criterio unificado para no estar perdiendo tiempo con estos defectos.

    • Silvia Pacheco • 29 agosto, 2025

      Nos parece que el registrador a cargo de su documento no estaba enterado de lo último que la Dirección del Registro de Personas Jurídicas dispuso sobre este tema de las daciones de fe. Le recomendamos solicitar la revocatoria del defecto con fundamento en la dispuesto en la Circular DPJ-008-2025 Puede realizar la solicitud por correo electrónico a la dirección: regpersonasjuridicas@rnp.go.cr

      Si pudiera confirmarnos lo que en definitiva le respondan, le quedaremos muy agradecidos, a fin de confirmar que no se trate nuevamente de un cambio de criterio por parte del Registro.

  4. ERIKA JIMENEZ ARIAS • 11 agosto, 2025

    Justamente esa es mi duda, porque existen empresas con grandes cantidades de socios que no los van a estar buscando días después para firmar un acta, por eso he visto que recogen listas de asistencia lo cual también está regulado en el estatuto. Mi duda es con la situación de las famosas videoconferencias, parece ilógico que se exija una firma si basta presidente y secretario, y por supuesto el respaldo del video de la asamblea constantando asistencia y en general todos los acuerdos.

    • Silvia Pacheco • 12 agosto, 2025

      Ya le comprendemos lo que señala. Tiene razón que tratándose de Asambleas de Accionistas en las que sí se produjo convocatoria previa, es suficiente con la firma del acta por parte del presidente y secretario. Puede ser que dichos personeros como responsables de confirmar que se esté cumpliendo con el quórum de ley para sesionar y para la toma de los acuerdos, soliciten completar esos listados de asistencia como respaldo. Pero si las videoconferencias son suficientes para ello, tal vez podría prescindirse de los mismos, a menos que así se encuentre establecido en los estatutos de la sociedad, como bien lo indica.

  5. ERIKA JIMENEZ ARIAS • 11 agosto, 2025

    Doña Silvia, esto me lleva a la pregunta, hoy día gran cantidad de empresas se reúnen por medios digitales, y las actas no las firman necesariamente los socios, pues por lo general se redactan y pasan a libros días después. Lo usual es que se recojan listas de asistencia donde sí firman los socios, así como en el caso de la presencia por medios digitales se genera una constancia del secretario haciendo constar su participación y con respaldo en la grabación. Con todo, y dado que la normativa siempre va detrás de los adelantos, me preocupa el tema de la dación de fe, porque podría ocurrir que el notario de fe de que las firmas están en la lista de asistencia levantada al efecto y que el Registro interprete que la firma debe estar en el acta. Qué opina?

    • Silvia Pacheco • 11 agosto, 2025

      Consideramos que las actas deben ser firmadas siempre por los socios directamente en los libros legalizados al efecto. Si la Asamblea se llevó a cabo por medios virtuales, no exime de tener que recoger esas firmas al pie de las actas debidamente asentadas en los libros respectivos. Los notarios no deberían dar fe de dichas firmas con vista en listados levantados en forma separada a las actas, por lo menos no deberían hacerlo hasta que se produzca una reforma normativa que lo autorice expresamente.

      Así consideramos que se desprende de lo establecido en el Considerando II de la Circular 008-2025 del Registro de Personas Jurídicas:

      Segundo: Con la fe notarial del asentamiento del acta en el libro se garantiza su existencia e integridad conforme a los artículos 263 del Código de Comercio Ley N° 3284, y 142 del Reglamento del Registro de Personas Jurídicas. Y, con la fe de la firma del presidente y secretario en el acta, además de garantizar también la existencia del libro, se tiene certeza de su correcta llevanza por el depositario según los artículos 168, 252, 253, 254, y 259 del Código de Comercio, lo que conduce a una trazabilidad de los libros, cuyo contenido es el insumo formal para modificar la publicidad por medio de las protocolizaciones.