¿Pueden los notarios expedir certificaciones digitales?

Ante la necesidad de cumplir tanto como sea posible con el distanciamiento social, ha sido frecuente estos días la consulta sobre la posibilidad de los notarios de expedir certificaciones digitales que puedan ser entregadas a los interesados, también por medios electrónicos.

Al respecto, encontramos el siguiente acuerdo tomado por el  Consejo Superior Notarial el año pasado:

«Acuerdo 2019-011-017:  Aclarar que, hasta tanto la Dirección Nacional de Notariado no emita nuevos lineamientos, la tramitación de los documentos notariales deben sujetarse a la normativa existente, es decir, no deberán otorgarse o expedirse actos notariales, o con participación de Notario Público en formato digital, dado que a la fecha todos esos actos deben realizarse cumpliendo con lo establecido para el tomo de protocolo en uso o en el papel de seguridad notarial respectivo. Una vez impreso y firmado el documento donde se verificó la participación del Notario Público, éste puede ser escaneado y firmado digitalmente por el (la) notario (a), a efectos de gestionar trámites que así lo requieran y permitan.»

En conversación telefónica consultamos a la Dirección Nacional de Notariado si se estaba considerando algún tipo de autorización, aunque sea temporal,  para que los notarios puedan confeccionar certificaciones digitales, dada la coyuntura de emergencia sanitaria que atraviesa el país.

Lo que nos explicaron fue que independientemente de las reformas que tendrían que introducirse al Código Notarial y  a los Lineamientos para el Ejercicio Notarial necesarias para eliminar el uso del papel de seguridad y del sello blanco,   el inconveniente con las certificaciones digitales es que no existe un sistema de consulta informática que le permita a los destinatarios de esas certificaciones confirmar que en efecto la persona que firma el documento sea un notario público y que se encontraba habilitado al momento de expedirlas.   Distinto a lo que sucede por ejemplo con la tramitación de testimonios en el nuevo servicio de Ventanilla Digital del Registro Nacional, el cual sí cuenta con ese mecanismo de consulta que le permite a los registradores verificar dicha condición de los notarios al momento de otorgamiento de las respectivas escrituras e instrumentos notariales.

De momento, la opción sería entonces imprimir las certificaciones en papel de seguridad, utilizar el sello blanco y firmar el notario de su puño y letra, para luego escanearlas y firmarlas nuevamente con firma digital, a fin de que puedan ser utilizadas, como lo indica la DNN, en aquellos trámites que permitan su utilización.

¿Y cómo realizar la cancelación de timbres y especies fiscales? 

Este es otro problema que muchos notarios están enfrentando al momento de cancelar los timbres requeridos en las certificaciones, autenticaciones de firma, declaraciones juradas, etc.

Idealmente que se pudieran comprar los enteros de timbres en la plataforma www.bancobcr.com del Banco de Costa Rica para luego copiar la imagen con el comprobante del pago y agregar la respectiva razón notarial dando fe del pago con vista en el número de entero cancelado.

El problema es que muchas instituciones y Despachos Judiciales no admiten que el pago de los enteros se realice de esa forma, exigiendo el comprobante bancario en físico con el sello bancario y la firma del funcionario en la ventanilla.  No lo admiten por cuando no existe un sistema que permita confirmar que dichos enteros de timbres no han sido utilizados o lo serán en otros documentos notariales.    Sería necesario contar con un mecanismos similar al que utilizan los registradores del Registro Nacional que pueden «marcar» los enteros que son presentados con las escrituras impidiendo que puedan volverse a utilizar en la inscripción de otros documentos.

Esta situación provoca que muchos tengan que acudir presencialmente a las oficinas del BCR a comprar enteros de timbres con los inconvenientes y riesgos que esa situación representa en este momento.   Igual nos han indicado colegas que en algunos bancos e instituciones sí están admitiendo  el pago electrónico de timbres realizado directamente por los notarios en la plataforma electrónica del BCR.   Será cuestión entonces de verificar, de previo a la emisión del documento notarial, si la institución o empresa en la que se hará valer admite esa forma de pago de los timbres y especies fiscales.