Publican Manual de Procedimientos para Fiscalización Notarial

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Se publica hoy en el Alcance No. 50 a La Gaceta 53, el Manual de Procedimientos para la Fiscalización Notarial, el cual describe de forma muy detallada, los pasos que deben seguir los fiscales de la Dirección Nacional de Notariado en la inspección de oficinas notariales.

Expresamente se advierte que el presente Manual no comprende otros procedimientos que también llevan a cabo los fiscales notariales, tales como: verificación de existencia de oficinas notariales, recuperación de tomos de protocolo, notificaciones y charlas informativas.   Dichos Manuales serán elaborados con posterioridad y publicados también en su momento para el conocimiento de todos.

Como objetivos específicos de la inspección notarial de oficinas notariales se establecen los siguientes:   Fiscalizar y controlar la función notarial de los notarios públicos activos, en las oficinas notariales o fuera de éstas, cualquiera que sea el tipo de servicio notarial o criterio de selección empleado.  Constatar el cumplimiento de la normativa que rige la función notarial. Documentar las faltas o irregularidades detectadas que produzcan lesión a la fe pública, la seguridad jurídica, el interés público, la legitimidad, la autenticidad, y respecto a la forma en que los Notarios deben ejercer la función notarial.

Si desea conocer el texto completo de este nuevo Manual, haga clic a continuación:  DESCARGAR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA FISCALIZACION NOTARIAL

Entre los aspectos que se inspeccionan en las oficinas notariales, el Manual en comentario, establece los siguientes:

 Ubicación e identificación de la oficina notarial y congruencia con la información registrada.  El fiscal notarial verificará la existencia y ubicación de la oficina notarial; confrontará la ubicación física con la información registrada en el Registro Nacional de Notarios; verificará que la rotulación de la oficina notarial sea suficientemente clara y manifiesta como despacho en el cual se brinda una función pública delegada por el Estado

 Custodia de los mecanismos de seguridad (uso de papel de seguridad, sello blanco, tomo de protocolo, boletas de seguridad, certificaciones y todos aquellos documentos que aseguren el contenido del acto autorizado).

 Archivo de copias de instrumentos públicos de cada tomo de protocolo debidamente foliado, sellado y firmado por el notario.

 Archivo de referencia debidamente foliado, completo y al día.

 Expedientes  de competencia judicial no contenciosa. El fiscal notarial verifica y constata el adecuado manejo y conformación de los expedientes que tramita el notario respecto de actividad judicial no contenciosa. Observará el cumplimiento de los requisitos formales y sustanciales.

 Tomo de protocolo en uso.  Se verificará la existencia de las firmas correspondientes en las matrices y posibles irregularidades que puedan detectarse de la literalidad de  ellas respecto de la legalidad, validez, eficacia, legitimidad y autenticidad de los instrumentos públicos. Se verificará también la consignación de las notas marginales respectivas.

 Indices de instrumentos públicos. El fiscal notarial verifica y constata que el notario se encuentre al día en la presentación de índices de instrumentos públicos. La verificación consistirá en confirmar o descartar que la información que publicita el sistema INDEX se ajuste a la realidad jurídica. Se verificará que lo reportado en los índices de instrumentos públicos guarde coherencia con el contenido de las matrices.

 Certificaciones notariales. El fiscal notarial verifica y constata que el notario lleve el control del consecutivo de las certificaciones notariales que extienda, del papel de seguridad usado en cada una y que conserve en el archivo de referencias los respaldos legales respectivos.

 Recibos por honorarios notariales. El fiscal notarial verifica y constata que el notario posea recibos por honorarios notariales y que emita los mismos por todas las actuaciones notariales; así como también que las tasaciones se ajusten al arancel vigente.

 Cumplimiento de otros deberes notariales  que exija la ley o los Lineamientos, así como de los acuerdos del Consejo Superior Notarial y de la Dirección Nacional de Notariado.

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

15 de 15 Comentarios

  1. 007 • 23 marzo, 2013

    Creo que resulta injusto e ilusorio que se espere que la DNN pueda dominar y controlar el cobro de los honorarios, por tres razones; primero gracias al aviso anticipado que recibe el notario de que se le va a inspeccionar donde para entonces toda la papelería estará en orden, segundo por un asunto de prueba y de presunción legal que dejaron los redactores y coredactores del Código Notarial en el artículo 167 donde la duda favorece al notario y la presunción es que SIEMPRE se cobró satisfactoriamente -no se sabe para quién- pero se cobro y se pagó satisfactoriamente, y tercero porque el Colegio de Abogados al fijar los aranceles notariales no pareciera considerar que el notariado es función pública del Estado que como tal no puede ni debe verse como un medio de LUCRAR sino como un servicio del Estado que debe tener una elevada cuota de accesibilidad social por lo que el cuantum de los montos no deben ni pueden dar cabida a la tentación para favorecer a los más necesitados. SOLUCIÓN TRIBUTARIA, DOLOROSA E INCOMODA: La solución puede estar, y de hecho seguramente le daría jugosos ingresos al FISCO, como han insinuado algunos foristas, en que con la entrega de cada tomo de PROTOCOLO y para que se le autorice al notario el siguiente tomo, HACIENDA le tase, cobre y se deba haber pagado al menos un ANTICIPO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA sobre la base de la actuación protocolar, lo cual seguramente inspectores de hacienda con la experiencia y habilidad que deben tener, fácilmente podrían hacer y proyectar PREVIO a la entrega o autorización de cada nuevo tomo de PROTOCOLO. Tal vez así los notarios que se apuntan a la práctica desleal de cobrar menos o no cobrar, entonces, como no les alcanzará lo que cobran para pagar el anticipo de renta y por ende no les darán nuevo tomo de protocolo, o que no les quedará ninguna rentabilidad, entonces tal vez se ocupen por hacer y cobrar las tasaciones correctas. SUGIERO QUE TODOS ENVIEN PROPUESTAS DE SOLUCIÓN, NO SOLO QUEJAS, POSIBLES SOLUCIONES VIABLES, al Ministerio de Hacienda, al Consejo Superior Notarial, a la DNN, al Ministro de Justicia, al Colegio de Abogados, al Ministerio de Economía, a la ARESEP, a la Asamblea Legislativa, a la Presidencia de la República, etc……… háganse propuestas a los distintos actores y partícipes de todo ese tema que molesta e incomoda a los depositarios-delegatarios de esa función pública del Estado; tal vez resulta alguna verdaderamente eficaz.

  2. JAZ • 21 marzo, 2013

    Yo estoy de acuerdo con el comentario de la colega que dijo que ha pensado trabajar en otra cosa, la verdad yo he pensado lo mismo. Un dia se apersono a mi oficina un cliente y casi le da un patatus cuando le dije que un poder costaba 75,000, salio corriendo de mi oficina y me dijo que otro abogado le cobraba 15,000, imaginense lo desastroso que esta esto y el Colegio de Abogados y la DNN no hacen nada al respecto, pero si son buenos para cobrar las obligaciones nuestras.

  3. michelle garcia • 21 marzo, 2013

    totalmente de acuerdo con lo que dice el estimable colega Monge, secundo su idea, otra cosa, es que se le obligue al notario por medio de HACIENDA a tributar sobre el valor fiscal del bien que despues de todo en vehiculos menos de 2500.000.00, siempre se debe de cobrar 50.000.00, mayor de ese monto un 2%. Pero resulta que quieren que un vehiculo con valor fiscal de 12 millones pagarle a uno 15000.00, porque el colea de al lado cobra ese monto indistintamente el valor fiscal, como la ven?

  4. Carlos Monge • 20 marzo, 2013

    Me parece que la competencia desleal se va a eliminar, cuando se requiera como requisito de inscripción adjuntar copia de la factura, con eso Hacienda va tener una herramienta para el control de la renta y a todo ese montón de notarios desleales no les va quedar otra que cobrar lo que dice el arancel.-

  5. Marcia Morales • 20 marzo, 2013

    Buen dia estimados señores. Sugiero que de los primeros a investigar sean aquellos notarios que realizaron a diestra y siniestra matrimonios ficticios entre costarricenses (indigentes, gente pobre, personas a quienes le rebaron la identidad) con la finalidad de que extranjeros obtuvieran un estatus migratorio legal permanente en el pais. Acaso no se sabe de un reconocido bufete que cobraba $5,000 por tramites a cubanos.

  6. anbo • 19 marzo, 2013

    La realidad: No digo todos, pero sí la mayoría: El abogado tiene que cobrar, primero la mitad del precio, la otra mitad cuando termine la diligencia. Cuando el Notario espera que le lleguen con la otra mitad del pago, el cliente se murió, se escondió … y perro amarrado.

  7. anbo • 19 marzo, 2013

    La realidad: Un trámite vale cincuenta mil pero el cliente le dice a uno por que cobra eso si el abogado de la esquina cobra cuarenta mil.

  8. michelle garcia • 18 marzo, 2013

    Totalmente de acuerdo con los comentarios de los colegas. Las leyes nacen abortadas, dan alas a quien no se las deben de dar. Aparte de ésto celebro esta fiscalizacion, pero primero visiten los bancos, donde a los notarios no les pagan por acto o contrato sino un sueldo, asimismo las agencias, un dia de estos me compre un vehiculo en una agencia muy reconocida, tuve que indicarle al vendedor como hacer una correccion notarial, porque el vendedor-notario, no sabia tan siquiera que habia que aportar la cedula, no sabia leer la escritura, que verguenza estampar una firma ante un «colega vendedor», que bajo hemos caido, y la DNN, conocedora de éstos desordenes y guarda silencio.

    en cuanto a los honorarios, ni me refiero, porque esto es el pan nuestro de cada día, lidiar con colegas corruptos, desleales, y nunca he entendido porque nos llaman LADRONES, si nos ajustamos al arancel. A mi oficina se apersono un cliente que iba a firmar una HIPOTECA, por la módica suma de 75 MILLONES DE COLONES, con su abogada, y me dice ésta que le cobre 30.000.00 de honorarios, porque su cliente no tiene plata, que les parece?

  9. johanna • 18 marzo, 2013

    Estoy de acuerdo con todos los comentarios en cuanto a la competencia desleal. En montón de ocasiones he llamado y enviado correos para denunciar la competencia desleal que yo misma he comprobado porque me he dado a la tarea de sacar el rato y llamar a preguntar honorarios de «x» asunto notarial , porque cuando le preguntan a una un precio la gente siempre lo hace ver a una como «carera» solo porque una se ajusta al arancel. Y tienen razón porque es preocupante que en promedio hay notarios que cobran 25.000 colones por escritura y la dnn no hace nada al respecto, incluso tengo la lista de notarios a los cuales llamé. Tan simple y sencillo que la DNN haga lo mismo para que comprueben que es cierto lo que muchos denunciamos. Lamentablemente el poco control al respecto hace que se prostituya la función tan importante para el Estado como lo es la función notarial. Qué se puede esperar de un notario o notaria que cobra hasta 15.000 por un acto notarial o que presta el protocolo a cualquiera como si fuese un simple cuaderno. Y lo peor, los que tratamos de ajustarnos y hacer las cosas totalmente a derecho, en mi caso, ya he hasta pensado en trabajar en otra cosa, porque así como vamos a la gente no le importa la responsabilidad, lo que le importa es pagar poco y ahora está la profesión al mejor postor. Qué lástima, porque al final quien pierde no es el notario que se queda sin clientela por tanta competencia desleal, sino el cliente quien lleva las de perder porque como dice el dicho «lo barato sale caro», y dónde queda la seguridad jurídica. Y como nos hace falta a los notarios la solidaridad, como si la tienen entre si otros profesionales como los médicos o dentistas en donde cuesta encontrar uno que no se ajuste a los determinados aranceles.

  10. JAZ • 17 marzo, 2013

    No se porque la DNN se se peocupa por llevar un buen control en cuanto a documentacion , si en la realidad las cosas son totalmente contrarias a la realidad. Hay colegas que cobran hasta 15,000 colones por escritura, uno se da cuenta porque la misma gente lo comenta. La DNN deberia de pensar en un mecanismo eficaz para que todos los notarios cumplan con el arancel y con todas las obligaciones que esta Institucion impone y asi se elimine la competencia desleal de una vez por todas y se le de mas seriedad a nuestra profesion, ya que en este momento esta totalmente desprestigiada por falta de cumplimiento a nuestros deberes.

  11. 007 • 17 marzo, 2013

    Raíz de los males es su génesis. Si nace torcido es posible que no se enderece. Ya alguien lo escribió un día: los redactores del Código Notarial son notarios activos y dejaron todo previsto para tener herramientas de defensa; que no se rasguen las vestiduras ahora y que procuren enmienda en vez que lamentarse. Los redactores del Código dejaron previsto que la DNN no pueda inspeccionar sin un AVISO PREVIO (Artículo 23 inciso g.), léanlo señores del foro. Es comprensible la pena de quienes escriben en el foro sobre los notarios de agencias de vehículos, PERO QUÉ NOTARIO DE AGENCIA SE MOSTRARÁ AL MARGEN DE LA LEY SI DE ANTEMANO SE LE AVISA QUE LLEGARÁN LOS INSPECTORES DE LA DNN ???? Y si a eso se le suma el CONFLICTO DE INTERESES gestado también por los mismos REDACTORES del Código Notarial que conformaron un Consejo Superior Notarial cuyos miembros son en su mayoría NOTARIOS ACTIVOS, entonces en verdad podrá existir real control de los notarios del país ????? Hay que reflexionar desde la génesis y raíz del asunto, antes que señalar a la DNN como entidad misma, creo que si el LEGISLADOR corrige la raíz, la génesis, sin atender mezquinos intereses del notario observando la obligación y responsabilidad del Estado respecto de la colectividad, el resto llegará por añadidura, si no, entonces que transformen la DNN en colegio profesional para que proteja los intereses personales de los acremiados y no lo propio del Estado frente al interés público superior de la generalidad.

  12. Natica • 16 marzo, 2013

    Ojala pudieran ver y vivir la realidad de tener oficina abierta y lidiar dia a dia con las necesidades de los clientes, unos que no pueden pagar otros que por la crisis no quieren pagar lo que el arancel dice, o porque otro se baja el precio para llevarse el trabajo, ademas el mismo gobierno nos a hecho la competencia desleal a los notarios, ya no hacemos personerias, ni certificaciones, ni tramites de placas y tampoco sociedades casi porque nadie quiera hacerlas por el impuesto que hay que pagar!! vivan la realidad y ubiquense!!

  13. j.r.ramirez • 15 marzo, 2013

    Me parece excelente , pero se deberìa de comenzar por las agencias de vehiculos de este paìs , donde los notarios contratados , entregan sus protocolos a los vende-dores de vehiculos , los cuales son los encargados de confeccionar las escrituras , y los notarios, por la tarde
    pasan , para que les digan que tienen que firmar .
    El año anterior adquirì un vehiculo , en una agencia cerca de la sabana , y el vendedor, o era notario ,o el notario era vendedor, pero cuando revisè la copia de la escritura me di cuenta , de que habia firmado delante de dos notarias,que no estuvieron presente en el acto ,

  14. Jaime Rojas • 15 marzo, 2013

    Es verdad …. los colegas que se dedican a la venta de carros, cobran hasta 25,000 por escrituras!! como si se tratara de una simple autenticación de firma. Ellos son los primeros que la DNN debería fiscalizar.

  15. Ivania • 15 marzo, 2013

    Que se atrevan a visitar los Notarios de las ventas de carros para parar la competencia desleal que existe en la zona de Grecia, Sarchi y Naranjo, y por suepuesto las de otros lugares que no son agenos a esta situacion, y cuando hagan eso valdra la pena el cumplimiento de tanta fiscalizacion que en papel es muerta.