Publican Manual de Procedimientos para Fiscalización Notarial
Se publica hoy en el Alcance No. 50 a La Gaceta 53, el Manual de Procedimientos para la Fiscalización Notarial, el cual describe de forma muy detallada, los pasos que deben seguir los fiscales de la Dirección Nacional de Notariado en la inspección de oficinas notariales.
Expresamente se advierte que el presente Manual no comprende otros procedimientos que también llevan a cabo los fiscales notariales, tales como: verificación de existencia de oficinas notariales, recuperación de tomos de protocolo, notificaciones y charlas informativas. Dichos Manuales serán elaborados con posterioridad y publicados también en su momento para el conocimiento de todos.
Como objetivos específicos de la inspección notarial de oficinas notariales se establecen los siguientes: Fiscalizar y controlar la función notarial de los notarios públicos activos, en las oficinas notariales o fuera de éstas, cualquiera que sea el tipo de servicio notarial o criterio de selección empleado. Constatar el cumplimiento de la normativa que rige la función notarial. Documentar las faltas o irregularidades detectadas que produzcan lesión a la fe pública, la seguridad jurídica, el interés público, la legitimidad, la autenticidad, y respecto a la forma en que los Notarios deben ejercer la función notarial.
Si desea conocer el texto completo de este nuevo Manual, haga clic a continuación: DESCARGAR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA FISCALIZACION NOTARIAL
Entre los aspectos que se inspeccionan en las oficinas notariales, el Manual en comentario, establece los siguientes:
Ubicación e identificación de la oficina notarial y congruencia con la información registrada. El fiscal notarial verificará la existencia y ubicación de la oficina notarial; confrontará la ubicación física con la información registrada en el Registro Nacional de Notarios; verificará que la rotulación de la oficina notarial sea suficientemente clara y manifiesta como despacho en el cual se brinda una función pública delegada por el Estado
Custodia de los mecanismos de seguridad (uso de papel de seguridad, sello blanco, tomo de protocolo, boletas de seguridad, certificaciones y todos aquellos documentos que aseguren el contenido del acto autorizado).
Archivo de copias de instrumentos públicos de cada tomo de protocolo debidamente foliado, sellado y firmado por el notario.
Archivo de referencia debidamente foliado, completo y al día.
Expedientes de competencia judicial no contenciosa. El fiscal notarial verifica y constata el adecuado manejo y conformación de los expedientes que tramita el notario respecto de actividad judicial no contenciosa. Observará el cumplimiento de los requisitos formales y sustanciales.
Tomo de protocolo en uso. Se verificará la existencia de las firmas correspondientes en las matrices y posibles irregularidades que puedan detectarse de la literalidad de ellas respecto de la legalidad, validez, eficacia, legitimidad y autenticidad de los instrumentos públicos. Se verificará también la consignación de las notas marginales respectivas.
Indices de instrumentos públicos. El fiscal notarial verifica y constata que el notario se encuentre al día en la presentación de índices de instrumentos públicos. La verificación consistirá en confirmar o descartar que la información que publicita el sistema INDEX se ajuste a la realidad jurídica. Se verificará que lo reportado en los índices de instrumentos públicos guarde coherencia con el contenido de las matrices.
Certificaciones notariales. El fiscal notarial verifica y constata que el notario lleve el control del consecutivo de las certificaciones notariales que extienda, del papel de seguridad usado en cada una y que conserve en el archivo de referencias los respaldos legales respectivos.
Recibos por honorarios notariales. El fiscal notarial verifica y constata que el notario posea recibos por honorarios notariales y que emita los mismos por todas las actuaciones notariales; así como también que las tasaciones se ajusten al arancel vigente.
Cumplimiento de otros deberes notariales que exija la ley o los Lineamientos, así como de los acuerdos del Consejo Superior Notarial y de la Dirección Nacional de Notariado.
007 • 23 marzo, 2013
Creo que resulta injusto e ilusorio que se espere que la DNN pueda dominar y controlar el cobro de los honorarios, por tres razones; primero gracias al aviso anticipado que recibe el notario de que se le va a inspeccionar donde para entonces toda la papelería estará en orden, segundo por un asunto de prueba y de presunción legal que dejaron los redactores y coredactores del Código Notarial en el artículo 167 donde la duda favorece al notario y la presunción es que SIEMPRE se cobró satisfactoriamente -no se sabe para quién- pero se cobro y se pagó satisfactoriamente, y tercero porque el Colegio de Abogados al fijar los aranceles notariales no pareciera considerar que el notariado es función pública del Estado que como tal no puede ni debe verse como un medio de LUCRAR sino como un servicio del Estado que debe tener una elevada cuota de accesibilidad social por lo que el cuantum de los montos no deben ni pueden dar cabida a la tentación para favorecer a los más necesitados. SOLUCIÓN TRIBUTARIA, DOLOROSA E INCOMODA: La solución puede estar, y de hecho seguramente le daría jugosos ingresos al FISCO, como han insinuado algunos foristas, en que con la entrega de cada tomo de PROTOCOLO y para que se le autorice al notario el siguiente tomo, HACIENDA le tase, cobre y se deba haber pagado al menos un ANTICIPO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA sobre la base de la actuación protocolar, lo cual seguramente inspectores de hacienda con la experiencia y habilidad que deben tener, fácilmente podrían hacer y proyectar PREVIO a la entrega o autorización de cada nuevo tomo de PROTOCOLO. Tal vez así los notarios que se apuntan a la práctica desleal de cobrar menos o no cobrar, entonces, como no les alcanzará lo que cobran para pagar el anticipo de renta y por ende no les darán nuevo tomo de protocolo, o que no les quedará ninguna rentabilidad, entonces tal vez se ocupen por hacer y cobrar las tasaciones correctas. SUGIERO QUE TODOS ENVIEN PROPUESTAS DE SOLUCIÓN, NO SOLO QUEJAS, POSIBLES SOLUCIONES VIABLES, al Ministerio de Hacienda, al Consejo Superior Notarial, a la DNN, al Ministro de Justicia, al Colegio de Abogados, al Ministerio de Economía, a la ARESEP, a la Asamblea Legislativa, a la Presidencia de la República, etc……… háganse propuestas a los distintos actores y partícipes de todo ese tema que molesta e incomoda a los depositarios-delegatarios de esa función pública del Estado; tal vez resulta alguna verdaderamente eficaz.