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Publican Manual de Procedimientos para Fiscalización Notarial

Se publica hoy en el Alcance No. 50 a La Gaceta 53, el Manual de Procedimientos para la Fiscalización Notarial, el cual describe de forma muy detallada, los pasos que deben seguir los fiscales de la Dirección Nacional de Notariado en la inspección de oficinas notariales.

Expresamente se advierte que el presente Manual no comprende otros procedimientos que también llevan a cabo los fiscales notariales, tales como: verificación de existencia de oficinas notariales, recuperación de tomos de protocolo, notificaciones y charlas informativas.   Dichos Manuales serán elaborados con posterioridad y publicados también en su momento para el conocimiento de todos.

Como objetivos específicos de la inspección notarial de oficinas notariales se establecen los siguientes:   Fiscalizar y controlar la función notarial de los notarios públicos activos, en las oficinas notariales o fuera de éstas, cualquiera que sea el tipo de servicio notarial o criterio de selección empleado.  Constatar el cumplimiento de la normativa que rige la función notarial. Documentar las faltas o irregularidades detectadas que produzcan lesión a la fe pública, la seguridad jurídica, el interés público, la legitimidad, la autenticidad, y respecto a la forma en que los Notarios deben ejercer la función notarial.

Si desea conocer el texto completo de este nuevo Manual, haga clic a continuación:  DESCARGAR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA FISCALIZACION NOTARIAL

Entre los aspectos que se inspeccionan en las oficinas notariales, el Manual en comentario, establece los siguientes:

 Ubicación e identificación de la oficina notarial y congruencia con la información registrada.  El fiscal notarial verificará la existencia y ubicación de la oficina notarial; confrontará la ubicación física con la información registrada en el Registro Nacional de Notarios; verificará que la rotulación de la oficina notarial sea suficientemente clara y manifiesta como despacho en el cual se brinda una función pública delegada por el Estado

 Custodia de los mecanismos de seguridad (uso de papel de seguridad, sello blanco, tomo de protocolo, boletas de seguridad, certificaciones y todos aquellos documentos que aseguren el contenido del acto autorizado).

 Archivo de copias de instrumentos públicos de cada tomo de protocolo debidamente foliado, sellado y firmado por el notario.

 Archivo de referencia debidamente foliado, completo y al día.

 Expedientes  de competencia judicial no contenciosa. El fiscal notarial verifica y constata el adecuado manejo y conformación de los expedientes que tramita el notario respecto de actividad judicial no contenciosa. Observará el cumplimiento de los requisitos formales y sustanciales.

 Tomo de protocolo en uso.  Se verificará la existencia de las firmas correspondientes en las matrices y posibles irregularidades que puedan detectarse de la literalidad de  ellas respecto de la legalidad, validez, eficacia, legitimidad y autenticidad de los instrumentos públicos. Se verificará también la consignación de las notas marginales respectivas.

 Indices de instrumentos públicos. El fiscal notarial verifica y constata que el notario se encuentre al día en la presentación de índices de instrumentos públicos. La verificación consistirá en confirmar o descartar que la información que publicita el sistema INDEX se ajuste a la realidad jurídica. Se verificará que lo reportado en los índices de instrumentos públicos guarde coherencia con el contenido de las matrices.

 Certificaciones notariales. El fiscal notarial verifica y constata que el notario lleve el control del consecutivo de las certificaciones notariales que extienda, del papel de seguridad usado en cada una y que conserve en el archivo de referencias los respaldos legales respectivos.

 Recibos por honorarios notariales. El fiscal notarial verifica y constata que el notario posea recibos por honorarios notariales y que emita los mismos por todas las actuaciones notariales; así como también que las tasaciones se ajusten al arancel vigente.

 Cumplimiento de otros deberes notariales  que exija la ley o los Lineamientos, así como de los acuerdos del Consejo Superior Notarial y de la Dirección Nacional de Notariado.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 15 Comentarios

  1. johanna • 18 marzo, 2013

    Estoy de acuerdo con todos los comentarios en cuanto a la competencia desleal. En montón de ocasiones he llamado y enviado correos para denunciar la competencia desleal que yo misma he comprobado porque me he dado a la tarea de sacar el rato y llamar a preguntar honorarios de «x» asunto notarial , porque cuando le preguntan a una un precio la gente siempre lo hace ver a una como «carera» solo porque una se ajusta al arancel. Y tienen razón porque es preocupante que en promedio hay notarios que cobran 25.000 colones por escritura y la dnn no hace nada al respecto, incluso tengo la lista de notarios a los cuales llamé. Tan simple y sencillo que la DNN haga lo mismo para que comprueben que es cierto lo que muchos denunciamos. Lamentablemente el poco control al respecto hace que se prostituya la función tan importante para el Estado como lo es la función notarial. Qué se puede esperar de un notario o notaria que cobra hasta 15.000 por un acto notarial o que presta el protocolo a cualquiera como si fuese un simple cuaderno. Y lo peor, los que tratamos de ajustarnos y hacer las cosas totalmente a derecho, en mi caso, ya he hasta pensado en trabajar en otra cosa, porque así como vamos a la gente no le importa la responsabilidad, lo que le importa es pagar poco y ahora está la profesión al mejor postor. Qué lástima, porque al final quien pierde no es el notario que se queda sin clientela por tanta competencia desleal, sino el cliente quien lleva las de perder porque como dice el dicho «lo barato sale caro», y dónde queda la seguridad jurídica. Y como nos hace falta a los notarios la solidaridad, como si la tienen entre si otros profesionales como los médicos o dentistas en donde cuesta encontrar uno que no se ajuste a los determinados aranceles.

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  2. JAZ • 17 marzo, 2013

    No se porque la DNN se se peocupa por llevar un buen control en cuanto a documentacion , si en la realidad las cosas son totalmente contrarias a la realidad. Hay colegas que cobran hasta 15,000 colones por escritura, uno se da cuenta porque la misma gente lo comenta. La DNN deberia de pensar en un mecanismo eficaz para que todos los notarios cumplan con el arancel y con todas las obligaciones que esta Institucion impone y asi se elimine la competencia desleal de una vez por todas y se le de mas seriedad a nuestra profesion, ya que en este momento esta totalmente desprestigiada por falta de cumplimiento a nuestros deberes.

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  3. 007 • 17 marzo, 2013

    Raíz de los males es su génesis. Si nace torcido es posible que no se enderece. Ya alguien lo escribió un día: los redactores del Código Notarial son notarios activos y dejaron todo previsto para tener herramientas de defensa; que no se rasguen las vestiduras ahora y que procuren enmienda en vez que lamentarse. Los redactores del Código dejaron previsto que la DNN no pueda inspeccionar sin un AVISO PREVIO (Artículo 23 inciso g.), léanlo señores del foro. Es comprensible la pena de quienes escriben en el foro sobre los notarios de agencias de vehículos, PERO QUÉ NOTARIO DE AGENCIA SE MOSTRARÁ AL MARGEN DE LA LEY SI DE ANTEMANO SE LE AVISA QUE LLEGARÁN LOS INSPECTORES DE LA DNN ???? Y si a eso se le suma el CONFLICTO DE INTERESES gestado también por los mismos REDACTORES del Código Notarial que conformaron un Consejo Superior Notarial cuyos miembros son en su mayoría NOTARIOS ACTIVOS, entonces en verdad podrá existir real control de los notarios del país ????? Hay que reflexionar desde la génesis y raíz del asunto, antes que señalar a la DNN como entidad misma, creo que si el LEGISLADOR corrige la raíz, la génesis, sin atender mezquinos intereses del notario observando la obligación y responsabilidad del Estado respecto de la colectividad, el resto llegará por añadidura, si no, entonces que transformen la DNN en colegio profesional para que proteja los intereses personales de los acremiados y no lo propio del Estado frente al interés público superior de la generalidad.

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  4. Natica • 16 marzo, 2013

    Ojala pudieran ver y vivir la realidad de tener oficina abierta y lidiar dia a dia con las necesidades de los clientes, unos que no pueden pagar otros que por la crisis no quieren pagar lo que el arancel dice, o porque otro se baja el precio para llevarse el trabajo, ademas el mismo gobierno nos a hecho la competencia desleal a los notarios, ya no hacemos personerias, ni certificaciones, ni tramites de placas y tampoco sociedades casi porque nadie quiera hacerlas por el impuesto que hay que pagar!! vivan la realidad y ubiquense!!

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  5. j.r.ramirez • 15 marzo, 2013

    Me parece excelente , pero se deberìa de comenzar por las agencias de vehiculos de este paìs , donde los notarios contratados , entregan sus protocolos a los vende-dores de vehiculos , los cuales son los encargados de confeccionar las escrituras , y los notarios, por la tarde
    pasan , para que les digan que tienen que firmar .
    El año anterior adquirì un vehiculo , en una agencia cerca de la sabana , y el vendedor, o era notario ,o el notario era vendedor, pero cuando revisè la copia de la escritura me di cuenta , de que habia firmado delante de dos notarias,que no estuvieron presente en el acto ,

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  6. Jaime Rojas • 15 marzo, 2013

    Es verdad …. los colegas que se dedican a la venta de carros, cobran hasta 25,000 por escrituras!! como si se tratara de una simple autenticación de firma. Ellos son los primeros que la DNN debería fiscalizar.

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  7. Ivania • 15 marzo, 2013

    Que se atrevan a visitar los Notarios de las ventas de carros para parar la competencia desleal que existe en la zona de Grecia, Sarchi y Naranjo, y por suepuesto las de otros lugares que no son agenos a esta situacion, y cuando hagan eso valdra la pena el cumplimiento de tanta fiscalizacion que en papel es muerta.

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