Próximas novedades en la plataforma Ventanilla Digital

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El Registro Nacional publicó un video  denominado: Novedades en el sistema de Ventanilla Digital

Puede verlo en el siguiente enlacehttps://www.youtube.com/watch?v=_j6tSvbo36o

Entre las modificaciones que serán próximamente incorporadas nos permitimos mencionar las siguientes:

»Posibilidad de autorizar a los así llamados «asistentes digitales», es decir, colaboradores del notario, que pueden ser o no notarios públicos,  quienes quedarían habilitados para ingresar a la plataforma a presentar o reingresar documentos.  Evidentemente será indispensable que los documentos se encuentren firmados digitalmente por el notario autorizante de los actos o contratos.    Los asistentes digitales requerirán contar también con certificado de firma digital para hacer uso del sistema.

»Inclusión de número de entero bancario:  A partir de ahora se digitará el número de entero bancario en un campo específico dentro de la plantilla de presentación de documentos.  Se elimina así la obligación del notario de tener que hacer constar mediante razón notarial,  dicho dato dentro del testimonio o documento en trámite.   Se produce de una vez en la plataforma la validación del entero, de manera que si el mismo ya fue utilizado con otro documento,  no sería admitido.

» Documentos inscritos quedarán disponibles en la sección denominada Histórico de documentos para ser descargados directamente de la Ventanilla Digital por el plazo de tres meses contados a partir de la inscripción.   Esto no elimina el recibo de dichos documentos en la cuenta de correo electrónico del notario al momento de notificársele la inscripción de los mismos.

» De igual manera los Títulos de propiedad de bienes muebles serán recibidos por el notario en su dirección de correo electrónico como archivo adjunto.

» Determinación del tipo de documento a tramitar.   El sistema exige ahora que al momento de presentarse un documento para trámite, el usuario establezca si se trata de una:

          • Escrituras públicas
          • Protocolizaciones
          • Solicitudes bienes muebles
          • Solicitudes personas jurídicas

 

Obligatoriedad del uso de Ventanilla Digital 

Importante recordar que mediante Decreto Ejecutivo N° 44401-MJP publicado en La Gaceta el pasado 5 de abril, se estableció que a partir de octubre del presente año será obligatoria la tramitación electrónica de escrituras a través del servicio de Ventanilla Digital.   Entre las razones que se establecieron para esta medida se señaló el hecho de que el 71.64% de los documentos ya son gestionados por dicho medio digital y que en el momento en que se elimine la posibilidad de tramitación en papel,  será posible ampliar el plazo de recepción de documentos pues ya no estarían «compitiendo» con los que se presentan en formato papel en el Diario entre 8 a.m y 3 p.m de lunes a viernes.  Adicionalmente se mencionó el ahorro de aproximadamente 200 millones de colones en la partida de materiales y suministros del Registro Nacional al eliminarse por completo la gestión de documentos en formato papel.

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

16 de 16 Comentarios

  1. Maureen Núñez • 06 junio, 2024

    Hola buenos día. Quiero saber sí las escrituras públicas son los traspasos de bienes muebles e inmuebles en ésta categoría . Sí es a esos que se refieren. Y sería súper necesario que amplien el horario en ventanilla digital.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 06 junio, 2024

      Exactamente. Traspasos de inmuebles o muebles como necesariamente deben formalizarse en escritura pública entran dentro de dicha categoría al momento de presentarse los testimonios respectivos.

      Responder
  2. Xiomara Quintero • 31 mayo, 2024

    Cómo se hace en caso de que a una escritura se le cancele la presentación o se retire sin inscribir? Esto debido a que el sistema no acepta el mismo entero porque indica que ya fue utilizado.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 31 mayo, 2024

      Escuchando la explicación del Registro Nacional nos parece entender que cuando se cancela la presentación al Diario de un documento, el número de entero que había sido asociado queda «libre» de manera que puede volverse a utilizar en una nueva presentación. Distinto el caso de los retiros sin inscribir pues los mismos sí deben cumplir con el pago de los timbres, aún cuando las partes acuerden retirarlos de la corriente registral. En estos segundos casos efectivamente no podrían utilizarse esos enteros pagados.

      Responder
  3. Miguel Arrieta • 30 mayo, 2024

    Buenas noches.

    Las protocolizaciones y las escrituras públicas son instrumentos protocolares diferentes conforme a la segunda oración del articulo 80 del Código Notarial. Inclusive a partir del articulo 81 y siguientes del Código se regulan en capítulos diferentes (II y III)

    Inclusive hasta tienen efectos diferentes ya que las protocolizaciones de documentos privados no les confieren carácter de documentos públicos (articulo 107 del Código)

    Por ende, la distinción entre protocolizaciones y escrituras públicas (teniendo claro que al Registro se ingresan testimonios de escrituras públicas o bien testimonios de protocolizaciones) es conforme a la normativa.

    Responder
  4. Marcela Arias • 30 mayo, 2024

    Excelente pregunta, posibilidad de digitar mas de un entero

    Responder
  5. Roy Quesada Rodríguez • 29 mayo, 2024

    Sería importante ver en qué categoría de las ya indicadas se tramitarán las ejecutorias judiciales (ya que me parece que no encuadran en ninguna de las categorías), y si será necesario escanearlas completas antes de presentarlas o existe algún convenio entre Corte y Registro para ser enviadas directamente como está pasando con el Registro Civil (en este caso habría inconveniente con el pago de los eventuales enteros bancarios). Gracias.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 31 mayo, 2024

      En los Términos y Condiciones de Uso de Ventanilla Digital vemos que expresamente se establece que NO podrán tramitarse en dicha plataforma los documentos judiciales. Copiamos textualmente:

      No pueden ser tramitados vía “Ventanilla Digital”, documentos judiciales y administrativos inscribibles físicos escaneados, dado que no corresponden a documentos desmaterializados cuya autenticidad y autoría puedan ser verificadas.

      Responder
  6. Olman Aguilar Castro • 29 mayo, 2024

    Alguien tiene claro que quieren decir con: Escrituras públicas, Protocolizaciones, Solicitudes bienes muebles, Solicitudes personas jurídicas. Toda Protocolización es una Escritura Pública. Y que quieren decir con Solicitudes de Bienes Muebles y de Personas Jurídicas. Una protocolización de una Asamblea es una Escritura Pública, es una Protocolización y es una Solicitud de Persona Jurídica. Mientras no expliquen claramente esa distinción es difícil usar lo que ellos quieren separar.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 mayo, 2024

      Gracias don Olman. Vamos a tratar de obtener la definición de lo que se estaría considerando que son esas cuatro categorías de documentos. Como usted bien lo indica no tener esa claridad podría complicarle al usuario la selección de la categoría correcta al momento de presentar el documento en la plataforma.

      Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 05 junio, 2024

      Estimado don Olman, nos brindaron la siguiente respuesta en el Registro Nacional en relación a la categoría denominada: SOLICITUDES DE PERSONAS JURIDICAS:

      » Son todos aquellos documentos que se tramitan en PJ y no son escrituras públicas. Ejemplo: Certificación de albaceas, reservas de nombre, solicitudes de legalización de libros de sociedades mercantiles, actas autenticadas de asociaciones, reglamentos de asociaciones. «

      En cuanto a SOLICITUDES DE BIENES MUEBLES: La respuesta fue la siguiente: «Todos los documentos privados que no es necesario realizarlos en escritura pública, por ejemplo, las solicitudes de inscripción.»

      Responder
  7. Ligia Quesada • 29 mayo, 2024

    Buenos días. Me pregunto si en el espacio para poner el número de entero, se ha contemplado la posibilidad de que un mismo documento tenga más de un entero. Agradecería si ustedes pueden hacer esta consulta.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 mayo, 2024

      Importante su observación. Vamos a intentar obtener la respuesta.

      Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 05 junio, 2024

      Hemos logrado confirmar que en efecto es posible introducir más de un número de entero bancario al momento de presentar un documento en Ventanilla Digital. El sistema da la opción de AGREGAR los distintos números de entero para esos casos en los que se requirió cancelar más de un entero en el mismo documento o escritura pública.

      Responder
  8. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZ • 28 mayo, 2024

    Buenas noches licenciada. Como siempre gracias. Muy bueno los cambios, en mi humilde opinión, para mi y por mis experiencias es lo mejor que existe, muy rápido, y que la corrección de los defectos es sumamente ágil. Pensé, sin embargo, porque en días pasados habían hecho una encuesta a algunos notarios, que implementarían que se pudiese subir testimonios o razones notariales en horas no habiles, aún y cuando se tomara la fecha el día siguiente hábil, pues eso seria beneficioso para todos.-

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 31 mayo, 2024

      Lo que tenemos entendido es que mientras «coexistan» la posibilidad de tramitar documentos en formato papel y en soporte electrónico, el horario de uso de la plataforma Ventanilla Digital se encuentra limitada al mismo horario de recepción de documentos en el Diario de las distintas sucursales del Registro Nacional, toda vez que no sería justo que los documentos presentados en formato electrónico gozaran de un horario más amplio al de los documentos tramitados en papel pues iría en contra del principio: «Primero en tiempo, primero en Derecho.»

      Se ha indicado que a partir de octubre, con la obligatoriedad en el uso de Ventanilla Digital, estos horarios sí podrán ampliarse, incluyendo fines de semana. Pero será necesario esperar la confirmación sobre este punto de parte de los encargados del sistema.

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