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Protección de datos e información sensible del notario público

En marzo del año pasado entró en vigencia el Reglamento a la Ley de Protección de Datos bajo el número de decreto ejecutivo 37554-JP, el cual, junto con la conformación de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) dieron el banderazo de salida para la aplicación de este nuevo régimen de responsabilidad, creado mediante la Ley No. 8968, en setiembre de 2011.  Así lo comentamos en este mismo blog en nuestra nota:   Nuevo Reglamento a la Ley de Protección de Datos.    http://www.puntojuridico.com/?p=3094

A continuación nos permitimos transcribir el comentario que el Dr. Herman Mora gentilmente nos hizo llegar sobre este tema y su relación con los datos que los notarios están en la obligación de suministrar al Registro Nacional de Notarios.

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«La Ley de Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales y su reglamento involucran varios aspectos que  merecen mención:

A.   AUTODETERMINACIÓN INFORMATIVA

Como un  derecho fundamental, persigue controlar el flujo de información que concierne a cada persona, derivado del derecho a la privacidad, evitando que se propicien abusos contra el usuario. En definitiva es un conjunto de principios y garantías relativas a la protección de datos de los individuos.

B.   LAS BASES DE DATOS

La norma regula el manejo que debe darse a las bases de datos, entendidas como un conjunto estructurado de datos personales, archivos, ficheros, registros, que sean objeto de tratamiento o procesamiento, automatizado o manuales, cualquiera que sea la modalidad de su elaboración, organización o acceso.

C.   PRODHAB.  Es la Agencia de protección de datos. Órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, como órgano rector y coordinador de la materia. Encargado además de registrar las bases de datos, atender los procedimientos e imponer las sanciones.

D.  DERECHO AL OLVIDO.   Es la certidumbre que implica la eliminación de datos  inconvenientes para al titular por el paso del tiempo. Reubica el habeas datas,  desapoderando a la Sala constitución  la atención de estos asuntos  la para la resolución de los mismo, asignándole dicha competencia a la PRODHAB (Resolución Constitucional. Voto 15183-13 de 19 de nov del 2013.)

E.  CONSENTIMIENTO INFORMADO. Se establece la obligación de informar previamente  a las personas titulares o a sus representantes, de modo expreso, preciso e inequívoco, entre otras cosas, de la existencia de una base de datos de carácter personal y los fines que  se persiguen con la recolección de estos datos.

Ya el  Código Civil de Costa Rica  regulaba embrionariamente  el tema.

 La fotografía o la imagen de una persona no puede ser publicada, reproducida, expuesta ni vendida en forma alguna si no es con su consentimiento, a menos que la reproducción esté justificada por la notoriedad de aquélla, la función pública que desempeñe, las necesidades de justicia o de policía, o cuando tal reproducción se relacione con hechos, acontecimientos o ceremonias de interés público o que tengan lugar en público. Las imágenes y fotografías con roles estereotipados que refuercen actitudes discriminantes hacia sectores sociales no pueden ser publicadas, reproducidas, expuestas ni vendidas en forma alguna. 

De igual manera algunas declaraciones internacionales han normado sobre el tema, entre ellas: la Declaración Universal de los Derechos Humanos (art 12), la Convención Europea sobre los Derechos del Hombre (art 8), La Convención Americana de los Derechos Humanos, etc

 En general se refieren a que «Toda persona tiene derecho al respeto a la vida privada, familiar, domicilio correspondencia e información…» lo que no es otra cosa que el derecho del individuo a tener una esfera privada en contra de la interferencia de los demás. 

De igual manera, ya existen legislaciones en países como España, México, Chile,  Uruguay, Colombia, Republica Dominicana, Nicaragua y Perú que regulan el tema.

El asunto  revierte especial actualidad por dos aspectos principalmente:

A. Por el rapidísimo y vertiginoso traslado, manipulación, manejo, recolección y trasmisión de los datos,  y
B. La tendencia  creciente a  tutelar los derechos del consumidor que en diferentes cuerpos normativos se verifica en muchos países, especialmente  occidentales, con tanta efervescencia. 

Algunos conceptos merecen especial atención:
a) DATOS PERSONALES: cualquier dato relativo a una persona física identificada o identificable.

b) DATOS DE ACCESO IRRESTRICTO: Los contenidos en bases de datos públicas de acceso general, según dispongan leyes especiales (Registro Público,  Registro civil, por ejemplo).   No requiere el consentimiento informado.

 c) DATOS DE ACCESO RESTRINGIDO: Los que, aún formando parte de registros de acceso al público, no son de acceso irrestricto por ser de interés solo para su titular o para la Administración.

 d) DATOS SENSIBLES: información relativa al fuero íntimo de la persona, origen racial, opiniones políticas, convicciones religiosas o espirituales, condición socioeconómica, información biomédica o genética, vida y orientación sexual, entre otros.

e) DATOS REFERENTES AL COMPORTAMIENTO CREDITICIO Y BANCARIO: Estos se regirán por las normas que regulan el Sistema Financiero Nacional, es decir, que escapan a los alcances de esta ley.

f) DEBER DE CONFIDENCIALIDAD: Obligación de los responsables de bases de datos, personal a su cargo y del personal de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab), de guardar la confidencialidad con ocasión del ejercicio de las facultades dadas por esta ley, principalmente cuando se acceda a información sobre datos personales y sensibles.

g) PRINCIPIO DE CALIDAD DE LA INFORMACION:     Detalla la Ley, como no se había hecho antes,  que solamente podrán ser recolectados, almacenados o empleados datos de carácter personal para su tratamiento automatizado o manual, siempre que los mismos sean actuales, veraces, exactos y adecuados al fin.

ACTUALIDAD:  Los datos deben estar dentro del rango de los últimos 10 años.
VERACIDAD: Datos ciertos.
EXACTOS: Datos exactos.
ADECUADOS AL FIN: Deben ser recopilados con fines determinados, explícitos y legítimos y no serán tratados posteriormente de manera incompatible con dichos fines.

h) DATOS SENSIBLES:  Se refieren a la información relativa al fuero íntimo de las personas, como el origen racial, opiniones políticas, convicciones religiosas o espirituales, condición socioeconómica, información biomédica o genética, vida y orientación sexual, entre otros.

Dentro de los datos sensibles caben el domicilio y las  fotos.  Los datos de los menores por la tutela que establece el Código de la Niñez y Adolescencia se consideran siempre sensibles, a no ser que correspondan a una base de datos interna, como de un colegio.

No contempla la ley dentro de los datos sensibles, asumiéndolos como una excepción, aquéllos examinados  en razón de  procedimientos deontológicos contra los  profesionales.

INFORMACION DE LOS NOTARIOS

Corresponde discernir ahora cuáles datos deben estar al alcance del usuario del  servicio notarial y cuáles no.   Para ello, no se debe perder de vista el servicio público del fedatario, lo que provoca un mayor grado de compromiso y entrega, no visto usualmente en otras profesiones.

Si un notario tiene una cuenta pendiente con un particular, o bien  impuestos municipales pendientes de cancelar, éstos no son datos de interés, y son más bien de acceso restringido, toda vez que que no se adecuan al fin del servicio notarial. 

Tenemos claro que no podemos clasificar como dato sensible, la dirección profesional de los notarios, aunque ésta sea la misma de su casa por el deber legal que tienen de tener oficina abierta al público. Lo mismo sucede respecto de la dirección de correo electrónico y el número telefónico. 

Al contar los notarios públicos con un Registro de Notarios  es importante que la Dirección Nacional de Notariado  se pronuncie sobre la  confidencialidad de los datos del notario y cuáles de esos datos pueden ser efectivamente publicados para el acceso público por parte de los ciudadanos.  Por ejemplo, datos como sanciones impuestas al notario, su trayectoria, currículum , etc.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

4 de 4 Comentarios

  1. christian quesada porras • 22 mayo, 2014

    Con respecto al tema que menciona María Lourdes, se debe pedir al ente financiero que actualice la información, ojalá por medio escrito y con recibido. Diez días después, el afectado tiene la potestad de interponer queja ante la SUGEF por el incumplimiento del ente financiero de solicitar la actualización en la información. También tiene la potestad de interponer procedimiento ante la PRODHAB.
    Sin embargo me queda la duda de que pasa en el caso del que la persona, que pudo encontrarse en mora en algún momento, en la actualidad se encuentra al día en sus obligaciones? La respuesta obtenida de la SUGEF ante esta interrogante fue que el estado de mora se mantiene en la base de datos por 4 años, lo cual parece ser conteste con lo mencionado.
    Sin embargo que pasaría con respecto a los elementos de actualidad, veracidad y exactitud? Estos elementos que son reconocidos en la Constitución Europea, la legislación española y en el texto de los artículos 9 y 11 del acuerdo SUGEF 7-06.
    Donde queda el derecho a la autodeterminación informativa, si los entes encargados de tutelar la información pueden mantener hasta por 4 años en el sistema al alcance de los interesados información no actualizada, no veraz y no exacta?
    Una fuente no exacta me mencionó la posibilidad de solicitar que se indique en la información del afectado, «que se encontró en estado de mora, pero actualmente se encuentra al día». Situación que considero un paliativo pero no una solución que vaya de la mano con el derecho a la autodeterminación informativa y a los elementos mencionados.
    Saludos

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  2. michelle garcia • 14 mayo, 2014

    Gracias mi estimado.

    Responder
  3. Herman Mora • 14 mayo, 2014

    Buenas. Esta ley no se refiere específicamente a los aspectos crediticios y bancarios, mas bien los excluye. Sin embargo directivas de la Sugef, señalan 4 años para la eliminación del dato. Debería el ente bancario borrarlo de oficio. Pero nunca he sabido que lo hagan. Debería Doña Lourdes acudir al Banco, que debe tener (y por lo general tienen) un departamento encargado con ese fin. De igual manera la Sugef lleva un «record» similar y conviene acudir alli también para los mismos efectos.

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  4. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZa • 14 mayo, 2014

    Buenas tardes, que buen tema, y digo bueno porque hay desconocimiento de esta material pese a la ley y reglamento, en dias pasados fui a un seminario sobre este tema, y ralito el seminario, lo mas que se hizo fue leer la ley y nada mas.
    solo tengo una consulta: Hablando a lo tico, cuanto es el tiempo que una persona puede tener el nombre manchado por un credito. Esto es desconocimiento de las agencias que brtindan estos servicios, primero porque dicen que el sistema no lo borra de oficio, sino que es ppor solicitud expresa del interesado, la ley contempla algo de esto? Gracias y otra vez gracias por este espacio.

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