Lineamientos para la presentación de escritos en despachos electrónicos

Nos permitimos transcribir textualmente Circular del Consejo Superior del Poder Judicial sobre el tema de la referencia, publicada este 22 de mayo en el Boletín Judicial No. 89.

CIRCULAR N° 102-2023

ASUNTO: Lineamientos en materia civil y cobratoria para la presentación de escritos en despachos electrónicos para el debido funcionamiento de los sistemas automatizados y de inteligencia artificial.

A LOS DESPACHOS Y OFICINAS QUE TRAMITAN MATERIA CIVIL Y COBRATORIA

SE LES HACE SABER QUE:

El Consejo Superior del Poder Judicial, en sesión N° 26-2023 celebrada el 29 de marzo de 2023, artículo LVI, a solicitud de la Comisión de la Jurisdicción Civil, dispuso comunicar lo siguiente: Con el objetivo de garantizar un adecuado funcionamiento de los sistemas automatizados y de Inteligencia Artificial empleados en los Despachos Electrónicos, se emiten los siguientes lineamientos para la presentación de escritos tanto en línea, como los que serán escaneados en las Oficinas de Recepción de Documentos:

Para la debida gobernanza de datos y al adecuado funcionamiento de los sistemas informáticos y de visión artificial, deberán tomarse en consideración la siguiente forma de presentación de los escritos:

1.1. Los escritos deben de presentarse debidamente rotulados indicando la gestión que ellos contienen, por ejemplo, demanda, contestación de demanda, excepciones, señalamiento de notificaciones, liquidación de intereses o costas, procurando en la medida de lo posible -por temas de espacio en el sistema- subir solamente un documento por cada trámite y no varios documentos para un mismo trámite.

1.2. Los documentos escaneados deberán subirse al sistema de escritorio virtual o de gestión con suficiente legibilidad, evitando acciones como recibos con poca tinta de impresión, documentos de Excel o Word con sellos encima de la información, y otras acciones de esta naturaleza que obstaculicen la visión artificial de los sistemas de información.

1.3. Deberán ser escaneados y presentados en forma vertical, no horizontal, y nunca subirse por fotografía, sino solamente por escáner, presentando todas las páginas con la misma orientación vertical.

 1.4. La calidad mínima requerida de los documentos escaneados presentados a los Sistemas de Gestión y de Escritorio Virtual implica, además: Evitar el escaneo de documentos con fondo en color gris que lo hagan en algún sentido ilegible, evitar en el escaneo las colillas o avisos de las certificaciones, es decir lo conocido como ruido externo del documento con adjuntos que invisibilizan el contenido sustancial del mismo.

1.5. El Poder Judicial realizará las campañas periódicas dirigidas a la persona usuaria sobre esta forma de presentar los escritos, en aras de una adecuada gobernanza de los datos requeridos para alimentar los sistemas automatizados y de Inteligencia Artificial.

De conformidad con la circular N° 67-09 emitida por la Secretaría de la Corte el 22 de junio de 2009, se le comunica que en virtud del principio de gratuidad que rige esta materia, la publicación está exenta de todo pago de derechos.

Publíquese una sola vez en el Boletín Judicial. San José, 03 de mayo de 2023.

Lic. Carlos T. Mora Rodríguez Subsecretario General Interino