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Poderes especiales y Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales

Sabemos que los representantes legales, siempre que ostenten facultades de representación extrajudicial,  pueden presentar directamente las Declaraciones en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales.  Solamente cuando se encuentre establecido que dichos representantes están obligados a actuar en forma conjunta, resulta necesario que uno de ellos sea autorizado por los demás para cumplir con la obligación.

Pero si los representantes legales no estuvieren en condición de cumplir con esta tarea, ya sea porque no cuentan con firma digital o por cualquier otro motivo,  las sociedades pueden nombrar para ello un apoderado especial.   El mandato deberá otorgarse necesariamente en escritura pública, y el Notario tendrá que acreditarlo dentro del sistema, como paso previo para que el apoderado pueda cumplir el encargo.

Muchos nos han estado consultando si los apoderados especiales que de setiembre del 2019 a abril 2020, cumplieron con la primera y única Declaración Ordinaria que a la fecha se ha presentado, pueden hacerlo nuevamente con la Declaración de este año.

Desde un punto de vista de la funcionalidad de la plataforma Central Directo,  si al momento en que se acreditó el poder especial no se estableció una fecha final de vigencia,  sí podrían los mismos apoderados cumplir nuevamente con la gestión.  Si por el contrario, sí se estableció esa «fecha final»  (ver imagen a continuación)  y el plazo ya se cumplió,  la sociedad tendría que otorgar un nuevo mandato.

Ahora bien, desde un punto de vista legal, algunos colegas consideran que de acuerdo con el Código Civil, el apoderado especial solo puede ser encomendado para cumplir por una única vez el acto especificado en el mandato,  por lo que rechazan la posibilidad de que quede facultado para cumplir todos los años con el Registro de Transparencia.   Otros por el contario, consideran que es perfectamente válido que la sociedad nombre un apoderado especial que por plazo indefinido atienda cualesquiera gestiones que puedan requerirse relacionadas con RTBF: declaraciones ordinarias, extraordinarias, declaraciones correctivas, etc)

Lamentablemente, no existe en las regulaciones y normas que se han emitido sobre este tema,  aclaración alguna al respecto.   Tampoco se ha producido a la fecha algún pronunciamiento o voto que apruebe o limite la posibilidad de que un mismo apoderado especial pueda ocuparse en forma amplia de todo lo concerniente a esta obligación.  Lo que constatamos es que a nivel de la plataforma se permite tanto establecer una fecha final del mandato como dejarlo por plazo indefinido.  No existen tampoco funcionarios del Banco Central o de alguna otra institución que «califiquen» o «revisen» de alguna manera la conformidad de los mandados otorgados, ni la acreditación que de ellos realizan los notarios públicos en el sistema.   Lo único que se establece en el art. 14 de la Resolución Conjunta DGT-ICD-R-06-2020,  es que:   “En el ejercicio de esta función, los notarios deben acatar la normativa costarricense y seguir los lineamientos que dicte el Consejo Superior Notarial para dicha actividad.”

Por consiguiente, queda a mejor criterio de cada Notario Público la redacción y el alcance que considere que puede y debe darse a estos mandatos especiales.

Sin duda, desde el punto de vista de los costos que en honorarios profesionales y en timbres representan para una sociedad estos otorgamientos de poderes especiales en escritura pública,  lo ideal sería que tengan la posibilidad de acreditar un apoderado de su confianza que anualmente cumpla con esta tarea sin tener que estarle renovando cada año su mandato.

Si tenemos conocimiento de algún pronunciamiento sobre el tema por parte de la Dirección Nacional de Notariado o de alguna autoridad judicial, de inmediato se los haremos saber por este medio.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

3 de 4 Comentarios

  1. E Jiménez • 08 abril, 2021

    Siempre me ha parecido que exigir un poder especial en escritura pública es un exceso y es demasiado caro para los usuarios, el problema es que el 1256 habla de que el poder con efectos registradles debe ser en escritura pública, pero el espíritu de la ley era para el caso de efectos registrales en el Registro Público.
    Por ahí les dejo en el tintero la posibilidad de considerar que al estar ante un trámite administrativo se pueda otorgar un Poder Especial Administrativo al amparo del art 283 de la LGAP: «El poder del administrado podrá constituirse por los medios del derecho común y, además, por simple carta autenticada por un abogado, que podrá ser el mismo apoderado, o por la autoridad de policía del lugar de otorgamiento.»
    El problema de que sea un poder es que el Arancel no hace mayor diferencia entre si es en escritura o no, si es carta poder o no, todos los poderes pagan 90.750 situación que me parece excesiva en casos por ejemplo de carta poder o poder extraprotocolar. Como siempre, el perjudicado es el usuario y a los que nos llaman careros es a los notarios, porque al generar el Arancel no se piensa en eso. Me encantaría que vieran resoluciones judiciales donde los jueces niegan a las partes por costas el cobro del poder especial judicial en el monto del arancel, cuando lo reconocen lo hacen por el monto de la autenticación

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 08 abril, 2021

      Muchas gracias por su participación en nuestro blog. Tiene mucha razón sobre lo oneroso que resulta para las sociedades obligadas el otorgamiento de poderes en escritura pública. El problema que vemos a la posibilidad de otorgar poderes especiales administrativos es que la exigencia de que sea en escritura pública se encuentra expresamente establecida en el art. 14 de la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (lo destacamos a continuación en negrita)

      Artículo 14.Otras personas autorizadas a suministrar la información.
      Además del representante legal indicado en el artículo 13 de esta resolución, el suministro de información al RTBF podrá hacerse mediante un único apoderado, que debe ser una persona física con facultades suficientes para presentar la declaración, lo que tendrá que acreditarse por medio de un notario público. En caso que se acredite mediante un poder especial, este debe ser otorgado en escritura pública.

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  2. Grace Barquero Varela • 07 abril, 2021

    Licda. Silvia. Usted es muy gentil, al evacuar y sobre todo contestar nuestras consultas. Dios la continue bendiciendo.

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