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¿Pueden pegarse con goma las actas en los libros legales empastados?

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A partir de enero de 2013, se le asignó al Registro Nacional la función de legalizar los libros de las sociedades mercantiles. Al efecto se publicó todo un procedimiento y se estableció como importante mejora, que en el acto mismo de constitución de las sociedades, se asignaría a cada una, su respectivo número de autorización […]

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Encargada de la administración y actualización de Tirant Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

11 de 11 Comentarios

  1. Maria Isabel Navas • 27 enero, 2022

    Buen dia
    Al libro de actas se derramo cafe en la portada y daño la etiqueta, puedo pegarle una nueva etiqueta encima

  2. Casimiro Vargas • 30 septiembre, 2018

    Quien puede negar que los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que garantice su autenticidad e integridad. Esto es un principio que por costumbre rige en todas las materias y no sólo una costumbre del público, sino también del legislador y de los operadores del derecho, pues en las normas se procura implementar medidas y controles que impidan la alteración de los libros. El mismo Código de Comercio, artículo 263, primera parte, expresamente indica: “que los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que garantice su autenticidad e integridad; …” y esto es una imposición de la ley a los encargados de esos libros. Esta misma línea la desarrolla el artículo 254 del mismo Código cuando dice:
    “ARTÍCULO 254.- En los libros debe escribirse en castellano, con claridad, en orden progresivo de fechas, sin dejar espacios en blanco, sin raspaduras ni entrerrenglonaduras. Cualquier equivocación u omisión que se cometa ha de salvarse por medio de un nuevo asiento en la fecha en que se advierta el error, y se pondrá al margen del asiento equivocado, con tinta diferente, una nota indicando que está errado y el folio donde se encuentra la corrección respectiva.”

    Contrario a lo que se ha indicado en un comentario anterior, el Capítulo V que regula “La Contabilidad y Correspondencia”, a pesar de su título, también abarca los libros de actas; basta leer los artículos 252, 253 y 259 incluídos en ese Capítulo para constatarlo.

    Ahora bien, es fácil imaginar el ataque a la autenticidad e integridad de los libros que implicaría una práctica como la propuesta de pegar hojas encima. Sencillamente como Notarios no podríamos nunca estar seguros de que un acta que protocolicemos no va a ser sustituida o alterada posteriormente, con lo cual nos imputarían fácilmente un delito de falsedad ideológica y tampoco podríamos estar seguros que el acta que vamos a protocolizar es la correcta y no ha sido sustituida o alterada. Y ni que decir de la inseguridad que le produciría semejante práctica a los socios y directivos de una empresa y a la sociedad en general. Por este motivo, a mi juicio dicha práctica es altamente censurable e inadmisible. A pesar de lo que se ha indicado en algunos comentarios a este blog, no es cierto que exista costumbre de utilizar el “pegado”. Todo lo contrario, es hasta ahora que algunos han salido con esa idea, pero en el pasado la costumbre siempre ha sido que tal práctica no puede ser admitida por insegura y contrario a los principios indicados.

    Pero además de lo anterior, hay otro aspecto a considerar: Parte del deber de abogado (y del Notario) para con su cliente y su profesión, es el hacer las cosas del modo que le produzca mayor y mejor seguridad al cliente y a la sociedad. No es ético “andar jugando sobre el borde”, y menos con los intereses ajenos del cliente. Así pues, si me traen un acta pegada en el libro (y “la torta” ya está hecha), pues seguramente tendré que defender los intereses de mi cliente y tal vez defender esa práctica como válida. Pero si aún no se ha hecho tal cosa, como voy a recomendarle a mi cliente que se “la juegue” y haga un documento de modo tal que aún son inseguras las consecuencias de tal práctica. No sería eso contrario a los deberes éticos citados en el artículo 22 del Código de ética, cuando en su primera parte indica: “Es contrario a la dignidad del abogado y la abogada fomentar litigios o conflictos. Deberán esforzarse por recomendar mecanismos de soluciones extraprocesales; sin embargo, cuando se estime que el mecanismo tenga efectos contraproducentes para los intereses de su cliente, no deberán recomendarlo. ….”

  3. Bernal Rios, Ctdcm • 24 agosto, 2018

    PUEDEN PEGARSE CON GOMA LAS ACTAS EN LOS LIBROS LEGALES EMPASTADOS?
    La respuesta es SI.
    Si entrar en discuciones más alla de la misma normativa que rige el tema de los libros legales, la respuesta está, si la buscamos, en nuestra misma legislación y pronunciamientos.
    El Código Civil dice: Artículo 3º—El uso y la costumbre sólo regirán en defecto de ley aplicable, siempre que suexistencia haya sido demostrada y no resulten contrarios a la moral o al orden público o a una norma de carácter prohibitivo. Artículo 10.—Las normas se interpretarán según el sentido propio de sus palabras, en relación con el contexto, los antecedentes históricos y legislativos y la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, atendiendo fundamentalmente al espíritu y finalidad de ella. Artículo 12.—Procederá la aplicación analógica de las normas cuando éstas no contemplen un supuesto específico, pero regulen otro semejante en el que se aprecie identidad de razón, salvo cuando alguna norma prohíba esa aplicación.
    Ya el Registro de Personas Jurídicas procura, entre otros, mantener una posición vanguardista en los asuntos relacionados con la utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración, promoviendo el dinamismo requerido por los entes que forman parte del sistema económico y social de nuestro país, que impulsa adecuarse a sus nuevos signos y paradigmas, tanto tecnológicos como jurídicos, de allí la necesidad de dar una aplicación evolutiva del ordenamiento jurídico que permita que las normas se ajusten a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas (Art. 10 Código Civi). (CIRCULAR DPJ-010-2018).
    De ello resulta, que una hoja engomada sobre la que se transcribe un acta, adquiere relevancia juridica, al ser adherida al libro y suscrita por los sujetos legitimados a ello. Ello es posible de una sencilla analogia, por una parte “utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración, promoviendo el dinamismo requerido por los entes que forman parte del sistema económico y social de nuestro país” y por otra de uso y costumbres aceptadas, junto con analogías.
    Nº DGT-24-06.-Dirección General de Tributación.-San José, a las ocho horas del veinte de octubre del dos mil seis, autorizo el uso de hojas engomadas para ser adheridas a los libros legales, de ahí que sin mucho esfuerzo encontramos que si el mismo acto de legalización, se da de una hoja “etiqueta” adherida no hay razón legal para negar esa alternativa de solución, que como “posición vanguardista en los asuntos relacionados con la utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración” se ha aplicado en los libros por los socios o directores de sociedades. Observese que la boleta de legalización adherida fue autorizada desde el 2006 y es esta boleta adherida la que legaliza el libro “puro y simple” como libro legal. No omito indicar, que hay referencias anteriores, a la adherencia de de las legalizaciones incluso en el mismo regisro de asociacion la vemos en los libros, antes de imprimirlas en aquellos libros de hojas sueltas.
    Me permito transcribir, en lo conducente” para efecto de fundamentar, la legalidad de la adhesión de una hoja con texto, la circular Nº DGT-24-06.-
    “Requisitos para Efectuar el Trámite de Legalización de Libros,
    Artículo 4º-Requisitos para cada tipo de gestión. Además de los requisitos generales establecidos en el artículo 2º de esta Resolución, se debe cumplir con los que se describen a continuación
    4.1 Renovación de libros terminados por libros nuevos:
    Deben aportarse los libros por cerrar.
    4.2 Transformación de libros (cuando se modifica el nombre y apellidos o razón/denominación social):
    Deberán aportarse los libros legales por transformar, los cuales deberán llevar adherida la etiqueta con la razón de legalización en el folio siguiente al último utilizado con el nombre anterior
    4.4 Cierre de libros:
    Aquellos libros que se presenten para el cierre respectivo, deberán llevar adherida la etiqueta con la razón de cierre en el último folio utilizado. En caso de que existieran más folios en blanco, el interesado deberá trazar en cada uno de ellos una línea diagonal con tinta de un extremo al otro.
    4.5.1 Los libros de actas con hojas sueltas deberán llevar los folios de las hojas numerados en forma consecutiva, tener impresos la razón social y el respectivo número de cédula jurídica. Al igual que en los libros empastados, la razón de legalización deberá ir en el folio Nº 1, con excepción del caso de transformación, que la llevará adherida en el folio siguiente al último utilizado con el nombre anterior.
    Artículo 5º-Procedimiento. ….Dado que a la fecha de publicación de la presente resolución, en el mercado existe una gran cantidad de libros sin la razón de legalización, la Administración Tributaria entregará con la solicitud, una etiqueta adhesiva en la que consta la razón de legalización que el contribuyente deberá adherir con los timbres de ley, en el folio Nº 1 de cada libro. Los datos contenidos en ella deben ser completados por el interesado, excepto aquellos de uso de la oficina.
    En consecuencia, la respuesta es SI, cumpliendose los presupuestos de firma por quienes corresponde hacerlo.

  4. jaime weisleder • 07 agosto, 2018

    Yo tengo entendido que la función del notario respecto a las actas es PROTOCOLIZAR las que estén asentadas en un libro legalizado que le proporciona la sociedad, pero ahora según interpreta el Lic. Sánchez para legitimar el “pegoste” el notario debe autenticarlo con su sello y firma. Dónde está el fundamento jurídico de esta nueva función de autenticación y legitimación de pegostes?

  5. Jose Juan Sanchez • 07 agosto, 2018

    A manera de ejemplo, igual sucede con los documentos que llegan Apostillados de Notarias de otras jurisdicciones, han de venir pegados o adheridos hacia si mismos con un sello remache o incluso cera derretida.

  6. Jose Juan Sanchez • 07 agosto, 2018

    El CoCo 174 y 259 provee que se asienten y firmen, el fin es dar seguridad juridica del acto, por lo que pegarlas y remacharlas con el sello y firma sobre ambos soportes: el papel padherido y el folio soporte del libro empastado, resuelve el problema de manera eficaz y verificable, además es mas económico que pasarlas a mano. Aca rige el principio de Libertad de Formas de los Actos y la costumbre en ausencia de norma experesa. No hace regularlo todo en la vida, la realidad escapa a las previsiones normativas, se debe acudir a la lógica, sentido común y la razón para generar soluciones de certeza.

  7. jaime weisleder • 06 agosto, 2018

    Si se aceptara el “pegado” de hojas en los libros de actas, ello aplicaría tanto para los libros empastados así como para los de hojas suelta (aunque sea ilógico, pero podría darse). Pero extrapolando más allá el procedimiento del “pegado”, debemos tomar en cuenta que el Código Notarial (art. 43) señala que se deberán ASENTAR en el protocolo los instrumentos públicos. Quiere decir que si interpretamos que el “pegado” es una de las formas de “asentar”, podríamos utilizar el mismo procedimiento en el protocolo, respetando las disposiciones sobe el número de líneas y los márgenes. Las firmas podrían constar en la hoja pegada como en el protocolo (doble firma).
    Por razones de seguridad no puede permitirse la técnica del “pegado” en ningún libro, pues el contenido del mismo puede alterarse fácilmente, p.ej. despegando la hoja para sustituirla por otra, o bien pegando una nueva hoja sobre la que se quiera alterar, mientras que escribiendo directamente en la hoja del libro o protocolo las correcciones deben hacerse por medio de nota.

  8. Fernando Falcon • 03 agosto, 2018

    Reza el Código de Comercio, ya que el reglamento de libros digitales no aplica para el tema que don Manfred nos ilustra con sus valiosos aportes y a pesar de la jurisprudencia citada por el estimable Colega, considero llamar a reflexión las normas inmersas en el presente tema. Así tenemos que el numeral 174 habla que las actas se “asentaran” no dice como, pero eso si lo hace el artículo 254, pero en dicho numeral tampoco prohíbe lo realizado, siendo que el 264 que por especialidad cita taxativamente las prohibiciones y entre ellas no está la práctica de “pegar” las actas a los libros. Como recomendación considero que al realizar esta práctica NO prohibida por ley se debe tener el cuidado que las firmas de los asambleístas abarquen tanto el acta adherida como el libro físico y así no se pondrá entredicho la “autenticidad” de la misma que es, en suma, el bien jurídico protegido.

    • Manfred Pinnock • 03 agosto, 2018

      Quisiera hacer hincapié en que las disposiciones normativas que contienen los artículos 254 y 264 del Código de Comercio, se encuentran contenidas en el Capítulo V que regula lo relativo a la contabilidad y de la correspondencia, estableciéndose de forma expresa en el artículo 264, que lo allí dispuesto aplica a los libros a que dicho capítulo se refiere, siendo tales libros los de carácter contable. De lo dicho, el criterio de especialidad no aplicaría en tratándose de los libros denominados coloquialmente como “sociales”, sino que se estaría aplicando dicha norma por analogía. Nos quedará esperar a que el caso se eleve a conocimiento de las autoridades competentes a fin de que se defina el tema, y haya certeza sobre cómo proceder.

  9. Manfred Pinnock • 01 agosto, 2018

    Buenas,

    Les comparto mi humilde opinión al respecto. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 174 del Código de Comercio, las actas de asambleas de accionistas se asentarán en el libro. Ahora, la discusión giraría en torno al significado del vocablo “asentar”, lo anterior, teniendo claro que el incumplimiento o vicio en el asentamiento del acta es un requisito de eficacia y no de validez, ya que mientras no se lleve a cabo, el acuerdo que se tome no adquiere la eficacia deseada.

    Ahora, sin entrar en análisis lingüísticos de la palabra asentar, la jurisprudencia ha marcado el contenido indicando que asentar significa transcribir, si por transcribir se entiende representar elementos fonéticos, fonológicos, léxicos o morfológicos mediante un sistema de escritura en un libro, para el caso específico el libro de acta de asamblea.

    Por ello, siguiendo la línea de lo resuelto en diversos votos que han sentado jurisprudencia (véase 378-2002 del Tribunal Segundo Civil Sección II, 01-F-92 Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia, 198-2013 del Tribunal Disciplinario Notarial, entre otros), las actas deben transcribirse en el libro, salvo que por “cualquier” circunstancia no pudiere asentarse el acta en el libro respectivo, lo cual debe realizarse protocolizando el acta ante notario. De allí que, el asentar el acta en un documento de “Word” imprimirlo en papel simple y adherirlo al libro, devendría en una práctica que le vaciaría de eficacia lo dispuesto en el acta, con responsabilidad solidaria para el presidente de la asamblea, la administración y los comisarios sociales.

    Saludos colegas

    • Silvia Pacheco • 01 agosto, 2018

      Muchas gracias don Manfred. Muy valioso su aporte.