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Otras modificaciones introducidas por los nuevos Lineamientos Notariales

Siguiendo con el tema de los nuevos Lineamientos para el Ejercicio y Control Notarial publicados en La Gaceta,  nos permitimos transcribir la siguiente aclaración que atentamente nos brindó el Lic. Jaime Weisleder, Presidente del Consejo Superior Notarial, en nuestro blog ayer,  en relación con algunas inquietudes que formulamos en nuestro comentario REGIRAN EN DIEZ DIAS, NUEVOS LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO Y CONTROL NOTARIAL

«Los nuevos lineamientos tienen como uno de sus objetivo,  agilizar el ejercicio del notariado; por lo que se elimina una serie de aspectos obligatorios que no cumplían una función práctica, tales como el registro de certificaciones, boletas y el uso del papel de seguridad; referencia a que la firma fuera estampada en su presencia, que el sello blanco fuera el registrado, etc.    Ahora la presentación de informes de salida del país se permite hacerlo vía fax o correo electrónico y varios aspectos más que se comentarán más adelante.  Para todos aquellos notarios que añoren esos registros, no hay inconveniente alguno en que lo sigan llevando, sólo que ya no es obligatorio, pero estamos seguros que la gran mayoría verá con buenos ojos la simplificación.«

A continuación nos permitimos resumir algunos otros aspectos que sobresalen por recibir una regulación distinta de la que tenían en los anteriores Lineamientos o bien que aunque mantienen la misma directriz, conviene resaltar como recordatorio.

OBLIGATORIEDAD DE ACATAMIENTO

En primer lugar, es importante destacar que estos nuevos Lineamientos inician estableciendo su ALCANCE, lo cual en los anteriores no se señalaba.

Así reza el Artículo 1. Alcance. Las disposiciones aquí contenidas, de naturaleza reglamentaria son de acatamiento obligatorio para todas aquellas personas que ejerzan el notariado, cualquiera sea su naturaleza, así como para todas las entidades públicas o privadas.

HONORARIOS PROFESIONALES

Sobre el tema de los honorarios profesionales, en el artículo 7 se mantiene la  obligación para los notarios de cobrar sus honorarios de conformidad con lo dispuesto en el Código Notarial y el Arancel respectivo, quedando prohibida toda posibilidad de transar en esta materia.

ARCHIVO DE REFERENCIAS

Algunas modificaciones relacionadas con este tema que ya algunos han comentado en nuestro blog, son las siguientes:

– Se establece un plazo mínimo de diez años para la conservación y custodia  de los documentos que integran este archivo, contados a partir de la fecha del documento notarial.

– Carácter privado y no público del archivo de referencias, de manera que los documentos en él contenidos no son objeto de consulta pública.

– Posibilidad de compilación de documentos tanto en formato físico como digital.

TRADUCCIONES A OTROS IDIOMAS DISTINTOS DEL ESPAÑOL

Se establece ahora que el  notario que conforme con lo previsto en el artículo 72 del Código Notarial,  haga traducciones del idioma español a un idioma extranjero que domine , deberá dar fe, y hacer constar expresamente en el acto de traducción, el conocimiento y el consentimiento de los interesados en dicha traducción, y cumplir además lo dispuesto en el artículo 109 de dicho Código Notarial.

AUTENTICACIÓN DE  HUELLAS

En el art. 81 de los nuevos Lineamientos se establece la obligación de indicar expresamente, en caso de autenticación de huellas digitales,  a cuál dedo y extremidad corresponde la huella.  De esta forma se hace cumplir lo dispuesto en el art. 78 del Código Notarial relativo a casos en los que a algún compareciente o interesado le resulta imposible firmar un documento notarial.

SALIDAS DEL PAIS

E l nuevo texto del art. 34 dispone lo siguiente:

Artículo 34. Salidas del país. El notario está obligado por ley a informar con antelación a la Dirección Nacional de Notariado toda salida del país. En casos excepcionales, deberá hacerlo con la debida justificación, en un plazo no mayor de dos días posteriores a su regreso. La comunicación de salida del país podrá hacerse vía fax o correo electrónico, en las direcciones que la Dirección Nacional de Notariado determine.

Nos parece conveniente que se complemente lo indicado en este numeral con lo que señala el art. 53 del Código Notarial y el art. 92 de los estos mismos Lineamientos en cuanto a  la obligación de depositar el protocolo notarial en el Archivo Notarial, cuando la ausencia del país sea por un plazo superior a tres meses.

Lo que definitivamente no encontramos que se establezca en ninguna forma en los nuevos Lineamientos, como si está previsto en el artículo 53 del Código Notarial indicado, es cuando las salidas del país sean por plazos inferiores a los tres meses y el notario opte por no llevar su protocolo, debiendo depositarlo en el Archivo Notarial o bien en alguna otra notaría pero con la respectiva comunicación a la DNN.   Es decir, que en estos casos, aparte de esa comunicación necesaria que siempre debe hacerse sobre la salida del país, debe informarse el sitio dónde se está dejando en custodia el protocolo notarial.

Sin embargo, como bien indicaba don Jaime Weisleder,  lo más destacable en este tema es la facilidad que ahora tienen los notarios de comunicar sus salidas del país, sea mediante fax o correo electrónico a la Dirección Nacional de Notariado, en las direcciones y números que serán determinadas a ese efecto, y que comunicaremos a todos por este medio, apenas tengamos conocimiento.  De esta forma, se garantiza que más notarios cumplan con esta obligación, la cual es sabido que muy pocos atienden.

CONOTARIADO

En relación con este tema también encontramos que se simplifica el concepto de conotariado, entendido ahora como:  «El servicio notarial en la modalidad de pluralidad de notarios o en conotariado, es la autorización de instrumentos públicos por dos o más notarios habilitados y activos inscritos en el Registro de Notarios. Esta modalidad se circunscribe exclusivamente a la actuación notarial protocolar.»

Se elimina lo que anteriormente señalaba el artículo 50 de los  Lineamientos en cuanto a la excepcionalidad de este tipo de actuación notarial,  siendo la regla general el que los notarios actúen en sus protocolos en forma individual.  Tampoco encontramos que se establezca ya lo anteriormente regulado en el art. 57 en cuanto a que  la actuación en conotariado deviene de la rogación de las partes y no de una decisión unilateral del notario, de manera tal que el usuario siempre deberá manifestar su anuencia a que la actuación se realice en esa forma.

Importante destacar lo indicado en el nuevo texto del art. 53 en cuanto a que las escrituras autorizadas en conotariado, deberán ser reportadas únicamente en el índice del notario en cuyo protocolo se asentó el instrumento.   Se elimina de esta forma la contradicción que existía entre los dispuesto sobre este particular en el Reglamento para la presentación de Índices del Archivo Nacional y el texto anterior del art. 53 de los Lineamientos que obligaba a los conotarios a reportar las escrituras otorgadas, así estuvieran asentadas en su protocolo o en el de los otros colegas conotarios.

Igualmente corresponde al notario, en cuyo protocolo se asentó el acto o contrato, la responsabilidad de presentar todos aquellos documentos que por ley deban acompañar al índice respectivo, sin que esta disposición exonere de la responsabilidad a quienes participan en el acto como conotarios, de velar porque éste cumpla con los requerimientos legales que el acto notarial conlleva.

Concluimos aquí este resumen pero remitiremos una última nota el día de mañana para quienes tengan interés.   Trataremos de abarcar temas que  estimados suscriptores han planteado en nuestro blog.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

10 de 14 Comentarios

  1. Danilo Loaiza Bolandi • 23 mayo, 2013

    Me parece absolutamente pertinente la observación de la Licda. Sarita Castillo en cuanto al tema de las medidas cautelares, en primer lugar considero que una AUTORIDAD ADMINISTRATIVA, salvo de estar específicamente autorizada por Ley.-PRINCIPIO DE LEGALIDAD- pueda arrogarse facultades represivas y mucho menos pretender equiparse a una autoridad jurisdiccional, efectivamente en el Código Procesal Contencioso Administrativo se otorgan POTESTADES COERCITIVAS AL JUEZ -AUTORIDAD JURISDICCIONAL- para, a solicitud de parte, decretar medidas de cautela para proteger y garantizar, provisionalmente, el objeto del proceso y la efectividad de la sentencia, generalmente esas medidas las pide el administrado ante el poder ejecutorio y muchas veces arbitrario de los sujetos de Derecho Público, pero no puede una AUTORIDAD ADMINISTRATIVA (precisamente por su condición de las que en uso de las exorbitantes potestades de imperio, suelen atropellar las derechos y garantías ciudadanas) pretender arrogarse, vía acto administrativo, no legislativo, tan exorbitante e ilegales facultades coercitivas. Además de que no se indica a solicitud de quién, en qué clase de procesos, etcétera, una cosa es la ejecución de una sanción sea administrativa o judicial y otra muy distinta es imponer una medida cautelar que es absolutamente improcedente, por dicha está el Tribunal Contencioso Administrativo para ponerle freno a cualquier actuación administrativa absolutamente arbitraria e ilegal.

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  2. Gustavo García • 23 mayo, 2013

    Podrían ampliar el tema del archivo de referencias digital. Actualmente lo que menos uno quiere es papel. Yo en lo personal digitalizo absolutamente todo. Duda en cuanto a la foliature y firma de cada uno tratándose de este formato. Gracias.

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  3. Didier Solórzano Ruiz • 23 mayo, 2013

    Entonces a penas empiece a regir los nuevos lineamientos ya no será necesario indicar en la certificación que se extienda el número de consecutivo que le correspondería ? , según lo exigía la directriz 02-20004 de la DNN

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    • Lic. Silvia Pacheco • 23 mayo, 2013

      A don Didier Solórzano, efectivamente pensaríamos que no siendo necesario llevar ya un control del consecutivo de certificaciones emitidas, resulta innecesario continuar con la práctica de otorgar un número a cada certificación. Esperemos que la DNN nos confirme este punto.

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  4. Katia Ledezma • 23 mayo, 2013

    En cuanto al papel de Seguridad Notarial, se tiene que llevar siempre el control por parte del Notario Público de la Utilización de cada hoja? En cuanto a las certificaciones Notariales se debe llevar el consecutivo? Gracias.

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    • Lic. Silvia Pacheco • 23 mayo, 2013

      A doña Katia nos permitimos indicarle que según confirmación del Lic. Jaime Weisleder, Presidente del Consejo Superior Notarial, una vez que entren a regir los nuevos Lineamientos ( en 9 días hábiles aproximadamente) ya no será obligatorio para los notarios llevar el consecutivo de certificaciones notariales, ni tampoco el control del papel de seguridad.

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  5. Licda. Carla Vincenzi • 23 mayo, 2013

    podrá uno informar UNICAMENTE de que estará fuera del país cuando vaya en funciones notariales o DEBE uno notificarle a la DNN en todo momento por el simple hecho de ser Notario habilitado?

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    • Lic. Silvia Pacheco • 23 mayo, 2013

      Nos parece entender que el artículo 34 es claro al establecer que el notario debe informar con antelación a la DNN TODA salida del país, sin importar si el motivo de su viaje es para brindar servicios notariales o por mero placer.

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  6. Licda. Sarita Castillo • 23 mayo, 2013

    Me gustaría mucho que se hagan comentarios y se discuta sobre el asunto de las medidas precautorias. Me parece excesivo darle a la potestad a la Dirección de suspender a un notario en su ejercicio sin haber mediado sentencia condenatoria, ya que se está dando una sanción de inhabilitación sin haber mediado un proceso previo de defensa en ese sentido. Además otra medida abusiva es el retiro del tomo del protocolo o las hojas de seguridad, como medida precautoria hasta por un año. Este secuestro (QUE NUNCA DEBERIA SER SIN ORDEN JUDICIAL POR DELANTE), PUEDE SER HASTA DE UN AÑO. Implicando con ello la imposibilidad del Notario de poder trabajar. IMPIDEN LA POSIBILIDAD DE TRABAJAR AL NOTARIO como una medida precautoria. En ese caso debería la Dirección no tener esa potestad, máxime que NO SE INDICAN LAS CAUSAS JUSTIFICATORIAS REALES PARA TAL SANCION ANTICIPADA.

    Por favor movámonos a hacer algo contra estas regulaciones abusivas. Gracias.

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  7. Rodrigo Sáenz • 23 mayo, 2013

    No me queda claro entonces si cuando salgo del país por 3 días y prefiero no llevar mi protocolo, si debo necesariamente depositarlo ya sea en el Archivo o en la notaría de un colega. Entiendo que en los Lineamientos no se establece nada pero sí en el Código Notarial. Imagino por consiguiente que sigue siendo obligatorio este depósito del protocolo en salidas inferiores a los tres meses, que son las más frecuentes de los notarios. Agradezco la aclaración de don Jaime

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