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Cuidado con la omisión de escrituras en su índice de instrumentos públicos

Con alguna frecuencia nos consultan cómo puede corregirse el error de no haber reportado una escritura pública en el índice que  presentan los notarios cada quincena al Archivo Nacional, sea en formato papel  o en formato electrónico a través de la plataforma INDEX.

Al percatarse de la situación, los colegas llaman muy preocupados, con el inconveniente de que a pesar de hallarse expresamente contemplada en el Reglamento para la Presentación de Indices,  Decreto Ejecutivo No. 37769-C  una solución a estas omisiones, la misma únicamente puede ser aplicada dentro de un cortísimo plazo, vencido el cual, no existe ya forma alguna de subsanación.

Al respecto el inciso b) del art. 8 de este Reglamento establece lo siguiente: 

b- La omisión de instrumentos públicos se subsanará por medio de la presentación de un índice adicional. Para la aceptación del índice adicional, se requiere que el notario interesado compruebe por medio de una declaración jurada, la existencia y validez de la información del o los instrumentos que pretende adicionar. En razón de la seguridad jurídica, el índice adicional deberá presentarse como plazo máximo el quinto día de presentación del índice principal de la quincena posterior.  (El subrayado no es del original.)

Entonces, si un notario omite declarar una escritura pública en un índice quincenal solamente podrá subsanar el error:

1.- Si todavía se encuentra dentro de los cinco días del índice en el que se produjo la omisión.

2.- A más tardar,  en los cinco días de presentación del índice de la quincena inmediata siguiente.

Siendo necesario en ambos casos, la confección de un índice adicional con los datos de la escritura omitida.

Lamentablemente los colegas se dan cuenta del problema cuando ya han pasado varias quincenas desde aquélla en la que omitieron la información, sin que exista ya para ese momento, la posibilidad de corregirlo.   Según lo que nos refieren, el error se produce casi siempre como consecuencia de habérseles acumulado la presentación de varios índices, lo que provoca la falta de atención al momento de digitar los datos de cada instrumento.   Otra razón más para cumplir puntualmente con esta obligación quincenal. 

Definitivamente causa asombro y extrañeza que la normativa no prevea alguna otra forma de dejar al menos establecida la existencia del instrumento público no declarado, pero como se indica en el propio texto del inciso b) antes transcrito,  razones de seguridad jurídica son justamente las que imperan para limitar la posibilidad de subsanación, al resultar de absoluto interés público el que los notarios informen dentro del plazo establecido legalmente,  la totalidad de instrumentos públicos otorgados cada quincena ante sus notarías.

Una regulación similar encontramos en el art. 28 del Código Notarial:

Artículo 28.- Corrección de los índices. Una vez presentado el índice, no procederá corregir la información declarada en él, salvo los simples errores materiales. Por ninguna circunstancia, podrá invalidarse en el protocolo un instrumento reportado en el índice como debidamente otorgado ni podrá convalidarse uno que ya se haya informado como no autorizado.  (Negrita no es del original.)

Pareciera que el legislador quiso evitar a toda costa dejar portillos abiertos, eliminando casi por completo la posibilidad de enmienda de errores considerados graves, con el objetivo de que los notarios sean extra precavidos al momento de confeccionar sus índices quincenales evitando incurrir en este tipo de errores graves.

Finalmente, conviene tener presente que la omisión en el reporte de escrituras podría ser sancionada disciplinariamente de conformidad con lo establecido en el art. 144 inc e) del Código Notarial, con una suspensión en el ejercicio notarial que puede ir desde un mes hasta seis meses.   Así lo encontramos indicado en el siguiente voto del Tribunal Notarial:

«La autoridad de primera instancia declaró con lugar la denuncia respecto a la omisión en que incurrió el notario de no reportar en el índice correspondiente, la escritura número 19, y le impuso un mes de suspensión al notario. A criterio de este Tribunal, lo así resuelto, está correcto, pues efectivamente, el notario incumplió el deber establecido en el artículo 26 del Código Notarial, el cual dispone que el notario debe presentar quincenalmente ante el Archivo Notarial, un índice con la enumeración completa de los instrumentos autorizados (…) Es evidente que esa omisión constituye falta grave, porque se incumplió un deber, lo cual debe ser sancionado conforme con lo que dispone el artículo 144 inciso e) del Código Notarial, y no con el artículo 143 inciso b) que citó la autoridad de instancia. El notario al contestar, trata de minimizar la falta, indicando incluso que el hecho denunciado no está sancionado en el Código. Es por eso que se estima necesario repasar cuál es la importancia de la presentación de los índices. Debe recordarse que el índice es un documento complementario del protocolo, de valor permanente porque constituye el instrumento descriptivo de los tomos de protocolo, y facilita la localización de la información en trámites administrativos y de investigación. Los índices reflejan la certeza del ejercicio del notariado en cuanto a los instrumentos públicos asentados en los protocolos, ya que se deben presentar previo al depósito de esos documentos. Por todo lo anterior, considera este Tribunal que la sentencia apelada que le impuso un mes de suspensión al notario denunciado, debe ser confirmada, por la falta grave en que incurrió al incumplir un deber establecido en la ley.»   (Tomado del voto 11-2008 del Tribunal de Notariado)

Por todo lo indicado conviene que los notarios tengan mucho cuidado al momento de confeccionar sus índices de instrumentos públicos cada quincena, evitando al máximo omitir la declaración de algún instrumento público otorgado.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

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