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Lineamientos del Registro de Muebles sobre documentos de procesos sucesorios

La Dirección del Registro de Muebles publicó el pasado 21 de octubre,  la  Directriz DRBM-DIR-008-2021 dirigida a todos  los notarios y público en general denominada:  Lineamientos para la calificación de documentos relacionados con procesos sucesorios en el Registro de Bienes Muebles.

Estas nuevas disposiciones,  ya vigentes desde el día de su publicación,  tienen como objetivo adecuar la calificación registral a las modificaciones que en la tramitación de procesos sucesorios fueran introducidas por el Código Procesal Civil, Ley 9342 en octubre del 2018.

«Que con la experiencia acumulada luego de haber entrado en vigencia el nuevo Código Procesal Civil, se hace necesario dictar una serie de lineamientos que faciliten la tramitación de este tipo de documentos en el Registro de Bienes Muebles, por lo que conforme con lo dispuesto en el artículo 141 inciso g) del Reglamento del Registro Público de la Propiedad Mueble, se comunica a los Notarios Públicos y público en general, que a partir de la publicación de la presente directriz, se atiendan los siguientes lineamientos generales relacionados con la calificación de documentos de procesos sucesorios.»   (Tomado de DIRECTRIZ DRBM-DIR-008-2021)

Nos permitimos transcribir a continuación literalmente el texto de los Lineamientos indicados.   De inmediato hemos iniciado la revisión de los formularios contenidos en nuestra base de datos Master Lex  Formularios de Cartulación para adaptar las plantillas correspondientes a estas nuevas disposiciones.

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REQUISITOS GENERALES:    Aplican por igual tanto a documentos provenientes de procesos sucesorios tramitados en sede notarial, como los provenientes de sede judicial.

  1. Expediente: debe indicarse el número de expediente (judicial o notarial) y la autoridad o notaría que lo tramita.
  2. Apertura: se debe establecer la fecha del acta o auto de apertura del proceso sucesorio, la cual deberá ser posterior a la fecha de fallecimiento del causante (art. 126 CPC).
  3. Identificación del causante: nombre y calidades del causante al fallecer (prestar especial atención al estado civil por efecto de ganancialidad que hayan debido resolverse previamente, arts. 83 del C.N. y 41 C.F.).
  4. Identificación de Interesados: nombre y calidades de todos los interesados (art. 83 C.N.).
  5. Descripción de bienes: los vehículos, aeronaves y embarcaciones deben describirse con sus características básicas (art. 39 del R.O.R.P.P.M.).
  6. Inventario: debe constar la referencia de que el bien fue debidamente inventariado (art. 128.1 y 128.2 CPC).
  7. Avalúo o sustitución: referencia al avalúo de los bienes (indicando monto y nombre del perito que lo realizó) o indicación de que fue sustituido por el valor fiscal (art. 128.3 CPC).
  8. Edicto: fecha de publicación del edicto en que se emplaza a sucesores o interesados (es necesario para verificar que se cumplan los 15 días entre éste y la declaratoria de herederos, art. 126.3 CPC).
  9. Declaratoria de herederos: fecha de la declaratoria de herederos. Se hará referencia al acta o auto en que se declaren los herederos (art. 127 CPC).
  10. Monto por el que se adjudican los bienes: debe indicarse el monto por el cual se adjudican los bienes o derechos. Este monto de adjudicación no puede ser inferior al del avalúo o valor fiscal (según sea el caso).
  11. Impuesto a la propiedad: para el caso de bienes adjudicados, deberá verificarse que se encuentren al día con el pago del artículo 9 de la Ley N° 7088 (cuando estén afectos al pago de este impuesto).
  12. Cesiones: en caso de existir, deberá indicarse la fecha de las cesiones de derechos, las mismas deben realizarse en abstracto (no sobre bienes específicos) y son procedentes en cualquier momento entre la muerte del causante y antes de la adjudicación de los bienes. Si la cesión de derechos es gratuita, deberá otorgarse en escritura pública por cuanto a la donación gratuita se le aplican las reglas de la donación.
  13. Acumulación: en caso de que haya acumulación de procesos, la misma deberá estar ajustada a lo dispuesto en el artículo 121 del Código Procesal Civil
  14.  Timbres en cambio de calidades: En caso de que un bien pertenezca al cónyuge supérstite y sea el mismo quien se adjudique el bien, al no haberse dado un traslado del dominio del bien, únicamente se verificará el pago de los dos mil colones en timbres de Registro por el cambio de calidades.
  15. Adjudicación a interesados: los bienes deberán adjudicarse a alguno de los interesados. Para que un bien termine a nombre de un tercero, deberá existir un contrato que acredite la causa por la cual adquiere, de lo contrario estaríamos en presencia de un enriquecimiento sin causa (artículos 627 y 835 C. Civil).
  16. Proporción: en caso de que haya múltiples adjudicatarios de un mismo bien, deberá indicarse la proporción en que lo adquieren.

REQUISITOS Y CONDICIONES ESPECÍFICAS DE LA TRAMITACIÓN DE PROCESOS SUCESORIOS EN SEDE NOTARIAL: Además de los requisitos generales anteriormente expuestos, se deberá tener cuenta lo siguiente cuando el sucesorio se tramita en sede notarial.

  1. Forma de Adjudicar Bienes: en sede notarial el proceso necesariamente debe concluir con un acuerdo de interesados, otorgado en escritura pública (art. 133.1 CPC). Esto implica que deberá existir la comparecencia de los interesados, y realizar las estipulaciones respectivas para la distribución del haber hereditario. Dentro de la escritura pública deberá hacerse referencia a todos los requisitos generales antes descritos.

Si dentro de la escritura pública el notario desea transcribir alguna de las actas del proceso; ello no convierte al documento en una en una “protocolización de piezas”, sigue siendo una escritura pública en la que se incorporaron elementos del expediente como antecedentes según le permite el artículo 86 del Código Notarial.

  1. Improcedencia de la protocolización: será improcedente y deberá cancelarse la presentación, cuando se presente un documento de un sucesorio tramitado en sede notarial en que se pretenda inscribir la distribución mediante una protocolización de piezas pura y simple.
  2. Tipo de sucesorio: debe hacerse referencia al tipo de proceso sucesorio tramitado, sea testado o ab intestato. En caso de ser testado, debe especificarse el tipo de testamento en que se fundó, pues los Notarios Públicos carecen de competencia para tramitar la apertura de “testamentos cerrados” o la comprobación de “testamentos abiertos no auténticos” o “privilegiados” (art. 129 C.N.).

REQUISITOS Y CONDICIONES ESPECÍFICAS DE LA TRAMITACIÓN DEL PROCESO SUCESORIO EN SEDE JUDICIAL: Además de los requisitos generales anteriormente expuestos, que en este caso deberán ser transcritos cuando corresponda, se deberá tener cuenta lo siguiente cuando el sucesorio se tramita en sede judicial.

  1. Formas de adjudicar los bienes: en sede judicial el proceso puede concluir con un “acuerdo de interesados” (para lo cual aplican las reglas indicadas en el apartado anterior) o por medio de “protocolización de piezas” pura y simple.

En una protocolización la comparecencia es optativa (art. 105 del C.N.) El notario público puede haber quedado autorizado a protocolizar directamente por parte del Juez, o se puede autorizar a los interesados a comparecer ante el notario público de su elección a solicitar la protocolización. En este caso no habrá estipulaciones, la distribución consta en un documento anterior que se transcribe al instrumento público notarial. Lo transcrito será el “proyecto de partición” aprobado (arts. 133.3 y 133.5 del CPC).

  1. Acuerdo en audiencia de fijación de las bases: El Artículo 133.2 establece que cuando no hay acuerdo previo, se realiza una audiencia de fijación, en que los interesados, por unanimidad pueden llegar a un acuerdo sobre la forma de distribuir el bien. En este caso las partes pueden plasmar tal acuerdo mediante escritura pública de acuerdo de distribución, para lo cual se seguirían las reglas del apartado anterior o el juez puede autorizar a que se protocolice el acta que se levante al efecto y que puso fin al proceso, en tal caso aplican las reglas del presente apartado (arts. 133.2 y 133.5 del CPC).
  2. Autorización para protocolizar y firmeza de autos: El notario deberá dar fe de la resolución que autoriza la protocolización y de que todos los autos transcritos están firmes (Arts. 133.2 133.3 y 133.5 del CPC).

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

3 de 3 Comentarios

  1. MIGUEL SANTAMARIA BOZA • 26 noviembre, 2021

    Buenos días. En base charla impartida por el Registro Nacional se indica que de acuerdo con el artículo 133.1 la adjudicación de bienes en sucesiones notariales debe hacerse por medio de acuerdo de interesados y que ahora la protocolización de piezas es improcedente y por lo tanto l registro cancelara la presentación de las adjudicaciones que se hagan por medio de protocolización de piezas. Busque dentro de los formularios pero no encontré ninguno como el requerido ahora por el registro. Me podrían brindar una aclaración sobre lo anterior. Gracias. Lo anterior basado en la directriz sobre sucesiones de Bienes Muebles

    Responder
  2. Silvia Eugenia Dobles Madrigal • 28 octubre, 2021

    Buenos días, será posible que me puedan enviar esta directriz Tomado de DIRECTRIZ DRBM-DIR-008-2021

    Muchas gracias,

    Lic. Silvia Eugenia Dobles Madrigal

    Responder

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