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Nuevo Reglamento sobre requisitos para trámites ante el Registro Nacional

Con vigencia a partir de hoy, salió publicado el pasado viernes por la tarde,  en el Alcance 75 a  La Gaceta, el Decreto Ejecutivo 42835-JP, Reglamento de la Dirección de Servicios del Registro Nacional con el detalle pormenorizado de  las formalidades que deben cumplir los interesados en las diversas gestiones a cargo de dicha Dirección, entre ellas:  recepción y entrega de documentos, tanto en formato papel como digital,  consultas de información en las bases de datos, obtención de certificaciones, permisos de salida de vehículos del país, trámites con placas, reposición de títulos de propiedad, asignación  de cédulas jurídicas, consulta y certificación de planos, etc.

Se derogan con esta nueva normativa varios artículos del Reglamento de Organización del Registro Público de la Propiedad Mueble y del Reglamento del Registro Público, Decreto Ejecutivo N° 26771-J.

Conviene definitivamente revisar con cuidado estas nuevas regulaciones.  Con mucho gusto lo haremos llegar a los suscriptores de Master Lex que nos lo soliciten al correo electrónico legal@masterlex.com

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Tal vez entre los cambios más significativos, en el caso de los documentos que sean presentados en formato físico,  vemos que se establece ahora la obligación de estampar tanto el sello de tinta como el sello blanco en la boleta de seguridad y al pie del testimonio, junto a la firma del Notario.  El año pasado, la Dirección Nacional de Notariado había solicitado repintar con lápiz el sello blanco,  a fin de lograr su captura a la hora del escaneo de los documentos, de manera tal que se facilitase su comprobación por el Registrador.   Ahora vemos que la obligación es específicamente la de estampar el sello de tinta en forma adicional al sello blanco.

Documentos en formato papel

Transcribimos a continuación los requisitos de  forma en la admisibilidad de documentos presentados en formato papel, establecidos en el numeral 23 de este nuevo Reglamento:

a) Incorporar boleta de seguridad, con el sello blanco y de tinta del notario público, según sea el Registro al que corresponda, adherida con goma de manera total al documento, en la parte superior izquierda del primer folio, en forma horizontal, sin cubrir el texto, salvo en los documentos de entidades públicas que no cuenten con este mecanismo de seguridad. Cuando se trate de un documento cancelado, la nueva
boleta debe ir al lado de la primera o en los folios posteriores, sin sobreponer el número de boleta consignado en el documento.

b) Contener el sello de presentación en el documento, de tal manera que no obstaculice la visibilidad o interrumpa la literalidad de éste para la buena captura de la imagen. Dicho sello, deberá completarlo la persona usuaria de forma legible con los siguientes datos: nombre, apellidos, número de identificación y firma. Al efecto deberá presentar su documento de identificación, conforme a lo consignado en los
artículos 9 y 10 de este reglamento y, adicionalmente el carné profesional respectivo, cuando así corresponda.

c) Cumplir con el pago respectivo al acto notarial o registral. Cuando el mismo se realice mediante entero bancario, debe adherirse en hoja adicional con goma, de forma completa sin que esté sobrepuesto ni doblado, exceptuando cuando el mismo exceda el tamaño de la hoja. El pago también puede realizarse por medios electrónicos y consignar la referencia en el documento mediante nota confeccionada por el notario público. Entratándose de planos, debe traer impreso el número del comprobante de pago en el marco de éste. Se exceptúan del pago aquellos actos que por su naturaleza se encuentren exentos del mismo.

d) Cuando los documentos contengan más de una hoja, deben agruparlos con una única grapa, en el extremo superior izquierdo. Para aquellos que posean más de veinte hojas, presentarlos con una prensa para folder de dos agujeros, en su costado izquierdo.

e) Estar elaborado por medios electrónicos según lo establecido en los lineamientos emitidos por la DNN para el formato en computadora de documentos notariales, en tinta indeleble de color negro o azul cuyos rasgos sean claramente visibles.

f) No tener raspaduras, borrones o enmiendas, salvo que estuvieren debidamente salvadas por el notario, por nota al pie.

g) No contener abreviaturas, salvo en el caso de protocolizaciones.

h) Dejar en el margen derecho del documento, el espacio adecuado para la impresión de las citas de presentación.

i) Indicar claramente el acto, contrato, Matrícula, bien o derecho, el cual debe cumplir con los requisitos de forma que la normativa vigente establece, asimismo señalar la oficina del RN en la que debe tramitarse.

j) En el caso de presentar un ulterior testimonio emitido por el Archivo Nacional debe aportar la boleta de autorización de éste, indicando el nombre de la persona legitimada para gestionar la presentación del testimonio que está en custodia de la persona funcionaria que la DSE designe.

k) Presentar el documento calificado como defectuoso con el formulario de reingreso, excepto aquellos que se depositen en el buzón según lo indicado en el artículo 25 siguiente.

l) Que ninguno de sus documentos asociados, haya sido presentado previamente en formato digital.

Documentos en formato electrónico

Los documentos que se presenten en formato electrónico en la Ventanilla Digital deberán por su cuenta cumplir con los siguientes requisitos:

a) Estar autorizados, expedidos u otorgados por los notarios públicos, entes o autoridades que, conforme a criterios técnicos y de oportunidad, sean habilitados en el sistema digital.

b) Ser presentados mediante el sistema, plataforma, interfaz o en general, cualquier otro medio tecnológico que la Dirección General considere; en el formato, cantidad y tamaño digital que las posibilidades técnicas y recursos institucionales disponibles permitan.

c) Estar elaborados en idioma español respetando el tipo y tamaño de letra establecido en los lineamientos emitidos por la DNN para el caso de documentos notariales en formato electrónico, de color negro o azul cuyos rasgos sean claramente visibles.

d) Indicar claramente el acto, contrato, Matrícula, bien o derecho, el cual debe cumplir con los requisitos de forma que la normativa establece, asimismo señalar la oficina del RN en la que debe tramitarse.

e) Contener las referencia al pago, a menos que el acto autorizado, se encuentre exento.

f) Que ninguno de sus documentos asociados, haya sido previamente presentado en formato físico.

g) Garantizar su autenticidad e integridad con Firma Digital.

h) Mantener el principio de especialidad atinente a cada Registro.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

6 de 7 Comentarios

  1. Tomás • 15 noviembre, 2021

    ¿En dónde se adquieren esas boletas de seguridad?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 19 noviembre, 2021

      Las boletas de seguridad deben ser retiradas por el propio Notario en el Departamento de Reconstrucción de Propiedades. Para más información puede llamar al número directo de ese Departamento: 2202-0936

      Responder
  2. Jeannette Badilla Madrigal • 01 mayo, 2021

    Cual es el tramite para inactivar una Sociedad Anonima en el registro.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 02 mayo, 2021

      Los socios deben primero celebrar Asamblea acordando la disolución de la sociedad. Un Notario Público le ayuda a protocolizar dicha acta para presentarla al Registro de Personas Jurídicas. Es importante recordar además que una vez disuelta la sociedad debe gestionar su desinscripción de Hacienda.

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  3. Marco Coll • 30 abril, 2021

    Saludos colegas, el artículo 38,literal b) del Reglamento, impide capturas fotográficas de imágenes de documentos, planos catastrados, así como información que se expide por medio de certificación o informe registral. Es decir nos obligan o a escribir todo o comprar los estudios. ¿Que opinan?

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  4. PLENITUD NOTARIAL • 20 abril, 2021

    Llama la atención que frente a la proliferación del fraude inmobiliario no se adoptan medidas reales tangibles para detactar en ventanilla la falsedad del papel de seguridad y la autenticidad en la autoría documental personalísima por parte del notario. Durante mucho tiempo se entregaron boletas de seguridad a cualquier «autorizado» y no en forma personal al notario, a quién se le ocurrió semejante cosa? De qué sirve el papel de seguridad si no se verifica su autenticidad, legitimidad y autoría?

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