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Notarios podrán emitir documentos extraprotocolares en soporte electrónico

Con vigencia a partir de hoy, aparece  en La Gaceta un novedoso Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en soporte Electrónico aprobado por el Consejo Superior Notarial el pasado 18 de mayo.

«IV. La modernización en la actividad notarial implica adaptarse a los cambios jurídicos y a la realidad social imperante, con el propósito de responder a las exigencias de la sociedad y de la actividad notarial, la Dirección Nacional de Notariado y el Consejo Superior Notarial han venido promoviendo la implementación y el uso de la firma digital como herramienta de seguridad y celeridad en la función.»

V.—Según el acuerdo 2020-028-004, tomado en sesión extraordinaria N° 028-2020, celebrada por el Consejo Superior Notarial el 16 de septiembre de 2020, todos los notarios públicos deben contar con firma digital a partir del 1 de enero de 2021.» (Tomado textualmente de la parte CONSIDERATIVA del Reglamento.)

Si desea conocer el texto completo de estas nuevas regulaciones haga clic a continuación:  Descargar Reglamento Documentos notariales en Soporte electrónico.

Nos permitimos resumir algunos de los aspectos contemplados.     Algunos de los puntos incluidos a continuación son copia textual de los respectivos artículos del Reglamento.   En forma inmediata nuestros compañeros encargados de la base de datos de Formularios de Cartulación han iniciado el estudio de estas regulaciones para determinar la necesidad de producir nuevas plantillas que puedan servir de referencia en la aplicación de esta normativa.

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»Actuaciones notariales extraprotocolares en soporte electrónico. Son aquellas actuaciones notariales extraprotocolares que se extienden en formatos y soportes diferentes al papel y que son avalados por el presente Reglamento.  (Art. 1)

»Garantías que deben cumplir los documentos en soporte electrónico:  Las actuaciones notariales tienen como fin primordial la seguridad jurídica y la certeza, por lo que sean en soporte papel o en soporte electrónico, se deben a los mismos principios y normas de validez de orden notarial.   Los documentos en soporte electrónico deben cumplir además con las garantías de integridad y autenticidad, así como de sellado de tiempo de los documentos en soporte electrónico.     (Art. 2)

»Indispensable uso de firma digital certificada.  Requisito indispensable para llevar a cabo las actuaciones notariales extraprotocolares en soporte electrónico, es el uso por parte de la persona notaria de la firma digital certificada.  (Art. 3)

»Documentos notariales susceptibles de realizarse en soportes electrónicos:  (Art. 6)

  • a) Reproducciones de instrumentos públicos.
  • b) Certificaciones de documentos, piezas de expedientes e inscripciones.
  • c) Traducciones.
  • d) Actas de tipo extra protocolar.
  • e) Otras diligencias y actuaciones que el notario público, autorizado por ley, extienda fuera del protocolo en soporte electrónico.

»Formatos de actuación digital. Los documentos notariales extraprotocolares en soporte electrónico, deberán ser emitidos de acuerdo con el presente Reglamento y en lo aplicable de conformidad con la Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos que emita el Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT).  (Art. 8)

»Formalidades documentos de soporte electrónico. Se entenderá que un documento extraprotocolar en soporte electrónico, con la firma digital certificada y el correspondiente sellado de tiempo, en cualquier formato oficial, cumple con los requisitos formales que en este sentido señala el Código Notarial para los documentos extraprotocolares.  (Art. 9)

»Fecha y hora de emisión:  Para su eficacia, la fecha y hora de emisión del documento será la contenida en el sellado de tiempo de la firma digital.   (Art. 9)

»Certificación de documentos en soporte electrónico.   Para la certificación de documentos que estén en soporte electrónico, el notario realizará el mismo proceso de constatación de los originales que efectúa cuando expide certificaciones de documentos impresos. Además deberá hacer la redacción de la certificación en el formato oficial (Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos del Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones) e incluir la firma digital certificada al final del documento con su correspondiente sellado de tiempo.  (Art. 10)

»Certificación de documentos originados en soporte papel:  En caso de certificación de documentos originados en soporte de papel, que hayan sido digitalizados, la certificación de estos en soporte electrónico deberá llevar la mención de que el documento es copia digitalizada fiel y exacta de su original junto con los demás requisitos indicados en el punto anterior.  (Art. 10)

»Autenticación de firmas.  Cuando un documento tenga por Ley la imposición del requisito de autenticación notarial, la presunción de autoría que se da con el uso de la firma digital certificada, no dispensará el cumplimiento de las formalidades para su eficacia. (Art. 11)

»Obligación de verificar requisitos de la firma digital en autenticaciones: Para autenticar un documento que contenga firmas digitales electrónicas; la persona notaria deberá verificar si se cumplen las características técnicas de la firma digital certificada que esté en el documento; esto es la garantía de integridad y autenticidad, el formato oficial, así como el sellado de tiempo de la firma digital previamente impuesta, en cuyo caso, una vez verificado lo anterior podrá dar fe de la integridad y autenticidad de la firma digital correspondiente. (Art. 12)

»Procedimiento de autenticación de documento en soporte electrónico con firma digital de las partes.  Para poder autenticar un documento en soporte electrónico que contiene firmas digitales certificadas de las partes intervinientes, la persona notaria debe adjuntar en un documento complementario la descripción del documento autenticado, dejar constancia de la verificación de la garantía de integridad y autenticidad, del formato oficial, así como del sellado de tiempo de la firma o firmas digitales estampadas en el documento, establecer la hora y fecha de la firma o firmas digitales, la leyenda de que se autentican las firmas de las personas correspondientes de acuerdo con el artículo de la norma que establece el requisito, y su condición de notario (a) público (a), su nombre, número de carné y agregar su firma digital. (Art. 13)

»Autenticación de firmas manuscritas con firma digital.   Será posible la autenticación en soporte electrónico de firmas manuscritas originales y puestas en presencia de la persona notaria, para ello se podrá digitalizar (escanear) el documento original firmado en presencia de la persona notaria, en este documento se debe establecer la constancia de que se autentican notarialmente las firmas de las partes por haberse firmado en su presencia, el lugar, la hora y fecha del documento, y que se da fe de que las firmas impuestas corresponden a las personas otorgantes del documento autenticado, quienes fueron debidamente identificadas para ese efecto. Luego deberá firmar la persona notaria con su firma digital certificada, y su respectivo sellado de tiempo.  (Art. 14)

Vigencia de las certificaciones de reproducciones en soporte electrónico.  Las certificaciones de reproducciones en soporte electrónico tendrán una vigencia temporal de un mes desde la fecha de su expedición, salvo que su matriz documental haya variado. (Art. 15)

Testimonios, certificaciones y copias auténticas digitales de instrumentos públicos protocolares.   Los testimonios, certificaciones y copias auténticas de instrumentos públicos protocolares de las escrituras matrices realizadas de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 112 y siguientes del Código Notarial, podrán plasmarse en un soporte electrónico de acuerdo con este Reglamento; siempre que cuenten con firma digital certificada y su respectivo sellado de tiempo. Igualmente le serán aplicables las disposiciones emitidas por los distintos Registros Públicos para los efectos de inscripción.  (Art. 16)

Copias simples digitales. Las copias simples realizadas de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 121 del Código Notarial podrán reproducirse por medios digitales y no deberán llevar una firma digital certificada. Estas copias no sustituyen los testimonios, ni las certificaciones.  (Art. 17)

Respaldos de documentos en soporte electrónico. Cuando se requieran otros documentos en soporte electrónico para poder confeccionar documentos notariales también en soporte electrónico, deberán agregarse al archivo de referencias conforme las normas correspondientes. Igualmente, cuando se tengan documentos impresos, que se necesiten para la elaboración de documentos notariales en soporte electrónico, se deben agregar al archivo de referencias conforme a la normativa correspondiente. (Art. 18)

Autenticación de firma digital de las personas notarias.  La Dirección Nacional de Notariado es la entidad encargada de cualquier revisión y autenticación de las firmas digitales certificadas de las personas que ejercen la función notarial para cualquier fin que requiera dicho procedimiento en la utilización de documentos notariales. (Art. 19)

Pago de especies fiscales, Derechos e Impuestos: En la emisión de documentos en formatos electrónicos se tendrán que cumplir con los mismos deberes y cargas fiscales que en los documentos en formato de papel; la persona notaria deberá indicar siempre en el documento el número de entero y transacción bancaria, y dar fe mediante la afirmación expresa haber cancelado los derechos o timbres correspondientes.  (Art. 20)

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

12 de 27 Comentarios

  1. MARTIN HERNANDEZ • 22 junio, 2022

    Me surge una duda con respecto al «documento complementario» que se refiere el articulo 13, si este es requisito se emita en papel de seguridad o es documento en formato pdf sencillo.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 22 junio, 2022

      Nos surgió la misma inquietud cuando leímos el art. 13. Hoy mismo estamos remitiendo un documento con esta y otras dudas sobre la aplicación de este nuevo REglamento a la Dirección Nacional de Notariado.

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  2. lic victorino jimenez R • 20 junio, 2022

    la ley 8454, LEY DE CERTIFICADOS, FIRMAS DIGITALES Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, capítulo II, donde se indica: «No se podrán consignar firmas digitales en documentos electrónicos: c.) en actos y convenios relativos al Derecho de Familia», aCTUALMENTE LOS JUZGADOS DE FAMILIA, no aceptan firma digital en documentos electrónicos, aplicando lanormativa citada. Sigue esto vigente.

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  3. Jefté Mathieu • 17 junio, 2022

    Los documentos con firmas digitales «normales» y con firma digital LTV se pueden verificar en este link: https://www.centraldirecto.fi.cr/Sitio/FVA_ValidarDocumentoPublico/ValidarDocumentoPublico

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 18 junio, 2022

      Muchas gracias por compartir este importantísimo link a esta herramienta de validación en la plataforma Central Directo. No la conocíamos. Pareciera entonces que los notarios lo que tendrían que hacer es «subir» a esta aplicación el documento que requieren autenticar y de inmediato aparece una especie de certificado de validación indicando que las firmas que aparecen estampadas en él, cumplen con las garantías de autenticidad, integridad y de validez en el tiempo!! La recomendación pareciera ser entonces que los notarios conservemos una copia de este certificado digital como respaldo de que validamos correctamente los documentos electrónicos sometidos a nuestra autenticación. !Excelente! Gracias nuevamente.

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  4. EDDIE SOLANO REDONDO • 16 junio, 2022

    Buenas noches:
    Podríamos pensar que se debe hacer en el papel de seguridad, como se hace actualmente.

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  5. EDDIE SOLANO REDONDO • 16 junio, 2022

    Buenas noches. Infiero que con este reglamento no será necesario el uso sello blanco y del papel de seguridad, al igual que se hizo con la plataforma TRAMITE YA.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 junio, 2022

      No se menciona expresamente en este nuevo Reglamento el que en la emisión de documentos notariales en soporte electrónico se prescinda del uso de papel de seguridad y del sello blanco. Nos parece que efectivamente cuando las certificaciones versen sobre documentos que están en soporte digital es claro que no se utilizará del todo ni papel de seguridad, ni sello blanco. Donde nos surge la duda es cuando las certificaciones versen sobre documentos que se originan en soporte papel y que el notario digitaliza (escanea). Al respecto leemos lo siguiente en el segundo párrafo del art. 10:

      «En caso de certificación de documentos originados en soporte de papel, que hayan sido digitalizados, la certificación de estos en soporte electrónico deberá llevar la mención de que el documento es copia digitalizada fiel y exacta de su original junto con los demás requisitos ya establecidos»

      No estamos seguros de a qué se refiere la norma con los «requisitos ya establecidos». Si será que en estos casos de certificaciones de documentos originados en soporte papel sí se pretende que el notario cumpla, por ejemplo, con los requisitos del papel de seguridad y del sello blanco de previo a digitalizarlos (escanearlos).

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  6. Vivian Jimenez • 16 junio, 2022

    Que pasa en el caso de las certificaciones de copias? Cómo interpretan los cambios? A mi no me queda muy claro cuando tenemos un documento físico escaneado, ya no se debe numerar? Como se agrega la hoja o en qué se certificaba?

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 junio, 2022

      Nos parece que según lo establecido en el art. 10 del Reglamento, tratándose de certificaciones de copias, efectivamente tendrían que ser numeradas antes de ser escaneadas para que en la razón de certificación de copias que el notario suscribirá digitalmente pueda establecer la cantidad exacta de copias que están siendo certificadas con la descripción sucinta de su contenido. Es correcto que la leyenda de certificación deberá formar parte del mismo documento de copias digitalizadas. Sabemos por ejemplo que los documentos en formato PDF tienen una funcionalidad que permite «unir» dos o más, de manera que podría el notario formar un solo archivo digital uniendo el que contiene las copias digitalizadas con el documento en el que consta su razón de certificación así como la constancia de pago de los timbres correspondientes a dicha certificación de copias.

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  7. Federico • 16 junio, 2022

    En Ventanilla Digital nos piden indicar la fecha de otorgamiento del testimonio. Entonces ahora vamos a tener que indicar la que aparece en la firma digital? o seguirá siendo la fecha de la escritura?

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 junio, 2022

      Nos parece que la «fecha de otorgamiento» que se solicita establecer en Ventanilla Digital no es la de emisión del testimonio sino propiamente la fecha de otorgamiento de la escritura matriz.

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