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Notarios podrán emitir documentos extraprotocolares en soporte electrónico

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Con vigencia a partir de hoy, aparece  en La Gaceta un novedoso Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en soporte Electrónico aprobado por el Consejo Superior Notarial el pasado 18 de mayo. “IV. La modernización en la actividad notarial implica adaptarse a los cambios jurídicos y a la realidad social imperante, con el propósito de responder […]

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

38 de 38 Comentarios

  1. Erika Jiménez • 24 agosto, 2022

    Hola, qué sabemos de esta famoso Reglamento, ha contestado algo la DNN de las cientos de dudas o como siempre, tiran un lineamiento lleno de nebulosas y tenemos que adivinar qué es lo que quieren que hagamos??
    Más de dos meses han pasado y no tenemos noción ni claridad alguna, no me sorprende, y es probable que nos salgan como siempre con una negativa a clarificar porque “el notario como profesional debe analizar la reglamentación y aplicarla”.

    • Silvia Pacheco • 25 agosto, 2022

      Estamos esperando la explicación que sobre este tema darán hoy en el Congreso del ICODEN para poderles informar al respecto. Confiemos que se aclaren las inquietudes que han surgido en relación a estas nuevas regulaciones.

  2. Vivian • 10 agosto, 2022

    Hola! ¿ No se ha tenido pronunciamiento de la DNN sobre la consulta que realizaron ?

  3. Ana J • 11 julio, 2022

    Hola doña Silvia,
    Masterlex no ha creado formatos de estas certificaciones que “cumplan” con todas las políticas del MICITT y con el nuevo reglamento emitido por la DNN?
    Agradecería la respuesta, pues en realidad hay demasiada incertidumbre

    • Silvia Pacheco • 11 julio, 2022

      Nos gustaría poderle proporcionar a nuestros estimados suscriptores las plantillas de documentos extraprotocolares en formato electrónico pero ante la falta de claridad de las regulaciones emitidas por el Consejo Superior Notarial a la fecha no nos ha sido posible. Esperamos contar muy pronto con los elementos suficientes para poderles brindar dichos formularios.

  4. Mario Valverde • 01 julio, 2022

    Si las firmas digitales son auténticas por si mismas no me queda claro eso de que el notario pueda o deba autenticarlas. Sería desconocer la condición que ya de por sí les da la misma ley de firmas y certificados digitales…

    • Silvia Pacheco • 08 julio, 2022

      Su inquietud es muy válida. Muchos nos hemos hecho la misma pregunta. Lo que explicaron en la Jornada Notarial que el ICODEN llevó a cabo esta semana fue que existen algunos trámites y documentos que por ley requieren ser autenticados por un abogado o notario para su validez. En estos casos, aún cuando la firma digital del interesado podría pensarse que es suficiente para sustentar que él es quien dice ser, al existir una norma que expresamente establece esta obligación de autenticación por un profesional en Derecho, debe igualmente cumplirse. Así se establece en un dictamen de la Junta Directiva del Colegio de Abogados (AL-248-2020) del 15 de julio del 2020:

      “1. De conformidad con lo que dispone el artículo 10 de la Ley 8454, incluso la firma digital debe ser autenticada en los casos en que las normas expresamente lo indiquen a fin de poder surtir efectos jurídicos.”

  5. ERIKA JIMENEZ • 29 junio, 2022

    Me quedan algunas dudas, porque por ejemplo, si se certifica una personería jurídica, cuyos datos obtiene uno del registro, emitimos de una vez un documento electrónico, ejemplo el mismo que antes imprimíamos en papel notarial ahora lo generamos o “imprimimos” a PDF, le ponemos la firma digital y listo, o será que pretenden que hagamos la impresión en papel notarial, con sello blanco, escanearlo y firmarlo?? Me parecería un total absurdo proceder de esa última forma, pero me queda la duda porque con esto casi que se estaría relegando el uso de papel notarial a la mínima expresión, lo cual sinceramente me parece fantástico.
    El otro tema son las certificaciones de copias, la numeración de páginas, afortunadamente existen aplicaciones que permiten numerar en digital, pero ¿será que debemos escanearlas numeradas?
    Y finalmente, dado que no hay uso de papel notarial ni sello, sería necesario indicar el carné de notario en alguna parte del texto de la certificación?

    • Silvia Pacheco • 29 junio, 2022

      Muy razonables las dudas que plantea en su comentario. Hace unos días elevamos la consulta sobre varios de estos temas al Consejo Superior Notarial. Confiamos obtener pronto una respuesta. Tenemos entendido además que en la próxima Jornada de Derecho Notarial se tratará en forma especial la aplicación de este nuevo Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en soporte Electrónico.

  6. Jennifer • 29 junio, 2022

    Es necesario que la certificación lleve el número de carnet de colegiado, y el número de cédula, algún sello, código QR o sólo con la firma digital es suficiente? Gracias

  7. MARTIN HERNANDEZ • 22 junio, 2022

    Me surge una duda con respecto al “documento complementario” que se refiere el articulo 13, si este es requisito se emita en papel de seguridad o es documento en formato pdf sencillo.

    • Silvia Pacheco • 22 junio, 2022

      Nos surgió la misma inquietud cuando leímos el art. 13. Hoy mismo estamos remitiendo un documento con esta y otras dudas sobre la aplicación de este nuevo REglamento a la Dirección Nacional de Notariado.

  8. lic victorino jimenez R • 20 junio, 2022

    la ley 8454, LEY DE CERTIFICADOS, FIRMAS DIGITALES Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, capítulo II, donde se indica: “No se podrán consignar firmas digitales en documentos electrónicos: c.) en actos y convenios relativos al Derecho de Familia”, aCTUALMENTE LOS JUZGADOS DE FAMILIA, no aceptan firma digital en documentos electrónicos, aplicando lanormativa citada. Sigue esto vigente.

    • Silvia Pacheco • 25 junio, 2022

      Efectivamente entendemos que se mantiene la vigencia de esas disposiciones que impiden suscribir digitalmente documentos relacionados con el Derecho de Familia.

  9. Jefté Mathieu • 17 junio, 2022

    Los documentos con firmas digitales “normales” y con firma digital LTV se pueden verificar en este link: https://www.centraldirecto.fi.cr/Sitio/FVA_ValidarDocumentoPublico/ValidarDocumentoPublico

    • Silvia Pacheco • 18 junio, 2022

      Muchas gracias por compartir este importantísimo link a esta herramienta de validación en la plataforma Central Directo. No la conocíamos. Pareciera entonces que los notarios lo que tendrían que hacer es “subir” a esta aplicación el documento que requieren autenticar y de inmediato aparece una especie de certificado de validación indicando que las firmas que aparecen estampadas en él, cumplen con las garantías de autenticidad, integridad y de validez en el tiempo!! La recomendación pareciera ser entonces que los notarios conservemos una copia de este certificado digital como respaldo de que validamos correctamente los documentos electrónicos sometidos a nuestra autenticación. !Excelente! Gracias nuevamente.

  10. EDDIE SOLANO REDONDO • 16 junio, 2022

    Buenas noches:
    Podríamos pensar que se debe hacer en el papel de seguridad, como se hace actualmente.

  11. EDDIE SOLANO REDONDO • 16 junio, 2022

    Buenas noches. Infiero que con este reglamento no será necesario el uso sello blanco y del papel de seguridad, al igual que se hizo con la plataforma TRAMITE YA.

    • Silvia Pacheco • 16 junio, 2022

      No se menciona expresamente en este nuevo Reglamento el que en la emisión de documentos notariales en soporte electrónico se prescinda del uso de papel de seguridad y del sello blanco. Nos parece que efectivamente cuando las certificaciones versen sobre documentos que están en soporte digital es claro que no se utilizará del todo ni papel de seguridad, ni sello blanco. Donde nos surge la duda es cuando las certificaciones versen sobre documentos que se originan en soporte papel y que el notario digitaliza (escanea). Al respecto leemos lo siguiente en el segundo párrafo del art. 10:

      “En caso de certificación de documentos originados en soporte de papel, que hayan sido digitalizados, la certificación de estos en soporte electrónico deberá llevar la mención de que el documento es copia digitalizada fiel y exacta de su original junto con los demás requisitos ya establecidos”

      No estamos seguros de a qué se refiere la norma con los “requisitos ya establecidos”. Si será que en estos casos de certificaciones de documentos originados en soporte papel sí se pretende que el notario cumpla, por ejemplo, con los requisitos del papel de seguridad y del sello blanco de previo a digitalizarlos (escanearlos).

  12. Vivian Jimenez • 16 junio, 2022

    Que pasa en el caso de las certificaciones de copias? Cómo interpretan los cambios? A mi no me queda muy claro cuando tenemos un documento físico escaneado, ya no se debe numerar? Como se agrega la hoja o en qué se certificaba?

    • Silvia Pacheco • 16 junio, 2022

      Nos parece que según lo establecido en el art. 10 del Reglamento, tratándose de certificaciones de copias, efectivamente tendrían que ser numeradas antes de ser escaneadas para que en la razón de certificación de copias que el notario suscribirá digitalmente pueda establecer la cantidad exacta de copias que están siendo certificadas con la descripción sucinta de su contenido. Es correcto que la leyenda de certificación deberá formar parte del mismo documento de copias digitalizadas. Sabemos por ejemplo que los documentos en formato PDF tienen una funcionalidad que permite “unir” dos o más, de manera que podría el notario formar un solo archivo digital uniendo el que contiene las copias digitalizadas con el documento en el que consta su razón de certificación así como la constancia de pago de los timbres correspondientes a dicha certificación de copias.

  13. Federico • 16 junio, 2022

    En Ventanilla Digital nos piden indicar la fecha de otorgamiento del testimonio. Entonces ahora vamos a tener que indicar la que aparece en la firma digital? o seguirá siendo la fecha de la escritura?

    • Silvia Pacheco • 16 junio, 2022

      Nos parece que la “fecha de otorgamiento” que se solicita establecer en Ventanilla Digital no es la de emisión del testimonio sino propiamente la fecha de otorgamiento de la escritura matriz.

  14. Jaime Vindas • 16 junio, 2022

    No me queda claro si los notarios podemos autenticar firmas “estampadas” de manera digital. Creo que el art. 13 establece que si es posible. Mientras el art. 14 se refiere a la autenticación de firmas que las partes realizan de su puño y letra.

    • Silvia Pacheco • 16 junio, 2022

      Efectivamente coincidimos en que el art. 13 hace referencia a la posibilidad de los notarios de autenticar firmas que las partes han “estampado” digitalmente utilizando sus certificados de firma digital, mientras que el art. 14 se refiere a las firmas que las partes rubrican de su puño y letra. En este segundo caso los notarios deben digitalizar (escanear) ese documento que se encuentra impreso en papel y en el que constan las firmas manuscritas para entonces proceder a autenticarlas utilizando el notario su propio certificado de firma digital. Se indica que en este segundo caso debe el notario dar fe de que las personas firmaron en su presencia, en el lugar, la hora y fecha del documento, y que fueron debidamente identificadas para ese efecto. Tratándose de la autenticación de firmas digitales el art.13 establece que deberá el notario: “adjuntar en un documento complementario la descripción del documento autenticado, dejar constancia de la verificación de la garantía de integridad y autenticidad, del formato oficial, así como del sellado de tiempo de la firma o firmas digitales estampadas en el documento, establecer la hora y fecha de la firma o firmas digitales, la leyenda de que se autentican las firmas de las personas correspondientes de acuerdo con el artículo de la norma que establece el requisito, y su condición de notario (a) público (a), su nombre, número de carné y agregar su firma digital.”

  15. Francisco Torres Gomez • 16 junio, 2022

    cuando mencionan firma digital certificada, se refieren a un nuevo tipo de firma digital o es la misma que hemos usado siempre?? gracias

    • Silvia Pacheco • 16 junio, 2022

      Nos parece que se refieren a las firmas digitales que se obtienen en cualesquiera de las entidades autorizadas para ello por el Sistema Nacional de Certificación Digital del Micitt (BCR, BAC SJ, BCCR, etc) Vamos a tratar de confirmarlo directamente en la DNN.

    • Silvia Pacheco • 16 junio, 2022

      En el art. 1 del Reglamento el cual contiene varias DEFINICIONES encontramos la siguiente.
      F) FIRMA DIGITAL CERTIFICADA: Es la firma digital emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado ante la Dirección de Certificadores de Firma Digital.

  16. Anita Arias • 16 junio, 2022

    ¿Pueden compartirnos por la Política del Micitt sobre formatos oficiales de los documentos electrónicos que se mencionan en el art. 10.?

  17. Marcos Mendez • 16 junio, 2022

    Cómo podemos garantizar los notarios las garantías de autenticidad y de integridad, así como el sellado de tiempo? Tendremos que dar fe de su cumplimiento dentro del texto de los documentos notariales que expidamos?

    • Silvia Pacheco • 16 junio, 2022

      Vamos a tratar de averiguar cuál sería la redacción exacta que tendríamos que incorporar los notarios en nuestros documentos en soporte electrónico a fin de hacer constar el cumplimiento de estas garantías de autenticidad e integridad, y del sellado en tiempo, según se establece en este nuevo Reglamento

    • Silvia Pacheco • 17 junio, 2022

      En el art. 1 del Reglamento encontramos la siguiente definición:

      Garantía de integridad y autenticidad: Garantía de que el documento no ha sido modificado después de ser firmado. Las firmas fueron realizadas con certificados digitales de la jerarquía nacional.

      Vamos a consultar a la DNN de qué forma podrían los notarios “garantizar” que se cumplen estas dos “garantías” (Valga la redundancia), y si deberán indicarlo dentro del texto como tal del documento notarial

  18. Jeannina Solis • 16 junio, 2022

    ¿Qué es la política de formatos oficiales del MICITT? Nos la pueden facilitar por favor.

    • Silvia Pacheco • 16 junio, 2022

      Con las dudas que nos están haciendo llegar por este medio y directamente a nuestros canales de comunicación, vamos a enviar una solicitud de aclaración a la Dirección Nacional de Notariado. Efectivamente una solicitud que se repite mucho es la de esta “Política de formatos oficiales del Micitt”. Apenas tengamos conocimiento de la misma, se las compartiremos de inmediato.

      • Francisco Torres Gomez • 16 junio, 2022

        creo que este link puede aclarar mas el panorama ya que las politicas de formatos del Micitt es un documento tecnico http://archivo.ucr.ac.cr/cau/Presentaciones%20convivios/docus/Charla%20III%20VIII%20Conv%20MICIT.pdf

        • Silvia Pacheco • 16 junio, 2022

          Muchas gracias don Francisco. Interesante esta presentación que nos comparte. Efectivamente pareciera entonces que las Políticas de Formatos del Micitt se refieren a especificaciones más bien “técnicas” que deben cumplirse en los documentos plasmados en soporte electrónico, y no a algún “formato” o “plantilla” específica que los notarios deban introducir al momento de la redacción de los documentos notariales. Por ejemplo, vemos que se establece las siguientes características de lo que se consideran “Formatos oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente”:

          Permiten la utilización de algoritmos criptográficos robustos.
          Respetan el principio de neutralidad tecnológica:
          Son estándares abiertos.
          Pueden ser empleados en escenarios multiplataforma.
          No están sujetos a un determinado producto licenciado.
          Cuentan con una adecuada documentación técnica.
          Permiten la incorporación de múltiples firmas en un documento electrónico.

  19. Rolando • 16 junio, 2022

    Si la fecha y hora oficial de los documentos van a ser las que aparecen en el sello de la firma digital, significa que ya los notarios no tendremos que establecer una fecha y hora en el cierre de los documentos propiamente? Muy dificil lograr que coincidan. Habría que tener el escaner listo para escanear el documento ya firmado por las partes y firmarlo digitalmente el notario.

  20. Maria Fernanda Camacho • 15 junio, 2022

    Alguna idea de cuándo va a estar lista esa “Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos ante el MICITT ?