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Notarios podrán emitir documentos extraprotocolares en soporte electrónico

Con vigencia a partir de hoy, aparece  en La Gaceta un novedoso Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en soporte Electrónico aprobado por el Consejo Superior Notarial el pasado 18 de mayo.

«IV. La modernización en la actividad notarial implica adaptarse a los cambios jurídicos y a la realidad social imperante, con el propósito de responder a las exigencias de la sociedad y de la actividad notarial, la Dirección Nacional de Notariado y el Consejo Superior Notarial han venido promoviendo la implementación y el uso de la firma digital como herramienta de seguridad y celeridad en la función.»

V.—Según el acuerdo 2020-028-004, tomado en sesión extraordinaria N° 028-2020, celebrada por el Consejo Superior Notarial el 16 de septiembre de 2020, todos los notarios públicos deben contar con firma digital a partir del 1 de enero de 2021.» (Tomado textualmente de la parte CONSIDERATIVA del Reglamento.)

Si desea conocer el texto completo de estas nuevas regulaciones haga clic a continuación:  Descargar Reglamento Documentos notariales en Soporte electrónico.

Nos permitimos resumir algunos de los aspectos contemplados.     Algunos de los puntos incluidos a continuación son copia textual de los respectivos artículos del Reglamento.   En forma inmediata nuestros compañeros encargados de la base de datos de Formularios de Cartulación han iniciado el estudio de estas regulaciones para determinar la necesidad de producir nuevas plantillas que puedan servir de referencia en la aplicación de esta normativa.

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»Actuaciones notariales extraprotocolares en soporte electrónico. Son aquellas actuaciones notariales extraprotocolares que se extienden en formatos y soportes diferentes al papel y que son avalados por el presente Reglamento.  (Art. 1)

»Garantías que deben cumplir los documentos en soporte electrónico:  Las actuaciones notariales tienen como fin primordial la seguridad jurídica y la certeza, por lo que sean en soporte papel o en soporte electrónico, se deben a los mismos principios y normas de validez de orden notarial.   Los documentos en soporte electrónico deben cumplir además con las garantías de integridad y autenticidad, así como de sellado de tiempo de los documentos en soporte electrónico.     (Art. 2)

»Indispensable uso de firma digital certificada.  Requisito indispensable para llevar a cabo las actuaciones notariales extraprotocolares en soporte electrónico, es el uso por parte de la persona notaria de la firma digital certificada.  (Art. 3)

»Documentos notariales susceptibles de realizarse en soportes electrónicos:  (Art. 6)

  • a) Reproducciones de instrumentos públicos.
  • b) Certificaciones de documentos, piezas de expedientes e inscripciones.
  • c) Traducciones.
  • d) Actas de tipo extra protocolar.
  • e) Otras diligencias y actuaciones que el notario público, autorizado por ley, extienda fuera del protocolo en soporte electrónico.

»Formatos de actuación digital. Los documentos notariales extraprotocolares en soporte electrónico, deberán ser emitidos de acuerdo con el presente Reglamento y en lo aplicable de conformidad con la Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos que emita el Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT).  (Art. 8)

»Formalidades documentos de soporte electrónico. Se entenderá que un documento extraprotocolar en soporte electrónico, con la firma digital certificada y el correspondiente sellado de tiempo, en cualquier formato oficial, cumple con los requisitos formales que en este sentido señala el Código Notarial para los documentos extraprotocolares.  (Art. 9)

»Fecha y hora de emisión:  Para su eficacia, la fecha y hora de emisión del documento será la contenida en el sellado de tiempo de la firma digital.   (Art. 9)

»Certificación de documentos en soporte electrónico.   Para la certificación de documentos que estén en soporte electrónico, el notario realizará el mismo proceso de constatación de los originales que efectúa cuando expide certificaciones de documentos impresos. Además deberá hacer la redacción de la certificación en el formato oficial (Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos del Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones) e incluir la firma digital certificada al final del documento con su correspondiente sellado de tiempo.  (Art. 10)

»Certificación de documentos originados en soporte papel:  En caso de certificación de documentos originados en soporte de papel, que hayan sido digitalizados, la certificación de estos en soporte electrónico deberá llevar la mención de que el documento es copia digitalizada fiel y exacta de su original junto con los demás requisitos indicados en el punto anterior.  (Art. 10)

»Autenticación de firmas.  Cuando un documento tenga por Ley la imposición del requisito de autenticación notarial, la presunción de autoría que se da con el uso de la firma digital certificada, no dispensará el cumplimiento de las formalidades para su eficacia. (Art. 11)

»Obligación de verificar requisitos de la firma digital en autenticaciones: Para autenticar un documento que contenga firmas digitales electrónicas; la persona notaria deberá verificar si se cumplen las características técnicas de la firma digital certificada que esté en el documento; esto es la garantía de integridad y autenticidad, el formato oficial, así como el sellado de tiempo de la firma digital previamente impuesta, en cuyo caso, una vez verificado lo anterior podrá dar fe de la integridad y autenticidad de la firma digital correspondiente. (Art. 12)

»Procedimiento de autenticación de documento en soporte electrónico con firma digital de las partes.  Para poder autenticar un documento en soporte electrónico que contiene firmas digitales certificadas de las partes intervinientes, la persona notaria debe adjuntar en un documento complementario la descripción del documento autenticado, dejar constancia de la verificación de la garantía de integridad y autenticidad, del formato oficial, así como del sellado de tiempo de la firma o firmas digitales estampadas en el documento, establecer la hora y fecha de la firma o firmas digitales, la leyenda de que se autentican las firmas de las personas correspondientes de acuerdo con el artículo de la norma que establece el requisito, y su condición de notario (a) público (a), su nombre, número de carné y agregar su firma digital. (Art. 13)

»Autenticación de firmas manuscritas con firma digital.   Será posible la autenticación en soporte electrónico de firmas manuscritas originales y puestas en presencia de la persona notaria, para ello se podrá digitalizar (escanear) el documento original firmado en presencia de la persona notaria, en este documento se debe establecer la constancia de que se autentican notarialmente las firmas de las partes por haberse firmado en su presencia, el lugar, la hora y fecha del documento, y que se da fe de que las firmas impuestas corresponden a las personas otorgantes del documento autenticado, quienes fueron debidamente identificadas para ese efecto. Luego deberá firmar la persona notaria con su firma digital certificada, y su respectivo sellado de tiempo.  (Art. 14)

Vigencia de las certificaciones de reproducciones en soporte electrónico.  Las certificaciones de reproducciones en soporte electrónico tendrán una vigencia temporal de un mes desde la fecha de su expedición, salvo que su matriz documental haya variado. (Art. 15)

Testimonios, certificaciones y copias auténticas digitales de instrumentos públicos protocolares.   Los testimonios, certificaciones y copias auténticas de instrumentos públicos protocolares de las escrituras matrices realizadas de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 112 y siguientes del Código Notarial, podrán plasmarse en un soporte electrónico de acuerdo con este Reglamento; siempre que cuenten con firma digital certificada y su respectivo sellado de tiempo. Igualmente le serán aplicables las disposiciones emitidas por los distintos Registros Públicos para los efectos de inscripción.  (Art. 16)

Copias simples digitales. Las copias simples realizadas de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 121 del Código Notarial podrán reproducirse por medios digitales y no deberán llevar una firma digital certificada. Estas copias no sustituyen los testimonios, ni las certificaciones.  (Art. 17)

Respaldos de documentos en soporte electrónico. Cuando se requieran otros documentos en soporte electrónico para poder confeccionar documentos notariales también en soporte electrónico, deberán agregarse al archivo de referencias conforme las normas correspondientes. Igualmente, cuando se tengan documentos impresos, que se necesiten para la elaboración de documentos notariales en soporte electrónico, se deben agregar al archivo de referencias conforme a la normativa correspondiente. (Art. 18)

Autenticación de firma digital de las personas notarias.  La Dirección Nacional de Notariado es la entidad encargada de cualquier revisión y autenticación de las firmas digitales certificadas de las personas que ejercen la función notarial para cualquier fin que requiera dicho procedimiento en la utilización de documentos notariales. (Art. 19)

Pago de especies fiscales, Derechos e Impuestos: En la emisión de documentos en formatos electrónicos se tendrán que cumplir con los mismos deberes y cargas fiscales que en los documentos en formato de papel; la persona notaria deberá indicar siempre en el documento el número de entero y transacción bancaria, y dar fe mediante la afirmación expresa haber cancelado los derechos o timbres correspondientes.  (Art. 20)

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

15 de 28 Comentarios

  1. Jaime Vindas • 16 junio, 2022

    No me queda claro si los notarios podemos autenticar firmas «estampadas» de manera digital. Creo que el art. 13 establece que si es posible. Mientras el art. 14 se refiere a la autenticación de firmas que las partes realizan de su puño y letra.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 junio, 2022

      Efectivamente coincidimos en que el art. 13 hace referencia a la posibilidad de los notarios de autenticar firmas que las partes han «estampado» digitalmente utilizando sus certificados de firma digital, mientras que el art. 14 se refiere a las firmas que las partes rubrican de su puño y letra. En este segundo caso los notarios deben digitalizar (escanear) ese documento que se encuentra impreso en papel y en el que constan las firmas manuscritas para entonces proceder a autenticarlas utilizando el notario su propio certificado de firma digital. Se indica que en este segundo caso debe el notario dar fe de que las personas firmaron en su presencia, en el lugar, la hora y fecha del documento, y que fueron debidamente identificadas para ese efecto. Tratándose de la autenticación de firmas digitales el art.13 establece que deberá el notario: «adjuntar en un documento complementario la descripción del documento autenticado, dejar constancia de la verificación de la garantía de integridad y autenticidad, del formato oficial, así como del sellado de tiempo de la firma o firmas digitales estampadas en el documento, establecer la hora y fecha de la firma o firmas digitales, la leyenda de que se autentican las firmas de las personas correspondientes de acuerdo con el artículo de la norma que establece el requisito, y su condición de notario (a) público (a), su nombre, número de carné y agregar su firma digital.»

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  2. Francisco Torres Gomez • 16 junio, 2022

    cuando mencionan firma digital certificada, se refieren a un nuevo tipo de firma digital o es la misma que hemos usado siempre?? gracias

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  3. Anita Arias • 16 junio, 2022

    ¿Pueden compartirnos por la Política del Micitt sobre formatos oficiales de los documentos electrónicos que se mencionan en el art. 10.?

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  4. Marcos Mendez • 16 junio, 2022

    Cómo podemos garantizar los notarios las garantías de autenticidad y de integridad, así como el sellado de tiempo? Tendremos que dar fe de su cumplimiento dentro del texto de los documentos notariales que expidamos?

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 junio, 2022

      Vamos a tratar de averiguar cuál sería la redacción exacta que tendríamos que incorporar los notarios en nuestros documentos en soporte electrónico a fin de hacer constar el cumplimiento de estas garantías de autenticidad e integridad, y del sellado en tiempo, según se establece en este nuevo Reglamento

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 17 junio, 2022

      En el art. 1 del Reglamento encontramos la siguiente definición:

      Garantía de integridad y autenticidad: Garantía de que el documento no ha sido modificado después de ser firmado. Las firmas fueron realizadas con certificados digitales de la jerarquía nacional.

      Vamos a consultar a la DNN de qué forma podrían los notarios «garantizar» que se cumplen estas dos «garantías» (Valga la redundancia), y si deberán indicarlo dentro del texto como tal del documento notarial

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  5. Jeannina Solis • 16 junio, 2022

    ¿Qué es la política de formatos oficiales del MICITT? Nos la pueden facilitar por favor.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 junio, 2022

      Con las dudas que nos están haciendo llegar por este medio y directamente a nuestros canales de comunicación, vamos a enviar una solicitud de aclaración a la Dirección Nacional de Notariado. Efectivamente una solicitud que se repite mucho es la de esta «Política de formatos oficiales del Micitt». Apenas tengamos conocimiento de la misma, se las compartiremos de inmediato.

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      • Francisco Torres Gomez • 16 junio, 2022

        creo que este link puede aclarar mas el panorama ya que las politicas de formatos del Micitt es un documento tecnico http://archivo.ucr.ac.cr/cau/Presentaciones%20convivios/docus/Charla%20III%20VIII%20Conv%20MICIT.pdf

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        • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 junio, 2022

          Muchas gracias don Francisco. Interesante esta presentación que nos comparte. Efectivamente pareciera entonces que las Políticas de Formatos del Micitt se refieren a especificaciones más bien «técnicas» que deben cumplirse en los documentos plasmados en soporte electrónico, y no a algún «formato» o «plantilla» específica que los notarios deban introducir al momento de la redacción de los documentos notariales. Por ejemplo, vemos que se establece las siguientes características de lo que se consideran «Formatos oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente»:

          Permiten la utilización de algoritmos criptográficos robustos.
          Respetan el principio de neutralidad tecnológica:
          Son estándares abiertos.
          Pueden ser empleados en escenarios multiplataforma.
          No están sujetos a un determinado producto licenciado.
          Cuentan con una adecuada documentación técnica.
          Permiten la incorporación de múltiples firmas en un documento electrónico.

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  6. Rolando • 16 junio, 2022

    Si la fecha y hora oficial de los documentos van a ser las que aparecen en el sello de la firma digital, significa que ya los notarios no tendremos que establecer una fecha y hora en el cierre de los documentos propiamente? Muy dificil lograr que coincidan. Habría que tener el escaner listo para escanear el documento ya firmado por las partes y firmarlo digitalmente el notario.

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  7. Maria Fernanda Camacho • 15 junio, 2022

    Alguna idea de cuándo va a estar lista esa «Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos ante el MICITT ?

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