POWERED BYmaster lex

Nuevo Reglamento de Fiscalización de la DNN

Se publicó en La Gaceta del pasado 2 de febrero, un nuevo Reglamento de Fiscalización de la Dirección Nacional de Notariado, aprobado mediante acuerdo  2022-001-004  tomado en sesión ordinaria N° 001-2022 del Consejo Superior Notarial en fecha 12 de enero de 2022.

En los Considerandos del Reglamento se recuerda que de conformidad con los artículos 81 y 82 de los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial, la Dirección Nacional de Notariado «tiene la potestad de fiscalización de cualquier notaría, para verificar el cumplimiento de los requisitos y deberes de la función notarial que estos deben cumplir, así como la observancia de las medidas de seguridad, guarda de protocolo y papel notarial. Es obligación del Notario cooperar activamente en el proceso de fiscalización»

Nos permitimos destacar algunos de los artículos contenidos en este nueva reglamentación:

Tipos de actos de comprobación. (Art. 9)
Para llevar a cabo los actos de comprobación que le competen a la Unidad de Fiscalización Notarial, podrá realizar la fiscalización ordinaria o de oficio, inspecciones de oficina notarial y fiscalización de tomos de protocolo; diferenciando además aquellos casos que provengan de denuncias; así como la interposición de las acciones judiciales y administrativas que requiera, como consecuencia de las faltas o incumplimientos que determine.

Fuentes de información. (Art. 11)
Para cumplir sus fines, la DNN por medio de la unidad encargada UFN, podrá visitar las oficinas notariales para efectos de inspección, verificación y notificaciones, e igualmente podrá requerir información respecto de sus actuaciones a los mismos notarios que originaron los hechos, a las oficinas públicas que reciban, custodien, investiguen o tramiten los documentos públicos notariales de interés; así como de cualquier lugar del que se origine la noticia o reporte a partir del cual se inicia el acto de comprobación.

Fiscalización ordinaria   (Art. 17)

La fiscalización ordinaria se gestionará de oficio.  Se iniciará el acto de comprobación de acuerdo con los siguientes parámetros:

a) A partir de las denuncias presentadas ante la DNN.

b) Con la notificación de procesos judiciales en los que se identifiquen hechos irregulares en la función notarial.

c) Por reportes sobre posibles actuaciones irregulares de notarios públicos, que remitan otras autoridades u otras dependencias de la misma DNN.

d) Por avisos de sanciones disciplinarias comunicados mediante diarios oficiales o cualquier otra fuente objetiva.

e) Cuando resulte oportuno en virtud noticias obtenidas por medios de comunicación confiables.

f) Cuando de un estudio de antecedentes se identifiquen incumplimiento a los deberes funcionales, priorizando la gravedad de la falta.

g) Cualquier otro a criterio de la Dirección Ejecutiva, siempre que provenga de una fuente objetiva.

Prioridad a los aspectos de interés.  (Art. 19)

Al resultar la fiscalización un acto de comprobación para determinar los elementos que sirvan de base para iniciar distintos procesos, su actuación deberá ser sumaria, en apego a las siguientes reglas:
a) La UFN enfocará sus esfuerzos en recabar las evidencias que sirvan para comprobar los hechos de interés que motivaron la fiscalización de acuerdo con los parámetros aquí establecidos.
b) Procurará adecuar sus actuaciones durante la instrucción para acortar sus tiempos de respuesta y agilizar su trámite.
c) Podrá prescindir de inspeccionar la oficina notarial o citar al notario, si cuenta con medios más eficientes y/o eficaces para llevar a cabo la comprobación requerida.
d) Las actuaciones que así lo ameriten, se dejarán constando mediante acta, de acuerdo con la LGAP.

Aviso previo  (Art. 28)
Cuando sea requerido llevar a cabo la inspección de la oficina notarial como parte de una investigación, se realizará un aviso previo al notario con una antelación de cinco días hábiles, para lo cual la UFN podrá acordar con el notario la hora y fecha de la visita, a través de los medios de contacto que consten en el registro de notarlos; y de no haber respuesta, en la fecha que resulte más conveniente a la ejecución de la gira programada, pero siempre respetando el plazo de antelación indicado.

De constatarse que el notario cuenta con los requisitos mínimos necesarios para realizar la diligencia de manera virtual, podrá realizarse la diligencia por medios electrónicos, para lo cual se adecuará el procedimiento según lo dispuesto por este Reglamento en esa materia.

Aspectos subsanables (Art. 35)

Por economía procesal, y en apego a los principios de eficiencia y eficacia, en los siguientes casos el fiscal prevendrá al notario en los términos ya indicados, sobre el incumplimiento los siguientes aspectos:
a) Ante la falta de actualización de la dirección de oficina y medios de comunicación.
b) Falta de pago de la póliza de seguro por responsabilidad civil profesional dispuesta por ley, advirtiendo además al notario abstenerse de continuar cartulando mientras no la haya cubierto.
c) Contar con tomo de protocolo en caso de que no tuviere uno autorizado.
d) Atraso en la presentación de índices notariales.
e) Llevar las copias del protocolo al día y con arreglo al CN.
f) Orden y foliación del archivo de referencias. No cabrá prevención cuando la falta se refiera a omisión de documentos que deben constar allí.
g) Omisión en cuanto a llevar un registro de expedientes notariales numerado según el art. 131 CN. Reglamento de Fiscalización Notarial
h) Orden, foliación y carátula de expedientes notariales de actividad judicial no contenciosa. No cabrá prevención cuando la falta se refiera a omisión de documentos que deben constar allí.

 

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com