Agradecemos a la Licenciada Erika Jiménez Arias, socia Directora del Bufete Jurislex Abogados, el interesante artículo que transcribimos a continuación, pero sobre todo la lucha que ha dado  por varios años ante diversas instituciones a fin de promover la reforma del Código Fiscal para lograr adecuar las dimensiones de los folios de los protocolos notariales a tamaños manejables por las impresoras que hoy día utilizan el 99% de los notarios públicos sin necesidad de tenerlos que refilar o de realizar complicadas maniobras para lograr la correcta impresión de las escrituras públicas.

El pasado 4 de mayo quedó presentado en la corriente legislativa el Proyecto de Ley para Facilitar la Gestión Notarial con el número de expediente 23.742. que pretende justamente este cometido.

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«Si usted como yo es notario o notaria pública, sabrá que esta profesión está cargada de pequeños detalles y formalidades.  La función que nos otorga la ley como depositarios de la responsabilidad de dar fe pública de los más importantes actos jurídicos de la vida nacional viene aparejada de un sinnúmero de formalidades, cuidados y trámites que gobiernan la vida y actuación del notario.

Hay temas de temas, formalidades que si no se cumplen generan severas nulidades, trámites cansinos y centralizados que nos hacen la vida difícil en nuestra diaria labor, cuidados y deberes que debemos cumplir con un celo propio, que en derecho y por influencia del derecho romano, llamamos la diligencia de bonus pater familias (buen padre de familia).

Pues bien, hay tantas pequeñas cosas que hacen la ocupación notarial una labor de atención al detalle. Una que siempre me sorprendió era el por qué, a pesar de las mejoras tecnológicas, seguíamos sufriendo con las famosas hojas de oficio y el papel del Protocolo Notarial, documentos que emite el Estado y que debemos usar diariamente, pero que ¡oh sorpresa!, no caben en el 99% de las impresoras actuales.  ¡Parece un chiste, pero en materia notarial este es el mejor ejemplo de que estamos anclados en el siglo antepasado! Les juro que seguimos a estas alturas del siglo funcionando con folios que parecen hechos más para escribir a mano, o en una de aquellas viejas máquinas de escribir enormes, que los que ya peinan canas usaron en su vida notarial y las sufrieron cuando no existían computadoras.

Resulta entonces que, para imprimir en papel oficio, o peor en nuestros Protocolos, tenemos que hacer literalmente circo, maroma y teatro. Para empezar, dichos papeles tienen dimensiones y características escritas literalmente en piedra, la piedra de una norma legal que nació con el Código Fiscal vigente, que entró a regir 31-10-1885, es decir, la norma tiene ya la venerable edad de 137 años y contando.  No, no es broma, es cierto: los tamaños y características de nuestros necesarios papeles “sellados” datan del siglo antepasado.

Pues bien, en su momento, tal vez unos cinco o seis años atrás hice consultas al Banco Central y a la Dirección de Notariado de cómo lograr adecuar el papel del tamaño de estos insumos de nuestra diaria labor al estado actual que permite la tecnología, y la respuesta fue “se requiere una reforma legal”.  Por supuesto que se hablaba en ese tiempo de que también había que reformar el Código Notarial para llevar el notariado al siglo 21, y digitalizar nuestra labor; pero a esta altura, ni se ha reformado el Código Fiscal, ni mucho menos hemos logrado la implementación del notariado digital, reforma de la que se habla en corrillos pero que nadie ha visto.

Es por esto que, en aquel tiempo, justo empezando el gobierno anterior, le remití una pequeña propuesta de proyecto de ley a todos los diputados abogados que había en el entonces flamante y recién instaurado congreso, entre ellos la presidenta legislativa. Nunca recibí respuesta. 

Mi propuesta, la cual incluía una redacción base, era que se reformara el artículo 238 del Código Fiscal, ¿para qué? Pues simple y llanamente para que al menos las dimensiones y características de dicho papel se definieran por vía reglamentaria y no por medio de ley; de esta forma sería más fácil que el Ministerio de Hacienda modificara con cierta celeridad las dimensiones y características de esos papeles cuando fuera necesario, sin necesidad de pasar por el proceso engorroso de una reforma legislativa.

¿Por qué viene a cuento todo esto por el simple tamaño de un papel de oficio o de protocolo? Pues simple y llanamente porque al tratar de imprimir en ellos tenemos que ver qué impresora nos permitía al menos deslizar la hoja y pasar el papel, aunque no existiera un formato que se ajustara a las medidas de dichos folios. El tema es que el citado y antiquísimo Código Fiscal establece que las dimensiones legales de los folios son de 32 centímetros de largo por 22 centímetros de ancho, un formato que no se ajusta ni al papel oficio ni al papel legal estándar que traen configurado todas las computadoras; y que tampoco es el tamaño normal de papel que la gran mayoría de las impresoras tienen, y que pasan por sus carros de impresión sin riesgo de ser rasgados o arrugados.

Para ponerles la cuestión en perspectiva a los no notarios, para poder pasar mi hoja de protocolo en mi impresora, debo colocarla de manera que su margen derecho quede levemente levantado y curvado, para que pase por la bandeja e ingrese al carro de impresión completa. Si no lo hago así el papel se atascará y arrugará porque simplemente no pasa por la bandeja interna. El riesgo es que de atascarse se puede terminar rompiendo y arrugando lo que a mí me ha ocurrido ya varias veces. Esto hace que nos la pasemos buscando cuál impresora nos permite pasar el papel, y más que características tecnológicas o tipos de funciones, lo que los sufridos notarios buscamos es un carro de impresión y bandeja lo suficientemente amplio para pasar el protocolo.

Este tema de usar un papel que no se adapta a la tecnología actual hace que al imprimir exista alto riesgo de que el papel se mueva, las escrituras queden fuera de margen y el notario deba ponerles el consabido no corre y reimprimirlas. O peor aún, que se rasgue el papel, que se arrugue y se rompa o se atasque a lo interno del dispositivo, lo cual puede generar la necesidad de llevarlo a restaurar al Archivo Nacional en el mejor de los casos, o en el peor su destrucción y necesaria reposición siguiendo varios trámites engorrosos. Lo más desesperante del caso es cuando esa rotura se da en documentos ya autorizados, es decir, escrituras ya firmadas y autorizadas por el notario. Esto se convierte en una verdadera tortura y dolor de cabeza para quienes ejercemos la profesión. Creo que no conozco un colega que no sufra cuando imprime en un protocolo sin refilar, ¡literalmente uno suspira en tensión cuando la impresora toma la hoja y le pide al Altísimo que no la arrugue!  ¿Y el refilado? Pues el refilado es llevar el protocolo a que le corten un milímetro a alguna imprenta, y es un problema porque si lo hacen mal es peor el remedio que la enfermedad, y de fondo está el tema de que estamos alterando el tamaño del folio establecido por ley.  Sin embargo, es lo que se ha venido haciendo por miles de notarios porque no hay otra forma.

¿Por qué será que como país nos cuesta tanto resolver pequeñas cosas? Si todavía no es posible, por razones que desconozco, impulsar el notariado digital que tanto nos hace falta, ¿por qué no hacer una simple reforma para que al menos el papel usado no nos ponga en riesgo de romper el sacrosanto folio necesario para nuestra función? ¿Qué costaba “desfacer este entuerto” si todos los días se emiten escrituras en este país y es el interés del Estado, de la Dirección de Notariado, de los notarios y de las partes, que los documentos notariales se conserven en perfecto estado?  Sinceramente era muy fácil, y solo se requería una cosa, iniciativa y apoyo de un diputado, y hasta ahora ni lo uno ni lo otro.

Pues bien, finalmente, luego de que contactamos al diputado Leslye Bojorges por medio de su personal de apoyo, y le planteamos la posibilidad de impulsar esta reforma, finalmente alguien nos dio pelota como se dice coloquialmente. Les remitimos nuestra inquietud y nuestra propuesta, y ellos diligentemente la revisaron, ajustaron y la presentaron a la corriente legislativa, se trata del Proyecto de Ley para Facilitar la Gestión Notarial, Expediente 23.742, en esencia, su afán es reformar el artículo 238 para que en lo sucesivo diga:

«Artículo 238.- Habrá un solo tipo de papel de oficio de buena calidad, consistirá en una hoja simple que llevará siempre un sello de agua con el escudo nacional; tendrá el anverso orlado en el centro de la parte superior con la siguiente inscripción: Papel de Oficio, e impresas dos líneas verticales, entre ellas tendrá impresas treinta líneas horizontales, fuera de las cuales no deberá escribirse, y separadas una de otra. En el reverso será igual, salvo que no llevará la inscripción anteriormente indicada

El tamaño de la hoja, la inscripción en el anverso orlado, el espacio entre las líneas horizontales y demás elementos de forma, propios de las características del papel de oficio serán determinados vía reglamento, emitido por el Poder Ejecutivo a través del Ministerio de Hacienda, en coordinación con la Dirección Nacional de Notariado».    

Esperemos que lleguemos a ver esta iniciativa parlamentaria aprobada, al menos para solventar por ahora un problemita de esos que parecen pequeños pero que son, a la larga importantes en el quehacer notarial.

¿Será que por fin colegas notarios dejaremos de sufrir al imprimir en nuestros protocolos? Solo nos queda rogar al cielo que así sea, y darle las gracias al diputado que nos apoyó en llevar esta simple propuesta al Congreso.»

Hasta aquí la transcripción del artículo Proyecto de Ley para Facilitar la Gestión Notarial  de la Licda. Erika Jiménez A del Bufete Jurixlaw Abogados-  San Ramón Alajuela.