Mediante Circular N° 188-2022 dirigida a todos los despachos civiles y de cobro judicial del país, el Consejo Superior del Poder Judicial comunicó que con absoluto respeto del principio de independencia judicial y de conformidad con lo dispuesto en el numeral 10 de la Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales Nº 8968, 11 de la Ley de Protección de Datos, la jurisprudencia de la Sala Constitucional emitida en votos 06787–2015, 1212-2018 y 19860-2019 y el Informe de la Dirección Jurídica en el oficio Nº DJ-AJ-C-133-2022 del 4 de abril del 2022,  dispuso emitir el presente protocolo para el préstamo y copia de expedientes judiciales. 

Para ver el texto completo haga clic en el siguiente link:  Ver Circular No. 188-2022

Nos permitimos resumir a continuación:

1. En el préstamo de expedientes para consulta o copia solicitados por personas abogadas sin poder alguno, debe permitirse su acceso siempre y cuando se reserven, en caso de existir, los datos sensibles, entendidos como los datos de carácter íntimo y personal de las partes. En caso de duda por parte de la persona manifestadora sobre la sensibilidad de los datos del expediente solicitado para su consulta, deberá  solicitarse la autorización de la persona juzgadora.

2. Para el acceso de expedientes por consulta o copia a personas abogadas que los soliciten en los despachos sin poder alguno, sea por atención presencial o por atención virtual, en aras de proteger los datos de acceso restringido en los términos de la Ley de Protección de Datos N.º 8968, quien se encuentre en la manifestación del despacho tiene la obligación de llenar el siguiente formulario: 

3. En caso de que los datos sensibles formen parte de las piezas del expediente electrónico y/o de la causa de pedir del proceso, y el mismo no sea posible fraccionar, mientras no exista desarrollo tecnológico para suprimirlos, deberá de procederse conforme lo indicado en el punto b. (Nos encontramos en el texto de la circular este punto b. que supuestamente habría que aplicar en estos casos de imposibilidad de fraccionamiento de la información.)

4. Se excluye del ámbito de aplicación de la presente Circular, el acceso a expedientes por el sistema de Gestión en Línea o por personas autorizadas o estudiantes de derecho. Para dichos supuestos se mantienen las circulares vigentes.

5. El formulario no sustituye ni es excluyente de la fórmula sobre Solicitud de Préstamo de Expedientes, la cual se mantiene incólume, pues regula otros aspectos de control.