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Registro Nacional define procedimiento para legalización de libros

El Registro de Personas Jurídicas emitió ayer la Circular Administrativa No. D.R.P.J. -010-2012  en la que instruye a los coordinadores y registradores  sobre el procedimiento que a partir del próximo 7 de enero deberán seguir para la legalización de los libros de actas de Asamblea de Socios, de Registro de Socios y de Consejo de Administración, éstos últimos en caso de sociedades anónimas.

Es así que dentro del plazo conferido al efecto, el Registro Nacional asume esta nueva función según le fuera encomendada mediante reforma introducida al artículo 263 del Código de Comercio por la Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria No. 9069.

Si desea conocer el texto de la Circular así como del Reglamento que sirve de fundamento a la misma, descárguelos  haciendo clic sobre sus nombres:  CIRCULAR D.R.P.J-010-2012Reglamento para la legalización de libros emitido por la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Nos permitimos ofrecerle a continuación un breve resumen de algunos de los aspectos más relevantes.

COSTO DE LA LEGALIZACION DE LIBROS

Se establece en la suma de ¢15,000 que deberán pagarse en Derechos de Registro y ¢75 de timbre del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica.

El costo indicado será el mismo sin importar si se trata de la solicitud de libros por primera vez o en casos de cambio de denominación social, fusión o transformación cuando resulte una nueva sociedad, o cuando la solicitud tenga por objeto reposiciones de libros por extravío o daño.

EN CUANTO A LOS LIBROS

En ningún caso será necesaria la presentación física de los libros a legalizar.    Los que se legalicen en virtud de constituciones de sociedades mercantiles, tanto las tramitadas a través de CrearEmpresa como mediante la presentación de testimonios impresos en el Diario del Registro, podrán llevarse tanto en formato digital como en formato papel, con hojas removibles y foliadas. En el caso de los libros digitales, necesariamente su contenido deberá rubricarse con  firma digital debidamente autorizada por la oficina pública de gobierno digital.

Los libros sociales que se lleven en formato papel deberán contener las siguientes características: a) Serán de hojas removibles tamaño carta con un máximo de 200 páginas .b) Tendrán la identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página. c) Contendrán el número de legalización ubicado en el vértice superior derecho de cada página.

LEGALIZACION DE LIBROS EN CONSTITUCION DE NUEVAS SOCIEDADES

Al inscribirse  la nueva sociedad, el Registro de Personas Jurídicas asignará conjuntamente con el número de cédula jurídica, el de autorización de  legalización de  libros.   Dicho número se indicará de manera impresa en aquellos documentos presentados físicamente al Registro de Personas Jurídicas, y se comunicará digitalmente para aquellos casos de constituciones a través de CrearEmpresa.

Por consiguiente en forma conjunta a los timbres y Derechos que deben pagarse para estas inscripciones, a partir del 7 de enero, deberán los interesados cubrir además  los ¢15,075  de la legalización de libros.    En caso de omitirse este pago, el registrador indicará el defecto y devolverá la constitución sin inscribir.

LEGALIZACION DE LIBROS EN CASOS DE TRANSFORMACION O DE FUSION CON SURGIMIENTO DE  UNA NUEVA SOCIEDAD

Al igual que en la constitución de nuevas sociedades, en estos casos la asignación del número de legalización de libros lo proporcionará el Registro al momento de inscribirse el documento respectivo.  Por ello, los timbres de la legalización deberán pagarse también en forma conjunta con el resto de timbre y Derechos.

En estos casos, el personero encargado de la custodia procederá a cerrar los libros que se llevaban con la anterior razón o denominación social, indicando el motivo del cierre.

LEGALIZACION DE LIBROS EN CASO DE CAMBIO DE DENOMINACION SOCIAL

Cuando se cambie la denominación social de cualquier sociedad, deberá el personero encargado de su custodia proceder a cerrar los libros que se llevaban con la anterior denominación social, indicando el motivo del cierre. Al realizarse la inscripción del cambio de denominación social de la sociedad en el Registro de Personas Jurídicas, se mantendrá el mismo número de legalización de libros que debe consignarse en los nuevos libros sociales en el folio primero. Esta legalización generará el pago de la tasa correspondiente.

LEGALIZACION DE LIBROS DE SOCIEDADES YA INSCRITAS QUE NUNCA HAYAN LEGALIZADO LIBROS

Se señala que en estos casos, la gestión puede realizarse tanto en el sitio CrearEmpresa para lo cual se requiere que el representante legal cuente con firma digital, como directamente en el Registro de Personas Jurídicas,  mediante el otorgamiento en escritura pública de una solicitud de legalización de libros por parte del representante legal, apoderado general o generalísimo de la sociedad. Dicho documento se presentará al Diario del Registro y se asignará a un registrador para su respectivo trámite. Al documento deberá agregarse boleta de seguridad y el entero bancario con el pago de los timbres de legalización antes indicados.

LEGALIZACION DE LIBROS EN CASOS DE RENOVACION

En las sociedades que tengan sus libros concluidos, cuando los hubieren legalizado ante la Dirección General de Tributación, el personero obligado a la custodia de los mismos deberá consignar una razón de cierre en el último folio de los mismos y proceder a solicitar la legalización de nuevos libros de acuerdo con lo establecido en el punto anterior.  El nuevo número de legalización asignado por el Registro Nacional deberá imprimirse en todos y cada uno de los folios de los nuevos libros.

PROCEDIMIENTO DE REPOSICION DE LIBROS SOCIALES POR EXTRAVIO, PERDIDA, DAÑO O SUSTRACCION

La reposición de los libros sociales por cualquier de estas circunstancias será responsabilidad exclusiva de los personeros o representantes sociales, debiendo en tal caso publicarse por parte del representante social, un aviso por una vez en el Diario Oficial La Gaceta o en un Diario de circulación nacional, indicando las causas o motivos de dicha reposición.  En la apertura del nuevo libro a legalizar y en todos sus folios deberá consignarse el número de legalización otorgado por el Registro Nacional.  Esta legalización generará el pago de la tasa correspondiente.

RESPONSABILIDAD POR EL BUEN USO Y CONSERVACION DE LOS LIBROS LEGALIZADOS

Esta responsabilidad corresponde exclusivamente al Secretario de la Junta Directiva, en las sociedades anónimas y al gerente, en las sociedades de responsabilidad limitada, salvo que por acuerdo firme y unánime de todos los socios dispongan o asignen otro responsable, en cuyo caso deberá constar en actas el acuerdo debidamente asentado y firmado.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

69 de 70 Comentarios

  1. JORGE • 24 junio, 2022

    Buenas tardes en el caso de una Asociación que desee llevar los libros digitales y no cuente con el numero de autorización, se puede solicitar este número ante el Registro Nacional ?

  2. Soledad Centeno Córdoba • 17 marzo, 2020

    Hola!!! Mi abuelo hizo una sociedad anónima donde el es el presidente y la tesorera es mi mamá, ambos tiene los mismos poderes. Al enfermar mi abuelo, mi mamá se hizo cargo, muere mi abuelo y mis tíos obligan a mi mamá repartir la herencia, se reparten y alguno de mis tios perdio el libro de actas. Mi pregunta es ¿ cómo se reponen el libro? Y ¿ al morir el presidente, a quien le toca hacer el registro de accionistas? Gracias

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 18 marzo, 2020

      Si su mamá como Tesorera cuenta con facultades de representación extrajudicial de la sociedad, perfectamente puede presentar las declaraciones en el Registro de Accionistas. Solo necesitará para ello contar con firma digital. La reposición del libro consiste en la publicación de un aviso en cualquier periódico de Circulación Nacional o en La Gaceta, haciendo del conocimiento público el trámite de reposición por extravío del libro original. Su mamá como personera de la sociedad puede ser quien solicite la publicación de ese aviso de conformidad con lo que se establece en el siguiente artículo del Reglamento de Legalización de Libros del Registro Nacional:

      Artículo 14.- Procedimiento de reposición de libros sociales por extravío, pérdida, daño o sustracción.
      La reposición de los libros sociales, por estas circunstancias será responsabilidad de los personeros o representantes legales, en cuyo caso deberá publicarse, un aviso por una única vez en el Diario Oficial La Gaceta o en un Diario de circulación nacional, indicando las causas o motivos de dicha reposición. En la apertura de los libros correspondientes deberá consignarse el número de legalización respectivos.

  3. yendry • 14 marzo, 2020

    en caso de que la sociedad ya cuente con numero de legalizacióny sea por extravio en cuanto a la reposicion no es claro como debe proceder posterior ala publicación del edicto.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 marzo, 2020

      Lo que muchos hacen es simplemente iniciar un nuevo libro al cual – en el primer folio- asignan un número de tomo II e imprimen una razón que firman el Presidente y Secretario de la Junta Directiva señalando que se trata de la reposición del tomo I que se extravió y que se cumplió con la publicación del edicto de ley en el Diario La Gaceta número … o bien en el Periódico de Circulación Nacional ….

  4. Adrián Montero Granados • 25 febrero, 2020

    Tengo un caso de un cliente que tiene una sociedad anónima que tiene libros legalizados por Tributación Directa en el año 2010, los cuales se mantienen en perfecto estado, no se han terminado y no se ha extraviado. Fueron legalizados en marzo 2010. Protocolicé una asamblea de socios e hice indicación del asiento de legalización en el libro que tengo a la vista, pero el registro me le pone defecto porque en el año 2019 hay un movimiento de Carga de Legalización de Libros del 22 de febrero del 2019; y por lo tanto, el número de los libros que yo tengo a la vista, no coincide con el registrado en la personería digital del Registro.
    La pregunta o duda, es si los libros anteriores, que todavía tienen espacio y se encuentran en buen estado, se tienen que desechar y hacer nuevos con esa autorización que hizo el registro, sin haberla solicitado mi cliente??

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 25 febrero, 2020

      Estimado don Adrián, Sabemos de una colega a la que un registrador le indicó el mismo defecto que nos reseña en su comentario,es decir, que el libro legalizado utilizado no coincidía con el número de legalización que en forma «automática» el Registro había asignado en fecha reciente a la sociedad en cuestión. Cuando consultó con el Coordinador de Registradores, eliminaron el defecto aceptando que son totalmente válidos los libros que anteriormente se legalizaban ante el Ministerio de Hacienda y que no puede calificarse como defectuosa una protocolización de acta que se otorgue con vista de dichos libros. Finalmente le recomendaron que para evitar este tipo de «situaciones» quizás lo mejor es que el Notario no indique del todo el número o fecha de legalización del libro, sino simplemente que la legalización se realiza con vista de los libros debidamente legalizados de la sociedad. Sin embargo, vamos a tratar de confirmar si existe alguna directriz o circular que mencione en forma expresa esta situación.

      • Adrián Montero Granados • 05 marzo, 2020

        Buenos días doña Silvia.
        Sigo teniendo problemas con el defecto por el número de legalización, hice la razón notarial indicando que el número que yo indiqué es el que consta en el libro y que los mismos están vigentes, en perfecto estado de conservación y que el Reglamento del Registro es omiso en cuanto al tratamiento de este tipo de caso.

        La siguiente es la respuesta de la coordinadora del registro de personas jurídicas:

        «Buenos días:

        Tributación Directa fue la que asignó de oficio el nuevo consecutivo a las sociedades a las que ella misma ya le había asignado otro número y emitió las resoluciones del caso en el año 2011 y 2012. El Registro lo que hizo fue trasladar la información de Hacienda al sistema nuestro para que esté unificada la información y debidamente publicitada.

        De manera que los número publicitados en el Registro de Personas Jurídicas son los números vigentes.

        Atentamente,

        Lcda. Ileana Murillo Masís
        Registro de Personas Jurídicas
        Coordinadora Grupo No. 1
        Departamento Mercantil y Personas»

        • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 05 marzo, 2020

          Estimado don Adrián. Logramos confirmar la existencia de una Circular del Registro de Personas Jurídicas sobre este tema del número de legalización de libros. EStamos preparando un comentario sobre el particular que seguramente publicaremos mañana viernes en este mismo blog para la atención de todos. De momento le puedo adelantar que en efecto el Registro ha tomado la decisión de que en caso de que no existía coincidencia entre el número de legalización del libro físico que el Notario mencione en la escritura, y el número de legalización que también Hacienda asignó de oficio a la sociedad y que le comunicó al Registro, se pondrá el defecto correspondiente. La solución que se establece en la Circular es la siguiente:

          «En el caso de que el Notario o el interesado se presente a la Coordinación respectiva y exhiba el libro legalizado con el número de legalización de trece dígitos distinto al que se publicita, se remitirá a ese usuario al Departamento de Asesoría Legal de este Registro, donde se llenará el formulario respectivo para realizar la debida consulta al Ministerio de Hacienda.»

          Vamos a hacerle llegar el texto completo de la Circular a su correo electrónico para su mejor conocimiento. Muy lamentable que le esté tocando lidiar con esta situación. Nos parece entender de la propia resolución que lo mejor es que los notarios nos abstengamos de indicar el número de legalización del libro con vista en el cual hemos protocolizado un acta, para en su lugar, únicamente señalar que se da fe del acta con vista en el «libro respectivo» (sin especificar ningún número de legalización)

    • Adrián Montero Granados • 26 febrero, 2020

      Doña Silvia, muchas gracias por su comentario. Saludos,
      AMG

  5. Gabriela • 07 noviembre, 2019

    Hola … quisiera saber si es posible pasar del viejo sistema de libros » Actas de asambleas» y «Registro de accionistas» llevados en forma manual a los digitales a los fines de una mas agil respuesta. Si ello es así, me podría indicar el costo y tramite.
    Desde ya, muchas gracias

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 08 noviembre, 2019

      Lamentablemente no encontramos que en el Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de sociedades mercantiles se encuentre prevista la posibilidad de solicitar la asignación de número de legalización cuando las personas desean simplemente dejar de utilizar libros empastados. Las únicas justificaciones contempladas son: extravío, pérdida, daño o sustracción. También en caso de transformación de la sociedad, por ejemplo en una sociedad anónima o en una de responsabilidad limitada o bien en caso de solicitar el cambio en la denominación social. El costo en timbres es de 16,450. En cuanto a los honorarios notariales no está previsto en el Arancel de Honorarios. Importante tomar en cuenta que en la plataforma CrearEmpresa el representante legal de la sociedad puede gestionar personalmente la asignación de este número utilizando su firma digital sin requerirse la contratación de un notario.

  6. Carlos Eduardo • 31 agosto, 2019

    Para la reposición del libro de accionistas por extravío. No me quedó claro lo de legalizarlo. Tengo que hacer? Y que pasos tengo que seguir si lo tengo que legalizar!? Muchas gracias

  7. Carlo esduardo • 31 agosto, 2019

    Que se necesita para la reposición del libro de accionistas de un sociedad?
    Muchas gracias

  8. Konny Viquez • 18 marzo, 2019

    Muy buenos días. Tengo la siguiente situacion. Los libros legales de la empresa se extraviaron, estos fueron legalizados bajo el sistema nuevo del Registro Publico. Cual es el procedimiento para poder sacar el tomo 2 por extravio bajo la nueva modalidad de libros que ya tienen numero de legalizacion. Puede solicitar la legalizacion de este tomo 2 los socios dueños de las acciones o debe hacerlo solamente el representante legal?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 18 marzo, 2019

      El procedimiento para la reposición de libros por extravío se encuentra descrito en el art. 14 del Reglamento del Registro Nacional para la legalización de libros de sociedades mercantiles, que copiamos a continuación para su mejor conocimiento: » Artículo 14.- Procedimiento de reposición de libros sociales por extravío, pérdida, daño o sustracción. La reposición de los libros sociales, por estas circunstancias será responsabilidad de los personeros o representantes legales, en cuyo caso deberá publicarse, un aviso por una única vez en el Diario Oficial La Gaceta o en un Diario de circulación nacional, indicando las causas o motivos de dicha reposición. En la apertura de los libros correspondientes deberá consignarse el número de legalización respectivos.»

      • Elena Villalobos • 13 junio, 2019

        Buenos días! No me queda claro aún el trámite a seguir para la reposición de los libros. Si fueron legalizados bajo el sistema nuevo del Registro Público, tengo que publicar un aviso en la Gaceta, y pedir un nuevo número de legalización, al Registro Nacional o sigue siendo el mismo.

  9. Maria del pilar Ugalde • 08 febrero, 2019

    ya tengo los libros legalizados y con el numero de autorización,como ingreso para solicitar la gestion de habilitación de los libros y quien debe proceder

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 08 febrero, 2019

      Los libros no tienen que ser habilitados por ninguna Autoridad, como ocurría antes con la Dirección General de Tributación. Si usted ya cuenta con el número de legalización, lo que tiene que hacer es confeccionar los libros atendiendo a las siguientes características: a) Hojas removibles tamaño carta con un máximo de 200 páginas .b) Identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página. c) Número de legalización ubicado en el vértice superior derecho de cada página.

  10. Keilyn • 29 noviembre, 2018

    Que pasa cuando se extravían los libros legales, basta publicar el edicto en la gaceta y comprar un libro nuevo e imprimir el mismo número de legalización del anterior o extraviado?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 noviembre, 2018

      Exactamente es como usted lo indica. Transcribimos a continuación el texto del art. 14 del Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de Sociedades Mercantiles: Artículo 14.- Procedimiento de reposición de libros sociales por extravío, pérdida, daño o sustracción. La reposición de los libros sociales, por estas circunstancias será responsabilidad de los personeros o representantes legales, en cuyo caso deberá publicarse, un aviso por una única vez en el Diario Oficial La Gaceta o en un Diario de circulación nacional, indicando las causas o motivos de dicha reposición. En la apertura de los libros correspondientes deberá consignarse el número de legalización respectivos.

  11. Bernal Ríos, Ctdcm • 24 agosto, 2018

    ¿PUEDEN PEGARSE CON GOMA LAS ACTAS EN LOS LIBROS LEGALES EMPASTADOS?
    La respuesta es SI.
    Si entrar en discuciones más alla de la misma normativa que rige el tema de los libros legales, la respuesta está, si la buscamos, en nuestra misma legislación y pronunciamientos.
    El Código Civil dice: Artículo 3º—El uso y la costumbre sólo regirán en defecto de ley aplicable, siempre que suexistencia haya sido demostrada y no resulten contrarios a la moral o al orden público o a una norma de carácter prohibitivo. Artículo 10.—Las normas se interpretarán según el sentido propio de sus palabras, en relación con el contexto, los antecedentes históricos y legislativos y la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, atendiendo fundamentalmente al espíritu y finalidad de ella. Artículo 12.—Procederá la aplicación analógica de las normas cuando éstas no contemplen un supuesto específico, pero regulen otro semejante en el que se aprecie identidad de razón, salvo cuando alguna norma prohíba esa aplicación.
    Ya el Registro de Personas Jurídicas procura, entre otros, mantener una posición vanguardista en los asuntos relacionados con la utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración, promoviendo el dinamismo requerido por los entes que forman parte del sistema económico y social de nuestro país, que impulsa adecuarse a sus nuevos signos y paradigmas, tanto tecnológicos como jurídicos, de allí la necesidad de dar una aplicación evolutiva del ordenamiento jurídico que permita que las normas se ajusten a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas (Art. 10 Código Civi). (CIRCULAR DPJ-010-2018).
    De ello resulta, que una hoja engomada sobre la que se transcribe un acta, adquiere relevancia juridica, al ser adherida al libro y suscrita por los sujetos legitimados a ello. Ello es posible de una sencilla analogia, por una parte “utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración, promoviendo el dinamismo requerido por los entes que forman parte del sistema económico y social de nuestro país” y por otra de uso y costumbres aceptadas, junto con analogías.
    Nº DGT-24-06.-Dirección General de Tributación.-San José, a las ocho horas del veinte de octubre del dos mil seis, autorizo el uso de hojas engomadas para ser adheridas a los libros legales, de ahí que sin mucho esfuerzo encontramos que si el mismo acto de legalización, se da una hoja “etiqueta” no hay razón legal para negar esa alternativa de solución, que como “posición vanguardista en los asuntos relacionados con la utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración” se ha aplicado en los libros por los socios o directores de sociedades. Observese que la boleta de legalización adherida fue autorizada desde el 2006 y es esta boleta adherida la que legaliza el libro “puro y simple” como libroi legal. No omito indicar, que hay referencias anteriores, a la adherencia de de las legalizaciones incluso en el mismo regisro de asociacion la vemos en los libros, antes de imprimirlas en aquellos libros de hojas sueltas.
    Me permito transcribir, en lo conducente” para efecto de fundamentar, la legalidad de la adhesión de una hoja con texto, la circular Nº DGT-24-06.-
    “Requisitos para Efectuar el Trámite de Legalización de Libros,
    Artículo 4º-Requisitos para cada tipo de gestión. Además de los requisitos generales establecidos en el artículo 2º de esta Resolución, se debe cumplir con los que se describen a continuación
    4.1 Renovación de libros terminados por libros nuevos:
    Deben aportarse los libros por cerrar.
    4.2 Transformación de libros (cuando se modifica el nombre y apellidos o razón/denominación social):
    Deberán aportarse los libros legales por transformar, los cuales deberán llevar adherida la etiqueta con la razón de legalización en el folio siguiente al último utilizado con el nombre anterior
    4.4 Cierre de libros:
    Aquellos libros que se presenten para el cierre respectivo, deberán llevar adherida la etiqueta con la razón de cierre en el último folio utilizado. En caso de que existieran más folios en blanco, el interesado deberá trazar en cada uno de ellos una línea diagonal con tinta de un extremo al otro.
    4.5.1 Los libros de actas con hojas sueltas deberán llevar los folios de las hojas numerados en forma consecutiva, tener impresos la razón social y el respectivo número de cédula jurídica. Al igual que en los libros empastados, la razón de legalización deberá ir en el folio Nº 1, con excepción del caso de transformación, que la llevará adherida en el folio siguiente al último utilizado con el nombre anterior.
    Artículo 5º-Procedimiento. ….Dado que a la fecha de publicación de la presente resolución, en el mercado existe una gran cantidad de libros sin la razón de legalización, la Administración Tributaria entregará con la solicitud, una etiqueta adhesiva en la que consta la razón de legalización que el contribuyente deberá adherir con los timbres de ley, en el folio Nº 1 de cada libro. Los datos contenidos en ella deben ser completados por el interesado, excepto aquellos de uso de la oficina.

  12. Octavio Castiglioni Vásquez • 10 julio, 2018

    Buenas tardes estimada Licda. Silvia Pacheco reciba un atento saludo y aprovecho para hacerle la siguiente consulta: En una respuesta suya a otra consulta sobre un caso de reposición de libros de una sociedad mercantil a la que ya se le había otorgado número de legalización de libros, entendí que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento para la legalización de libros, lo único que se debe hacer es publicar un aviso en el Diario Oficial o en un Diario de circulación nacional. Sin embargo la parte final de dicho numeral indica: » En la apertura del nuevo libro a legalizar y en todos sus folios deberá consignarse el número de legalización otorgado por el Registro Nacional. Esta legalización generará el pago de la tasa correspondiente.» Al respecto mi consulta es si de lo anteriormente transcrito, además de la publicación del aviso antes dicho, se debe también solicitar al Registro Nacional un nuevo número de legalización de libros y además se debe pagar esa nueva legalización ? En caso afirmativo, esa solicitud se debe hacer en escritura pública o por simple gestión y a cuanto asciende dicho pago ? Gracias por su gentil respuesta.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 17 julio, 2018

      Estimado don Octavio, las sociedades que ya cuentan con número de legalización de libros asignado por el Registro de Personas Jurídicas, en caso de que los libros se extravíen, no tienen que solicitarle nuevamente al Registro la asignación de un nuevo número. Después de la publicación del edicto, vuelven a confeccionar los libros con el mismo número de legalización anteriormente otorgado para esa sociedad en específico. Diferente sería el caso de sociedades que todavía utilizan los libros que el Ministerio de Hacienda se encargaba anteriormente de legalizar, pues en caso de extraviarse dichos libros, sí tendría la sociedad que requerir la asignación de un número de legalización al Registro Nacional, a fin de confeccionar los nuevos libros que vayan a utilizarse. Así lo vemos establecido en el art. 14 del Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de sociedades mercantiles: Artículo 14.- Procedimiento de reposición de libros sociales por extravío, pérdida, daño o sustracción. La reposición de los libros sociales, por estas circunstancias será responsabilidad de los personeros o representantes legales, en cuyo caso deberá publicarse, un aviso por una única vez en el Diario Oficial La Gaceta o en un Diario de circulación nacional, indicando las causas o motivos de dicha reposición. En la apertura de los libros correspondientes deberá consignarse el número de legalización respectivos.

  13. Milton Gonzalez Vega • 29 noviembre, 2017

    Si fueran tan gentiles, de informar que tramite debe realizarse para legalizar libros de una sociedad inactiva que entro en proceso de disolucion, y que quiere gestionarse el cese de su disolucion por la ley de Personas Juridicas. Lo anterior debido a la falta de personeria del Representante

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 noviembre, 2017

      Estimado don Milton.- Lamentablemente si la sociedad ya se encuentra disuelta no podría lograrse la legalización de sus libros, toda vez que como usted lo indica, carece de un representante legal que pueda realizar la gestión. En consulta que hicimos a la Dirección del Registro de Personas Jurídicas sobre la posibilidad de aplicar en estos casos lo dispuesto en el art. 10 bis del Reglamento para la legalización de libros, nos indicó que dicha norma solamente está contemplada para las sociedades inscritas y vigentes. No podría por ende ser aplicada a sociedades ya disueltas. El numeral indicado dispone lo siguente: Artículo 10 bis.- Legalización de libros, a falta de representante legal. En el supuesto que de la información que consta en el Registro se desprenda que la entidad jurídica carezca de representante legal, apoderado general o generalísimo inscrito, o bien cuando se demuestre que la persona que ostentaba la representación se encuentra fallecida, los socios personalmente o por medio de un representante podrán efectuar la solicitud de legalización de libros.

      Dicho acto deberá efectuarse en escritura ante Notario Público, quien deberá dar fe, con vista en el Libro de Registro de Socios o de los respectivos títulos accionarios, que los comparecientes solicitantes de los libros en mención, son los únicos socios de la sociedad en cuestión.

  14. Jorge Luis Montero • 08 junio, 2017

    buenas , Lic. Silvia, el libro de inventarios y balances, se puede registrar anualmente con cada cierre fiscal. gracias

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 12 junio, 2017

      Estimado don Jorge Luis, A partir del 2013 se eliminó la obligación de llevar propiamente «libros legalizados» destinados a la contabilidad de las sociedades. En la Directriz DGT-R-001-2013, la Dirección General de Tributación dispuso lo siguiente sobre la forma de llevar los registros contables: Llevanza de registros contables y financieros. Podrá hacerse mediante sistemas de información a elección del contribuyente, los cuales deberán garantizar la seguridad y la fiabilidad del registro de las operaciones. La contabilidad deberá estar conforme con lo establecido en las Normas Internacionales de Información Financiera, adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y el del Contadores Privados de Costa Rica. Sin perjuicio de que las transacciones sean registradas y respaldadas mediante sistemas electrónicos, la Administración podrá requerir, a los sujetos pasivos, los respaldos sobre las transacciones registradas en tales sistemas. Respaldos. En caso de que los registros contables y financieros se lleven mediante sistemas informáticos, los contribuyentes deberán llevar respaldos (copias) mensuales de las operaciones que realicen y conservarlos en sitios seguros para evitar la pérdida de la información. Dichos respaldos se deben llevar de la siguiente manera: el respaldo correspondiente a las operaciones diarias será el que soporte el libro diario, el respaldo correspondiente a la totalización de cada una de las cuentas, será el que soporte el libro mayor; de la misma forma se deberá crear un respaldo de los inventarios y estados financieros mensuales, este será el soporte correspondiente al libro de inventarios y balances. Lo anterior sin detrimento de los registros auxiliares establecidos por ley.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 12 junio, 2017

      Puede leer más sobre el particular en la siguiente nota en este mismo blog: http://www.puntojuridico.com/dgt-emite-circular-sobre-vigencia-y-requisitos-de-nuevos-registros-contables/

  15. Yajaira Salas • 08 junio, 2017

    Buenos días tengo una consulta, si ya habíamos legalizado los libros con el antiguo sistema y se nos extravió el libro de accionistas, en el cual no habían anotaciones, como ya tengo el número de legalización asignado antiguamente, puedo simplemente utilizar éste en un nuevo libro o tengo que solicitar otro número de legalización y que éste me sirva para los tres. Gracias.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 08 junio, 2017

      Se puede seguir utilizando el mismo número de legalización ya asignado, a fin de reponer el libro extraviado, pero publicando un aviso según lo dispone el artículo 14 del Reglamento de Legalización de LIbros de Sociedades Mercantiles: Artículo 14.- Procedimiento de reposición de libros sociales por extravío, pérdida, daño o sustracción. La reposición de los libros sociales, por estas circunstancias será responsabilidad de los personeros o representantes legales, en cuyo caso deberá publicarse, un aviso por una única vez en el Diario Oficial La Gaceta o en un Diario de circulación nacional, indicando las causas o motivos de dicha reposición. En la apertura de los libros correspondientes deberá consignarse el número de legalización respectivos.

      • Yajaira Salas • 08 junio, 2017

        Muchas gracias doña Silvia. Agradezco su pronta respuesta. Bendiciones

  16. Sarita Castillo • 09 marzo, 2017

    Veo que esta publicación es muy vieja, pero apun así me surge una duda que ni los señores del Registro me han podido resolver claramente. Tengo una sociedad en la cual se ha hecho cambio de denominación social, de acuerdo al reglamento debe cerrarse los libros que se usaban con la denominación anterior y abrirse nuevos libros con la misma denominación. Ahora, estos nuevos libros con la nueva denominación
    1- ¿ se abre un nuevo tomo o se indica que es continuidad del anterior?
    2- Se puede usar el mismo número de legalización de libros Digitales, pero INDICA UNA TASA QUE DEBE CANCELARSE. ¿ cual tasa es, como debe pagarse, en dónde y cuál es el monto? ¿Ustedes lo saben?

  17. Grace Calderón Garita • 29 noviembre, 2016

    Buenas tardes, voy a utlizar los libros con hojas removibles, para una Sociedad Anónima. En la primera página le puedo hacer una portada como los libros tradicionales. Hay algún formato especial, como el tipo de letra, espacio, etc. que tenga que cumplir. Tengo que ponerle sellos o timbres. Muchas gracias.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 noviembre, 2016

      Estimada Grace, En realidad en el Reglamento que el Registro Nacional publicó en La Gaceta en enero de 2013 para regular la legalización de libros de sociedades mercantiles, no se establece algún formato especial para la primera página. Solamente encontramos que el art. 8 dispone lo siguiente: a) (…) b) Tendrán la identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página. c) Contendrán el número de legalización ubicado en el vértice superior derecho de primer folio. Por consiguiente el tipo de letra, espaciado etc o si se le quiere poner algún sello o la firma de los personeros en alguna leyenda de apertura es totalmente decisión de cada sociedad.

  18. LESLIE • 01 noviembre, 2016

    Gracias, me pueden indicar cual es el trámite para reponer un Libro de Registro de Accionistas de una Sociedad, el libro fue autorizado por Tributación, tengo entendido que se debe solicitar la reposición al Registro y publicar un edicto? Es así? El Registro emite el edicto?

  19. Alvaro Vinicio Acosta Quiros • 14 julio, 2016

    Estimada Lic. Pacheco,

    He llegado a su pagina en busca de como confeccionar las actas digitales, he leído con detenimiento cada uno de los comentarios sobre el tema y por esa razón me decidí a escribirle. Acabamos de legalizar nuestra asociación, la cual es en pro de las personas con cáncer en el cantón de Upala y quisiera saber si al igual que las demás asociaciones para poder generar actas digitales es de carácter obligatorio la inscripción en el sitio de mi empresa. Por otra parte, que tipo de libros debo adjuntar a esta para poder caminar a derecho?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 15 julio, 2016

      Estimado don Alvaro, Si la persona jurídica constituida es una ASOCIACIÓN (como me parece que es su caso) y no una SOCIEDAD MERCANTIL, deben tramitar la legalización de libros ante el REgistro de Asociaciones. La posibilidad de llevar actas en formato digital solamente está prevista para las sociedades mercantiles. Las actas de las Asociaciones deben llevarse necesariamente en formato físico, puede ser en libros empastados o de hojas removibles. Esperamos responder así su atenta consulta.

  20. Samuel • 22 enero, 2016

    Buenas estimada, sería tan amable de indicarme el costo actual de la legalización de los libros contable en una sociedad anónima de nueva formación. Muchas gracias.

  21. Andres • 23 octubre, 2015

    Buenas,

    Veo que esta publicación es de hace unos años pero tengo una consulta al respecto. Hace poco constituí una sociedad de responsabilidad limitada y estaba investigando sobre los libros, por lo que entiendo todos se pueden llevar de manera digital mientras que yo tenga firma digital, la cual si tengo, mi consulta es como llevar los libros de registro de socios y acta de asamblea de socios (o cuotistas) de manera digital? yo ya tengo el numero de legalización, me imagino que lo único que necesito es hacerlos, pero quiero saber si es tan simple como hacerlos en un archivo de Word y firmarlo digitalmente o si conlleva mas cosas, me gustaría saber donde puedo conseguir algún ejemplo de uno de estos libros.

    Muchas gracias de ante mano por la ayuda que me puedan brindar.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 30 octubre, 2015

      EStimado Andrés. Efectivamente nos indican que lo único que se requiere en relación con los libros en FORMATO DIGITAL es que sean firmados con firma digital por todos los llamados a hacerlo. Por ejemplo, si el acta de Asamblea de cuotistas, todos tendrían que firmar utilizando firma digital. En el libro Registro de Socios tendrían que firmar – digitalmente – aquellos que según los estatutos de la sociedad deban tomar nota de cambios en la propiedad de las cuotas sociales. Efectivamente se podrían llevar en Archivo Word. En realidad el único artículo que regula algo en relación con este tema, es el número 7 del Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de Sociedades Mercantiles. Lo transcribimos a continuación para su mejor conocimiento: Artículo 7.- Formalidades de los libros a legalizar. Los libros que se legalicen en virtud de constituciones de sociedades mercantiles, tanto las tramitadas mediante documentos digitales como con la presentación del testimonio impreso al Registro, podrán llevarse en formato digital como en formato papel, con hojas removibles y foliadas. En el caso de los libros digitales, necesariamente su contenido deberá rubricarse con firma digital debidamente autorizada por la oficina pública de gobierno digital. (Subrayado no es del original)

      • Andres • 27 noviembre, 2015

        Muchas gracias por su respuesta Lic. Silvia me ha sido de mucha ayuda.

  22. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZa • 28 julio, 2014

    Buenas tardes mi estimada Licenciada Silvia Pacheco, verdad que se permite presentar inscripcion de sociedades en papel, o solo digitales. me ayudas por favor

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 julio, 2014

      Hola. Si el capital social de la nueva sociedad es pagado en dinero efectivo o mediante letras de cambio u otro título valor, la constitución de sociedades debe hacerse OBLIGATORIAMENTE en forma digital a través del sistema CrearEmpresa. Si el capital social fuera pagado mediante aporte de bienes inmuebles o muebles podría realizarse la tramitación de la constitución en papel ante el Diario del Registro Nacional.

  23. michelle garcia • 24 abril, 2013

    Me pueden indicar en el caso de transformación de sociedad, cual e el costo de los libros no aparece en TASABAN, AGRADECERÉ ENORMEMENTE LA AYUDA, y si se paga en el momento de presentar la modificación.

  24. Jenny Tseng • 23 abril, 2013

    Tengo la siguiente consulta:Referente a las características que deben contener los libros sociales, en el inciso c)
    establece que contendrán el número de legalización ubicado en el vértice superior derecho «DE CADA PAGINA»…..Y en los casos de libros tradicionales empastados, lo que procede es imprimir 200 veces el número de legalización para luego pegarlos en cada folio de cada libro de acta? Porqué el requerimiento es diferente en caso de legalización de libros por cambio de denominación social? SOLAMENTE se indica que los libros debe consiganarse en los nuevos libros sociales EN EL FOLIO PRIMERO.

    • Lic. Silvia Pacheco • 23 abril, 2013

      A Jenny Tseng, si por favor nos puede aclarar en cuál artículo obtuvo este inciso c) que menciona pues no encontramos en el Reglamento de Legalización de Libros del Registro Nacional que se establezca la obligación de consignar el número de legalización en el vértice superior derecho de CADA PAGINA. Nos parece que en una primera versión de dichas regulaciones sí se produjo alguna contradicción entre varios artículos, pero en la versión actualizada que tenemos en nuestra base de datos Master Lex, solamente encontramos que el número de autorización debe ir consignado en el primer folio de cada libro, no en cada página. Así lo vemos, por ejemplo, en el artículo 8 relativo a las PARTICULARIDADES DE LIBROS SOCIALES EN FORMATO PAPEL: «Artículo 8.- Particularidades de libros sociales en formato papel. Los libros sociales que se lleven en formato papel deberán contener las siguientes características: a) Serán de hojas removibles tamaño carta con un máximo de 200 páginas. b) Tendrán la identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página. c) Contendrán el número de legalización ubicado en el vértice superior derecho de primer folio

  25. michelle garcia • 22 abril, 2013

    Buenos día. Necesito me ayuden. Estoy modificando una sociedad, la modificación es el cambio de nombre de S.R.L. a una S.A., debo de solicitar de nuevo los libros, igual sucede si el nombre se cambia en una S.A.

    • Lic. Silvia Pacheco • 23 abril, 2013

      A doña Michelle García nos permitimos transcribirle lo que se establece en el artículo 12 del Reglamento de Legalización de Libros del Registro Nacional. Artículo 12.- Solicitud de legalización de libros en los casos de transformación de la sociedad mercantil. Cuando se transforma una sociedad en otro tipo de sociedad mercantil, deberá el personero encargado de su custodia proceder a cerrar los libros que se llevaban con la anterior razón o denominación social, indicando el motivo del cierre. Al realizarse la inscripción de la transformación de la sociedad en el Registro de Personas Jurídicas, se generará el nuevo número de legalización de libros que debe consignarse en los nuevos libros sociales en el folio primero. Esta legalización generará el pago de la tasa correspondiente.

  26. David Jiménez Zamora • 21 enero, 2013

    Así es, muchísimas gracias

  27. David Jiménez Zamora • 21 enero, 2013

    Buen día. Tienen ya información sobre si la disposición de los libros con hojas removibles es exigida o si es una sugerencia, y entonces se pueden seguir utilizando los corrientes?

    • Lic. Silvia Pacheco • 21 enero, 2013

      A don David Jiménez nos permitimos señalarle que nos acaban de confirmar en la Coordinación de Mercantil que la utilización de hojas removibles es simpelemente una sugerencia pero que si se prefiere seguir utilizando los libros legales «tradicionales», es decir, empastados de tapa dura, perfectamente pueden usarse. Importante en esos casos cumplir también con la impresión del número de autorización de libros según se dispone en la circular.

  28. michelle garcia • 17 enero, 2013

    Tiene a mano el Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de Sociedades Mercantiles. Si nos pudieran ayudar con esto. gracias

    • Lic. Silvia Pacheco • 17 enero, 2013

      Este Reglamento de Legalización de Libros apenas salió publicado hoy en La Gaceta, por lo que aún no se encuentra contenido dentro de nuestra base de datos de MLX. Sin embargo puede acceder a su texto con solo posicionarse sobre el nombre del mismo en el primer párrafo de este comentario. Generamos un LINK sobre dicho nombre para que pueda «bajar» el archivo a su computadora.

  29. Oscar Mora Acuña • 15 enero, 2013

    Se puede utilizar los libros legales tradicionales (papel y empastados) o se debe ajustar estrictamente a lo indicado en la Ley de Fortalecimiento y al Reglamento del Registro Nacional: «Los libros sociales que se lleven en formato papel deberán contener las siguientes características:
    a) Serán de hojas removibles tamaño carta con un máximo de 200 páginas.

    • Lic. Silvia Pacheco • 16 enero, 2013

      Muy interesante la consulta de don Oscar Mora. Vamos a consultar si esta disposición de las 200 páginas removibles tamaño carta es exigida o una mera sugerencia, de manera que se puedan seguir utilizando los tradicionales libros empastados de pasta dura.

  30. ika • 09 enero, 2013

    Y en cuanto a la reposición de libros, se dice que se debe presentar una escritura haciendo la solicitud, en esa escritura se debe simple y llanamente decir que se solicita la reposición por extravío o robo, o el representante debe ser una declaración jurada en la que indique que las razones de la solicitud y releve de responsabilidad como se hacía antes ante Hacienda.
    Es decir, la escritura en cuestión es una declaración jurada o una simple solicitud al registro de reposición.

    • admin • 10 enero, 2013

      Nos parece entender de la lectura de los arts. 10, 11 y 14 del Reglamento del Registro para la legalización de libros, que cuando el trámite tenga como causa la terminación de los libros anteriores, es suficiente con que el representante legal haga la solicitud mediante escritura pública, cuyo testimonio se tramita ante el Registro de Personas Jurídicas con boleta de seguridad y todo. En cambio cuando el trámite se deba a motivos de extravío, pérdida, daño o sustracción, sí se tiene que realizar, en forma previa a la solicitud, la publicación de un aviso en La Gaceta o en algún diario de circulación nacional, indicando los causas o motivos de dicha reposición. Sin embargo, en ningún caso se menciona la necesidad de los personeros de la sociedad de hacer declaraciones juradas.

  31. Stephanie • 08 enero, 2013

    Que pasará con la legalización de los libros contables?

    • admin • 08 enero, 2013

      Según reforma introducida al Código de Comercio por la Ley de Fortalecimiento Tributario se eliminó la obligación de legalizar libros contables en el entendido, claro está, que los comerciantes deberán llevar sus registros contables y financieros en medios que permitan conocer de forma fácil, clara y precisa de sus operaciones comerciales y su situación económica, pero sin que tengan que ser legalizados por entidad alguna. Ver al respecto nuestro comentario en este mismo blog de fecha 28 de setiembre de 2012.

  32. admin • 08 enero, 2013

    A doña Silvia Vega, lo que hemos visto es que los libros de hojas removibles se llevan en AMPOS o en carpetas de ese estilo que brindan la facilidad de abrir y poner hojas, las cuales serían HOJAS BOND normales perforadas.

  33. Carolina Kierszensob • 21 diciembre, 2012

    Qué pasa en el caso de los libros que fueron concluidos antes de que se emitiera esta circular? Se podía utilizar el número de autorización de Tributación?

    • admin • 21 diciembre, 2012

      A la Licenciada Carolina Kerszenson nos permitimos indicarle que de acuerdo con una de las últimas directrices emitidas por la Dirección General de Tributación, antes de que cesara en su función de legalizar libros, las reposiciones de libros por extravío o terminación, correspondía a los propios interesados realizarlas, sin que tuvieran que informarlo a dicha dependencia, ni tan siquiera realizar publicación alguna en un diario de circulación nacional. Al respecto ver Directriz DGT -R-041-2011 que introdujo modificaciones a la DGT-R-09-2010. Sin embargo, aparentemente con base en estas nuevas regulaciones del Registro Nacional, las sociedades que tengan sus libros concluidos, cuando los hubieren legalizado ante la Dirección General de Tributación, el personero obligado a la custodia de los mismos deberá consignar una razón de cierre en el último folio de los mismos y proceder a solicitar la legalización de nuevos libros ante el Registro. El nuevo número de legalización asignado por el Registro Nacional deberá imprimirse en todos y cada uno de los folios de los nuevos libros. Vamos sin embargo a confirmar con el Registro Nacional que efectivamente esta sea la interpretación correcta.

  34. Luis Lechtman • 20 diciembre, 2012

    Este tema de los libros, me parece delicado, por cuanto se están autorizando modelos de confianza en las personas y en los Notarios, es decir si vivimos en un país en el que existen Notarios que falsifican instrumentos públicos, más fácil será agarrar un libro, insertar un código que pasa a ser público (según entiendo vendrá como parte de los documentos inscritos) y más difícil será demostrar las falsedades ante los Notarios. Con el viejo sistema (derogado desde hace bastante tiempo), que al menos complicaba un poco más las cosas para legalizar libros, los fraudes se cometían constantemente con protocolizaciones de actas de libros falsos que generan efectos devastadores en el patrimonio de las personas. A mi me parece que el tema es muy sensible y la Administración no está actuando conforme a la realidad de los fraudes en esta materia.

  35. RODOLFO CORRALES • 20 diciembre, 2012

    Excelente imformacion, gracias.

  36. michelle garcia • 20 diciembre, 2012

    No entiendo, de manera que los tramites de solicitud de ,libros en el caso de LEGALIZACION DE LIBROS DE SOCIEDADES YA INSCRITAS QUE NUNCA HAYAN LEGALIZADO LIBROS, debe el personero contar con firma digital, entonces para que los notarios tenemos la firma digital, por favor me pueden aclarar, otra duda no hay que aportar libros, el registro lo que le extiende es la autorizacion, se compran los libros por separado.

    • admin • 20 diciembre, 2012

      Efectivamente si se utiliza el portal CrearEmpresa para la legalización de libros, quien debe gestionarla es el representante legal y no el notario público. Si la gestión se hace ante el Registro Nacional, sí se requiere que el representante o apoderado realice la solicitud en escritura pública, la cual se tramita con boleta de seguridad y pago de los timbres respectivos. En cuanto a los libros, ahora deben ser siempre de hojas sueltas, máximo 200, tamaño carta. El interesado no tiene que aportarlos al Registro, sino que cuando le es asignado el número de legalización, deberá imprimirlo en cada uno de los folios de los tres libros de actas.

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