Registro Nacional emite circular sobre boletas de seguridad

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Mediante la Circular DGL-0002-2023 de la Dirección General del Registro Nacional publicada ayer en La Gaceta se emiten nuevas regulaciones para la entrega, devolución e inhabilitación de boletas de seguridad.  Para descargar su contenido haga clic aquí.

Se señala en los Considerandos de la Circular que con la entrada en funcionamiento del servicio de  Ventanilla Digital,  un desarrollo cero papel, que implementó como medida de seguridad el uso de la firma digital del Notario Público autorizante, en la actualidad el 61.77% de los documentos se tramitan en formato digital versus el 38.23% en formato papel, porcentaje que además crece cada día y que ha provocado, como era de esperar, una considerable reducción en el requerimiento de talonarios de boletas de seguridad por parte de los notarios.

Es por lo anterior que se decide emitir las presentes regulaciones para garantizar un uso eficiente de los talonarios existentes y una adecuada programación de las futuras adquisiciones por parte del Registro Nacional con la finalidad de hacer un uso responsable de los recursos públicos.

Se establece además que: «… siendo que las boletas de Seguridad son mecanismos de seguridad oficiales del Registro Nacional que coadyuvan para garantizar la autenticidad y pertenencia del documento a la autoridad que lo expide, de modo que el restringir y controlar la manera en que se realiza su entrega, es determinante para prevenir el uso espurio de las mismas, lo cual, desgraciadamente ha sido un flagelo para la seguridad jurídica del tráfico de bienes inscribibles por la cantidad significativa de fraudes extra registrales ejecutados. Es mandatorio ser estrictos con la cantidad de talonarios a entregar, la caducidad de las boletas no utilizadas y la cancelación de las que estén vigentes al momento de solicitar nuevo talonario   (Tomado del Considerando V de la circular en comentario.)

Entre las nuevas regulaciones que a partir de ahora regirán en relación a este tema nos permitimos transcribir los siguientes incisos:

d) La cantidad máxima de talonarios a entregar a cada notario será de uno, pudiendo solicitar un nuevo talonario una vez que utilice todas las boletas el anterior.  En el caso de las Instituciones Públicas e Instituciones no Públicas, la cantidad debe ser indicada en la solicitud que presentan de manera física o digital.
e) Para la entrega de nuevos talonarios a los Notarios Públicos, el funcionario del Departamento de Normalización Técnica del Registro Inmobiliario deberá revisar las boletas que aún aparezcan activas, debiendo cancelar todas las que no pertenezcan al último talonario que se le expidiera de forma precedente.
f) Las boletas de seguridad tendrán una vigencia de dos años contados a partir de su entrega, vencido dicho plazo, el sistema las cancelará de forma automática, con excepción de las boletas del Poder Judicial.

¿Qué pasa con las boletas de seguridad en existencia?

Finalmente un último punto a destacar de la Circular en comentario que incumbe a la mayoría de notarios que a partir del uso del servicio de Ventanilla Digital se han estado preguntado qué deben hacer con los talonarios de boletas de seguridad que tienen bajo custodia y que no han vuelto a utilizar en los últimos meses.

Expresamente se dispone en una DISPOSICION TRANSITORIA que las boletas de seguridad expedidas con anterioridad a la presente Circular, tendrán una vigencia de dos años contados a partir del día de hoy, transcurrido el cual, se procederá a la cancelación automática de todas aquéllas que no hubieren sido utilizadas en la presentación de instrumentos públicos.

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

4 de 4 Comentarios

  1. Susana Waterhouse • 01 febrero, 2023

    Estimada Licenciada
    Cuando estuve presente en la conferencia sobre TRAMITE YA me acuerdo que nos dijeron que no sería necesario utiizar más las boletas, lo que es correcto, excepto en los traspasos de fincas y vehículos, donde el respectivo formulario no se puede enviar a Tributación si antes no le hemos puesto el número de boleta. PORQUE NO ELIMINAN LA BOLETA DE DICHO FORMULARIO? Gracias

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 02 febrero, 2023

      Definitivamente es urgente que Hacienda actualice esos formularios de impuesto de traspaso de inmuebles y vehículos para eliminar el campo en el que solicita al contribuyente indicar el número de boleta de seguridad.

  2. Olman Aguilar Castro • 01 febrero, 2023

    Estimada Silvia, como siempre muy importantes los avisos que nos dan. En mi caso tengo talonarios que están sin uso por el uso de la ventanilla digital, pero ocasionalmente surge algún tema por el que hay que presentar una boleta normal. Mi consulta es que si al cumplirse los dos años, el sistema va a hacer la cancelación de oficio de las boletas existentes? Será necesario hacer algo? La razón es que cuando se venzan por seguridad será necesario sacar nuevas boletas para esas emergencias. Quedo atento a la respuesta a la consulta y nuevamente muy agradecido por toda la información que nos aportan.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 01 febrero, 2023

      De acuerdo con el texto de la Disposición Transitoria de la Circular, la cancelación que se producirá dentro de dos años de las boletas existentes al día de hoy que no hayan sido utilizadas en ningún instrumento público, será automática, por lo que no será necesario que los notarios acudan a realizar algún trámite ante el Registro Nacional. Lo importante será que tomen nota antes de que se produzca dicha caducidad automática para obtener nuevos talonarios en caso de que, como usted bien lo señala, existan todavía en ese momento algunos actos que requieran de una tramitación en formato papel. De lo contrario, seguramente ya no volveríamos a ver estas boletas de seguridad.