Mediante la Circular DGL-0002-2023 de la Dirección General del Registro Nacional publicada ayer en La Gaceta se emiten nuevas regulaciones para la entrega, devolución e inhabilitación de boletas de seguridad.  Para descargar su contenido haga clic aquí.

Se señala en los Considerandos de la Circular que con la entrada en funcionamiento del servicio de  Ventanilla Digital,  un desarrollo cero papel, que implementó como medida de seguridad el uso de la firma digital del Notario Público autorizante, en la actualidad el 61.77% de los documentos se tramitan en formato digital versus el 38.23% en formato papel, porcentaje que además crece cada día y que ha provocado, como era de esperar, una considerable reducción en el requerimiento de talonarios de boletas de seguridad por parte de los notarios.

Es por lo anterior que se decide emitir las presentes regulaciones para garantizar un uso eficiente de los talonarios existentes y una adecuada programación de las futuras adquisiciones por parte del Registro Nacional con la finalidad de hacer un uso responsable de los recursos públicos.

Se establece además que: «… siendo que las boletas de Seguridad son mecanismos de seguridad oficiales del Registro Nacional que coadyuvan para garantizar la autenticidad y pertenencia del documento a la autoridad que lo expide, de modo que el restringir y controlar la manera en que se realiza su entrega, es determinante para prevenir el uso espurio de las mismas, lo cual, desgraciadamente ha sido un flagelo para la seguridad jurídica del tráfico de bienes inscribibles por la cantidad significativa de fraudes extra registrales ejecutados. Es mandatorio ser estrictos con la cantidad de talonarios a entregar, la caducidad de las boletas no utilizadas y la cancelación de las que estén vigentes al momento de solicitar nuevo talonario.»   (Tomado del Considerando V de la circular en comentario.)

Entre las nuevas regulaciones que a partir de ahora regirán en relación a este tema nos permitimos transcribir los siguientes incisos:

d) La cantidad máxima de talonarios a entregar a cada notario será de uno, pudiendo solicitar un nuevo talonario una vez que utilice todas las boletas el anterior.  En el caso de las Instituciones Públicas e Instituciones no Públicas, la cantidad debe ser indicada en la solicitud que presentan de manera física o digital.
e) Para la entrega de nuevos talonarios a los Notarios Públicos, el funcionario del Departamento de Normalización Técnica del Registro Inmobiliario deberá revisar las boletas que aún aparezcan activas, debiendo cancelar todas las que no pertenezcan al último talonario que se le expidiera de forma precedente.
f) Las boletas de seguridad tendrán una vigencia de dos años contados a partir de su entrega, vencido dicho plazo, el sistema las cancelará de forma automática, con excepción de las boletas del Poder Judicial.

¿Qué pasa con las boletas de seguridad en existencia?

Finalmente un último punto a destacar de la Circular en comentario que incumbe a la mayoría de notarios que a partir del uso del servicio de Ventanilla Digital se han estado preguntado qué deben hacer con los talonarios de boletas de seguridad que tienen bajo custodia y que no han vuelto a utilizar en los últimos meses.

Expresamente se dispone en una DISPOSICION TRANSITORIA que las boletas de seguridad expedidas con anterioridad a la presente Circular, tendrán una vigencia de dos años contados a partir del día de hoy, transcurrido el cual, se procederá a la cancelación automática de todas aquéllas que no hubieren sido utilizadas en la presentación de instrumentos públicos.