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Nuevas regulaciones para la presentación de índices por Internet

e. Mayo, I. 2017, Notarios, Noticias Tirant

17 Comentarios
Desde el 2006, existe la posibilidad para los notarios y cónsules nacionales de presentar sus índices de instrumentos públicos a través del sistema INDEX, desarrollado conjuntamente por el Archivo Nacional y la empresa Master Lex. Por haberse así dispuesto en el Convenio de Cooperación suscrito entre ambas entidades, los derechos de autor de dicha plataforma pasaron a […]

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Encargada de la administración y actualización de Tirant Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

17 de 17 Comentarios

  1. Hansel Chavarría • 21 agosto, 2017

    Hola, tengo habilitada la firma digital y a pesar de eso, en INDEX no funciona.
    Procedí a bajar los pluggins necesarios para que la firma digital funcione en INDEX y cuando tengo confeccionado el índice y procedo a “firmar” el documento sigue estando sin firmar y no lo envía.
    Cumplí todos los pasos correctamente (controladores, pluggins, explorador, java etc etc) y puedo dar testimonio que esa “facilidad ” para enviar el índice no es real.
    Igualmente me parece una falta de respeto, que cobren 25 mil colones por la tutoría en línea, para el uso de la firma digital de un servicio que de por sí.. es para que el sistema funcione correctamente.

    • Silvia Pacheco • 22 agosto, 2017

      Estimado don Hansel, Como usuario suscrito a INDEX puede requerir soporte técnico gratuito por parte de Masterlex al teléfono 2280-1370 y le asistirán con mucho gusto en su caso. Respecto a su consulta sobre el costo de la tutoría en línea, le aclaramos que se trata de un curso en línea que va más allá de una asistencia técnica, totalmente opcional para quienes estén interesados, en el siguiente link puede consultar el detalle http://www.masterlex.com/producto/aprenda-linea-firma-digital-envio-indices-notariales-traves-index/

  2. Licda Vargas • 08 agosto, 2017

    NO ME QUEDA CLARO …. si podemos mantener la entrega como por años se ha hecho… enviarlo por correo certificado manifestado en las ventanillas de Correos de Costa Rica
    o esto deja de existir ??? y debemos por fuerza contratar el servicio de Index en Mastelex a partir de la próxima quincena

    • Silvia Pacheco • 09 agosto, 2017

      Estimada colega.- La alternativa de presentar los índices en formato papel ya sea en ventanilla en la oficina del Archivo Nacional o bien a través de Correos de Costa Rica sigue siendo posible. Las nuevas regulaciones en cuanto a firma digital aplican únicamente a los colegas que remiten sus índices en formato electrónico.

  3. hugo • 17 mayo, 2017

    Buenos días doña Silvia. ¿Tendrá esto algún costo para el notario o será gratuito el envío como sucede con el envío de los actos de matrimonios ante el Registro Civil que desde hace años es gratuito, sin intermediarios y mucho mayor la información que debe recibir este Registro con relación a la de los índices? Espero su respuesta y muchas gracias por su atento servicio.

    • Silvia Pacheco • 17 mayo, 2017

      Estimado don Hugo.- El envío de índices a través del sistema INDEX sí conlleva un costo para los notarios que opten por esta forma de presentación de sus índices quincenales. El costo tiene por objeto cubrir la operación y mantenimiento de la plataforma.

  4. Laura C. Zúñiga • 16 mayo, 2017

    Estimada Lic. Pacheco,

    Siendo el 5 de agosto la fecha límite, quisiera saber a partir de cuándo podemos empezar a utilizar la firma digital para enviar el índice con el fin de saber si nos funciona o no.

    Quedo atenta.

    Saludos,

    LZ.

    • Silvia Pacheco • 16 mayo, 2017

      A partir de esta quincena que iniciamos hoy, 16 de mayo, los usuarios de INDEX pueden utilizar la firma digital para el envío del índice, en lugar de la clave de acceso y nombre de usuario. Para ello deben hacer clic sobre el ícono azul de firma digital que aparece contiguo a los campos del usuario y la clave. El sistema les pedirá instalar un componente en su computara y de inmediato, ya podrá ingresar al sistema digitando el pin de la firma digital. Con mucho gusto puede solicitarle a los compañeros de Soporte al Cliente que la asesoren llamando al teléfono 2280-1370, extensión 1.

      • Ana Isabel • 16 mayo, 2017

        Muchas gracias por la colaboración en la instalación en la computadora de la Mac. Yo lo envíe el día de hoy pero de la misma manera que antes, sea sin la firma digital. ¿Hay algún inconveniente con ello? A partir de cuando es que es obligatorio.

        • Silvia Pacheco • 16 mayo, 2017

          No hay ningún problema en utilizar aún la clave y nombre de usuario para ingresar a INDEX y enviar el índice. Será obligatorio a partir del próximo 4 de agosto. Idealmente que empiecen a utilizar la firma digital en los índices de las quincenas anteriores a esa fecha para que en caso de alguna duda, puedan recibir la capacitación y asesoría de los técnicos, de manera que después del 4 de agosto tengan claro el procedimiento. Aunque la verdad es muy sencillo. NO deberían tener ningún inconveniente.

  5. KIKA • 08 mayo, 2017

    Y pregunto yo, que pasa si la firma digital falla, como usuaria de Mac para empezar más de un web me da problemas para usarla, pero también me ha pasado que a veces la firma se daña (literalmente un buen día dejó de funcionar), y toca pedir cita a alguno de los Bancos autorizados para la emisión y me ha ocurrido que me dan la cita para un mes después.
    Ha previsto el Archivo la posibilidad de un fallo de la firma digital? Y de que el Notario no tenga la posibilidad de obtener un reemplazo en tiempo para presentar un índice, es decir, si me dan cita en un mes para renovarla o reponerla son DOS QUINCENAS sin firma, se permitiría en esos casos la entrega usando clave u otro medio????
    Yo soy pro tecnología cien por ciento, pero francamente me frustra mucho la ineficiencia en el tema de la firma digital, duran una eternidad para dar cita ya sea para emitirla por primera vez o renovarla, no han podido hacer controladores adecuados para el sistema Mac OS, y más de una vez he pasado horas con los de soporte técnico tratando de que me funcione en sitios específicos (Crearempresa por ejemplo, desde que Firefox no es compatible con la firma digital a partir de la versión 51 toca usar un firefox desactualizado porque voila, la firma no se puede usar ni en chrome ni en safari!! El colmo! Quién usa el Microsoft Internet Explorer hoy en día??????)
    Lo que sería un plus es que con la generalización de la firma digital, los que dan soporte a dicho sistema en el país se preocupen por ponerse al día y generar controladores adecuados y modernos para todas las plataformas existentes (MAC; Linux) y no sólo con prioridad a windows.

    • Silvia Pacheco • 09 mayo, 2017

      Estimada Kike, El art 6) de los nuevos Lineamientos para el servicio de presentación de índices por Internet contempla el caso de que el servicio se interrumpa por fallas del sistema, debiendo el Archivo Notarial notificar a los notarios vía correo electrónico. En estos casos se autoriza la presentación del índice en formato papel o bien por correo certificado. Reestablecido el servicio de INDEX, deberán los notarios continuar con su uso en forma exclusiva. Muy importante su consulta en cuanto a fallos pero propiamente en el dispositivo de firma digital o certificado digital. Vamos a realizar la debida consulta y en cuanto tengamos una respuesta, la compartiremos por este medio.

    • hugo • 14 junio, 2017

      No debería haber estrés. Según me indicaron en el Archivo y de acuerdo a la regulación, la forma de envío digital es una opción más que tiene el notario para el envío de esa información a guisa de ejemplo, el envío que se hace por correo certificado. Así que si usted no desea suscribir el dispositivo digital ni pagar caprichos, podrá usted presentar el indice en ventanilla como se ha venido haciendo por lustros.

  6. José María Oreamuno L. • 05 mayo, 2017

    ¡Qué vaina que exijan una firma digital que no es tecnológicamente neutra!.

    Es decir, hay varios softwares que no soportan firma digital en Costa Rica: Office Word Mac, Office Excel Mac, Office Power Point Mac, Adobe Acrobat Reader 11.0.6 o inferior, Office 2007 Windows (con certificados SHA2). Quienes usamos Mac, tendremos que adquirir una PC sólo para los índices notariales…

    • Silvia Pacheco • 09 mayo, 2017

      Estimado don José María, Su consulta ya fue escalada al Departamento Técnico para que nos confirmen que la firma digital de INDEX funcione correctamente en equipos MAC. Le mantendremos informado.

      • Ana Isabel • 10 mayo, 2017

        Buenas. Quisiera conocer que se ha dicho para los que tenemos Mac, lo cual se nos complica el uso de la firma digital.

        • Silvia Pacheco • 11 mayo, 2017

          Estimada doña Ana Isabel, El Departamento de Tecnología de Masterlex nos ha confirmado que sí funciona perfectamente la firma digital en computadoras MAC. Voy a pasar sus datos de contacto a los compañeros para que la asistan y le aclaren cualquier inquietud o duda sobre este particular.